安保公司員工檔案管理規(guī)章

一、總則1.目的本規(guī)章旨在建立科學(xué)、規(guī)范、完善的安保公司員工檔案管理制度，有效管理員工檔案信息，為公司人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展以及各項(xiàng)決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)保障員工個(gè)人信息安全與隱私，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及安保行業(yè)管理要求，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定本規(guī)章。3.宗旨秉持公司“忠誠、專業(yè)、服務(wù)、創(chuàng)新”的企業(yè)文化，以尊重員工權(quán)益、滿足公司管理需求為宗旨，確保員工檔案管理工作公正、客觀、嚴(yán)謹(jǐn)、高效。二、適用范圍本規(guī)章適用于安保公司全體員工。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司員工檔案的集中管理。其職責(zé)包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，并制定檔案管理流程和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。2.人力資源部門人力資源部門是員工檔案管理的協(xié)同部門，負(fù)責(zé)提供員工基本信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果、薪酬調(diào)整等與員工工作相關(guān)的重要信息，協(xié)助檔案管理部門完成檔案內(nèi)容的更新與完善。3.各部門各部門負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本部門員工的工作資料，如工作成果報(bào)告、獎(jiǎng)懲記錄等，并定期移交至檔案管理部門。同時(shí)，配合檔案管理部門開展檔案相關(guān)工作，如員工檔案信息核實(shí)等。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)收集員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、資格證書、離職證明等基礎(chǔ)資料，并移交檔案管理部門。-員工在職期間，各部門及時(shí)將員工的培訓(xùn)證書、獲獎(jiǎng)證書、違紀(jì)記錄、崗位調(diào)整通知等資料移交檔案管理部門。-檔案管理部門定期對(duì)各部門移交的資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理-檔案管理部門按照檔案類別，如個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲記錄等，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。-對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立電子和紙質(zhì)索引目錄，方便查詢和管理。-對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂或數(shù)字化存儲(chǔ)，確保檔案資料的安全保存。3.檔案歸檔-將整理好的檔案資料按照員工編號(hào)或部門順序進(jìn)行歸檔存放，建立清晰的檔案存放索引。-對(duì)于數(shù)字化檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)上，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。4.檔案保管-設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。-對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。-嚴(yán)格控制檔案保管室的人員進(jìn)出，只有檔案管理人員和經(jīng)過授權(quán)的人員方可進(jìn)入。5.檔案借閱-公司內(nèi)部因工作需要借閱員工檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。-檔案借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案資料。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。-檔案管理部門對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。6.檔案轉(zhuǎn)遞-員工離職或因其他原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，檔案管理部門按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求，辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。-檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。-檔案管理部門在檔案轉(zhuǎn)遞后，及時(shí)更新檔案狀態(tài)，并將轉(zhuǎn)遞情況告知員工本人。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)查詢本人檔案信息，了解檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤，有權(quán)向檔案管理部門提出更正申請(qǐng)。-員工對(duì)檔案管理部門的工作有監(jiān)督和建議權(quán)，可就檔案管理工作中存在的問題提出意見和建議。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人檔案資料，不得隱瞞或偽造信息。如因提供虛假信息造成的一切后果，由員工本人承擔(dān)。-員工應(yīng)配合檔案管理部門的工作，如接受檔案信息核實(shí)、提供相關(guān)資料等。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)依據(jù)工作需要，對(duì)員工檔案進(jìn)行查閱、使用，以了解員工情況，做出合理的人力資源決策。-公司有權(quán)對(duì)違反檔案管理規(guī)定的員工進(jìn)行相應(yīng)處理。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)保護(hù)員工檔案信息的安全和隱私，防止檔案信息泄露。-公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和本規(guī)章要求，規(guī)范檔案管理工作，為員工檔案管理提供必要的資源和支持。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-檔案管理部門定期對(duì)員工檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。-公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)員工檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，監(jiān)督檔案管理部門的工作流程和執(zhí)行情況，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.外部監(jiān)督-接受國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如人力資源和社會(huì)保障部門、檔案管理部門等，對(duì)提出的問題及時(shí)整改。-積極聽取客戶和社會(huì)的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。3.績(jī)效考核-將員工檔案管理工作納入檔案管理部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核體系，設(shè)定合理的考核指標(biāo)，如檔案資料完整性、檔案借閱及時(shí)率、檔案信息準(zhǔn)確率等。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰，激勵(lì)員工做好檔案管理工作。七、附則