辦公促效法

□作業(yè)促效法

1.將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái)

最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF),即為功能之

因比，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，可以大大

的節(jié)省人力與時(shí)間。

可是，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其原因之一在于

原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，文章是用文書處理機(jī)

打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)

的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，

在各方面都將大大提高效率。

2.單面使用活頁(yè)紙

從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。

不過(guò)，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面。

或許，這樣會(huì)令人覺(jué)得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路

起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說(shuō)，

必要的時(shí)候活頁(yè)紙可以插換。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，可以免去一張張翻頁(yè)的麻煩，得以

順利的進(jìn)行作業(yè)。

3.把書架上大套書籍書背向下排置

百科全書類的大套書籍，可以稱之為知識(shí)的寶庫(kù)，平常應(yīng)經(jīng)常翻閱利用才是。事實(shí)上，

這類書籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津:。

把大套書籍排上書架時(shí)，都要書背向下排置。大套書籍所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，

在于難以放在普通的書架上。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。把書背向下排置時(shí)，

令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來(lái)就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感

覺(jué)了。

4.利用百科全書的硬紙盒來(lái)收藏，可收一舉兩得之效

把百科全書排上書架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來(lái)，讓它“赤裸裸”地排在書架上，

其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒

另有妙用。

百科全書或全集之類的大套書，一套都有數(shù)十冊(cè)之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，

分門別類地收藏明信片、書信等信件資料，實(shí)在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合

放置書信、明信片，所以，按類別或用途分別收藏是最理想不過(guò)了。以后檢索找尋，自是

“手到擒來(lái)”。

5.將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化

在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫上“人、住、Eh檔”，然后

交洽秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經(jīng)

濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)?/p>

字條提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。

不只是一般的事務(wù)工作，連書信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。例如“悉”表

示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快

就可以交給秘書去打字。

6.將重要的剪貼資料卬成B5大小

很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過(guò)，如果以此來(lái)整理應(yīng)用資料，未必是提高效

率的方法。

例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當(dāng)不便。

在管理者辦公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要及印，而且利用亞印機(jī)放大縮小的

功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來(lái)，不但日后容易整理，而且檢索工作也會(huì)更為輕松愉

快，

7.在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔

我們習(xí)慣在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左

夾右，資料自然一賢無(wú)遺。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)忌，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。

如果有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂(lè)而不為呢？

8.參考書籍在夏印出所需資料后，要立刻歸位

書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。書架

要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。整理的要訣在于一

盡快將使用過(guò)的書籍歸位。

通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁(yè)左石，因此，不管搬出多少本

書，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來(lái)，隨即把書籍放回書架上，這么一來(lái)，書架才能保持有

條不紊，過(guò)后也不必為了找尋書籍，而浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間。在整理與檢索上，都是非

常有效率的，實(shí)在是一舉兩得.

9.編制派得上用場(chǎng)的“專屬用書"RHT5"，5SS3每個(gè)月都要寫相當(dāng)多的稿件。寫

一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有

再多的時(shí)間也不夠用。一般來(lái)說(shuō)，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中找出

一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。

因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專屬用書”。先

將資料整理成一冊(cè)，高效率地進(jìn)行工作。

10.采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄

喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上

衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無(wú)論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。

除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來(lái)，即使身

邊沒(méi)帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)這樣，隨身攜帶筆記簿。如果采

用這種方法，隨時(shí)隨地都可迅速地記下備忘錄。

11.善用鉛筆型橡皮擦

我們?cè)趯懜宓臅r(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是長(zhǎng)方體，不過(guò)這

種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來(lái)使用。它

和?般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般

單手使用。

一旦習(xí)慣了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無(wú)論插在口袋中或

是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。

12.在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西

大部分的辦公桌，都會(huì)在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過(guò)這種塑膠盤卻不實(shí)用，

尤其是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都浪費(fèi)掉了。

所以就利用空名片盒，來(lái)裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的

規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門別類用來(lái)放置郵票、大小回紋針、

零淺等小東西，移動(dòng)很方便。

13.經(jīng)常備有文具目錄

經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對(duì)自己來(lái)說(shuō)，能夠提高工作效率的才是真正便于使用

的文具，不過(guò)由于文具的種類實(shí)在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見(jiàn)得能夠找到

自己想要的東西，這時(shí)候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，并且

知道正確的商品名稱。

想要目錄，只要向廠商索取，他們就會(huì)寄來(lái)，或是向附近的文具店索取一、兩年前的

舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的

文具制品。

14.事先決定文具的“購(gòu)買庫(kù)存量”

要提高工作效率，從筆記簿到郵票，知印用紙等的文具用品，永沅都不能缺少，必須

源源不斷的供給，所以徹底地實(shí)施文具庫(kù)存管理，是非常重要的。因此，事先決定“購(gòu)買

庫(kù)存量”，再根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。

15.記下常用文具的商品號(hào)瑪

前面講過(guò)，利用目錄來(lái)選購(gòu)文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)

碼預(yù)先記錄下來(lái)，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的

商品號(hào)碼，就是商品的正式名稱,只要告訴廠商這個(gè)號(hào)碼，就能夠正確且迅速的讓對(duì)方了

解到所需哪一類文具。

例如，如果指名要“XX牌三。一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數(shù)量和顏色

來(lái)訂購(gòu)，就不會(huì)有送錯(cuò)東西的情形發(fā)生“比起在店里對(duì)老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要

那種方方的，差不多這么大……”這些繁瑣的話，卻不必能說(shuō)清情況。

16.期數(shù)完整的雜志須編制索引

通常將雜志上必要部分印下來(lái)之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是

例外，全部一期不漏完完整整的保存下來(lái)。

可是有些雜志自從創(chuàng)刊以來(lái)，己達(dá)幾百期，過(guò)期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。這就要求將每一

百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。一般說(shuō)來(lái)，即使收藏完整無(wú)缺的雜

志，大概也很少有人會(huì)特地編制一本“索引”。其實(shí)把目錄印下梢加整理就成了一本“索

引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)省不少時(shí)間。

17.在書架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”

整理書架時(shí)，大概很多人都是根據(jù)書籍的內(nèi)容，而分門別類的排列，有關(guān)法律書籍，

就應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”……區(qū)分成不同的范圍。不過(guò)，在書架上為

手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專用區(qū)”，為特殊書籍提供隨時(shí)可用的空間。

剛剛開始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料不會(huì)太多，但是隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會(huì)一直

增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加

以集中整理。

18.把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印RHT5"，5SSD在現(xiàn)代的辦公室中，0A機(jī)

器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過(guò)除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋，還是有

很多提高，作效率的方法，比如說(shuō)，利用橡皮印。（年月日印、戰(zhàn)決印、住址姓名印等等各

種不同的印章，一應(yīng)俱全）。

在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所

以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時(shí)間。即使要多花點(diǎn)錢，但

是由于節(jié)省手寫作業(yè)的時(shí)間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。

19.夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來(lái)可馬上記下

躺在床上時(shí)，突然靈感一閃，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。的確，有許多絕妙的靈感

