公證團(tuán)隊(duì)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公證團(tuán)隊(duì)的規(guī)范化管理，提高公證服務(wù)質(zhì)量和效率，保障公證工作的順利開展，維護(hù)公證機(jī)構(gòu)的良好形象，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公證團(tuán)隊(duì)全體成員，包括公證員、公證員助理、行政輔助人員等。（三）基本原則1.依法執(zhí)業(yè)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公證行業(yè)規(guī)范，確保公證活動(dòng)合法、公正、有效。2.質(zhì)量第一原則把保證公證質(zhì)量放在首位，從受理、審查到出證，各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格把關(guān)，確保公證文書的真實(shí)性、合法性和有效性。3.效率優(yōu)先原則在保證公證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時(shí)滿足當(dāng)事人的公證需求。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作配合，形成工作合力，共同完成公證任務(wù)。5.廉潔自律原則公證人員要廉潔奉公，杜絕接受當(dāng)事人賄賂或不正當(dāng)利益，維護(hù)公證的公信力。二、團(tuán)隊(duì)組織架構(gòu)（一）團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人一名，全面負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)的管理工作，包括制定工作計(jì)劃、分配工作任務(wù)、協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)關(guān)系、監(jiān)督工作執(zhí)行情況等。（二）公證員1.職責(zé)負(fù)責(zé)具體的公證業(yè)務(wù)辦理，包括受理公證申請(qǐng)、審查核實(shí)相關(guān)材料、制作公證文書、解答當(dāng)事人疑問等。2.資質(zhì)要求具有公證員執(zhí)業(yè)證書，具備扎實(shí)的法律專業(yè)知識(shí)和豐富的公證實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。（三）公證員助理1.職責(zé)協(xié)助公證員開展工作，包括收集整理材料、進(jìn)行初步核實(shí)、協(xié)助制作公證文書等。2.資質(zhì)要求具有相關(guān)法律專業(yè)背景或一定的法律工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過培訓(xùn)并具備協(xié)助公證員工作的能力。（四）行政輔助人員1.職責(zé)負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)的行政管理工作，包括文件收發(fā)、檔案管理、后勤保障、信息宣傳等。2.資質(zhì)要求具備相應(yīng)的行政管理知識(shí)和技能，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。三、崗位職責(zé)（一）公證員崗位職責(zé)1.認(rèn)真接待當(dāng)事人，準(zhǔn)確了解當(dāng)事人的公證需求，解答當(dāng)事人關(guān)于公證事項(xiàng)的法律問題。2.嚴(yán)格按照公證程序受理公證申請(qǐng)，對(duì)當(dāng)事人提交的證明材料進(jìn)行認(rèn)真審查，確保材料的真實(shí)性、合法性和完整性。3.對(duì)公證事項(xiàng)進(jìn)行全面核實(shí)，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、詢問證人等，確保公證事項(xiàng)的真實(shí)性。4.根據(jù)審查核實(shí)情況，制作規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的公證文書，確保公證文書的質(zhì)量。5.對(duì)已出具的公證文書進(jìn)行跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好相關(guān)記錄。6.定期總結(jié)公證工作經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。（二）公證員助理崗位職責(zé)1.在公證員的指導(dǎo)下，協(xié)助受理公證申請(qǐng)，接收當(dāng)事人提交的證明材料，并進(jìn)行初步整理和核對(duì)。2.協(xié)助公證員開展調(diào)查核實(shí)工作，如電話核實(shí)、實(shí)地走訪等，做好相關(guān)記錄。3.根據(jù)公證員的要求，協(xié)助制作公證文書的初稿，進(jìn)行文字校對(duì)和格式調(diào)整。4.負(fù)責(zé)與當(dāng)事人及相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)傳遞信息，確保公證工作順利進(jìn)行。5.協(xié)助公證員整理和歸檔公證業(yè)務(wù)檔案，做好檔案的保管和查閱工作。6.完成公證員交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（三）行政輔助人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收發(fā)各類文件、信函、資料等，做好登記、傳閱、歸檔工作，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作，建立健全檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性。3.做好團(tuán)隊(duì)的后勤保障工作，包括辦公用品的采購、設(shè)備維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生等，為公證工作提供良好的工作環(huán)境。4.負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)的信息宣傳工作，及時(shí)撰寫和發(fā)布工作動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)信息等，提升團(tuán)隊(duì)的社會(huì)形象。5.協(xié)助組織團(tuán)隊(duì)會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和培訓(xùn)資料整理工作。6.完成團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人交辦的其他行政事務(wù)工作。四、工作流程（一）公證申請(qǐng)受理1.當(dāng)事人向公證機(jī)構(gòu)提出公證申請(qǐng)，提交相關(guān)證明材料。2.接待人員對(duì)當(dāng)事人的申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，符合受理?xiàng)l件的，予以受理，并出具受理通知書；不符合受理?xiàng)l件的，向當(dāng)事人說明理由，并告知其補(bǔ)充或更正材料。（二）材料審查1.公證員助理對(duì)當(dāng)事人提交的證明材料進(jìn)行初步整理和核對(duì)，確保材料齊全、符合形式要求。2.