付款發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司付款發(fā)票管理，規(guī)范付款流程，保障公司財(cái)務(wù)安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及付款業(yè)務(wù)的發(fā)票管理，包括但不限于采購(gòu)付款、費(fèi)用報(bào)銷、工程款項(xiàng)支付等。（三）基本原則1.合法性原則：付款發(fā)票的取得、開具、使用及管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得虛假開具或取得發(fā)票。3.完整性原則：發(fā)票應(yīng)具備的各項(xiàng)要素齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、服務(wù)或貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。4.及時(shí)性原則：應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)取得發(fā)票，并及時(shí)進(jìn)行審核、入賬和歸檔，確保付款業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。二、發(fā)票的取得（一）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員職責(zé)1.在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)主動(dòng)向收款方索取發(fā)票。對(duì)于增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目，應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票；對(duì)于非增值稅應(yīng)稅項(xiàng)目，應(yīng)取得相應(yīng)的合法有效票據(jù)。2.確保取得的發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤，包括公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等，與公司實(shí)際信息一致。如公司名稱發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知收款方開具正確名稱的發(fā)票。3.對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、完整性和合法性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與收款方溝通，要求其重新開具或更正。（二）發(fā)票取得要求1.發(fā)票必須是由收款方從稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)購(gòu)的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋收款方發(fā)票專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得開具與實(shí)際交易內(nèi)容不符的發(fā)票，如虛開商品名稱、數(shù)量、金額等。3.對(duì)于涉及貨物采購(gòu)的發(fā)票，應(yīng)附詳細(xì)的貨物清單，清單應(yīng)加蓋收款方發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，且清單內(nèi)容應(yīng)與發(fā)票上的貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)等信息一致。4.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，認(rèn)證通過后方可作為進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的依據(jù)。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)填寫《無發(fā)票業(yè)務(wù)情況說明》，詳細(xì)說明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、未取得發(fā)票原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為付款及入賬的依據(jù)。但該類情況應(yīng)盡量減少，且應(yīng)在后續(xù)能夠取得發(fā)票時(shí)及時(shí)補(bǔ)充。2.對(duì)于零星采購(gòu)或支付給個(gè)人的款項(xiàng)，如確實(shí)無法取得發(fā)票的，可憑收款方出具的收款收據(jù)及相關(guān)證明材料入賬，但收款收據(jù)應(yīng)注明收款事由、金額、收款方姓名及身份證號(hào)碼等信息。三、發(fā)票的開具（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司發(fā)票的開具工作，嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。2.設(shè)立專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管、開具和登記工作，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性和安全性。3.對(duì)發(fā)票開具情況進(jìn)行定期核對(duì)和盤點(diǎn)，保證發(fā)票開具與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)一致。（二）發(fā)票開具要求1.應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容如實(shí)開具發(fā)票，不得虛開發(fā)票或開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.發(fā)票開具時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保字跡清晰、項(xiàng)目齊全、內(nèi)容真實(shí)。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)嚴(yán)格按照增值稅專用發(fā)票開具規(guī)定填寫各項(xiàng)信息，包括購(gòu)貨方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，并加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具后，應(yīng)及時(shí)交付給購(gòu)貨方，并做好交付記錄。如購(gòu)貨方要求郵寄發(fā)票的，應(yīng)通過正規(guī)快遞公司郵寄，并保留好郵寄憑證。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.當(dāng)月開具的發(fā)票發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時(shí)作廢。作廢發(fā)票應(yīng)在各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。2.跨月發(fā)票不得作廢，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。四、發(fā)票的審核（一）業(yè)務(wù)部門審核1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在取得發(fā)票后，應(yīng)先對(duì)發(fā)票進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際相符，并在發(fā)票背面簽字確認(rèn)。2.將審核后的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)資料提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及發(fā)票的合規(guī)性進(jìn)行審核，審核無誤后在發(fā)票及報(bào)銷單上簽字批準(zhǔn)。（二）財(cái)務(wù)部門審核1.財(cái)務(wù)人員收到業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票及報(bào)銷資料后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、完整性、合法性、有效性，發(fā)票開具內(nèi)容與業(yè)務(wù)合同是否一致，發(fā)票金額與報(bào)銷金額是否相符，發(fā)票的填寫是否規(guī)范等。2.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)等渠道進(jìn)行發(fā)票信息的查驗(yàn)，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更換發(fā)票。3.財(cái)務(wù)審核人員在審核無誤后，在發(fā)票及報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和審批權(quán)限，對(duì)付款發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行審批。審批內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性、合理性以及費(fèi)用的合規(guī)性等。2.對(duì)于重大付款項(xiàng)目或金額較大的發(fā)票報(bào)銷，應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在發(fā)票及報(bào)銷單上簽字批準(zhǔn)，作為付款及入賬的最終依據(jù)。五、發(fā)票的傳遞與交接（一）內(nèi)部傳遞1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)資料傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞過程中應(yīng)做好交接記錄，明確交接時(shí)間、交接人、接收人等信息。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后的發(fā)票及報(bào)銷資料，如需返還給業(yè)務(wù)部門的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞，并做好交接記錄。（二）與外部單位交接1.如因業(yè)務(wù)需要將發(fā)票交付給外部單位的，應(yīng)通過正規(guī)渠道進(jìn)行交接，如當(dāng)面交付、郵寄等。當(dāng)面交付時(shí)，應(yīng)要求接收方在發(fā)票交接清單上簽字確認(rèn)；郵寄時(shí)，應(yīng)保留好郵寄憑證，并及時(shí)跟蹤發(fā)票的送達(dá)情況。2.對(duì)于從外部單位取得的發(fā)票，如涉及發(fā)票交接的，應(yīng)要求對(duì)方提供發(fā)票交接清單，明確發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、金額等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。六、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司發(fā)票的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的存放、登記和保管，確保發(fā)票的安全完整。2.發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，不得擅自將發(fā)票轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開或丟失。（二）保管要求1.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等。2.應(yīng)建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的種類、號(hào)碼、開具日期、取得日期、金額、用途、保管期限等信息，確保發(fā)票信息的可追溯性。3.對(duì)于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，期滿后報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。4.如因工作需要查閱發(fā)票的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄發(fā)票內(nèi)容。七、發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)防范與監(jiān)督檢查（一）風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)人員的發(fā)票管理培訓(xùn)，提高其對(duì)發(fā)票法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，確保發(fā)票管理工作的規(guī)范進(jìn)行。2.建立發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)發(fā)票取得、開具、審核、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題。3.對(duì)于涉及發(fā)票的重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票取得與開具的合規(guī)性、發(fā)票審核與入賬的準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理過程中存在的問題，不斷完善發(fā)票管理制度和流程。3.