都是產(chǎn)生于枕邊，不過(guò)，要是不立刻記下來(lái)，到了第二天早上就會(huì)忘得一干二凈，這種情

況經(jīng)常可見(jiàn)。

在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。這種園珠

筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開且燈，就可以記錄。

20.深度太高的書架，只會(huì)造成空間與時(shí)間的浪費(fèi)RHT5",5SS3以排列A4大小的

書籍來(lái)說(shuō)，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書架，深度

大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。

在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。

把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書架的

旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購(gòu)尺寸合適的制品。

21.將剪貼資料的印本直接存檔

前面談過(guò)，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)

一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁(yè)夾上，方便存檔。

如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會(huì)有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊(cè)，

整齊而不占空間，好像一本書一樣。

22.將處理完畢的筆記頁(yè)要即刻抽出KIIT5"，5SSX經(jīng)常使用便于插換的活頁(yè)筆記，

隨意把第二天的預(yù)定工作和一定要處理的事項(xiàng)記在筆記本之后，將已處理完畢的事項(xiàng)用紅

筆劃掠，而且，在全部事項(xiàng)完成之后，即將這一頁(yè)從筆記本中抽出移至保存檔案。

由于每天反復(fù)這個(gè)流程，有時(shí)候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁(yè)，

當(dāng)然上面記載的仝是些懸而未決的問(wèn)題。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可

在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。

23.日后還會(huì)使用的資料要收到“暫時(shí)檔案”里

從筆記本抽出己處理完畢的活頁(yè)紙，或許不會(huì)馬上用，不過(guò)偶而也會(huì)有再度派上用場(chǎng)

的可能，像這樣的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類歸檔。但是，

并不是馬上收到最后分類的活頁(yè)夾檔案中，而是收到“暫時(shí)檔案”里

然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未

判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定芍保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。

24.以不同顏色的活頁(yè)夾來(lái)區(qū)別不同內(nèi)容的檔案

保存資料的活頁(yè)夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來(lái)我們就使用這種活

頁(yè)夾，到它有各種不同的顏色，因此應(yīng)想出一套使用方法充分利用。

比如塑膠面的活頁(yè)夾，專門保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊(cè)與呈送法院表格文件等等，并按顏色加

以區(qū)別；而布面的活頁(yè)夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。這么

一來(lái)，不管活頁(yè)夾放在哪里，一F艮就可看出檔案的內(nèi)容種類。

25.經(jīng)常備有新的活頁(yè)紙1HT5"，5SS3為新書寫稿的時(shí)候，要以活頁(yè)紙做備忘錄，

一有新點(diǎn)子，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁(yè)夾中。

存檔時(shí)，如果發(fā)覺(jué)新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁(yè)

夾中的資料就會(huì)越來(lái)越豐富。當(dāng)然，一個(gè)活頁(yè)夾只能為一本書一個(gè)主題所專用，為了能夠

隨時(shí)使用新的活頁(yè)央，常備有大量的活頁(yè)紙。

26.使用白色活頁(yè)紙，日后的整理工作將更方便

有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)H或主題不同，使用不同顏色的活頁(yè)紙，分類時(shí)將更為簡(jiǎn)便。

但是，最好一律使用白色活頁(yè)紙，因?yàn)楸緛?lái)可以隨心所欲大肆使用的活頁(yè)紙，一旦區(qū)

別顏色，不但日后分類非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。另外，在復(fù)印時(shí)，除了彩

色復(fù)印以外，資料會(huì)有不清楚等麻煩。

基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁(yè)紙。

27.使用二十六孔的活頁(yè)紙

應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)線?？讛?shù)太少，紙張撕破的

危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁(yè)

紙，此外，二十六孔的活頁(yè)紙歸檔時(shí)也非常簡(jiǎn)便。

當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十六個(gè)孔，然后再

夾到活頁(yè)夾上。在活頁(yè)紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。

28.使用電動(dòng)打孔機(jī)比較方便

除了活頁(yè)式筆記本之外，報(bào)紙、雜志的剪貼資料也一律復(fù)印成B5大小，然后打上二十

六個(gè)孔，再夾到活頁(yè)夾上。

以前使用手動(dòng)式打孔機(jī)，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實(shí)在是件既麻煩又費(fèi)時(shí)的工

作,由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動(dòng)式打孔機(jī)已經(jīng)不合用了，一改用電動(dòng)式打

孔機(jī)之后，即可節(jié)省很多時(shí)間。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。

29.在活頁(yè)紙上寫上大標(biāo)題

活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫上大標(biāo)題，比如“效率法”之

類的大標(biāo)題，其下寫上“收集資料”之類的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)嵭兄?/p>

的點(diǎn)子。

如果記載事項(xiàng)無(wú)法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁(yè)紙二同樣的寫上大標(biāo)題、中標(biāo)

題并且按順序編上號(hào)碼，這么一來(lái)，即使筆記散亂無(wú)序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容。

30.在加上新活頁(yè)紙的同時(shí)，順便做整理淘汰的工作

使用活頁(yè)式筆記，其最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠自由地插換頁(yè)數(shù)，必要時(shí)可以重新插入，不要

的可以丟棄。這樣活頁(yè)夾中的資料，其正確性與精密度都會(huì)增加，并且越來(lái)越充實(shí)、豐富，

這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁(yè)紙的魅力所在。

所以，在活頁(yè)夾上加上新的活頁(yè)紙同時(shí)，除了插換的頁(yè)數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后

的內(nèi)容，一發(fā)覺(jué)有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡(jiǎn)、易讀，而且也可以大

幅度地縮短檢索時(shí)間。

31.呈送出去的書類文件也要做標(biāo)題和目錄

除了時(shí)間太過(guò)倉(cāng)促的情況外，在對(duì)訂約的公司客戶提出報(bào)告時(shí)，一定要在上面附標(biāo)題

和目錄，同時(shí)也要求部屬，在呈送任何書類文件時(shí)，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄。

因?yàn)闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對(duì)文件的整體觀點(diǎn)與主題方向，有個(gè)概

括性的了解。

乍聽之下,似乎令人覺(jué)得很麻煩，不過(guò)只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的工作時(shí)間，

也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對(duì)是很好的。

32.寫報(bào)告時(shí)，先將問(wèn)題列在紙上，事后再一并查閱

在寫報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問(wèn)或不了解之處，只要它不是個(gè)影響巨大的問(wèn)題，可都不

致馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問(wèn)題，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時(shí)間，反而

耽誤了工作進(jìn)度。

所以一旦有必須杳閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在

紙上的問(wèn)題也可以交待他人去杳，自己也不必停下手上的，作。

33.寫報(bào)告或書信時(shí)，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改

在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當(dāng)大的份量，不過(guò)畢竟是本行以外的副業(yè)，

