能源公司銷售合同管理制度

一、總則本公司以“創(chuàng)新能源，服務社會，創(chuàng)造綠色未來”為企業(yè)文化核心，秉持“高效、誠信、共贏”的經(jīng)營理念。銷售合同管理是公司經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，為規(guī)范公司銷售合同管理，防范合同風險，維護公司合法權益，提高公司經(jīng)濟效益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，特制定本制度。本制度旨在通過扁平化管理模式，確保信息在公司各層級間快速準確傳遞，使各部門高效協(xié)作，更好地實現(xiàn)公司銷售目標，同時兼顧社會效益，注重安全生產(chǎn)，體現(xiàn)人文關懷，為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務。二、適用范圍本制度適用于能源公司全體員工在涉及銷售合同的簽訂、履行、變更、解除、終止等各個環(huán)節(jié)的管理活動，同時也適用于與本公司簽訂銷售合同的所有客戶。三、組織架構與職責分工1.銷售部門-負責市場開拓與客戶洽談，收集客戶信息，了解客戶需求，積極推廣公司能源產(chǎn)品與服務。-起草銷售合同文本，確保合同條款準確反映雙方協(xié)商內(nèi)容，符合法律法規(guī)和公司利益。-對合同的履行情況進行跟蹤，及時掌握客戶動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題，定期向公司匯報銷售合同執(zhí)行情況。2.法務部門-對銷售合同文本進行法律審核，審查合同條款是否合法合規(guī)，防范法律風險。-參與重大銷售合同的談判，提供法律意見和支持，協(xié)助公司領導和銷售部門做出正確決策。-處理與銷售合同有關的法律糾紛，維護公司合法權益，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。3.財務部門-負責審核銷售合同中的財務條款，如付款方式、結算周期、價格條款等，確保公司財務利益得到保障。-監(jiān)督銷售合同的款項回收情況，及時與銷售部門溝通，對逾期未付款項進行預警和催款。-協(xié)助銷售部門進行銷售合同的成本核算和效益分析，為公司決策提供財務數(shù)據(jù)支持。4.技術部門-為銷售合同提供技術支持，對涉及產(chǎn)品技術規(guī)格、質(zhì)量標準等條款進行審核，確保合同中的技術要求能夠?qū)崿F(xiàn)。-在合同履行過程中，提供技術指導和售后服務，協(xié)助解決因技術問題引發(fā)的客戶投訴和糾紛。5.公司管理層-負責審批重大銷售合同，對合同的簽訂、履行、變更等重大事項做出決策。-協(xié)調(diào)各部門之間的工作關系，確保銷售合同管理工作的順利進行，實現(xiàn)公司整體經(jīng)營目標。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前的準備工作-客戶調(diào)查：銷售部門在與客戶洽談業(yè)務前，應對客戶的基本情況進行調(diào)查，包括客戶的主體資格、經(jīng)營狀況、信用記錄等。通過多種渠道收集客戶信息，評估客戶的信用風險，填寫《客戶信用調(diào)查表》，為是否與客戶簽訂合同提供參考依據(jù)。-項目評估：對于重大銷售項目，銷售部門應組織相關部門進行項目評估，從技術可行性、經(jīng)濟效益、市場前景等方面進行綜合分析，形成《項目評估報告》，報公司管理層審批。-合同文本起草：銷售部門根據(jù)與客戶的洽談結果，起草銷售合同文本。合同文本應包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款的完整性和規(guī)范性。2.合同的審核與審批-部門初審：銷售合同起草完成后，銷售部門負責人應首先對合同文本進行初審，檢查合同條款是否符合公司銷售政策和業(yè)務要求，內(nèi)容是否完整、準確。初審通過后，將合同文本提交給法務部門、財務部門、技術部門等相關部門進行審核。-專業(yè)審核：法務部門對合同文本進行法律審核，重點審查合同條款是否合法合規(guī)，是否存在法律風險，合同的權利義務是否明確等。財務部門審核合同中的財務條款，確保公司財務利益得到保障。技術部門審核合同中的技術條款，確保技術要求能夠?qū)崿F(xiàn)。各部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并出具書面審核意見。-公司審批：相關部門審核通過后，銷售部門將合同文本及各部門審核意見一并報公司管理層審批。對于重大銷售合同，公司管理層應組織專題會議進行討論和決策。經(jīng)公司管理層審批通過的合同，方可簽訂。3.合同的簽訂與蓋章-合同簽訂：銷售部門根據(jù)公司管理層的審批意見，與客戶簽訂銷售合同。合同簽訂應采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。-合同蓋章：合同簽訂后，銷售部門應將合同文本提交給公司印章管理部門進行蓋章。印章管理部門應嚴格按照公司印章管理制度的規(guī)定，對合同進行審核，確認無誤后加蓋公章或合同專用章。蓋章后的合同文本應一式多份，公司留存兩份，一份由銷售部門保管，一份由檔案室存檔，客戶留存一份或多份。4.合同的履行與跟蹤-合同履行：銷售合同簽訂后，各部門應按照合同約定履行各自的義務。銷售部門負責組織產(chǎn)品的生產(chǎn)、發(fā)貨等工作，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付給客戶。財務部門負責按照合同約定辦理收款手續(xù)，及時確認收入。技術部門負責提供技術支持和售后服務，解決客戶在使用產(chǎn)品過程中遇到的問題。