批發(fā)公司供應(yīng)商檔案規(guī)定

一、總則本公司以“誠(chéng)信合作、共贏發(fā)展”為企業(yè)文化核心，秉持“高效、優(yōu)質(zhì)、創(chuàng)新”的設(shè)計(jì)理念，致力于在批發(fā)行業(yè)中為客戶提供卓越服務(wù)。供應(yīng)商作為公司業(yè)務(wù)的重要合作伙伴，其檔案管理對(duì)于公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)與發(fā)展至關(guān)重要。為規(guī)范供應(yīng)商檔案管理，提高公司供應(yīng)鏈管理水平，確保供應(yīng)商信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過(guò)對(duì)供應(yīng)商檔案的有效管理，加強(qiáng)公司與供應(yīng)商之間的溝通與合作，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率，實(shí)現(xiàn)公司與供應(yīng)商的共同發(fā)展，同時(shí)注重社會(huì)效益，積極營(yíng)造良好的商業(yè)生態(tài)環(huán)境。二、適用范圍本規(guī)定適用于批發(fā)公司全體員工在與供應(yīng)商合作過(guò)程中涉及的供應(yīng)商檔案管理相關(guān)事宜，同時(shí)也適用于與本公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)作為供應(yīng)商檔案管理的主要責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息的收集、初步審核與整理。采購(gòu)人員在日常工作中，應(yīng)積極與供應(yīng)商溝通，獲取全面準(zhǔn)確的供應(yīng)商資料，并及時(shí)將資料提交至檔案管理崗位。采購(gòu)部門(mén)主管負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)人員提交的供應(yīng)商信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和完整性，并對(duì)重要供應(yīng)商信息進(jìn)行初步評(píng)估，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。2.檔案管理部門(mén)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的集中管理，包括檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)等工作。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)部門(mén)提交的供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的有序存放。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案信息的時(shí)效性。同時(shí)，負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部其他部門(mén)提供供應(yīng)商檔案的查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.質(zhì)量控制部門(mén)質(zhì)量控制部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量信息進(jìn)行收集和整理，并反饋至檔案管理部門(mén)。質(zhì)量管理人員在檢驗(yàn)供應(yīng)商貨物或評(píng)估服務(wù)質(zhì)量時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄質(zhì)量數(shù)據(jù)和問(wèn)題，為供應(yīng)商檔案提供質(zhì)量方面的重要信息。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)協(xié)同采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果及時(shí)更新到供應(yīng)商檔案中。4.財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)信息，包括付款記錄、信用評(píng)級(jí)等。財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期整理與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并傳遞給檔案管理部門(mén)，以便全面評(píng)估供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況。在供應(yīng)商檔案中，財(cái)務(wù)部門(mén)提供的信息將作為公司與供應(yīng)商合作決策的重要參考，特別是在涉及付款方式、信用額度等方面的決策。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商信息收集采購(gòu)人員在與潛在供應(yīng)商建立聯(lián)系時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供全面的基礎(chǔ)信息，包括但不限于公司簡(jiǎn)介、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量認(rèn)證文件等。對(duì)于已經(jīng)合作的供應(yīng)商，采購(gòu)人員應(yīng)定期收集供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品更新、價(jià)格調(diào)整等方面的信息，確保檔案信息的動(dòng)態(tài)更新。2.檔案初步審核采購(gòu)部門(mén)收到供應(yīng)商提交的信息后，采購(gòu)人員應(yīng)首先對(duì)信息的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括文件的真實(shí)性、信息的一致性等。采購(gòu)部門(mén)主管在采購(gòu)人員初步審核的基礎(chǔ)上，對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)是否符合公司采購(gòu)要求，商業(yè)信譽(yù)是否良好等。對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商信息，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商補(bǔ)充或修改。3.檔案整理與分類檔案管理部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)審核通過(guò)的供應(yīng)商信息后，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。分類方式可根據(jù)供應(yīng)商的行業(yè)類別、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)類型、合作規(guī)模等進(jìn)行劃分。