如果不講求工作效率的話，一定會(huì)影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。

要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫千古文章”。如果一開

始就想寫出完美無(wú)缺的作品，終究只會(huì)寫一字涂一字，寫一張撕一張，所以不如隨著思路

先打個(gè)草稿，然后再加以修改。

34.利用業(yè)余時(shí)間構(gòu)思文稿

在寫稿工作上，構(gòu)思要費(fèi)很大的功夫，亳無(wú)準(zhǔn)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所

以在寫稿之前，最好在不同的場(chǎng)合，進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫作。

下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。而且，剛從

繁重的工作中解放出來(lái)，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大

綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作。

35.利用文書處理機(jī)來(lái)輸入文稿KHT5"，5ssl商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很

多都是相同的格式。文書處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修

改，最初雖然不得不多花一點(diǎn)時(shí)間來(lái)輸入，不過(guò)為了日后的方便，還是用文書處理機(jī)來(lái)輸

入文稿比較理想。

36.文書處理機(jī)的磁碟片以一張一個(gè)為原則

使用文書處理機(jī)時(shí)，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來(lái)說(shuō)，原則上一張磁碟片

中，只儲(chǔ)存一個(gè)資料。

磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過(guò)一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書的資料，因而容

易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效

率原則。

按種類準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會(huì)花太多的錢，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片

的資料分門別類。

37.以不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片KHT5"，5SSH雖然將不同的資料

分別存在不同的磁碟之中，不過(guò)如果不一一顯示屏幕，還是無(wú)法了解其內(nèi)容，這樣就失去

了分類的意義。為了解決這個(gè)缺點(diǎn)，一般應(yīng)該采用的方法是一在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。

舉例來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)別專題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示

“一般專題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項(xiàng)目太多，為了使檢

索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目?jī)?nèi)容做成表單。

38.保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片

和錄像帶一樣，文書處理機(jī)的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。

且大家都認(rèn)為，再買新的磁碟片是一種無(wú)謂的浪費(fèi)。

輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し?，如果將其時(shí)間成本列入考慮，則長(zhǎng)久不用的資料有朝一

口也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是種浪費(fèi)，所以要在張磁碟片中存入相關(guān)的資料，

至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。

39.活頁(yè)式手冊(cè)既能插換頁(yè)數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)間

不論到哪里，隨身攜帶一本活頁(yè)式手冊(cè)。在下班回家的公車上、就寢之前，突然想到

第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作，就馬上記在手冊(cè)上。而且，活頁(yè)式手冊(cè)可隨時(shí)增加頁(yè)數(shù)，

不要的頁(yè)數(shù)也可任意抽出作廢。

4().備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”

在看書或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁(yè)紙上，記下備忘

錄，備忘錄是分項(xiàng)寫下來(lái)的，以一頁(yè)一個(gè)項(xiàng)目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”、“出

處”。如果備忘錄上標(biāo)明主題與FI期，事后重讀時(shí)，即使記得不太完整，但只要回想一下

當(dāng)時(shí)的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查。可供參考之用，備忘錄

上如果標(biāo)明這三項(xiàng)，則資料就會(huì)越來(lái)越有份量。

41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己

在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí).，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。工作中

有紅印之類的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)間內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或準(zhǔn)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜

帶小型錄音機(jī)。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙

地順利進(jìn)行。在辦公時(shí)間就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業(yè)時(shí)，推廣這

個(gè)一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。

42.增強(qiáng)工作意念的妙法

將平常該做的事情列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來(lái)，每劃掉一項(xiàng)

就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來(lái)

源,

如此看來(lái)似乎沒(méi)什么意義，不過(guò)在工作無(wú)甚進(jìn)展的情況下，多半原因都在于工作流于

單調(diào)、冗長(zhǎng)。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可

以列表方式來(lái)處理。此外，采用這個(gè)方式還可免于遺漏某項(xiàng)工作。

43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”

撰寫一本書著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多次數(shù)百頁(yè)的稿紜，雖說(shuō)用口述錄音機(jī)或文

書處理機(jī)之類的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過(guò)，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事。

在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必經(jīng)過(guò)程，就會(huì)再次提起干勁。重要的是，

如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。試用成

功畫面思考法，想像計(jì)劃成功或完成工作時(shí)的成就感，是防止這些弊端的方法之一。

44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳

很多人在做單調(diào)工作時(shí)，都習(xí)慣聽輕音樂(lè)(BGM),以集中精神。單調(diào)的工作盡可能的交

給機(jī)器或?qū)傧氯プ觯?dāng)四周吵得令人無(wú)法專心做事時(shí)，就可放點(diǎn)輕音樂(lè)，聽聽小河的流水

聲和小鳥的歌聲。也就是說(shuō)，以“悅音”來(lái)對(duì)抗噪音，同時(shí)，這種卡帶最好采用回轉(zhuǎn)式的，

這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。

45.以上的方法處理問(wèn)題

經(jīng)常有人發(fā)牢騷說(shuō)，就是因?yàn)楣ぷ魈珶o(wú)聊，所以才無(wú)法提高工作效率。一成不變的奉

行上司的指示，工作的確不怎么愉快。

同樣地，不妨不要理睬別人怎么說(shuō)，以自己的方式來(lái)處理例行公事。

在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)前所未有的樂(lè)趣，這樣才能提高效

率,

46.辦公桌最理想的狀態(tài)

對(duì)某些人而言，只是外觀的整齊，不見(jiàn)得是最方便、順手的工作環(huán)境。主要是，最合

乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)?！?/p>

47.自己整理辦公桌

自己的辦公桌一定要自己動(dòng)手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。如果任由他人多

事“收東收西”，等到自己開始工作時(shí)，很容易找不到自己所要的東西。

為了保持隨手取來(lái)，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這

個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。

如果任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率就會(huì)顯著下降。

48.過(guò)暗或過(guò)亮的工作場(chǎng)所都會(huì)導(dǎo)致效率低落

當(dāng)因出差必須投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都

過(guò)暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒(méi)有辦法看書；但光線太碰，也會(huì)造成同樣的效果。

過(guò)暗或過(guò)亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。

雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實(shí)在是太少了。經(jīng)常把

T作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過(guò)喑的工作場(chǎng)所中工作，往往會(huì)事

倍功半。

49.臺(tái)燈要放在左惻

前面提過(guò)，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過(guò)桌上的照明

設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)說(shuō)，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻?/p>

臺(tái)燈放在右側(cè)，寫字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。

而且，這樣對(duì)眼睛也不好。這雖然是最普通的常識(shí)，不過(guò)如果桌子左側(cè)靠墻，往往就

把臺(tái)燈移置右側(cè)，請(qǐng)務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。

50.將內(nèi)容固定的文章格式化

能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準(zhǔn)備專用的表格，這樣一來(lái)，即可減少處理的時(shí)間

與精力。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對(duì)象不同內(nèi)容卻大同小異的文書，可

分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮

短工作時(shí)間。

51.抽屜整理盡可能細(xì)分化

當(dāng)然，加果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會(huì)越非。

抽屜如果不整理得有條不紊的話，實(shí)在很難搞清楚那個(gè)抽屜中裝的是什么東西，所以

抽屜的整理盡可能細(xì)分化。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是當(dāng)然的事，連文件書類也得

