傷殘檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司傷殘檔案的科學(xué)管理，規(guī)范傷殘檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護傷殘員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及傷殘員工的各類檔案管理工作，包括因工負傷、職業(yè)病等導(dǎo)致傷殘的員工檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保傷殘檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實記錄傷殘員工的相關(guān)信息。3.安全保密原則：妥善保管傷殘檔案，防止檔案信息泄露，確保員工隱私安全。4.高效利用原則：充分發(fā)揮傷殘檔案的作用，為公司處理傷殘事務(wù)、保障員工權(quán)益提供有力支持。二、傷殘檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息包括姓名、性別、年齡、身份證號、入職時間、所在部門、崗位等。（二）傷殘認定材料1.工傷認定決定書：由勞動保障行政部門出具的認定員工為工傷的決定書。2.勞動能力鑒定結(jié)論：包括初次鑒定、復(fù)查鑒定結(jié)論等，明確員工的傷殘等級、護理依賴程度等。3.職業(yè)病診斷證明書（鑒定書）：對于因職業(yè)病導(dǎo)致傷殘的員工，提供職業(yè)病診斷機構(gòu)出具的診斷證明書或鑒定書。（三）醫(yī)療救治材料1.工傷事故報告：詳細記錄工傷事故發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、原因等情況。2.診斷病歷、檢查報告、治療記錄：包括員工受傷后的就醫(yī)診斷、各項檢查結(jié)果以及住院治療、門診治療等詳細記錄。3.醫(yī)療費用清單：包括住院費用清單、門診費用清單等，明確醫(yī)療費用的支出情況。（四）傷殘待遇相關(guān)材料1.傷殘津貼申請及審批材料：記錄員工申請傷殘津貼的相關(guān)文件、審批流程及結(jié)果。2.護理費申請及審批材料：涉及員工護理費申請的相關(guān)資料及審批情況。3.其他傷殘待遇申請及審批材料：如一次性傷殘補助金、一次性工傷醫(yī)療補助金、一次性傷殘就業(yè)補助金等申請及審批文件。（五）康復(fù)與輔助器具配置材料1.康復(fù)治療計劃及記錄：包括康復(fù)機構(gòu)制定的康復(fù)治療方案以及員工接受康復(fù)治療的實際記錄。2.輔助器具配置評估報告：由專業(yè)機構(gòu)出具的關(guān)于員工輔助器具配置的評估報告。3.輔助器具配置發(fā)票及使用記錄：記錄輔助器具的購置發(fā)票及員工使用輔助器具的情況。（六）其他相關(guān)材料1.員工與公司簽訂的傷殘補償協(xié)議：如有相關(guān)協(xié)議，作為檔案的重要組成部分。2.員工傷殘情況的跟蹤記錄：包括定期復(fù)查情況、身體恢復(fù)狀況等跟蹤信息。3.與傷殘事務(wù)相關(guān)的其他文件、證明等材料。三、傷殘檔案的收集（一）收集責任部門1.人力資源部門負責收集員工基本信息、傷殘待遇申請及審批材料等與員工勞動關(guān)系及待遇相關(guān)的檔案材料。2.安全管理部門負責收集工傷事故報告等與工傷事故相關(guān)的材料。3.醫(yī)療部門負責提供員工的診斷病歷、檢查報告、治療記錄、醫(yī)療費用清單等醫(yī)療救治材料。4.康復(fù)部門負責收集康復(fù)治療計劃及記錄等康復(fù)相關(guān)材料。（二）收集要求1.各責任部門應(yīng)指定專人負責傷殘檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整，符合檔案管理的要求，不得偽造、篡改材料。3.對于涉及多部門的傷殘檔案材料，由牽頭部門負責協(xié)調(diào)各部門及時提供，并進行統(tǒng)一整理歸檔。（三）收集時間1.在工傷認定決定書、勞動能力鑒定結(jié)論等文件下達后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將材料收集齊全，并移交至檔案管理部門。2.對于員工在醫(yī)療救治、康復(fù)過程中產(chǎn)生的材料，各部門應(yīng)定期（每月/每季度）進行收集整理，并及時移交。四、傷殘檔案的整理（一）分類傷殘檔案按照檔案內(nèi)容分為員工基本信息類、傷殘認定類、醫(yī)療救治類、傷殘待遇類、康復(fù)與輔助器具配置類及其他相關(guān)類等六大類。（二）編號為便于檔案的管理和查找，對每一份傷殘檔案進行編號。編號規(guī)則如下：[公司簡稱首字母縮寫][年份][流水號]例如：GS2023001，表示公司2023年的第一份傷殘檔案。（三）裝訂1.按照分類順序，將每份檔案材料進行整理，同一類材料按照時間順序排列。2.采用A4紙張規(guī)格，對紙張較大或不符合規(guī)格的材料進行折疊或裁剪，使其整齊統(tǒng)一。3.使用專業(yè)裝訂設(shè)備，將整理好的檔案材料左側(cè)裝訂成冊，確保裝訂牢固、整齊美觀。（四）編目1.編制傷殘檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、員工姓名、檔案類別、檔案內(nèi)容摘要、頁碼等信息。2.目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于查閱。五、傷殘檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門負責傷殘檔案的保管工作。檔案管理部門應(yīng)具備安全、保密的保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限傷殘檔案的保管期限為自員工傷殘事件處理完畢之日起[X]年。保管期限屆滿后，按照國家檔案管理規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責，確保檔案保管安全。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.檔案保管環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、傷殘檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，如人力資源部門核算傷殘待遇、安全管理部門分析工傷事故原因等，可以查閱傷殘檔案。2.傷殘員工本人或其授權(quán)代理人，在符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可以查閱本人的傷殘檔案。（二）利用流程1.公司內(nèi)部部門查閱傷殘檔案，需填寫《傷殘檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.傷殘員工本人或其授權(quán)代理人查閱檔案，需攜帶有效身份證件，填寫《傷殘檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核后，方可查閱。4.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。（三）復(fù)印與借閱1.因工作需要復(fù)印傷殘檔案材料的，需填寫《傷殘檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，由檔案管理人員負責復(fù)印，并加蓋檔案管理專用章。2.原則上不允許借閱傷殘檔案。如因特殊情況確需借閱的，需填寫《傷殘檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可借閱。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。七、傷殘檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)公司應(yīng)建立傷殘檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)傷殘檔案的信息化管理。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案的管理和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責傷殘檔案電子數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時錄入新產(chǎn)生的檔案材料，刪除已過期或無效的檔案信息。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強傷殘檔案電子信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作電子檔案系統(tǒng)。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對電子檔案系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責對傷殘檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范，是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案材料的真實性、完整性、準確性，是否存在偽造、篡改、丟失檔案材料的情況。3.檔案信息化管理工作是否正常開展，電子檔案數(shù)據(jù)是否安全、準確。4.檔案管理人員的職責履行情況，是否存在違規(guī)操作或失職行為。（三）檢查頻率審計部門定期（每年/每兩年）對傷殘檔案管理工作進行全面檢查，并形成檢查報告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。九、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案收集、整理、保管、利用等規(guī)定，導(dǎo)致檔案材料丟失、損壞、泄露的。2.偽造、篡改檔案材料，騙取傷殘待遇或其他利益的。3.未按照規(guī)定履行檔案管理職責，給公司或員工造成損失的。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予責任人批評教育、責令改正等處理。2.對于違規(guī)行為造成一定后果的，視情節(jié)輕重，給予責任人警告、