對(duì)整理后的供應(yīng)商檔案進(jìn)行編號(hào)，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，確保檔案的清晰索引和快速查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門(mén)的服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)中，并進(jìn)行定期備份；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。4.檔案存儲(chǔ)與保管檔案管理部門(mén)應(yīng)確保供應(yīng)商檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜，防止檔案因火災(zāi)、水災(zāi)、蟲(chóng)害等原因受損。電子檔案應(yīng)采取加密措施，防止信息泄露。設(shè)定不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的查閱和使用范圍。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和修改供應(yīng)商檔案信息。同時(shí)，建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。5.檔案更新與維護(hù)采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期向檔案管理部門(mén)提供供應(yīng)商的最新信息，檔案管理部門(mén)及時(shí)對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新。對(duì)于長(zhǎng)期沒(méi)有業(yè)務(wù)往來(lái)或已經(jīng)終止合作的供應(yīng)商檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)和管理，但不得隨意刪除，以備后續(xù)查詢和審計(jì)需要。6.檔案銷毀對(duì)于超過(guò)規(guī)定保存期限且無(wú)保存價(jià)值的供應(yīng)商檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用合適的方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除和存儲(chǔ)介質(zhì)的物理銷毀；對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利公司有權(quán)要求供應(yīng)商提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，并對(duì)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行審核和驗(yàn)證。在合作過(guò)程中，公司有權(quán)根據(jù)供應(yīng)商檔案信息，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，對(duì)于不符合公司要求的供應(yīng)商，有權(quán)采取相應(yīng)的措施，包括但不限于暫停合作、終止合作等。公司有權(quán)按照規(guī)定的流程和權(quán)限查閱、使用供應(yīng)商檔案信息，以支持公司的采購(gòu)決策、風(fēng)險(xiǎn)管理等工作。2.公司義務(wù)公司有義務(wù)保護(hù)供應(yīng)商的商業(yè)秘密和隱私信息，按照規(guī)定的保密措施對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行管理，防止信息泄露給第三方。公司應(yīng)按照與供應(yīng)商簽訂的合同約定，及時(shí)支付貨款，并反饋供應(yīng)商產(chǎn)品或服務(wù)的使用情況，保持與供應(yīng)商的良好溝通與合作關(guān)系。公司應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，不斷完善檔案管理流程和制度，提高檔案管理水平。3.供應(yīng)商權(quán)利供應(yīng)商有權(quán)要求公司對(duì)其提供的信息進(jìn)行保密，防止信息被不當(dāng)使用或泄露。在合作過(guò)程中，供應(yīng)商有權(quán)了解公司對(duì)其的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果，并對(duì)評(píng)估結(jié)果提出異議，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和反饋。供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定，獲得公司支付的貨款和相關(guān)服務(wù)支持。4.供應(yīng)商義務(wù)供應(yīng)商有義務(wù)按照公司要求，及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的信息，并在信息發(fā)生變更時(shí)，及時(shí)通知公司進(jìn)行更新。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品或服務(wù)，并接受公司的監(jiān)督和檢查。對(duì)于公司提出的合理改進(jìn)要求，供應(yīng)商應(yīng)積極配合并落實(shí)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理流程是否符合規(guī)定，信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，訪問(wèn)權(quán)限是否得到嚴(yán)格執(zhí)行等。采購(gòu)部門(mén)、檔案管理部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)之間應(yīng)相互監(jiān)督，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)溝通和反饋，共同推進(jìn)供應(yīng)商檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。2.外部監(jiān)督鼓勵(lì)供應(yīng)商對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于供應(yīng)商提出的合理意見(jiàn)和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待并及時(shí)改進(jìn)。接受行業(yè)監(jiān)管部門(mén)和社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)于違反相關(guān)法律法規(guī)和商業(yè)道德的檔案管理行為，公司將嚴(yán)肅處理并及時(shí)整改。3.績(jī)效考核建立供應(yīng)商檔案管理績(jī)效考核制度，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的工作進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、更新及時(shí)性、檔案保管的安全性等。將績(jī)效考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，激勵(lì)員工積極做好供應(yīng)商檔案管理工作。對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人，將進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