分門別類地收在不同位置，這樣開抽屜找東西時(shí)，就可一下子找到。

52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上

一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。

這固然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而準(zhǔn)備的，不過(guò)另有其他用意，比如寫字寫到

一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會(huì)有所不便。而回來(lái)之后，在中斷的

狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。就連這么一點(diǎn)點(diǎn)小事，也會(huì)影響到

工作效率。

53.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)KHT5”,5SSU依各人個(gè)性的不同，辦公桌

上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無(wú)章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟

哪一種好，不可一概而論。不過(guò)，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可

能放在手邊上。

比如處理文件時(shí),要伸手拿支筆就得特地移動(dòng)身子或站起來(lái)，這樣會(huì)影響工作的專注。

基于此，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。

54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”

備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使

用,如此一來(lái)，隨時(shí)隨地都不會(huì)缺少必耍的文具用筆。

在家里或上下班的車上看書忖,想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來(lái)的靈感，

如果手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)非常的高。從效率投資的觀點(diǎn)來(lái)看，三套用筆的花費(fèi)并不

算貴。

55.有玻璃窗的書架效率不佳

如果書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書籍的出入時(shí)間，

就可能加速工作的進(jìn)行。從這個(gè)觀點(diǎn)來(lái)看，經(jīng)?？梢?jiàn)的附玻璃窗的書架，就稍有問(wèn)題了。

書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來(lái)關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積

起來(lái)也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數(shù)也多，開開關(guān)關(guān)的時(shí)間更

是不容忽視。對(duì)提高效率而言，坡揣窗可以說(shuō)是無(wú)用的廢物。

56.即使價(jià)錢貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書架

一般來(lái)說(shuō)，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到

很好的空間效率。在選購(gòu)書架之際，即使多花一點(diǎn)錢，還是可選用高及天花板的尺寸。

在購(gòu)進(jìn)新書架之前，要精確地測(cè)量放置書架的空間大小，以隨時(shí)備用的卷尺，量出上、

下、左、右、深的尺寸，然后選購(gòu)大小適合的書架。這么一來(lái)，空間有限的辦公室就得以

徹底利用，達(dá)到最高的使用效率,

57.書架上的書籍按內(nèi)容主題來(lái)排列整理

藏書不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟(jì)、語(yǔ)言等等一般的書別來(lái)整理，大概沒(méi)有什么問(wèn)題。

可是，一旦各類藏書多達(dá)數(shù)百冊(cè)，如果不以一個(gè)主題，比如“繼承法”之類，來(lái)排列整理

的話，那么檢索就要浪費(fèi)很多時(shí)間，效率實(shí)在太低。

58.有計(jì)算功能的手表，隨時(shí)隨地都可驗(yàn)算數(shù)字

在公車上突然想要計(jì)算數(shù)字，計(jì)算機(jī)手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計(jì)算

機(jī)，旦對(duì)口算心算沒(méi)有把握時(shí)，這種“計(jì)算機(jī)手表”更能發(fā)揮特有的功能。雖然，按鍵太

小不容易操作，但是在這些功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。

59.即使貴一點(diǎn)，對(duì)電腦處理的投資也要在所不惜

最近市面上電腦的價(jià)格急速降低,有不少人除了文書處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、

電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。

只要能夠運(yùn)用自如，對(duì)電腦設(shè)備的投資，絕對(duì)是值得的。

□溝通促效法

1.站著開會(huì)也能提高開會(huì)效率

一般說(shuō)來(lái)，大家似乎都認(rèn)定開會(huì)一定要坐著開，其實(shí)，偶而站著開會(huì)也是個(gè)很好的方

法，站著說(shuō)話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說(shuō)完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，

問(wèn)題一下子就決定了。所以相對(duì)而言，那種又臭又長(zhǎng)的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。目前也

有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。

2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”

任何人都有通訊錄，不過(guò)除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳

細(xì)的個(gè)人資料。

在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景

等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便。

“人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊(cè)。

3.與人會(huì)面選在書店最適合

與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指

定大書店中你所喜歡的專柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)間中，也可以用來(lái)收集信息，一點(diǎn)也不

浪費(fèi)時(shí)間。

如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書，以吸取信息，即使對(duì)方遲

到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。只要稍加用心，等人時(shí)間就可以變成充實(shí)、有意義的時(shí)間，

而且大書店目標(biāo)很容易找，可以說(shuō)是最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場(chǎng)所。

4.名片的整理

在整理通訊錄時(shí)，可采用一般的方法，按照姓氏來(lái)排列。不過(guò)名片方面，就不用要這

個(gè)方法，而是要分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)目來(lái)整理。

如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A

公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。

此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找

尋，

5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息

出門辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)

生，只是平常不太會(huì)感覺(jué)到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來(lái)，也是相當(dāng)可觀的。

所以，為了防止這種無(wú)謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作

手班”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)間人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快……，將這些

具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來(lái)將更為方便、迅速。

6.開會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到

召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。這種兒點(diǎn)“整”

的時(shí)刻，大都會(huì)令人感覺(jué)這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來(lái)遲。

所以，你盡可能在開會(huì)時(shí)間加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，這樣一來(lái)，會(huì)令人心生疑

惑：“這個(gè)時(shí)間是不是具有什么特別意義？”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開始。

7.立刻在收到的名片上寫“當(dāng)事人”的資料

對(duì)商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見(jiàn)到的人手中所收到

的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源。

當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名片上書寫他的專長(zhǎng)、興趣、資歷等等，這

么一來(lái),要找人才就輕松多了。主要的是,為方便日后利用,先在名片卜多加幾個(gè)字,這

一點(diǎn)是非常重要的。

8.與沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，可接著安排另一個(gè)約會(huì)

約會(huì)老是遲到，沒(méi)有時(shí)間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說(shuō)個(gè)

沒(méi)完，即使是事情已談完，他們也無(wú)意離開，仍興致勃勃地準(zhǔn)備暢談一番。在與這種沒(méi)有

時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著乂安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約

會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見(jiàn)面吧”！

這么一來(lái)，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快速地進(jìn)行。從第

二個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，又可防止時(shí)間的浪費(fèi)。

9.與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書寫秘書小姐的芳名

當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你可以請(qǐng)教對(duì)方專任秘書的芳名，趁著記憶猶

新，馬上寫在收到的名片上。

因?yàn)樵谂c這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時(shí)，他們不可能會(huì)親自接電話，通常都經(jīng)過(guò)秘書轉(zhuǎn)接，

如果事先曉得秘書的芳名，聯(lián)絡(luò)起來(lái)自然會(huì)順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，

對(duì)日后的工作自是大有益處。

10.名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象

除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見(jiàn)面

日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都

盡可能地寫下來(lái)。當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料?，同時(shí)借此加深對(duì)他人的卬象，即

使是很久不見(jiàn)的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。

最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。

11牢記女職員的生日

整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復(fù)

印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女

性職員都特別用心?；诖它c(diǎn)最好的方法是記住小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。

