保潔物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保潔物料的管理，規(guī)范物料的采購、儲存、使用和報廢等環(huán)節(jié)，確保保潔工作的順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有保潔物料的管理，包括但不限于清潔工具、清潔劑、消毒劑、垃圾袋等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：保潔物料由公司統(tǒng)一采購、儲存和調(diào)配，確保物料的質(zhì)量和供應的及時性。2.合理使用原則：根據(jù)保潔工作的實際需求，合理配置物料，避免浪費和濫用。3.成本控制原則：在保證保潔工作質(zhì)量的前提下，嚴格控制物料采購成本和使用成本。4.安全環(huán)保原則：選用符合安全環(huán)保標準的保潔物料，確保使用過程中的安全性和環(huán)保性。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定保潔物料采購計劃，審核采購申請，組織采購工作。2.建立保潔物料庫存管理制度，定期盤點庫存，確保物料數(shù)量準確、質(zhì)量完好。3.負責保潔物料的發(fā)放和調(diào)配，根據(jù)各部門需求及時供應物料。4.監(jiān)督檢查保潔物料的使用情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）使用部門1.負責本部門保潔物料的領(lǐng)用和使用，指定專人負責物料的管理。2.根據(jù)實際工作需要，提前提交物料需求計劃，合理使用物料，避免浪費。3.配合行政部門做好保潔物料的盤點工作，及時反饋物料使用過程中的問題。（三）財務部門1.負責審核保潔物料采購費用，確保費用支出合理合規(guī)。2.對保潔物料的成本進行核算和分析，提供成本控制建議。三、采購管理（一）采購計劃1.行政部門應根據(jù)公司保潔工作的實際需求、庫存情況以及物料消耗規(guī)律，每月制定保潔物料采購計劃。采購計劃應明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。2.各使用部門如因特殊情況需要臨時增加物料采購，應提前填寫《保潔物料采購申請表》，注明采購原因、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交行政部門。（二）供應商選擇1.行政部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。2.對新供應商進行評估時，應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營情況。3.定期對供應商進行評價，根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面的表現(xiàn)，調(diào)整供應商名錄。（三）采購實施1.行政部門根據(jù)采購計劃和供應商名錄，選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判等，應根據(jù)物料的性質(zhì)、采購金額等因素合理選擇采購方式。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.采購人員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應設(shè)立保潔物料倉庫，用于存放保潔物料。倉庫應保持干燥、通風、整潔，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.根據(jù)物料的種類、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識牌，便于識別和查找。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對保潔物料進行盤點，每月至少盤點一次。盤點內(nèi)容包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等。2.盤點結(jié)束后，應編制《保潔物料盤點表》，如實記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。3.對盤點中發(fā)現(xiàn)的積壓、損壞、過期等物料，應及時清理，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）庫存安全1.倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，確保倉庫安全。嚴禁無關(guān)人員進入倉庫，嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等。2.加強對倉庫的防盜、防火、防潮、防蟲等措施，確保物料的安全存放。定期檢查消防器材、防蟲藥品等的有效性，及時更換過期或損壞的物品。3.對易燃易爆、有毒有害等危險物料，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。五、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各使用部門應指定專人負責保潔物料的領(lǐng)用，領(lǐng)用人員應填寫《保潔物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用時間、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交行政部門。2.行政部門倉庫管理人員根據(jù)審批后的《保潔物料領(lǐng)用申請表》發(fā)放物料，并在申請表上簽字確認。領(lǐng)用人員應核對物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保無誤后簽字領(lǐng)取。3.嚴禁代領(lǐng)保潔物料，如因特殊情況需要代領(lǐng)，應經(jīng)部門負責人同意，并在申請表上注明代領(lǐng)人姓名。（二）使用規(guī)范1.保潔人員應按照規(guī)定的使用方法和用量使用保潔物料，不得隨意浪費或濫用。2.在使用清潔劑、消毒劑等化學物料時，應佩戴好防護用品，避免接觸皮膚和眼睛。如不慎接觸，應立即用大量清水沖洗，并及時就醫(yī)。3.對于不同類型的清潔任務，應選用合適的保潔物料，確保清潔效果。同時，應注意物料之間的兼容性，避免混合使用可能產(chǎn)生不良反應的物料。（三）使用監(jiān)督1.行政部門應定期對保潔物料的使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對浪費、濫用物料的行為，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。2.各使用部門負責人應加強對本部門保潔人員使用物料情況的監(jiān)督管理，確保物料的合理使用。六、報廢管理（一）報廢標準1.保潔物料出現(xiàn)以下情況之一的，可申請報廢：超過保質(zhì)期且無法使用的；因損壞、變質(zhì)等原因無法正常使用的；因業(yè)務調(diào)整、工藝改進等原因不再使用的。2.對于報廢的保潔物料，應經(jīng)行政部門、財務部門等相關(guān)部門審核確認后，方可進行報廢處理。（二）報廢處理1.經(jīng)審核同意報廢的保潔物料，由行政部門負責組織清理和處置。處置方式包括出售給廢品回收公司、委托專業(yè)機構(gòu)處理等，應根據(jù)物料的性質(zhì)和價值選擇合適的處置方式。2.在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置方式、處置時間、收入等信息。3.財務部門應根據(jù)報廢處理記錄，及時進行賬務處理，確保賬實相符。七、成本控制（一）預算管理1.行政部門應根據(jù)公司保潔工作的實際需求和成本控制目標，編制保潔物料年度預算。預算內(nèi)容應包括采購預算、庫存預算、使用預算等。2.保潔物料預算應經(jīng)公司管理層審核批準后執(zhí)行。在預算執(zhí)行過程中，應嚴格控制各項費用支出，確保不超出預算范圍。（二）成本分析1.財務部門應定期對保潔物料的成本進行分析，包括采購成本、庫存成本、使用成本等。通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出改進措施和建議。2.行政部門應根據(jù)成本分析結(jié)果，優(yōu)化采購計劃，合理控制庫存水平，提高物料使用效率，降低成本。（三）節(jié)約獎勵1.公司設(shè)立保潔物料節(jié)約獎勵制度，對在保潔物料管理工作中表現(xiàn)突出、節(jié)約成本顯著的部門和個人給予獎勵。2.獎勵方式包括物質(zhì)獎勵和精神獎勵，具體獎勵標準和辦法由行政部門會同財務部門制定并報公司批準后執(zhí)行。八、信息化管理（一）建立物料管理系統(tǒng)1.公司應建立保潔物料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物料采購、庫存、使用、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物料管理系統(tǒng)應具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，方便行政部門、使用部門和財務部門等相關(guān)人員進行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.行政部門應指定專人負責物料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護與更新工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.及時錄入新采購物料的信息，更新庫存數(shù)量、使用情況、報廢記錄等數(shù)據(jù)。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息共享與協(xié)同1.通過物料管理系統(tǒng)實現(xiàn)行政部門、使用部門和財務部門等相關(guān)人員之間的信息共享與協(xié)同工作。各部