倉庫物資出入登記管理辦法第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)倉庫物資出入庫登記管理，確保物資流動全程留痕、責任可追溯，保障企業(yè)財產(chǎn)安全，提高倉庫管理效率和信息化水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，制定本辦法。1.2依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及企業(yè)《倉庫管理規(guī)定》《物資采購管理辦法》《銷售管理辦法》等相關(guān)制度制定。1.3適用范圍本辦法適用于企業(yè)所有倉庫（包括原材料庫、成品庫、備件庫、半成品庫等）的物資入庫、出庫及其他形式（如調(diào)撥、退貨、報廢等）的物資流動登記管理。1.4基本原則1.全程留痕：物資出入庫的每一步操作均需記錄，確保從到貨到出庫的全流程可追溯；2.責任明確：登記、審核、審批等環(huán)節(jié)均需明確責任主體，避免責任不清；3.準確規(guī)范：登記信息需真實、完整、準確，符合企業(yè)統(tǒng)一的物資編碼及分類標準；4.便捷高效：在規(guī)范流程的基礎(chǔ)上，優(yōu)化登記環(huán)節(jié)，減少不必要的冗余步驟，提高作業(yè)效率。第二章登記范圍2.1入庫類包括但不限于：采購入庫：供應(yīng)商交付的原材料、零部件、設(shè)備等；生產(chǎn)入庫：車間生產(chǎn)完成的半成品、成品；退貨入庫：客戶退回的合格成品或經(jīng)返修合格的物資；調(diào)撥入庫：從其他倉庫調(diào)入的物資；報廢回收入庫：經(jīng)鑒定可回收利用的報廢物資。2.2出庫類包括但不限于：生產(chǎn)領(lǐng)用：車間生產(chǎn)所需的原材料、零部件、備件等；銷售出庫：發(fā)往客戶的成品；調(diào)撥出庫：調(diào)往其他倉庫的物資；報廢出庫：經(jīng)批準報廢的物資；樣品出庫：用于展示、檢測的樣品；捐贈出庫：企業(yè)對外捐贈的物資。2.3其他類包括但不限于：臨時借用：部門臨時借用的物資（需辦理借用登記，明確歸還時間）；盤盈盤虧：盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈或盤虧物資（需單獨登記并說明原因）；其他特殊情況：如搶險救災(zāi)物資的緊急出庫等（需事后補登并注明理由）。第三章登記流程3.1入庫登記流程3.1.1到貨驗收物資到貨后，倉庫管理員應(yīng)會同質(zhì)量檢驗人員（必要時包括技術(shù)人員）進行驗收；驗收內(nèi)容包括：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（重量/體積）、質(zhì)量（外觀/性能/合格證）、包裝完整性、供應(yīng)商信息（如合同號、送貨單編號）等；驗收合格后，雙方在《到貨驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，應(yīng)及時通知采購部門辦理退貨或索賠手續(xù)，不得入庫。3.1.2填寫入庫單驗收合格后，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)《到貨驗收單》及供應(yīng)商送貨單，填寫《入庫單》（一式三聯(lián)：倉庫留存聯(lián)、采購部門聯(lián)、財務(wù)聯(lián)）；《入庫單》應(yīng)包含以下信息：基礎(chǔ)信息：入庫單號（企業(yè)統(tǒng)一編制）、入庫日期、倉庫名稱、供應(yīng)商名稱/代碼；物資信息：物資名稱、規(guī)格型號、物資編碼、單位、數(shù)量、單價（如有）、金額（如有）；驗收信息：驗收人、質(zhì)量檢驗人簽字；備注：特殊情況說明（如加急入庫、分批入庫等）。3.1.3審核確認《入庫單》填寫完成后，需由倉庫主管審核簽字確認；審核內(nèi)容包括：入庫信息與驗收單的一致性、物資編碼的正確性、數(shù)量的準確性等。3.1.4系統(tǒng)錄入審核通過后，倉庫管理員應(yīng)及時將《入庫單》信息錄入企業(yè)ERP系統(tǒng)（或倉庫管理系統(tǒng)WMS）；系統(tǒng)錄入需確保與紙質(zhì)單據(jù)一致，包括入庫單號、物資編碼、數(shù)量、供應(yīng)商等信息；錄入完成后，系統(tǒng)自動更新庫存臺賬（增加對應(yīng)物資的庫存數(shù)量）。3.1.5歸檔倉庫管理員應(yīng)將《入庫單》倉庫留存聯(lián)與《到貨驗收單》《供應(yīng)商送貨單》裝訂成冊，每日下班前存入倉庫檔案柜；采購部門聯(lián)、財務(wù)聯(lián)應(yīng)分別傳遞至采購部門（用于核對采購合同）和財務(wù)部門（用于入賬），傳遞時間不得超過次日上午。