以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有什么不滿，也會(huì)一筆勾銷。

12.通訊錄要采用活頁(yè)卡片，以便插換追加

通訊錄最好是采用活頁(yè)式卡片，這種活頁(yè)式通訊錄，一張卡片上只登記一個(gè)人，所以

不管對(duì)方搬了幾次家，改來(lái)改去都不怕沒(méi)地方可寫，換新卡片也是很簡(jiǎn)單。

此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面是“林

二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，但是這種活

頁(yè)式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。

13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上

最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有

時(shí)候，也會(huì)順便寫上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等

等，

對(duì)這些賀年卡上的新信息，你必須仔細(xì)篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的

卡片上。這些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于

公于私，都無(wú)法再發(fā)展下去。

14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間

只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書信或明信片，你可將

其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。

至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)槿绻R二將原始資料丟棄，就無(wú)法

對(duì)比“人才錄”上的記錄有無(wú)錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽(yáng)差的現(xiàn)象。為了防止誤認(rèn)或筆

誤，最好將原始資料保存一定的期間C

15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽

“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、

“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、

“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等

因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方

現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此

彼比不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。

16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便

采用名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行

寫家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真

機(jī)號(hào)碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團(tuán)體名。

這些資料一目了然，可以說(shuō)是效率很高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像

這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。

17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類字母區(qū)分

活頁(yè)卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名

的前三個(gè)字音，填入索引欄。以“林達(dá)新”來(lái)說(shuō)，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”

三個(gè)字，如此一來(lái)，在L區(qū)之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細(xì)分化。（或者，亦可

在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分）因而得以縮短找尋的時(shí)間，很快找到自己所要的資料。

雖然找一個(gè)人省不了多少時(shí)間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。

18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率

為了在交待秘書寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上

加、“△”、“義”、“口”等等記號(hào)。表示每年寄卡片的人，表示

己寄了好幾年卻一直沒(méi)回函暫且予以保留的人，而“X”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，

“ZI”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。

將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順

利進(jìn)行工作。

19.先將通訊求復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作

如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問(wèn)候卡，如此龐大的數(shù)最，很容易發(fā)

生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作。

先將通訊錄的姓名欄全部及印下來(lái)，把復(fù)印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在

名單上蓋章，以表示寫過(guò)。這階段的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆

加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無(wú)誤。如此一來(lái)，就不會(huì)

發(fā)生漏寄的情形。

20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印RHT5"，5SS3你單位在如

果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是

采川不打印臺(tái)的橡皮章。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易

發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。

21.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理

如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來(lái)的卡片，一般都會(huì)馬二再補(bǔ)寄一張，因此，過(guò)了

正月初七之后，還是經(jīng)常會(huì)收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。

以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒(méi)有寄卡片

給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒(méi)有寄卡片給他的

人，如果收到他所寄來(lái)的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。

22.日期克蓋在寫有寄件人姓名的那而

一年之中，也許你會(huì)收到很多很多的信件，所以，收到時(shí)若不好好整理，最后就會(huì)亂

成一堆，陷入無(wú)法整理的狀態(tài)。

最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓

名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期

與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類工作。

23.以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事？”這句話會(huì)打斷廢話太多的電話

在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)說(shuō)了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都

有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。

在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事？”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快

進(jìn)入主題。視情況而定，也可以說(shuō)：“我現(xiàn)在有客人，有事請(qǐng)直說(shuō)?！睅拙湓捑桶咽虑榻?/p>

決，這樣或許有些不客氣，不過(guò)，如果一通電話要浪費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)間，長(zhǎng)時(shí)間累積

下來(lái)，也是相當(dāng)可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

24.對(duì)付長(zhǎng)舌的妙法KHT5”,5SS2在這個(gè)世界上，有種舌頭特別長(zhǎng)的人，正事談

完了依然喋喋不休地說(shuō)個(gè)不停。在這種會(huì)談之中，有時(shí)也會(huì)意外地獲取有用的信息?？墒牵?/p>

如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。

在與長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定

時(shí)間。等到手表響起，你就說(shuō)：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事。”借此結(jié)束會(huì)談。以這種

方法來(lái)打斷淡話，對(duì)方也能夠接受。讓定時(shí)表說(shuō)出有口難言的“逐客令”。

25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來(lái)

當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)面談，因?yàn)?，?/p>

使腦海中很清楚事情的始末，一旦實(shí)際用口說(shuō)出來(lái)，還是會(huì)有很多不清楚的問(wèn)題所在。

請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問(wèn)題的家屬、

親栽……等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一

份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可說(shuō)是有效與人會(huì)談的要訣。

26.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談

與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過(guò)，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因

為這樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。

上午是開始一天工作的時(shí)段，指示秘書打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情

如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。

而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會(huì)感到有點(diǎn)疲倦，在這個(gè)時(shí)候與人會(huì)面，

正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。

27.事先訂好會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間

在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ?/p>

結(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專心開會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學(xué)

上所說(shuō)的“截止效果”。舉例來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿雽W(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫完

考卷，就會(huì)集中全副心神專心作答。將這原理應(yīng)用到會(huì)議上，就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力。

28.預(yù)先通知參加開會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的

無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。比如說(shuō)兩點(diǎn)開會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而

來(lái),如果等到遲到者全來(lái)了之后才開始開會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造

成時(shí)間大量的浪費(fèi)。

因此在通知開會(huì)時(shí)間時(shí)，清楚表示會(huì)議是逾時(shí)不候的，這樣，即使參加人員還未到齊

就淮時(shí)開會(huì)，遲到的人也無(wú)話可說(shuō)，而且下次也不敢再遲到了。29開會(huì)前要求提案者

準(zhǔn)備書面報(bào)告

馬折松會(huì)議的原因,都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全.沒(méi)有審議議題內(nèi)容的時(shí)間，在會(huì)場(chǎng)

中被要求馬上說(shuō)出結(jié)論，任何人都只有瞠目以對(duì)的份兒，當(dāng)然在沉默中浪費(fèi)不少時(shí)間。基

于這些，會(huì)議的召集人最好事先準(zhǔn)備“議題”、“問(wèn)題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先

要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，這樣每個(gè)問(wèn)題、觀念都一目了然，自能

提高會(huì)議的效率。

30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿KHT5"，5SS3在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不

先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說(shuō)話結(jié)結(jié)巴巴，

不只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。

不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要''先想好要說(shuō)的話，才把人叫過(guò)

來(lái)，”而且開口時(shí)，要先從結(jié)論說(shuō)起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)

時(shí)間，也比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。

31.好的工作程序要記入工作手冊(cè)，使新進(jìn)者也能應(yīng)用

在做一件工作時(shí)，往往必須多方摸索嘗試，不過(guò)，在嘗試的過(guò)程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方

法，一旦完成這件工作，有時(shí)也會(huì)忘了這個(gè)妙法，因此，所造成的時(shí)間浪費(fèi)無(wú)法估計(jì)。

所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊(cè)”

