檔案安全保管制度一、總則為了加強檔案的安全保管，確保檔案的完整性、真實性和可用性，保障檔案信息資源的安全，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理的相關規(guī)定，結合本單位實際情況，制定本制度。本制度適用于本單位所有檔案的安全保管工作，包括紙質檔案、電子檔案、音像檔案等各種載體形式的檔案。二、檔案保管人員職責1.檔案管理人員檔案管理人員是檔案安全保管的直接責任人，負責檔案的日常管理和安全保管工作。應具備良好的政治素質、職業(yè)道德和專業(yè)技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務流程。嚴格遵守檔案安全保管制度，認真履行職責，確保檔案的安全。定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。積極參加檔案安全培訓和學習，不斷提高檔案安全保管的意識和能力。2.部門兼職檔案員各部門兼職檔案員負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協(xié)助檔案管理人員做好檔案的安全保管工作。按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的檔案整理好后移交至檔案管理部門。對移交的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。配合檔案管理人員做好檔案的檢查和維護工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、檔案庫房管理1.庫房選址與建設檔案庫房應選擇地勢較高、干燥、通風良好的地方，遠離易燃、易爆、易腐蝕等危險物品存放地。庫房的建設應符合國家有關檔案庫房建設的標準和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等安全防護設施。庫房應采用鋼筋混凝土結構或磚混結構，墻體應堅固、密封，門窗應具備良好的防盜性能。2.庫房布局與設施配備檔案庫房應按照檔案的類別和保管期限進行合理布局，設置不同的存儲區(qū)域。配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、密集架等，確保檔案的有序存放。安裝溫濕度調節(jié)設備，如空調、除濕機等，使庫房的溫度保持在14℃-24℃之間，相對濕度保持在45%-60%之間。安裝消防設備和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。設置防盜報警裝置和監(jiān)控設備，對庫房進行24小時監(jiān)控，確保檔案的安全。3.庫房日常管理檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。庫房管理人員應每天對庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進行調整。定期對檔案存儲設備進行檢查和維護，確保其正常運行。保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃易爆物品。四、檔案收集與整理過程中的安全管理1.檔案收集各部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全，并進行初步整理。在收集檔案時，應注意檔案的完整性和準確性，確保檔案的內(nèi)容真實可靠。對收集到的檔案進行嚴格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時退回相關部門進行補充和完善。2.檔案整理檔案管理人員應按照檔案管理的相關規(guī)定和標準，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。在整理檔案時，應使用符合檔案保管要求的材料和工具，如檔案盒、裝訂線等，確保檔案的裝訂牢固、整齊。對整理好的檔案進行詳細登記，建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。五、檔案存儲與保護1.紙質檔案存儲紙質檔案應存放在檔案柜或密集架內(nèi)，按照類別和保管期限進行有序存放。檔案柜和密集架應排列整齊，便于檔案的存取和管理。對重要的紙質檔案應采用密封包裝或裝盒存放，防止檔案受到灰塵、濕氣和蟲害的侵害。定期對紙質檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況時，應及時進行修復和處理。2.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案的存儲設備應進行定期檢查和維護，確保其正常運行。設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問電子檔案。對電子檔案的訪問和使用情況進行詳細記錄，以便進行審計和監(jiān)督。3.音像檔案存儲音像檔案應存放在專門的存儲設備中，如光盤庫、磁帶庫等。存儲設備應具備良好的防潮、防火、防磁等性能，確保音像檔案的安全。對音像檔案進行定期檢查和播放測試，發(fā)現(xiàn)問題及時進行修復和處理。對音像檔案的存儲環(huán)境應進行嚴格控制，保持適宜的溫度和濕度。六、檔案利用過程中的安全管理1.檔案查閱查閱檔案應填寫查閱申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定的場所查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。嚴禁查閱人員在檔案上涂改、圈劃、批注等，確保檔案的完整性和原始性。2.檔案復制因工作需要復制檔案時，應填寫復制申請表，經(jīng)相關部門負責人批準后，方可進行復制。檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求，為復制人員提供檔案復制服務，并做好復制記錄。復制檔案應使用符合檔案保管要求的材料和設備，確保復制件的質量和安全性。對復制的檔案應進行嚴格管理，不得隨意擴散和傳播。3.檔案外借一般情況下，檔案不得外借。因特殊情況需要外借檔案時，應填寫外借申請表，經(jīng)單位領導批準后，方可外借。外借檔案的期限一般不得超過一個月，如需延長外借期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。外借人員應妥善保管外借的檔案，不得損壞、丟失或泄露檔案內(nèi)容。外借檔案歸還時，檔案管理人員應進行嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應追究相關人員的責任。七、檔案保密管理1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、等級和措施。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取嚴格的保密措施，確保檔案信息的安全。2.人員管理對檔案管理人員和涉及檔案保密工作的人員進行保密教育和培訓，提高其保密意識和保密技能。與檔案管理人員和涉及檔案保密工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。3.信息安全對電子檔案的存儲和傳輸應采取加密措施，防止檔案信息被竊取和篡改。對檔案管理系統(tǒng)應設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作檔案信息。定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案應急管理1.應急預案制定制定檔案應急預案，明確應急處置的組織機構、職責分工、應急響應程序和處置措施等。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.應急處置當發(fā)生火災、水災、地震等自然災害或其他突發(fā)事件時，應立即啟動檔案應急預案，采取有效的應急處置措施，保護檔案的安全。及時組織人員對檔案進行搶救和轉移，將檔案損失降到最低程度。對受損的檔案應及時進行修復和處理，確保檔案的可用性。3.災后重建在災害發(fā)生后，應及時對檔案庫房和存儲設備進行檢查和評估，確定是否需要進行修復和重建。對受損的檔案進行詳細登記和統(tǒng)計，制定檔案修復和重建計劃，并組織實施?？偨Y災害處置經(jīng)驗教訓，對應急預案進行修訂和完善，提高檔案應急管理的能力。九、檔案安全監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案的安全保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房的安全設施、檔案存儲設備的運行情況、檔案的保管狀況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期進行整改。2.不定期抽查除定期檢查外，檔案管理部門還應不定期對檔案的安全保