傳票外包管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司傳票外包業(yè)務的管理，提高傳票處理效率，確保傳票處理的準確性和合規(guī)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及傳票外包業(yè)務的所有部門及相關工作人員，以及與公司合作的傳票外包服務提供商。（三）定義1.傳票：指司法機關、行政機關等依法向公司送達的具有法律效力的文件，要求公司履行相應的義務或提供相關信息。2.外包：指公司將傳票處理工作委托給專業(yè)的外包服務提供商進行操作的業(yè)務模式。3.外包服務提供商：指與公司簽訂傳票外包服務合同，承接公司傳票處理工作的第三方機構。（四）基本原則1.合法性原則：傳票外包業(yè)務必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保所有操作合法合規(guī)。2.準確性原則：外包服務提供商應準確、及時地處理傳票，保證信息傳遞的準確性和處理結果的可靠性。3.保密性原則：公司及外包服務提供商應對傳票涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息嚴格保密，防止信息泄露。4.監(jiān)督管理原則：公司應加強對傳票外包業(yè)務的監(jiān)督管理，定期評估外包服務質量，確保外包業(yè)務符合公司要求。二、職責分工（一）公司傳票外包管理部門職責1.負責制定和完善傳票外包管理辦法及相關流程。2.對外包服務提供商進行篩選、評估和選定，并簽訂外包服務合同。3.協(xié)調公司內部各部門與外包服務提供商之間的工作銜接，確保傳票處理工作順利進行。4.定期對外包服務提供商的工作質量進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現和解決問題。5.負責與司法機關、行政機關等相關部門溝通協(xié)調，處理傳票相關事宜。（二）公司內部相關部門職責1.協(xié)助傳票外包管理部門提供傳票相關信息，配合外包服務提供商完成傳票處理工作。2.對傳票處理結果進行審核，確保處理結果符合公司業(yè)務要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.及時反饋傳票處理過程中出現的問題和風險，配合傳票外包管理部門采取相應措施。（三）外包服務提供商職責1.按照國家法律法規(guī)及公司要求，制定傳票處理工作流程和規(guī)范，確保傳票處理工作的準確性和及時性。2.配備專業(yè)的傳票處理人員，對其進行培訓和管理，保證人員具備相應的業(yè)務能力和職業(yè)道德。3.建立健全傳票處理檔案管理制度，妥善保管傳票及相關處理記錄，確保檔案資料的完整性和可追溯性。4.定期向公司匯報傳票處理工作進展情況，及時反饋處理過程中出現的重大問題和風險。5.按照合同約定，接受公司的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時進行整改。三、外包服務提供商的選擇與評估（一）選擇標準1.具有合法的經營資質，具備從事傳票處理業(yè)務的專業(yè)能力和經驗。2.擁有完善的內部管理制度和質量控制體系，能夠確保傳票處理工作的規(guī)范、準確和高效。3.具備良好的信譽和口碑，無違法違規(guī)記錄和不良信用記錄。4.擁有專業(yè)的傳票處理團隊，人員配備合理，具備相應的法律知識和業(yè)務技能。5.能夠提供可靠的信息技術支持，確保傳票處理工作的信息化、自動化和安全化。（二）選擇流程1.傳票外包管理部門根據公司業(yè)務需求，制定外包服務提供商的篩選標準和要求。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式，廣泛征集外包服務提供商，并對其進行初步篩選。3.對初步篩選合格的外包服務提供商進行實地考察，了解其公司規(guī)模、人員配備、管理制度、業(yè)務流程等情況。4.要求外包服務提供商提交詳細的項目方案和報價，對其方案的可行性、合理性和報價的性價比進行評估。5.綜合考慮外包服務提供商的資質、經驗、信譽、方案、報價等因素，選定最終的外包服務提供商，并簽訂外包服務合同。（三）評估機制1.建立定期評估制度，傳票外包管理部門每年對外包服務提供商的工作質量、服務水平、合規(guī)情況等進行全面評估。2.評估內容包括傳票處理的準確性、及時性、完整性，服務響應速度，人員管理情況，檔案管理情況，信息安全情況等。3.評估方式可采用聽取匯報、查閱資料、實地檢查、客戶滿意度調查等多種形式。4.根據評估結果，對外包服務提供商進行分類評級，對于表現優(yōu)秀的給予獎勵，對于存在問題的要求限期整改，整改仍不合格的終止合作。四、傳票處理流程（一）傳票接收1.外包服務提供商設立專門的傳票接收崗位，負責接收司法機關、行政機關等送達的傳票。2.傳票接收人員應在收到傳票后及時進行登記，記錄傳票的送達機關、送達日期、傳票編號、涉及事項等信息。3.