中，這樣這個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順

利無(wú)誤地完成工作。

32.“實(shí)用工作手冊(cè)”來(lái)自以往的工作經(jīng)驗(yàn)

不管期望做得多么完整，“工作手朋”一定會(huì)有所遺漏。一種文件寫法雖然己考慮到

種種狀況，但為了對(duì)應(yīng)特別的情況，就必須采取相應(yīng)的做法。因此明知不夠完整，還是

編制工作手冊(cè)，將其當(dāng)成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就立刻追加、修正工

作手冊(cè)的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中

找到最有效率的解決方法。

33.多關(guān)心女職員，托以重任

以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心，來(lái)對(duì)待共事的女職員是必要的。除了前面提過(guò)的生日卡之外，

在她們加班工作十分疲累之際,你可以適時(shí)地予以嘉勉慰問(wèn)，或是與她們談?wù)勊饺说臒溃?/p>

給予一點(diǎn)建議與幫助。

平H就這樣對(duì)仲女職員，在意想不到的時(shí)刻就會(huì)得到對(duì)方大力相助，比如說(shuō)臨時(shí)和急

事，對(duì)方主動(dòng)承擔(dān)下來(lái)，很快就完成工作。無(wú)論如何，只要獲得女性職員的支持，萬(wàn)事都

會(huì)有所依靠。

34.交待工作時(shí)，先說(shuō)明做法與意圖

譬如，在交待秘書訂車票時(shí)，你不能說(shuō)：“幫我訂購(gòu)某月某日某號(hào)的訂位車票。"你

最好這么說(shuō)：“我要在某月某日凡點(diǎn)之前到達(dá)，請(qǐng)為我訂購(gòu)訂位車票。”

若以前者的說(shuō)法，一旦客滿，秘書會(huì)說(shuō)：“已經(jīng)沒(méi)座位了?！币痪湓捑土私Y(jié)了，可是

若以后者的說(shuō)法傳達(dá)自己的意圖，她就會(huì)問(wèn)：“您需要的訂位已沒(méi)有，其它車廂的座位可

以嗎？”

得以靈活的應(yīng)變處理。在交待工作時(shí)，若將意圖與做法說(shuō)明清楚，就能迅速無(wú)誤地完

成工作。

35.想知道交待工作的結(jié)果，必須先聲明

交待屬下辦件事，等了好久都不見(jiàn)回復(fù)，一問(wèn)起來(lái)，才回答說(shuō)：“我打算待會(huì)兒去向

你報(bào)告?！边@種情況經(jīng)常可見(jiàn)。為了避免這種“失誤”，如果想盡快知道交辦工作的結(jié)

果，你可事先說(shuō)明。這么一來(lái)，即使還有其他事情要辦，受托者也會(huì)立刻報(bào)告工作結(jié)果，

省得心煩氣噪苦苦等候。這樣多「丁嚀一句，不但可以防止浪費(fèi)時(shí)間，且能提高工作效率。

36.午休是交換信息的黃金時(shí)段KHT5”,5SS1如果你利用午休時(shí)間，積極與不同

行業(yè)的朋友會(huì)面,和他們邊吃飯.功聊天,其樂(lè)融融.

這樣借機(jī)與不同行業(yè)的人碰面，可以獲得各種信息與知識(shí)，非常新鮮有趣。與很久不

見(jiàn)的朋友在一起聊天，有時(shí)會(huì)自其中獲得意想不到的靈感。這是種寶貴的人際關(guān)系，也是

十分重要的信息網(wǎng)。

想鄭重其事地與朋友見(jiàn)個(gè)面，彼此時(shí)間往往很難配合，不過(guò)，如果選擇午餐時(shí)間，彼

此都比較容易排出時(shí)間來(lái)。

37.中午與人會(huì)餐時(shí)，必牙先向餐廳訂位

午餐時(shí)間是與不同行業(yè)的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機(jī)會(huì)。不過(guò)，由于一般公司

的午休時(shí)間頂多只有一小時(shí)，如果在等人與選擇餐廳上浪費(fèi)太多時(shí)間，不用說(shuō)吃飯就連說(shuō)

話也沒(méi)有多少時(shí)間.

因此，如果你與朋友準(zhǔn)備午餐約會(huì)，最好先定位。而且，雙方都稍早離開辦公室，就

得以充分利用午餐時(shí)間，從容不迫地享受會(huì)餐的樂(lè)趣。這樣，彼此都可以徹底地活用人際

關(guān)系網(wǎng)。

38.午餐時(shí)間錯(cuò)開一小時(shí)，就有充裕的時(shí)間

一般公司的午休時(shí)間，都是十二點(diǎn)到一點(diǎn)。大家都知道，這段時(shí)間內(nèi)每一家餐廳都擠

得滿滿的，晚一點(diǎn)到就得站著等，好不容易有位置坐了，又得等東西送上桌。所以，要想

有充裕的時(shí)間，最好是把午休時(shí)間錯(cuò)開來(lái)，改成一點(diǎn)到兩點(diǎn)。

錯(cuò)開時(shí)間之后，人潮已退，空位增多，不必久候就可以舒舒服服地享用午餐，而且，

吃過(guò)飯還有時(shí)間辦點(diǎn)其他事，這個(gè)做法好處多多。39會(huì)淡時(shí)耍坐在會(huì)議桌椅上

一般的辦公室或事務(wù)所中，都會(huì)在會(huì)客室中安置接待訪客的沙發(fā)，可是，若是公事上

的會(huì)議，最好不要利用沙發(fā)。

沙發(fā)坐起來(lái)是比較舒服，因而思考力會(huì)隨之減弱，判斷反應(yīng)就不如平日那般敏捷、正

確，

此外沙發(fā)通常都附有小茶幾，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場(chǎng)。要

提高會(huì)議的效率，最好是使用會(huì)議桌椅。

40.不會(huì)面而布下信息網(wǎng)的要訣

在工作上遇到疑難問(wèn)題時(shí)，最好是通過(guò)電話，請(qǐng)教精于此道的行家，如此，比自己去

調(diào)查還能更迅速地解決問(wèn)題，而且又容易獲得新信息。

當(dāng)然，想一通電話就得到珍貴信息，平日就必須先布好信息網(wǎng)。而且，一定要與信息

網(wǎng)保持密切的關(guān)系。所以，對(duì)自己來(lái)說(shuō)可能成為信息來(lái)源的人，平日就得寄發(fā)賀年卡、問(wèn)

候卡等等，以告知自己的近況，這是一項(xiàng)不可疏忽的工作。要保持信息網(wǎng)的活動(dòng)力，與其

時(shí)時(shí)和對(duì)方會(huì)面，倒不如采用這種書信往返的方式，大多能收到很好的效果。

41.確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼

與人會(huì)面，但是無(wú)法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，先打電話告知對(duì)方，這是理所當(dāng)然的事。其實(shí)倒不如

說(shuō)，約會(huì)遲到等于是浪費(fèi)對(duì)方的E寸間，是非常失禮的事。

不過(guò)，如果不知道會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼，就是想聯(lián)絡(luò)也沒(méi)辦法。需要時(shí)，再特地去查

