作廢管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)各類文件、記錄、票據(jù)等的作廢管理，確保信息安全，防止作廢文件、記錄等被誤用、濫用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及文件、記錄、票據(jù)等的作廢管理工作，包括但不限于紙質(zhì)文檔、電子文檔、業(yè)務(wù)票據(jù)、印章等。（三）定義1.作廢文件/記錄：指已不再具有現(xiàn)行效力、已被新文件替代、已完成歷史使命或因其他原因不再使用的文件、記錄。2.作廢票據(jù)：指已開具完畢、已過期、已退票或因其他原因不再有效的各類業(yè)務(wù)票據(jù)。3.作廢印章：指已停止使用、損壞、遺失或因其他原因不再具有法律效力的印章。二、作廢文件管理（一）文件作廢的判定1.當(dāng)文件被新的版本替代時(shí)，原文件自動(dòng)作廢。2.文件所規(guī)定的事項(xiàng)已完成或不再適用時(shí)，該文件應(yīng)予以作廢。3.文件因法律法規(guī)、政策調(diào)整或其他原因不再具有效力時(shí)，應(yīng)及時(shí)作廢。（二）作廢文件的標(biāo)識(shí)1.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在文件名前添加“[作廢]”字樣，并在文件屬性中注明作廢日期。（三）作廢文件的回收1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的作廢文件進(jìn)行清理，將作廢文件收集齊全。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的作廢文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行回收，確保文件不被泄露。（四）作廢文件的存儲(chǔ)1.回收的作廢文件應(yīng)妥善存儲(chǔ)在專門的文件柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全、保密，防止文件丟失或損壞。2.存儲(chǔ)的作廢文件應(yīng)按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（五）作廢文件的銷毀1.定期對(duì)存儲(chǔ)的作廢文件進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的作廢文件，應(yīng)在公司保密部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。三、作廢記錄管理（一）記錄作廢的判定1.當(dāng)記錄所反映的業(yè)務(wù)已完成或不再需要時(shí)，該記錄應(yīng)予以作廢。2.記錄因錯(cuò)誤、重復(fù)或其他原因不再具有真實(shí)性和有效性時(shí)，應(yīng)及時(shí)作廢。（二）作廢記錄的標(biāo)識(shí)1.對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)在記錄首頁(yè)加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。2.對(duì)于電子記錄，應(yīng)在記錄文件名前添加“[作廢]”字樣，并在記錄屬性中注明作廢日期。（三）作廢記錄的回收1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的作廢記錄進(jìn)行清理，將作廢記錄收集齊全。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)的作廢記錄，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收，確保記錄不被泄露。（四）作廢記錄的存儲(chǔ)1.回收的作廢記錄應(yīng)妥善存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全、保密，防止記錄丟失或損壞。2.存儲(chǔ)的作廢記錄應(yīng)按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（五）作廢記錄的銷毀1.定期對(duì)存儲(chǔ)的作廢記錄進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用粉碎、刪除等方式，確保記錄信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)的作廢記錄，應(yīng)在公司相關(guān)部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀記錄名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。四、作廢票據(jù)管理（一）票據(jù)作廢的判定1.當(dāng)票據(jù)已開具完畢、已過期、已退票或因其他原因不再具有法律效力時(shí)，該票據(jù)應(yīng)予以作廢。2.票據(jù)因填寫錯(cuò)誤、丟失等原因需要作廢時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）作廢票據(jù)的標(biāo)識(shí)1.對(duì)于紙質(zhì)票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。2.對(duì)于電子票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作，并注明作廢日期。（三）作廢票據(jù)的回收1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的作廢票據(jù)進(jìn)行清理，將作廢票據(jù)收集齊全。2.對(duì)于涉及公司財(cái)務(wù)的作廢票據(jù)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行回收，確保票據(jù)不被誤用。（四）作廢票據(jù)的存儲(chǔ)1.回收的作廢票據(jù)應(yīng)妥善存儲(chǔ)在專門的票據(jù)箱或存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全、保密，防止票據(jù)丟失或損壞。2.存儲(chǔ)的作廢票據(jù)應(yīng)按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（五）作廢票據(jù)的銷毀1.定期對(duì)存儲(chǔ)的作廢票據(jù)進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保票據(jù)信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于涉及公司財(cái)務(wù)的作廢票據(jù)，應(yīng)在公司財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀票據(jù)名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。五、作廢印章管理（一）印章作廢的判定1.當(dāng)印章已停止使用、損壞、遺失或因其他原因不再具有法律效力時(shí)，該印章應(yīng)予以作廢。2.印章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要更換時(shí)，原印章應(yīng)及時(shí)作廢。（二）作廢印章的標(biāo)識(shí)1.在作廢印章上加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。2.將作廢印章的印模留存一份，以備查閱。（三）作廢印章的回收1.各部門應(yīng)在印章作廢后及時(shí)將印章交回公司印章管理部門。2.印章管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)交回的印章，確保印章的真實(shí)性和完整性。（四）作廢印章的存儲(chǔ)1.回收的作廢印章應(yīng)妥善存儲(chǔ)在專門的印章保險(xiǎn)柜中，存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全、保密，防止印章丟失或損壞。2.存儲(chǔ)的作廢印章應(yīng)按照類別、時(shí)間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（五）作廢印章的銷毀1.定期對(duì)存儲(chǔ)的作廢印章進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用切割、熔化等方式，確保印章無法再使用。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)的作廢印章，應(yīng)在公司相關(guān)部門的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，保存期限不少于[X]年。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司/組織應(yīng)定期對(duì)各部門的作廢管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括作廢文件、記錄、票據(jù)、印章的標(biāo)識(shí)、回收、存儲(chǔ)、銷毀等情況。（二）不定期抽查公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)各部門的作廢管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）問題整改對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，各部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，整改情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司/組織相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未按照本辦法規(guī)定對(duì)作廢文件、記錄、票據(jù)、印章進(jìn)行標(biāo)識(shí)、回收、存儲(chǔ)、銷毀的。2.擅自使用已作廢的文件、記錄、票據(jù)、印章的。3.故意泄露作廢文件、記錄、票據(jù)、印章所涉及的公司機(jī)密信息的。