對收到的傳票進行初步審核，檢查傳票的格式、內容是否完整，送達程序是否合法。如發(fā)現問題，應及時與送達機關聯系溝通，確保傳票的有效性。（二）傳票流轉1.傳票接收人員將審核后的傳票按照規(guī)定的流程及時流轉至傳票處理人員手中。2.傳票處理人員在收到傳票后，應詳細了解傳票涉及的事項和要求，制定具體的處理方案。3.根據傳票處理方案，傳票處理人員與公司內部相關部門進行溝通協(xié)調，獲取所需的信息和資料。4.在傳票處理過程中，如遇重大問題或需要公司領導決策的事項，應及時向上級匯報，確保傳票處理工作的順利進行。（三）傳票處理1.傳票處理人員按照法律法規(guī)及公司要求，對傳票進行準確、及時的處理。處理方式包括但不限于提供相關資料、出具書面說明、參加庭審等。2.在處理傳票過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露傳票涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息。3.對傳票處理結果進行審核，確保處理結果符合法律法規(guī)和公司業(yè)務要求。審核通過后，將處理結果反饋給傳票接收人員。（四）傳票反饋1.傳票接收人員將傳票處理結果及時反饋給送達機關，并做好記錄。2.如送達機關對傳票處理結果有異議或提出進一步要求，應及時與傳票處理人員溝通，按照要求進行補充或調整。3.定期對傳票處理結果進行統(tǒng)計分析，總結經驗教訓，不斷完善傳票處理工作流程和方法。五、檔案管理（一）檔案范圍傳票外包業(yè)務檔案包括傳票原件、送達回證、處理記錄、相關文件資料、溝通記錄等與傳票處理相關的所有材料。（二）檔案整理1.外包服務提供商應按照檔案管理的相關要求，對傳票檔案進行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案整理應遵循便于查閱、保管的原則，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。2.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄露。3.電子檔案應進行備份存儲，確保數據的安全性和可恢復性。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱傳票檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經傳票外包管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。3.外包服務提供商應配合公司做好檔案查閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。六、信息安全管理（一）安全制度1.外包服務提供商應建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理責任，加強對傳票處理過程中涉及的信息安全保護。2.制定信息安全應急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時能夠及時、有效地進行處理。（二）人員管理1.對外包服務提供商的傳票處理人員進行信息安全培訓，提高其信息安全意識和防范能力。2.要求傳票處理人員簽訂信息安全保密協(xié)議，明確其在信息安全方面的責任和義務。（三）技術措施1.采用先進的信息技術手段，對傳票處理過程中的信息進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。2.建立信息訪問控制機制，對傳票處理人員的信息訪問權限進行嚴格管理，確保只有授權人員能夠訪問相關信息。3.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現和修復安全隱患。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.傳票外包管理部門定期對傳票外包業(yè)務進行內部監(jiān)督檢查，檢查內容包括外包服務提供商的工作質量、服務水平、合規(guī)情況、信息安全等方面。2.建立內部監(jiān)督檢查記錄制度，對檢查過程中發(fā)現的問題和整改情況進行詳細記錄，作為對外包服務提供商考核評價的依據。（二）外部監(jiān)督1.積極配合司法機關、行政機關等相關部門的監(jiān)督檢查，及時提供傳票處理工作的相關資料和信息。2.對于相關部門提出的問題和要求，應認真對待，及時整改，并將整改情況及時反饋。八、違約責任與爭議解決（一）違約責任1.公司與外包服務提供商應嚴格按照外包服務合同的約定履行各自的義務。如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。2.外包服務提供商如因自身原因導致傳票處理工作出現延誤、錯誤或其他問題，給公司造成損失的，應按照合同約定承擔賠償責任。3.公司如未按照合同約定支付外包服務費用或提供必要