電話號(hào)碼，又得增加不少麻煩，所以，在與別人會(huì)面時(shí)，一定先確認(rèn)會(huì)面場(chǎng)所的電話號(hào)碼。

從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，像車站剪票LI之類無(wú)法聯(lián)絡(luò)的場(chǎng)所，是不適合做為會(huì)面的地點(diǎn)的。

42.夜晚應(yīng)酬先定下結(jié)束時(shí)間KHT5"，5SS?經(jīng)常有人說(shuō)：“夜晚的交際應(yīng)酬也是

業(yè)務(wù)人員重要的工作之一。”的確，舉杯談笑，縮短彼此的距離，加深交情，自有其業(yè)務(wù)

上的意義。而且，與對(duì)方做私人接觸，可以了解對(duì)方不為人知的另一方面，也可以擴(kuò)展人

際關(guān)系的層面。

夜晚的交際應(yīng)酬，確實(shí)有其正面的意義，可是，喝了一家再換一家，這種狂歌無(wú)度的

方武，可真令人不敢恭維。大概芍很多人都是以“酒要奉陪到底”為原則，不過(guò)，無(wú)謂的

交際應(yīng)酬,只是浪器時(shí)間而已。這也就是說(shuō),事先定下結(jié)束時(shí)間，是非常重要的.

43.單獨(dú)赴宴更容易擴(kuò)展人際關(guān)系

一般都認(rèn)為，人多的宴會(huì)是最容易擴(kuò)展人際關(guān)系的場(chǎng)所。不過(guò)，也有不少人白白放過(guò)

這種機(jī)會(huì)，原因之一是，他們都是三五成群去參加宴會(huì)，同去的熟人大眾聚在一起，只和

同伴說(shuō)話，當(dāng)然是無(wú)法擴(kuò)展人際關(guān)系。

有人則盡可能的單獨(dú)赴宴，在會(huì)場(chǎng)中不僅和熟人在一起，至少也和十五個(gè)以上的陌生

人談話。

和五、六十個(gè)人談話也是可能的事，不過(guò)，如果認(rèn)為擴(kuò)展人際關(guān)系若只限于瑣碎、表

面的談話，那就不具任何意義了＜

44.“只說(shuō)話而不喝酒的酒會(huì)”應(yīng)對(duì)法

交際應(yīng)酬中，酒是不可缺少的助興飲料。如果不參加，乂恐怕錯(cuò)失珍貴信息；可是，

一喝了酒，往往會(huì)影響到當(dāng)晚甚至第二天的工作。對(duì)想看書、不想浪費(fèi)太多個(gè)人時(shí)間的人

來(lái)說(shuō)，經(jīng)常得面對(duì)這種狀況。

這里有一個(gè)秘訣是，與其喝酒不如說(shuō)話，喝酒只要表示意思就可以了。宴會(huì)之后回到

家，依然可以有效利用自己的時(shí)間。

45.以“音樂(lè)”避免噪音干擾

想專心工作或讀書時(shí)，四周噪音不絕于耳，弄得人心神散亂，根本無(wú)法集中精神。在

這種情況下，為使自己能集中精神，最好的方法是，戴耳機(jī)聽“樂(lè)意”，將四周噪音逐出

意識(shí)之外。

然而，究竟聽哪一種“音樂(lè)”最有助于集中精神呢？聽古典名曲往往會(huì)使心情高亢，而

收到相反效果，但小溪的潺潺流水聲、小鳥的歌唱聲等大自然聲音，則能安定身心，使人

專心工作。

46.把想看的電視節(jié)目錄下來(lái)RHT5"，5SS』對(duì)于經(jīng)常工作很忙，沒(méi)有時(shí)間看電視

的人，最妙的方法是，先把想著的節(jié)目錄下來(lái)，以后再看。

舉例來(lái)說(shuō)，一場(chǎng)電影放映時(shí)間如果是兩小時(shí)的話，扣掉插播廣告的時(shí)間，實(shí)際上只有

九十五分鐘左右，把時(shí)間花在這些廣告上，實(shí)在是太可惜了。如果是看錄像帶的話，不想

看的部分就跳過(guò)去，而且可選擇自己方便的時(shí)間來(lái)觀賞。

□信息促效法

1.以自己喜愛(ài)的音樂(lè)做鬧鐘

一早愉快舒暢的醒來(lái)，將會(huì)大大地提高當(dāng)天的工作效率，所以，如果不用鬧鐘，而把

自己喜愛(ài)的音樂(lè)卡帶放在錄音機(jī)中，并設(shè)定在起床時(shí)間，這也是一種很妙的方法。

這么一來(lái)，美妙音樂(lè)傳出時(shí)，就會(huì)懷著美夢(mèng)自然地醒過(guò)來(lái)。最近，市面上也有出售定

時(shí)的錄音機(jī)。花點(diǎn)錢就能使“一日之計(jì)在于晨”。有個(gè)好的開始，讓自己一整天心情愉快，

事事順利。

2.以英語(yǔ)雙聲播送的節(jié)目學(xué)習(xí)英語(yǔ)

在收看英語(yǔ)雙聲播放的電視節(jié)目時(shí)，你可以一只耳朵用耳機(jī)聽英語(yǔ)，另一只耳朵直接

聽本國(guó)語(yǔ)。因?yàn)?，這樣可以一邊收聽本國(guó)語(yǔ)播放的信息，一邊學(xué)習(xí)英語(yǔ)，就像觀賞外國(guó)電

影時(shí)，既能夠享有看電影的樂(lè)趣，又能夠了解本國(guó)文化與外國(guó)文化之間的差異。

對(duì)英語(yǔ)聽力有自信的人，在本國(guó)語(yǔ)的夾雜下，應(yīng)當(dāng)也能專心聽懂英語(yǔ)才是。若是沒(méi)有

這種自信的人則可先以同樣音量來(lái)聽，慢慢的再把英語(yǔ)的音量調(diào)高。學(xué)習(xí)語(yǔ)言只要稍稍花

點(diǎn)心思，就可以快樂(lè)、有效地學(xué)習(xí)。

3.一卷卡帶一個(gè)主題，便于檢索

當(dāng)你家里收藏很多很多的卡帝，如此之多的卡帶該如何去保管收藏呢?一般來(lái)說(shuō)，最好

的保管原則是，一個(gè)主題一卷卡帶。

如果在一卷卡帶上，雜七雜八地收錄種種不同資料，不但無(wú)法分類整理收藏,事后也

很難做檢索工作。假使以卡帶做為信息檔案，即使還有多余的帶子，還是以一個(gè)主題一卷

卡帶為原則，才能發(fā)揮其功效。

4.在擠滿人的公車上看書倒不如聽錄音帶

很多人都在上下班的車上看書或看報(bào)，當(dāng)然，這也能夠有效地利用時(shí)間，不過(guò)，在擠

得像沙丁魚似的車上，實(shí)在是難以看書或看報(bào)。在這種情況下，用耳朵學(xué)習(xí)的效率最佳，

不管車上再怎么擠，一點(diǎn)也不會(huì)受到影響。在上下班的公車上，用耳機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或聽自己

