公文管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強公司公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在公文起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、政策要求和公司實際情況；格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，嚴(yán)格按照規(guī)定的文種、格式、行文規(guī)則和排版要求制作。2.及時高效原則公文處理應(yīng)及時、快捷，確保公文在規(guī)定時間內(nèi)傳遞、辦理，不積壓、不延誤，提高工作效率。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文管理過程中的保密工作，防止公文信息泄露。（四）公文種類1.決議適用于會議討論通過的重大決策事項。2.決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3.命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。4.公報適用于公布重要決定或者重大事項。5.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。6.通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。7.意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。9.通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。10.報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。11.請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。12.批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。13.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。14.函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。15.紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。二、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）各要素具體要求1.份號公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。2.密級和保密期限公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。8.主送機關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。9.正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。10.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。11.發(fā)文機關(guān)署名署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。13.印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。15.附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。16.抄送機關(guān)如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。18.頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。3.向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。下級機關(guān)的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一個上級機關(guān)。4.向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。（二）聯(lián)合行文規(guī)則同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。四、公文起草（一）起草要求公文起草應(yīng)當(dāng)做到：1.符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。3.內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。7.機關(guān)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。（二）起草程序1.明確發(fā)文主旨深入了解公司的工作意圖、決策部署和實際需求，確定公文的主題、目的、內(nèi)容要點和發(fā)送對象等。2.收集相關(guān)資料圍繞發(fā)文主旨，收集政策依據(jù)、工作情況、數(shù)據(jù)信息、典型事例等相關(guān)資料，為公文起草提供充分的素材。3.擬定提綱根據(jù)公文的內(nèi)容結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系，擬定詳細的提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和層次安排。4.撰寫初稿按照提綱進行公文初稿的撰寫，注意語言表達準(zhǔn)確、規(guī)范、簡潔，內(nèi)容完整、條理清晰。5.修改完善對初稿進行反復(fù)修改，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、全面，邏輯是否嚴(yán)密，語言是否通順，格式是否規(guī)范等，確保公文質(zhì)量。6.審核把關(guān)初稿完成后，送交相關(guān)部門或人員進行審核，根據(jù)審核意見進一步修改完善，直至符合要求。五、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核程序1.初審由承辦部門對公文初稿進行初步審核，重點審核公文內(nèi)容、格式等方面的基本要求是否符合規(guī)定。2.復(fù)審初審?fù)ㄟ^后，送交上級主管部門或綜合部門進行復(fù)審，對公文的質(zhì)量、政策依據(jù)、行文規(guī)范等進行全面審查。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^后，由公司領(lǐng)導(dǎo)進行終審，對公文的最終內(nèi)容和格式進行審定，簽署審批意見。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)要求公文印發(fā)應(yīng)當(dāng)做到：1.公文印制必須確保質(zhì)量，符合規(guī)定的格式和排版要求。2.公文印制份數(shù)根據(jù)實際需要確定，不得隨意增加或減少。3.公文印制完成后，應(yīng)當(dāng)進行認真校對，確保文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范。（二）印發(fā)程序1.排版按照公文格式要求進行排版，確保版面整潔、美觀。2.校對對排版后的公文進行仔細校對，重點檢查文字、數(shù)字、標(biāo)點符號、格式等是否正確。3.印制經(jīng)校對無誤后，進行公文的印制，確保印制質(zhì)量清晰、牢固。4.裝訂將印制好的公文進行裝訂，注意裝訂整齊、牢固，不得缺頁、掉頁。5.分發(fā)按照規(guī)定的范圍和份數(shù)，將公文分發(fā)給相關(guān)部門和人員。七、公文傳遞（一）傳遞方式根據(jù)公文的緊急程度和涉密程度，選擇合適的傳遞方式，如專人送達、機要通信、郵政特快專遞、電子公文傳輸?shù)?。（二）傳遞要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的傳遞渠道和程序進行傳遞，確保公文安全、及時送達。2.對涉密公文應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的保密措施，通過機要通信或?qū)Ｈ怂瓦_等方式傳遞，防止信息泄露。3.傳遞過程中應(yīng)當(dāng)做好登記和簽收工作，明確公文的傳遞時間、地點、經(jīng)手人等信息。八、公文歸檔（一）歸檔范圍凡反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文材料，均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理歸檔，確保公文材料齊全、完整。2.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，便于查找和利用