企業(yè)集采管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的集中采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有集中采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、原材料、零部件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，所有供應(yīng)商均有平等參與競爭的機會，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益原則：通過集中采購，實現(xiàn)規(guī)模效益，降低采購成本，提高公司/組織的經(jīng)濟效益。4.質(zhì)量原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物品和服務(wù)的質(zhì)量符合要求。5.誠信原則：采購活動中各方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立公司/組織采購決策委員會，負責審議和批準重大采購項目、采購政策及采購管理制度等。采購決策委員會由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負責集中采購的具體執(zhí)行工作。采購執(zhí)行部門的職責包括：1.制定采購計劃：根據(jù)公司/組織的需求和預(yù)算，編制年度、季度和月度采購計劃。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評估、選擇、考核和管理。3.采購實施：按照采購計劃和采購流程，組織實施采購活動，包括招標、談判、詢價等。4.合同管理：起草、審核、簽訂和執(zhí)行采購合同，跟蹤合同履行情況。5.采購文件管理：整理、歸檔采購過程中產(chǎn)生的各類文件資料。6.采購數(shù)據(jù)分析與報告：定期對采購數(shù)據(jù)進行分析，向上級領(lǐng)導匯報采購工作情況。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，配合采購執(zhí)行部門進行采購工作，包括提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求等相關(guān)信息，參與供應(yīng)商評估和驗收工作等。（四）監(jiān)督部門設(shè)立監(jiān)督部門或指定相關(guān)部門對采購活動進行全過程監(jiān)督，確保采購活動合法合規(guī)、公平公正。監(jiān)督部門的職責包括：1.制定監(jiān)督計劃：根據(jù)采購項目的特點和風險程度，制定相應(yīng)的監(jiān)督計劃。2.監(jiān)督采購過程：對采購活動的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.受理投訴舉報：受理供應(yīng)商和內(nèi)部員工對采購活動的投訴舉報，并進行調(diào)查處理。4.審計采購項目：定期對重大采購項目進行審計，評估采購效益和合規(guī)性。三、采購流程（一）需求申報1.各需求部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，提前填寫采購申請表，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購計劃編制采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，結(jié)合公司/組織的庫存情況、采購預(yù)算等因素，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（三）采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括：1.公開招標：適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應(yīng)商較多的項目。通過發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標，按照評標標準確定中標供應(yīng)商。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。由采購執(zhí)行部門向若干家具備資格的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。采購執(zhí)行部門與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，從中確定成交供應(yīng)商。4.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購執(zhí)行部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，然后確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目，發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。采購執(zhí)行部門與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定成交價格。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請或詢價文件。2.供應(yīng)商評估：采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行評估。評估可以采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、參考以往合作經(jīng)驗等方式進行。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購執(zhí)行部門選擇確定最終的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。對于重要采購項目，采購決策委員會應(yīng)進行審議批準。4.供應(yīng)商管理：采購執(zhí)行部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、交易記錄、評估結(jié)果等進行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進行考核評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進行警告、暫停合作或淘汰處理。（五）采購合同簽訂采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司/組織的法務(wù)部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。（六）采購實施與跟蹤1.采購訂單下達：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的具體要求和交貨時間等信息。2.供應(yīng)商備貨與發(fā)貨：供應(yīng)商收到采購訂單后，按照訂單要求進行備貨和發(fā)貨，并及時通知采購執(zhí)行部門發(fā)貨情況。3.采購跟蹤：采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對于重要采購項目，應(yīng)建立采購進度跟蹤臺賬，定期向上級領(lǐng)導匯報采購進展情況。4.到貨驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織需求部門等相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款管理1.付款申請：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請表，注明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗收報告等憑證。2.付款審批：付款申請表經(jīng)采購執(zhí)行部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司/組織的財務(wù)審批流程進行審批。3.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付貨款。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風險，可能導致采購成本增加或采購無法按時完成。2.質(zhì)量風險：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營活動或產(chǎn)品質(zhì)量。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，或供應(yīng)商不履行合同約定，可能給公司/組織帶來經(jīng)濟損失。4.法律風險：采購活動不符合法律法規(guī)要求，可能導致公司/組織面臨法律訴訟和行政處罰。5.內(nèi)部管理風險：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作、監(jiān)督不力等內(nèi)部管理問題，可能影響采購活動的順利進行和采購效益。（二）風險評估采購執(zhí)行部門會同相關(guān)部門對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，并確定風險等級。風險評估可以采用定性分析和定量分析相結(jié)合的方法進行。（三）風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量；與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商；簽訂長期采購合同，鎖定采購價格。2.質(zhì)量風險應(yīng)對：加強供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴格篩選供應(yīng)商，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估；在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強到貨驗收工作；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。3.合同風險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合理、合法；在合同履行過程中，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛。4.法律風險應(yīng)對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識；在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)要求，確保采購行為合法合規(guī)；聘請法律顧問，對重大采購項目進行法律審查，防范法律風險。5.內(nèi)部管理風險應(yīng)對：完善采購管理制度和流程，明確各部門和人員的職責權(quán)限，加強內(nèi)部監(jiān)督和制衡；加強采購人員的培訓和考核，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)；建立采購績效評價體系，對采購工作進行定期評價和考核，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。2.采購質(zhì)量：評估所采購物品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨及時性等，評估采購工作是否高效完成。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、考核等管理工作是否有效，供應(yīng)商的滿意度和忠誠度如何。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合法律法規(guī)和公司/組織的采購管理制度要求。（二）評估方法1.定期評估：采購執(zhí)行部門定期（如每月、每季度、每年）對采購工作進行總結(jié)和評估，填寫采購績效評估表，提交給上級領(lǐng)導和相關(guān)部門。2.數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購價格、交貨時間等，評估采購績效。3.問卷調(diào)查：向需求部門、供應(yīng)商等發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。4.實地考察：對供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和產(chǎn)品質(zhì)量狀況，評估供應(yīng)商管理工作的效果。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.績效反饋：將采購績效評估結(jié)果及時反饋給采購執(zhí)行部門和相關(guān)人員，肯定成績，指出不足，提出改進建議。2.激勵措施：根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員和部門給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽稱號等；對績效不佳的采購人員和部門進行督促整改，如進行培訓、調(diào)整工作崗位等。