3.2出庫登記流程3.2.1需求申請出庫需求部門應(yīng)填寫《物資需求申請表》，說明出庫物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用部門/人員等信息；需求申請需由部門負責人簽字確認（生產(chǎn)領(lǐng)用需注明生產(chǎn)訂單號；銷售出庫需注明銷售合同號）。3.2.2審批根據(jù)出庫類型，《物資需求申請表》需經(jīng)相應(yīng)權(quán)限人員審批：生產(chǎn)領(lǐng)用：部門負責人審批；銷售出庫：銷售部門負責人→財務(wù)部門（核對應(yīng)收賬款）審批；調(diào)撥出庫：調(diào)出部門負責人→調(diào)入部門負責人→倉庫主管審批；報廢出庫：設(shè)備管理部門→財務(wù)部門→企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；樣品/捐贈出庫：分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.2.3填寫出庫單審批通過后，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)《物資需求申請表》及審批意見，填寫《出庫單》（一式三聯(lián)：倉庫留存聯(lián)、需求部門聯(lián)、財務(wù)聯(lián)）；《出庫單》應(yīng)包含以下信息：基礎(chǔ)信息：出庫單號（企業(yè)統(tǒng)一編制）、出庫日期、倉庫名稱、領(lǐng)用部門/人員；物資信息：物資名稱、規(guī)格型號、物資編碼、單位、數(shù)量、用途；審批信息：需求部門負責人、審批人簽字；備注：特殊情況說明（如緊急出庫、代領(lǐng)等）。3.2.4核對物資倉庫管理員根據(jù)《出庫單》核對庫存物資，確認名稱、規(guī)格、數(shù)量無誤后，方可發(fā)放；發(fā)放時，領(lǐng)用人需在《出庫單》上簽字確認（代領(lǐng)的需注明代領(lǐng)人及被代領(lǐng)人姓名）；發(fā)放完成后，倉庫管理員應(yīng)及時更新庫存卡（手工臺賬），確保卡實一致。3.2.5系統(tǒng)錄入物資發(fā)放后，倉庫管理員應(yīng)及時將《出庫單》信息錄入ERP系統(tǒng)；系統(tǒng)錄入需確保與紙質(zhì)單據(jù)一致，包括出庫單號、物資編碼、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息；錄入完成后，系統(tǒng)自動更新庫存臺賬（減少對應(yīng)物資的庫存數(shù)量）。3.2.6歸檔倉庫管理員應(yīng)將《出庫單》倉庫留存聯(lián)與《物資需求申請表》《審批意見》裝訂成冊，每日下班前存入倉庫檔案柜；需求部門聯(lián)、財務(wù)聯(lián)應(yīng)分別傳遞至需求部門（用于核對領(lǐng)用情況）和財務(wù)部門（用于成本核算），傳遞時間不得超過次日上午。3.3其他出入庫登記流程3.3.1調(diào)撥出入庫調(diào)撥入庫/出庫需填寫《物資調(diào)撥單》（一式四聯(lián)：調(diào)出倉庫聯(lián)、調(diào)入倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)、審批聯(lián)）；《物資調(diào)撥單》需經(jīng)調(diào)出部門負責人、調(diào)入部門負責人、倉庫主管審批；調(diào)撥完成后，調(diào)出倉庫和調(diào)入倉庫分別按照入庫/出庫流程進行登記，并錄入系統(tǒng)。3.3.2退貨入庫客戶退貨需由銷售部門填寫《退貨申請單》，說明退貨原因、物資名稱、數(shù)量等，經(jīng)客戶確認后，傳遞至倉庫；倉庫管理員收到退貨后，會同質(zhì)量檢驗人員驗收，驗收合格的填寫《入庫單》（備注“退貨入庫”），并錄入系統(tǒng)；驗收不合格的，應(yīng)注明原因，由銷售部門辦理拒收或返修手續(xù)。3.3.3報廢出庫報廢物資需由使用部門填寫《物資報廢申請表》，說明報廢原因、物資名稱、數(shù)量、原值/凈值等，經(jīng)設(shè)備管理部門鑒定、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，傳遞至倉庫；倉庫管理員根據(jù)《物資報廢申請表》填寫《出庫單》（備注“報廢出庫”），并錄入系統(tǒng)；報廢物資出庫后，應(yīng)及時移交至報廢物資處理部門，辦理交接手續(xù)。第四章信息管理4.1登記信息內(nèi)容要求所有出入庫登記信息均需符合企業(yè)《物資編碼規(guī)則》《會計核算辦法》等規(guī)定；關(guān)鍵信息不得遺漏：如入庫單中的供應(yīng)商信息、出庫單中的領(lǐng)用部門/用途信息、調(diào)撥單中的調(diào)出/調(diào)入倉庫信息等；信息表述需準確：如物資名稱應(yīng)使用企業(yè)標準名稱，不得使用俗稱或縮寫；數(shù)量應(yīng)使用法定計量單位（如千克、米、件等）。