共享物資管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司共享物資的管理，規(guī)范共享物資的使用流程，提高共享物資的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有共享物資的管理，包括但不限于辦公設(shè)備、工具、儀器儀表等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：共享物資由公司指定的部門統(tǒng)一管理，確保物資的合理調(diào)配和有效使用。2.高效利用原則：通過共享物資的方式，提高物資的使用頻率，減少閑置浪費(fèi)，提高公司整體運(yùn)營效率。3.責(zé)任明確原則：明確共享物資使用過程中的各方責(zé)任，確保物資的安全、完整和正常使用。4.合規(guī)合法原則：共享物資的管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營的合法性和規(guī)范性。二、共享物資的分類與編號（一）分類1.辦公設(shè)備類：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.辦公家具類：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。3.工具類：如電動工具、手動工具、測量工具等。4.儀器儀表類：如示波器、萬用表、卡尺等。5.其他類：如清潔用品、勞保用品等。（二）編號為便于共享物資的管理和識別，對每類共享物資進(jìn)行編號。編號規(guī)則如下：1.編號組成：由類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.類別代碼：采用大寫字母表示，如“BG”表示辦公設(shè)備類，“BJ”表示辦公家具類，“GJ”表示工具類，“YB”表示儀器儀表類，“QT”表示其他類。3.年份代碼：采用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。4.順序號：采用四位數(shù)字表示，從0001開始依次編號。例如，一臺2023年采購的辦公電腦，編號為“BG20230001”。三、共享物資的采購與入庫（一）采購計劃1.各部門根據(jù)工作需要，提前制定共享物資采購計劃，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購計劃提交至公司指定的物資管理部門，物資管理部門匯總審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實(shí)施1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計劃，由物資管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。2.采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的供應(yīng)商，按照公司相關(guān)采購制度進(jìn)行采購，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。3.采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）入庫驗收1.共享物資到貨后，物資管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行入庫驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等。驗收合格后，填寫《共享物資入庫單》，辦理入庫手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨或換貨處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、共享物資的調(diào)配與使用（一）調(diào)配原則1.根據(jù)公司工作需要和共享物資的實(shí)際情況，優(yōu)先調(diào)配閑置物資，提高物資的使用效率。2.對于急需使用的共享物資，在確保不影響其他部門正常使用的前提下，優(yōu)先調(diào)配。3.調(diào)配共享物資時，應(yīng)遵循就近原則，減少物資的運(yùn)輸成本。（二）調(diào)配流程1.各部門如需使用共享物資，應(yīng)填寫《共享物資借用申請表》，注明借用物資名稱、規(guī)格型號、借用時間、預(yù)計歸還時間等信息，并提交至物資管理部門。2.物資管理部門收到《共享物資借用申請表》后，對借用申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借用部門的工作需要、物資庫存情況、借用時間合理性等。3.經(jīng)審核通過的借用申請，物資管理部門辦理物資調(diào)配手續(xù)，填寫《共享物資調(diào)配單》，通知借用部門到指定地點(diǎn)領(lǐng)取物資。4.借用部門領(lǐng)取物資時，應(yīng)在《共享物資調(diào)配單》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定1.借用部門應(yīng)按照借用申請中注明的用途和時間使用共享物資，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.使用共享物資時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保物資的安全和正常使用。如因使用不當(dāng)造成物資損壞或丟失的，借用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借用部門在使用共享物資過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在故障或問題，應(yīng)及時通知物資管理部門進(jìn)行維修或更換。五、共享物資的歸還與盤點(diǎn)（一）歸還流程1.借用部門應(yīng)在借用期限屆滿前，將共享物資歸還至物資管理部門指定的地點(diǎn)。2.歸還物資時，借用部門應(yīng)確保物資的完好無損，如有損壞或丟失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.物資管理部門收到歸還的共享物資后，應(yīng)進(jìn)行檢查驗收。驗收合格后，在《共享物資調(diào)配單》上簽字確認(rèn)，并辦理物資歸還手續(xù)。（二）盤點(diǎn)制度1.物資管理部門應(yīng)定期對共享物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保物資賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、存放地點(diǎn)等。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《共享物資盤點(diǎn)表》，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行記錄。3.如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)結(jié)果與物資臺賬不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對于盤盈或盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、共享物資的維修與報廢（一）維修管理1.共享物資在使用過程中出現(xiàn)故障或損壞的，使用部門應(yīng)及時通知物資管理部門進(jìn)行維修。2.物資管理部門接到維修通知后，應(yīng)安排專業(yè)維修人員對故障物資進(jìn)行檢查和維修。如維修難度較大，可委托外部專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用由公司承擔(dān)，維修人員應(yīng)填寫《共享物資維修記錄單》，詳細(xì)記錄維修情況和維修費(fèi)用。（二）報廢管理1.共享物資因使用年限已久、技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重等原因無法繼續(xù)使用的，由物資管理部門提出報廢申請。2.報廢申請應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的報廢物資，由物資管理部門統(tǒng)一進(jìn)行處理。3.報廢物資的處理方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。處理過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保處理過程的合規(guī)合法。七、共享物資的賬務(wù)管理（一）賬務(wù)設(shè)置物資管理部門應(yīng)建立共享物資臺賬，對共享物資的采購、入庫、調(diào)配、使用、歸還、維修、報廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。臺賬應(yīng)包括物資編號、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放地點(diǎn)、采購時間、采購價格、借用部門、借用時間、歸還時間、維修情況、報廢情況等信息。（二）賬務(wù)處理1.物資管理部門應(yīng)定期對共享物資臺賬進(jìn)行核對和更新，確保賬實(shí)相符。2.每月末，物資管理部門應(yīng)根據(jù)共享物資臺賬編制《共享物資月度報表》，報送公司財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。報表內(nèi)容包括物資的期初余額、本期增加額、本期減少額、期末余額等信息。3.公司財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物資管理部門報送的《共享物資月度報表》，對共享物資的賬務(wù)進(jìn)行核對和處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對共享物資的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保物資管理辦法的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資采購、入庫、調(diào)配、使用、歸還、盤點(diǎn)、維修、報廢等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.公司建立共享物資管理考核機(jī)制，對各部門共享物資的管理情況進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括物資利用率、物資完好率、物