專用章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用章的管理，規(guī)范專用章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類專用章的刻制、啟用、保管、使用、廢止等全過(guò)程管理。（三）定義1.專用章：指公司因特定業(yè)務(wù)需要而刻制的，具有專門用途的印章，包括但不限于合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管專用章的公司內(nèi)部人員。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：專用章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：每枚專用章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。3.審批使用原則：使用專用章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.登記備案原則：對(duì)專用章的刻制、啟用、使用、廢止等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，便于追溯和查詢。二、專用章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因業(yè)務(wù)需要刻制專用章的部門或單位，應(yīng)填寫《專用章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制印章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)刻制申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否充分、印章用途是否符合公司規(guī)定等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（三）印章啟用1.印章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整。2.驗(yàn)收合格后，填寫《專用章啟用申請(qǐng)表》，注明印章啟用日期、啟用范圍等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.公司辦公室負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。同時(shí)，將印章啟用情況報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。三、專用章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)專用章的日常保管，確保印章安全存放，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程使用專用章，對(duì)不符合審批要求的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.對(duì)專用章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印內(nèi)容、用印部門、用印人等信息，并定期將登記情況報(bào)公司辦公室備案。4.發(fā)現(xiàn)專用章存在問(wèn)題或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司辦公室報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）保管方式1.專用章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章交由公司辦公室指定的人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。（三）印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在公司辦公室的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，并填寫《專用章交接清單》。2.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司辦公室留存一份。交接完成后，原印章保管人不再承擔(dān)印章保管責(zé)任。四、專用章的使用（一）使用范圍專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格限定在公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，具體使用范圍如下：1.合同專用章：用于簽訂公司各類合同、協(xié)議等法律文件。2.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、報(bào)銷等業(yè)務(wù)。3.發(fā)票專用章：用于開具公司各類發(fā)票。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署文件、辦理銀行結(jié)算等。5.其他專用章：根據(jù)公司具體業(yè)務(wù)需要，用于特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用專用章的部門或單位應(yīng)填寫《專用章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。2.用印審批：公司辦公室對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、用印份數(shù)是否合理等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：印章保管人在使用專用章前，應(yīng)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，按照審批意見進(jìn)行用印，并在《專用章使用登記簿》上詳細(xì)登記用印情況。4.用印蓋章：印章保管人應(yīng)在用印文件上加蓋專用章，并確保印章清晰、端正、完整。蓋章位置應(yīng)符合文件格式要求，不得壓蓋文件內(nèi)容。5.用印文件存檔：用印完成后，印章保管人應(yīng)將用印文件及《專用章使用申請(qǐng)表》、《專用章使用登記簿》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。（三）特殊情況用印1.因緊急情況無(wú)法事先履行審批手續(xù)的，使用部門或單位應(yīng)電話請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行用印。五、專用章的廢止（一）廢止原因?qū)Ｓ谜乱蛞韵略蛐枰獜U止：1.公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要使用該印章。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用。3.法律法規(guī)或公司規(guī)定發(fā)生變化，印章不再符合使用要求。（二）廢止流程1.印章使用部門或單位發(fā)現(xiàn)專用章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《專用章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)將廢止的專用章收回，并進(jìn)行妥善保管。4.公司辦公室應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布印章廢止通知，明確印章廢止的日期和相關(guān)事項(xiàng)。同時(shí)，將印章廢止情況報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。（三）廢止印章處理1.對(duì)于廢止的專用章，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保印章無(wú)法再被使用。2.銷毀廢止印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并填寫《專用章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀時(shí)間等信息。3.《專用章銷毀登記表》應(yīng)一式兩份，銷毀人員和監(jiān)督人員各執(zhí)一份，留存?zhèn)洳?。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)專用章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、登記是否完整等。2.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)專用章在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)方面的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)印章的使用符合財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。3.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)專用章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管專用章的單位或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因印章保管人保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、丟失或損壞的，印章保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，公司將給予其紀(jì)律處分。3.因用印審批人審核不嚴(yán)，導(dǎo)致用印錯(cuò)誤或違規(guī)用印的，用印審批人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)