4.2信息存儲4.2.1紙質(zhì)單據(jù)存儲倉庫留存的《入庫單》《出庫單》《到貨驗收單》《物資需求申請表》等紙質(zhì)單據(jù)，應(yīng)按年份、月份分類裝訂，標注起止日期、單據(jù)數(shù)量；紙質(zhì)單據(jù)應(yīng)存放在倉庫專用檔案柜中，由倉庫管理員負責保管，保管期限不得少于5年（法律另有規(guī)定的除外）；檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，確保單據(jù)完好。4.2.2電子數(shù)據(jù)存儲ERP系統(tǒng)（或WMS系統(tǒng)）中的出入庫電子數(shù)據(jù)，應(yīng)定期備份（至少每日一次），備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在企業(yè)專用服務(wù)器中，由信息管理部門負責保管；電子數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)單據(jù)保持一致，如需修改電子數(shù)據(jù)，需經(jīng)倉庫主管審批，并留下修改痕跡（如修改人、修改時間、修改原因）。4.3信息查詢與使用倉庫管理員有權(quán)查詢本倉庫的所有出入庫信息；需求部門負責人有權(quán)查詢本部門的領(lǐng)用/調(diào)撥信息；財務(wù)部門有權(quán)查詢所有倉庫的出入庫信息（用于成本核算、inventory管理）；內(nèi)部審計部門有權(quán)查詢所有出入庫信息（用于審計監(jiān)督）；信息查詢需遵守企業(yè)《信息安全管理辦法》，不得泄露企業(yè)機密信息（如供應(yīng)商信息、客戶信息、物資成本信息等）。第五章監(jiān)督檢查5.1檢查主體日常檢查：由倉庫管理部門負責，每月組織一次；全面檢查：由內(nèi)部審計部門牽頭，會同財務(wù)部門、倉庫管理部門，每季度組織一次；專項檢查：根據(jù)企業(yè)需要，針對特定問題（如庫存盤虧、出入庫流程混亂等）組織專項檢查。5.2檢查內(nèi)容流程執(zhí)行情況：是否嚴格按照本辦法規(guī)定的流程辦理出入庫登記，有無遺漏環(huán)節(jié)（如未審核即錄入系統(tǒng)、未簽字即發(fā)放物資等）；信息準確性：登記信息是否真實、完整、準確，有無錯登、漏登、虛假登記等情況；單據(jù)歸檔情況：紙質(zhì)單據(jù)是否及時歸檔、存儲是否規(guī)范，電子數(shù)據(jù)是否與紙質(zhì)單據(jù)一致；系統(tǒng)使用情況：ERP系統(tǒng)（或WMS系統(tǒng)）的錄入是否及時、準確，有無未錄入或延遲錄入的情況；責任落實情況：登記、審核、審批等環(huán)節(jié)的責任主體是否明確，有無責任不清的情況。5.3檢查結(jié)果處理檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向責任部門/人員反饋，下達《整改通知書》，明確整改內(nèi)容、整改期限；整改期限屆滿后，檢查主體應(yīng)進行復(fù)查，確認整改情況；對整改不力或拒不整改的，應(yīng)按照本辦法第六章的規(guī)定追究責任。第六章責任追究6.1責任主體直接責任：倉庫管理員（負責登記、錄入系統(tǒng)）、領(lǐng)用人（負責簽字確認）、驗收人（負責質(zhì)量檢驗）；間接責任：倉庫主管（負責審核）、需求部門負責人（負責需求申請審批）、財務(wù)部門（負責財務(wù)審核）；領(lǐng)導(dǎo)責任：分管倉庫管理的領(lǐng)導(dǎo)（負責監(jiān)督流程執(zhí)行）。6.2責任情形及追究方式責任情形追究方式漏登、錯登出入庫信息，未造成損失的批評教育、扣減當月績效（10%-20%）漏登、錯登出入庫信息，造成企業(yè)損失的（如庫存賬實不符、成本核算錯誤）賠償損失（按損失金額的10%-50%）、調(diào)離崗位偽造或篡改出入庫單據(jù)（如偽造審批簽字、修改數(shù)量）解除勞動合同、追究法律責任（如涉嫌職務(wù)侵占）未及時歸檔單據(jù)或丟失單據(jù)批評教育、扣減當月績效（5%-10%）違規(guī)審批（如超越權(quán)限審批、未經(jīng)審核審批）批評教育、扣減當月績效（20%-30%）、追究領(lǐng)導(dǎo)責任泄露出入庫信息（如泄露供應(yīng)商報價、客戶訂單信息）解除勞動合同、追究法律責任（如涉嫌侵犯商業(yè)秘密）6.3責任追究程序調(diào)查：由檢查主體對問題進行調(diào)查，收集證據(jù)（如紙質(zhì)單據(jù)、電子數(shù)據(jù)、證人證言等）；認定：由企業(yè)紀律檢查部門（或考核委員會）根據(jù)調(diào)查結(jié)果，認定責任主體及責任情形；處理：根據(jù)認定結(jié)果，下達《責任追究通知書》，告知責任人員處理結(jié)果；申訴：責任人員對處理結(jié)果有異議的，可在收到通知書之日起5個工作日內(nèi)，向企業(yè)人力資源部門提出申訴。第七章附則7.1解釋權(quán)本辦法由企業(yè)倉庫管理部