感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時(shí)間。

5.用過(guò)的錄音帶不要重復(fù)使用

有人認(rèn)為，卡式錄音帶的最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠洗掉重錄，多次的反復(fù)使用。但是最好不

要二次錄音，其理由之一是，因?yàn)橐唁浵碌馁Y料就等于是自己的財(cái)產(chǎn)。

平口養(yǎng)成不二次錄音的習(xí)慣，就不會(huì)發(fā)生把重要資料洗掉的失誤。如果采用這種做法，

絕對(duì)不必?fù)?dān)心會(huì)發(fā)生種種意外。

6.用十卷裝的卡帶盒來(lái)收藏錄音帶

在收藏標(biāo)準(zhǔn)大小的錄音帶時(shí)，最好用r卷裝的塑膠臺(tái)帶盒，把卡帶裝在里面，再放到

書架上，當(dāng)然，要按類分別整理，有條不紊的排列在書架上，舉例來(lái)說(shuō)，如果是有關(guān)語(yǔ)言

的，要按英語(yǔ)、法語(yǔ)等等來(lái)分別歸類，需要時(shí)，就不必在檢索二浪費(fèi)時(shí)間。

此外，在卡帶上附上標(biāo)示內(nèi)容的卡片。在這卡片上，就不只是寫上標(biāo)題，把你認(rèn)為必

要的事也一并寫上去。舉例來(lái)說(shuō)，如果在一卷耒音帶上，呆兩周的節(jié)目，也清清楚楚地標(biāo)

示在卡片上。

7.看錄像時(shí)，可以使用快速回轉(zhuǎn)KHT5"，5SS2若談起前面提過(guò)的，以快速回轉(zhuǎn)

看錄下來(lái)的電視節(jié)目，大概會(huì)有很多人以為，那些跳過(guò)不看的部分都是插播廣告，不過(guò)，

不插播廣告的NHP節(jié)目你也可以“跳看”。

舉例說(shuō)，當(dāng)你觀賞“NHK專輯”，即使是水準(zhǔn)很高的節(jié)目，重要的部分也不會(huì)太多，

拖泥帶水的場(chǎng)景經(jīng)常可見(jiàn)，所以，這些部分你可以很快地跳過(guò)去。如此一來(lái)，一小時(shí)的節(jié)

目也能縮短到二十分鐘左右，其效率實(shí)在是一級(jí)棒。

8.袖珍卡帶最適合錄語(yǔ)言節(jié)目

卡式錄音帶由于體枳小，外形統(tǒng)一，比起書籍來(lái)，較不占空間，在收藏上比較方便。

其中，有一種袖珍型卡帶，只有標(biāo)準(zhǔn)帶的四分之一大，一個(gè)大抽屜收藏幾百卷，是綽綽有

余的。在連續(xù)收錄語(yǔ)言節(jié)目時(shí)，要想成立屬于自己的卡帶圖書館，再?zèng)]有比使用袖珍型卡

帶更理想的了。

不過(guò)，如果不在卡帶上標(biāo)明內(nèi)容，充分做好分類整理的工作，在檢索上就很費(fèi)工夫，

所以，這一點(diǎn)必須特別注意。

9.不斷看電視，只是浪費(fèi)時(shí)間而已

業(yè)務(wù)人員打發(fā)假日的方式，大多是“睡覺(jué)”和“看電視”。的確，在電視機(jī)前睡覺(jué)，

很容易無(wú)所事事地度過(guò)一天。

只要打開電視，往往都會(huì)接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大

敵人。對(duì)大人來(lái)說(shuō)，不斷的看電視，也會(huì)造成一樣的后果。前面提過(guò)，你可以把電視節(jié)目

錄下來(lái)看，即使做不到這個(gè)程度，只要控制電視機(jī)的收視，也能避免浪費(fèi)時(shí)間。

10.利用睡眠學(xué)習(xí)機(jī)

有一種睡眠學(xué)習(xí)機(jī)，是在枕頭下放置一個(gè)錄音機(jī)，使人可以一邊睡覺(jué)一邊聽音樂(lè)或語(yǔ)

言錄音帶。在聽力學(xué)習(xí)工具上，這是非常有力的“秘密武器”。當(dāng)你一邊工作一邊學(xué)習(xí)語(yǔ)

言的時(shí)候，可使用睡眠學(xué)習(xí)機(jī)來(lái)聽錄音帶，從而有效利用時(shí)間。

11.早上只要在床上思考五分鐘

早上你可以在床上看書，尤其是學(xué)習(xí)語(yǔ)言方際，國(guó)然早上已經(jīng)醒來(lái)了,仍會(huì)躺在床上

收聽英語(yǔ)廣播講座。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵只要不斷地接受廣播的刺激，在提高語(yǔ)

言能力上，也有很大的幫助。這樣一邊睡覺(jué)，也能夠一邊思考許多事情。

即使不學(xué)語(yǔ)言或讀書，也可以每天早上在床上思考五分鐘，想想要用什么方式來(lái)進(jìn)行

今天的工作。只要想一下，即可提高當(dāng)天的工作效率，床上的五分鐘可以相當(dāng)于一、兩小

時(shí)的效用。

12.與轉(zhuǎn)接電話的人先定下“暗號(hào)”

在轉(zhuǎn)接電話時(shí)，如果對(duì)方指名要找的人正在接電話或會(huì)客，以至于無(wú)法接聽電話的情

況非常多，像一些重要人物或是難以聯(lián)絡(luò)得上的對(duì)象，恐怕會(huì)因此錯(cuò)失接觸的機(jī)會(huì)。

所以，如果你和秘書之間定有“暗號(hào)”，盡量培養(yǎng)彼此的默契。舉例來(lái)說(shuō)，如果你在

秘書送來(lái)的紙條上寫“W7”，即表示“七分鐘之后，立即回電話。”借此，即使是接聽別

的電話，也不會(huì)令任何一方久候，且能夠迅速應(yīng)對(duì)處理。

13.與對(duì)方約好回電的時(shí)間

電話中事情談到一半時(shí)，對(duì)方說(shuō)：“一會(huì)兒再給你回電?！边@種情況常常會(huì)發(fā)生。可

是，這個(gè)“一會(huì)兒”可是很難預(yù)料!有時(shí)以為對(duì)方會(huì)馬上打來(lái)，而苦苦等候著，不料竟拖到

第二天才打過(guò)來(lái)。

因此，特別是在想盡快得知情況時(shí)，你最好先與對(duì)方約好回電時(shí)間。這樣，對(duì)方就不

會(huì)七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪費(fèi)時(shí)間，又不敢隨便外出離?開。這似乎是理所當(dāng)

然的做法，不過(guò)，很意外的，好像很少有人能徹底奉行。

14.采用有監(jiān)聽功能的電話

打電話找人時(shí)，通常對(duì)方都不會(huì)馬上來(lái)聽，而要