公證員對(duì)受理的公證申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，審查內(nèi)容包括當(dāng)事人的身份、資格、申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性等。3.對(duì)于復(fù)雜、重大的公證事項(xiàng)，公證員可組織團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行集體討論，研究審查方案和處理意見。（三）核實(shí)調(diào)查1.根據(jù)審查情況，公證員認(rèn)為需要核實(shí)調(diào)查的，制定核實(shí)調(diào)查計(jì)劃，明確核實(shí)調(diào)查的內(nèi)容、方式、人員等。2.公證員助理或其他工作人員按照核實(shí)調(diào)查計(jì)劃開展工作，通過電話核實(shí)、實(shí)地走訪、詢問證人等方式，對(duì)公證事項(xiàng)進(jìn)行核實(shí)。3.核實(shí)調(diào)查過程中，要做好記錄，收集相關(guān)證據(jù)材料，并及時(shí)反饋給公證員。（四）公證文書制作1.公證員根據(jù)審查核實(shí)情況，確定公證文書的內(nèi)容和格式，進(jìn)行公證文書的起草和制作。2.公證員助理協(xié)助公證員進(jìn)行文字校對(duì)和格式調(diào)整，確保公證文書的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.公證文書制作完成后，經(jīng)公證員審核簽字，加蓋公證機(jī)構(gòu)印章。（五）出證與送達(dá)1.公證員將制作好的公證文書交給出證審核人員進(jìn)行審核，審核通過后予以出具公證書。2.公證書出具后，按照當(dāng)事人約定的方式送達(dá)當(dāng)事人。送達(dá)方式包括直接送達(dá)、郵寄送達(dá)、委托送達(dá)等。3.送達(dá)公證書時(shí)，要做好送達(dá)記錄，由當(dāng)事人或其代理人簽收。（六）檔案管理1.公證員助理負(fù)責(zé)將公證業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類材料進(jìn)行整理、歸檔，建立公證業(yè)務(wù)檔案。2.檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.做好檔案的保管和查閱工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，確保檔案信息安全。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.公證文書內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.公證程序合法、規(guī)范，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作記錄詳實(shí)、完整。3.對(duì)公證事項(xiàng)的審查核實(shí)全面、深入，證據(jù)充分、確鑿。（二）質(zhì)量檢查1.定期開展質(zhì)量檢查工作，由團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或指定專人對(duì)公證業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行抽查，檢查公證質(zhì)量情況。2.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括公證程序的執(zhí)行情況、公證文書的制作質(zhì)量、審查核實(shí)工作的開展情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋，并督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。（三）質(zhì)量考核1.建立質(zhì)量考核制度，將公證質(zhì)量納入團(tuán)隊(duì)成員的績效考核體系。2.根據(jù)質(zhì)量檢查結(jié)果，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的公證質(zhì)量進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果與績效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。3.對(duì)公證質(zhì)量高、表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)公證質(zhì)量存在問題、造成不良影響的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行批評(píng)教育、扣減績效獎(jiǎng)金等處理。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的業(yè)務(wù)需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃內(nèi)容包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間安排等。3.培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋法律法規(guī)、公證業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、溝通技巧等方面。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織團(tuán)隊(duì)內(nèi)部培訓(xùn)，由經(jīng)驗(yàn)豐富的公證員或外聘專家進(jìn)行授課，分享業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。2.外部培訓(xùn)選派團(tuán)隊(duì)成員參加行業(yè)組織的培訓(xùn)、研討會(huì)、講座等活動(dòng)，及時(shí)了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)。3.實(shí)踐培訓(xùn)通過實(shí)際辦理公證業(yè)務(wù)，讓團(tuán)隊(duì)成員在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)能力。4.在線學(xué)習(xí)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，獲取相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和學(xué)習(xí)資料。（三）職業(yè)發(fā)展1.建立團(tuán)隊(duì)成員職業(yè)發(fā)展通道，為團(tuán)隊(duì)成員提供晉升機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展空間。2.根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力，定期進(jìn)行崗位調(diào)整和晉升，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極進(jìn)取。3.為團(tuán)隊(duì)成員提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)和規(guī)劃，幫助團(tuán)隊(duì)成員明確職業(yè)發(fā)展方向，制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃。七、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則以事實(shí)為依據(jù)，按照規(guī)定的考核標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行考核，確?？己私Y(jié)果客觀、公正。2.全面考核原則對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等進(jìn)行全面考核，綜合評(píng)價(jià)團(tuán)隊(duì)成員的表現(xiàn)。3.激勵(lì)約束原則通過績效考核，激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極工作，提高工作效率和質(zhì)量，同時(shí)對(duì)表現(xiàn)不佳的團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行約束和督促。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績主要考核團(tuán)隊(duì)成員辦理公證業(yè)務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、收費(fèi)情況等。2.工作能力考核團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)操作能力、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等。3.工作態(tài)度考核團(tuán)隊(duì)成員的工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)等。（三）考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于次月上旬進(jìn)行，年度考核于次年1月份進(jìn)行。（四）考核程序1.團(tuán)隊(duì)成員每月末填寫績效考核自評(píng)表，對(duì)自己當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。2.團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的工作實(shí)際情況，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，填寫績效考核評(píng)價(jià)表。3.考核結(jié)果經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審核后，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，確定最終考核結(jié)果。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.月度考核結(jié)果與績效獎(jiǎng)金掛鉤，根據(jù)考核得分發(fā)放相應(yīng)的績效獎(jiǎng)金。2.年度考核結(jié)果作為團(tuán)隊(duì)成員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。年度考核優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，并優(yōu)先考慮晉升；年度考核不合格的團(tuán)隊(duì)成員，進(jìn)行誡勉談話，連續(xù)兩年考核不合格的，予以辭退。八、溝通與協(xié)作（一）內(nèi)部溝通1.建立定期的團(tuán)隊(duì)會(huì)議制度，每周召開一次團(tuán)隊(duì)例會(huì)，總結(jié)工作進(jìn)展，分析存在問題，安排下周工作任務(wù)。2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的日常溝通交流，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)分享工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)信息和遇到的問題，共同探討解決方案。3.利用內(nèi)部工作群、電子郵件等方式，及時(shí)傳達(dá)工作通知、文件精神等信息，確保團(tuán)隊(duì)成員之間信息暢通。（二）外部溝通1.公證員要加強(qiáng)與當(dāng)事人的溝通交流，耐心解答當(dāng)事人的疑問，及時(shí)反饋公證工作進(jìn)展情況，確保當(dāng)事人對(duì)公證工作的理解和支持。2.團(tuán)隊(duì)成員要積極與相關(guān)部門、單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，建立良好的合作關(guān)系，為公證工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。3.加強(qiáng)與行業(yè)協(xié)會(huì)、其他公證機(jī)構(gòu)的溝通交流，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，提升團(tuán)隊(duì)的整體業(yè)務(wù)水平。（三）協(xié)作機(jī)制1.明確團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作分工，在辦理公證業(yè)務(wù)過程中，各成員要密切配合，形成工作合力。2.對(duì)于重大、復(fù)雜的公證事項(xiàng)，成立專項(xiàng)工作小組，由團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，相關(guān)公證員、公證員助理及行政輔助人員共同參與，協(xié)同完成工作任務(wù)。3.建立協(xié)作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在協(xié)作過程中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)成員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極協(xié)作，提高工作效率和質(zhì)量。九、職業(yè)道德與紀(jì)律（一）職業(yè)道德規(guī)范1.熱愛公證事業(yè)，忠于職守，依法履行公證職責(zé)。2.誠實(shí)守信，保守當(dāng)事人的商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。3.廉潔自律，自覺抵制各種利益誘惑，不接受當(dāng)事人的賄賂或不正當(dāng)利益。4.公正無私，平等對(duì)待當(dāng)事人，不偏袒、不歧視任何一方。5.敬業(yè)奉獻(xiàn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)高效的公證服務(wù)。（二）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守公證機(jī)構(gòu)的工作作息時(shí)間，按時(shí)上下班，不遲到、不早退、不曠工。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，不得擅自離崗、脫崗，確保工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.遵守工作程序和操作規(guī)程，不得違規(guī)辦理公證業(yè)務(wù)。4.保守工作秘密，不得泄露在工作中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。5.嚴(yán)禁在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。（三）監(jiān)