-合同跟蹤：銷售部門應建立銷售合同跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤。定期向公司管理層匯報合同執(zhí)行情況，及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題和風險。對于客戶提出的變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，并按照合同變更的程序進行處理。5.合同的變更與解除-合同變更：在合同履行過程中，如因客戶需求變更、市場情況變化等原因需要對合同進行變更的，銷售部門應及時與客戶協(xié)商，達成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應按照合同簽訂的程序進行審核、審批和蓋章。-合同解除：如因不可抗力、客戶違約等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要解除的，銷售部門應及時通知客戶，并按照法律法規(guī)和合同約定的程序辦理合同解除手續(xù)。合同解除后，銷售部門應與客戶進行結算，收回已交付的產(chǎn)品或款項，處理相關善后事宜。6.合同的終止與歸檔-合同終止：銷售合同履行完畢或依法解除后，合同即告終止。銷售部門應及時對合同履行情況進行總結和評估，填寫《銷售合同履行情況總結表》，報公司管理層備案。-合同歸檔：合同終止后，銷售部門應將合同文本及相關資料整理歸檔。歸檔資料包括合同簽訂前的客戶調(diào)查資料、項目評估報告、合同文本、審核意見、履行情況記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。檔案室應按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對銷售合同檔案進行妥善保管，便于查閱和使用。五、權利與義務1.公司權利-有權要求客戶按照合同約定支付貨款、履行其他合同義務。-對于客戶的違約行為，有權依法追究其違約責任，維護公司的合法權益。-有權對銷售合同的履行情況進行監(jiān)督和檢查，要求相關部門和員工及時匯報合同執(zhí)行情況。2.公司義務-按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等要求，向客戶提供合格的能源產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務。-對客戶的商業(yè)秘密和個人信息予以保密，不得泄露給第三方。-及時處理客戶的投訴和糾紛，解決客戶在使用產(chǎn)品過程中遇到的問題，不斷提高客戶滿意度。3.員工權利-員工有權要求公司提供必要的工作條件和支持，以便順利開展銷售合同管理工作。-對于合同管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題和風險，員工有權提出意見和建議，公司應給予重視和反饋。-員工在履行工作職責過程中，因工作需要有權查閱相關的合同資料和文件。4.員工義務-遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，嚴格按照本制度的規(guī)定辦理銷售合同的簽訂、履行、變更、解除等事宜。-保守公司商業(yè)秘密和客戶信息，不得泄露給第三方。-積極履行工作職責，認真完成銷售合同管理工作任務，對合同管理過程中出現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并采取有效措施加以解決。5.客戶權利-有權要求公司按照合同約定提供合格的能源產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務。-對公司提供的產(chǎn)品和服務不滿意的，有權提出投訴和建議，公司應及時處理并給予答復。-在合同履行過程中，如因不可抗力等原因無法履行合同義務的，有權依法解除合同或變更合同條款。6.客戶義務-按照合同約定的付款方式、付款時間等要求，按時足額支付貨款。-對公司提供的產(chǎn)品和服務，應按照合同約定的用途使用，不得擅自改變產(chǎn)品用途或進行違法活動。-遵守合同約定的保密條款，不得泄露公司的商業(yè)秘密和技術信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部建立銷售合同管理監(jiān)督體系，由法務部門、財務部門、審計部門等組成監(jiān)督小組，定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行檢查和監(jiān)督。-監(jiān)督小組有權查閱銷售合同相關資料和文件，詢問相關人員，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。銷售部門及其他相關部門應積極配合監(jiān)督小組的工作，如實提供資料和信息。-建立客戶反饋機制，定期收集客戶對公司銷售合同管理工作的意見和建議。對于客戶的投訴和舉報，公司應及時進行調(diào)查處理，并將處理結果反饋給客戶。2.考核機制-建立銷售合同管理績效考核制度，將銷售合同管理工作納入員工績效考核體系?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性、款項回收情況、客戶滿意度等方面。-制定明確的績效考核指標和評分標準，對員工的銷售合同管理工作進行量化考核?？冃Э己私Y果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工積極做好銷售合同管理工作。-對于在銷售合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司應給予