安保公司合同簽訂管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強安保公司合同簽訂的管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風險，維護公司合法權益，確保公司經(jīng)營活動的順利開展，依據(jù)相關法律法規(guī)，并結合本公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.指導思想秉持公司“安全至上、服務為本、誠信共贏”的企業(yè)文化，以客戶需求為導向，通過嚴謹規(guī)范的合同簽訂管理，提升公司服務質(zhì)量，增強公司市場競爭力，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。3.基本原則合同簽訂應遵循合法、公平、自愿、誠信的原則，確保合同條款清晰、權利義務對等，保障合同的順利履行和雙方權益。二、適用范圍本規(guī)章適用于安保公司與客戶、合作伙伴簽訂的各類安保服務合同、物資采購合同、業(yè)務合作合同等所有以公司名義簽訂的合同。三、組織架構與職責分工1.業(yè)務部門-負責客戶需求的調(diào)研與分析，收集潛在客戶信息，初步評估客戶風險。-與客戶進行商務洽談，明確服務內(nèi)容、范圍、期限、費用等合同主要條款，并形成合同初稿。-跟進合同簽訂進度，協(xié)調(diào)解決合同簽訂過程中的問題。2.法務部門-對合同初稿進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。-提供合同相關的法律意見和建議，協(xié)助業(yè)務部門完善合同條款。-參與重大合同的談判，從法律專業(yè)角度保障公司權益。3.財務部門-審核合同中的財務條款，包括費用計算、支付方式、結算周期等，確保公司財務利益得到保障。-對合同的經(jīng)濟效益進行評估，提供財務分析報告，為合同簽訂決策提供參考。4.行政部門-負責合同的編號、登記、歸檔等管理工作，建立合同臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。-協(xié)助其他部門進行合同相關文件的傳遞、協(xié)調(diào)會議安排等工作。5.管理層-對重大合同進行決策審批，綜合考慮各部門意見，決定合同是否簽訂。-監(jiān)督合同簽訂的整體流程，確保公司經(jīng)營理念和戰(zhàn)略目標在合同簽訂過程中得到體現(xiàn)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同發(fā)起-業(yè)務部門在與客戶初步達成合作意向后，根據(jù)客戶需求和公司業(yè)務范圍，起草合同初稿。合同初稿應包含但不限于服務內(nèi)容、服務期限、費用標準、雙方權利義務、違約責任、爭議解決方式等基本條款。-業(yè)務部門填寫《合同發(fā)起審批表》，詳細說明合同背景、客戶情況、主要條款等信息，并提交部門負責人審核。2.部門審核-業(yè)務部門負責人對合同初稿和《合同發(fā)起審批表》進行審核，重點關注合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務要求、客戶需求是否明確、條款是否合理等。審核通過后，依次提交法務部門、財務部門審核。-法務部門從法律專業(yè)角度對合同進行全面審查，檢查合同條款是否存在法律漏洞、是否符合法律法規(guī)和政策要求、合同風險是否可控等。如發(fā)現(xiàn)問題，法務部門應及時與業(yè)務部門溝通，提出修改意見。-財務部門審核合同中的財務條款，確保費用計算準確、支付方式合理、稅務處理合規(guī)等。同時，對合同的成本效益進行分析，評估合同對公司財務狀況的影響。3.談判與修訂-根據(jù)各部門審核意見，業(yè)務部門與客戶進行進一步談判，就合同條款進行溝通協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的條款。-針對談判結果，業(yè)務部門對合同初稿進行修訂，形成合同修訂稿，再次提交法務部門、財務部門審核確認。4.審批決策-合同修訂稿經(jīng)法務部門、財務部門審核通過后，連同《合同發(fā)起審批表》及各部門審核意見，一并提交公司管理層審批。-對于重大合同，管理層應組織相關部門進行專題討論，綜合考慮各方面因素后做出決策。審批通過的合同，進入簽訂環(huán)節(jié)；審批未通過的合同，業(yè)務部門根據(jù)管理層意見繼續(xù)修改完善或終止合作。5.合同簽訂-合同審批通過后，業(yè)務部門負責安排合同簽訂事宜。合同簽訂應采用書面形式，由公司法定代表人或其授權代表與對方簽字蓋章。-簽訂合同前，業(yè)務部門應仔細核對對方的簽約主體資格、授權代表權限等信息，確保合同簽訂的有效性。-合同簽訂后，業(yè)務部門將合同原件交行政部門進行編號、登記和歸檔。同時，將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門按照合同約定履行職責。6.合同變更與解除-合同履行過程中，如因客戶需求變化、公司業(yè)務調(diào)整等原因需要變更合同條款，由業(yè)務部門提出變更申請，填寫《合同變更審批表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并按照合同簽訂流程進行審批。-合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門與客戶簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。-如出現(xiàn)法定或約定的合同解除情形，由業(yè)務部門提出解除申請，填寫《合同解除審批表》，說明解除原因、解除方式等，并提交法務部門審核。經(jīng)管理層審批通過后，業(yè)務部門按照法律規(guī)定和合同約定辦理合同解除手續(xù)。五、權利與義務1.公司權利-有權要求客戶按照合同約定支付服務費用，對逾期付款的客戶，有權按照合同約定收取違約金。-有權對客戶提供的與安保服務相關的信息進行合理使用和保密，以保障服務的順利開展。-在客戶違反合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，影響公司正常履行安保服務職責時，有權采取合理措施維護自身合法權益，包括但不限于暫停服務、解除合同等。2.公司義務-按照合同約定的服務內(nèi)容、標準和期限，為客戶提供專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的安保服務，確保客戶的人身和財產(chǎn)安全。-對客戶提供的信息嚴格保密，不得泄露給任何第三方，除非法律法規(guī)另有規(guī)定或客戶書面同意。-定期對安保服務質(zhì)量進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進，不斷提升服務水平。3.客戶權利-有權要求公司按照合同約定提供符合標準的安保服務，對服務質(zhì)量不滿意的，有權提出整改意見或要求公司承擔違約責任。-有權對公司安保服務人員的工作進行監(jiān)督和檢查，提出合理的建議和要求。-有權要求公司對其提供的信息予以保密，如發(fā)現(xiàn)公司泄露其信息，有權追究公司的法律責任。4.客戶義務-按照合同約定的時間、方式和金額支付服務費用，不得無故拖欠。-為公司安保服務人員提供必要的工作條件和協(xié)助，配合公司開展安保工作。-向公司如實提供與安保服務相關的信息，不得隱瞞或提供虛假信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對合同簽訂和履行情況進行檢查，核實合同是否按照規(guī)定流程簽訂、各部門是否按照合同約定履行職責等。發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改，并記錄在案。-法務部門對合同的合法性進行全程監(jiān)督，定期對已簽訂合同進行法律風險評估，針對潛在風險提出防范措施和建議。-建立客戶反饋機制，定期收集客戶對合同履行情況的意見和建議。業(yè)務部門負責對客戶反饋進行整理和分析，及時解決客戶提出的問題，不斷提高客戶滿意度。2.考核機制-將合同簽訂和管理工作納入部門和員工績效考核體系?？己藘?nèi)容包括合同簽訂的及時性、準確性、合規(guī)性，合同履行情況，客戶滿意度等方面。-對于在合同簽訂和管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等，以激勵員工積極履行職責。-對于因工作失誤導致合同出現(xiàn)問題，給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關規(guī)定進行處罰，包括績效扣分、罰款、警告、辭退等，以強化員工的責任意識。七、附