安保公司會議記錄管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在加強安保公司會議記錄管理工作，確保會議信息準確、完整、有效保存與傳遞，提高公司決策效率和工作執(zhí)行力度。它遵循公司“安全至上、服務(wù)為本、團結(jié)協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化，秉持“以客戶需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)安保服務(wù)”的經(jīng)營理念，通過規(guī)范會議記錄管理，助力公司實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙提升。同時，結(jié)合公司扁平化管理模式，確保會議記錄能夠迅速、準確地傳達至各級員工，減少信息傳遞層級，提高信息流通效率。本規(guī)章適用于安保公司全體員工，包括公司管理層、各部門負責(zé)人、安保項目團隊成員以及其他相關(guān)工作人員在各類會議中的記錄管理工作。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工公司設(shè)立專門的行政部門負責(zé)會議記錄管理的統(tǒng)籌工作。行政部門配備專業(yè)的文檔管理人員，負責(zé)會議記錄的收集、整理、存儲和調(diào)閱管理。公司各級管理人員在會議中承擔(dān)組織和監(jiān)督會議記錄的責(zé)任，確保會議記錄準確反映會議內(nèi)容和決策結(jié)果。會議主持人需明確會議記錄人，并對記錄的完整性和準確性進行初步審核。會議記錄人負責(zé)現(xiàn)場準確記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、會議議程、討論要點、決議事項、時間安排等關(guān)鍵信息。記錄完成后，需及時將會議記錄提交給會議主持人審核。三、管理內(nèi)容與流程（一）會前準備會議組織者應(yīng)提前明確會議主題、議程、參會人員等信息，并將相關(guān)資料分發(fā)給參會人員。同時，確定會議記錄人，告知其會議的重點內(nèi)容和記錄要求。會議記錄人應(yīng)提前熟悉會議主題和議程，準備好記錄工具，確保能夠準確、完整地記錄會議內(nèi)容。（二）會中記錄會議記錄人需認真傾聽會議發(fā)言，采用速記、錄音（需經(jīng)參會人員同意）等方式，確保記錄的全面性。記錄內(nèi)容應(yīng)詳細、客觀，避免主觀臆斷和片面記錄。對于重要的觀點、決策和任務(wù)分配，要特別標注清楚。會議主持人要適時提醒記錄人重點內(nèi)容的記錄，確保會議討論的關(guān)鍵問題和決策得到準確記錄。（三）會后整理會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)對會議記錄進行整理，將速記內(nèi)容轉(zhuǎn)化為正式文本，補充完善會議中的遺漏信息。整理后的會議記錄需經(jīng)會議主持人審核簽字確認，確保記錄內(nèi)容真實、準確地反映會議情況。審核通過的會議記錄應(yīng)及時發(fā)送給參會人員進行確認，如有異議，應(yīng)及時溝通修改。（四）存儲與檢索整理后的會議記錄由行政部門統(tǒng)一存儲，按照會議類型、時間順序等進行分類歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。檔案存儲應(yīng)確保安全，防止信息丟失、損壞或泄露。行政部門應(yīng)建立完善的檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找和調(diào)閱會議記錄。同時，要定期對會議記錄檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）傳達與執(zhí)行對于涉及工作安排和決策的會議記錄，相關(guān)負責(zé)人應(yīng)及時將會議精神傳達給本部門員工，并監(jiān)督工作的執(zhí)行情況。員工應(yīng)認真學(xué)習(xí)會議記錄，明確自己的工作職責(zé)和任務(wù)要求，確保工作按照會議決策有序推進。四、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利員工有權(quán)查閱與自己工作相關(guān)的會議記錄，以了解公司決策和工作安排。對于會議記錄中涉及自身的內(nèi)容，如有疑問或異議，有權(quán)向記錄人或相關(guān)負責(zé)人提出核實和修改要求。（二）員工義務(wù)員工有義務(wù)配合會議記錄工作，在會議中積極發(fā)言，清晰表達觀點，以便記錄人準確記錄。參會人員應(yīng)在收到會議記錄后及時確認，如有錯誤或遺漏，應(yīng)及時反饋給記錄人。員工有責(zé)任妥善保管涉及工作機密的會議記錄，不得擅自泄露會議內(nèi)容。（三）行政部門權(quán)利與義務(wù)行政部門有權(quán)對會議記錄的格式、內(nèi)容等進行規(guī)范和指導(dǎo)，確保記錄的標準化。行政部門有義務(wù)為員工提供會議記錄的查閱和調(diào)閱服務(wù)，保障員工的知情權(quán)。同時，要嚴格遵守公司保密制度，確保會議記錄信息的安全。五、監(jiān)督與考核機制公司建立會議記錄監(jiān)督機制，行政部門定期對各部門的會議記錄工作進行檢查，包括記錄的完整性、準確性、及時性等方面。檢查結(jié)果將作為部門績效考核的一項重要指標。對于會議記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如在公司內(nèi)部通報表揚、給予一定的物質(zhì)獎勵等。對于會議記錄工作不認真、出現(xiàn)嚴重錯誤或延誤的部門和個人，將進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重扣減相應(yīng)的績效分數(shù)。員工對會議記錄的反饋意見將作為監(jiān)督考核的重要參考，以不斷改進會議記錄管理工作。同時，設(shè)立專門的投訴渠道，接受員工對會議記錄工作的監(jiān)督和投訴。六、附則本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責(zé)解釋和修訂。行政部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實際工作需要，定期對本規(guī)章進行評估和調(diào)整，確保其有效性和適應(yīng)性。在執(zhí)行本規(guī)章過程中，如與國家法律法規(guī)或政策相沖突