辦公用品采購(gòu)與使用管理方案一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公用品采購(gòu)與使用流程，加強(qiáng)成本控制，提高資源利用效率，確保辦公需求得到合理滿足，特制定本方案。（二）適用范圍本方案適用于公司全體部門及員工，涵蓋辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、使用、維護(hù)、監(jiān)督等全流程管理。（三）基本原則1.需求導(dǎo)向：以實(shí)際辦公需求為基礎(chǔ)，避免過(guò)度采購(gòu)或閑置浪費(fèi)。2.成本控制：通過(guò)集中采購(gòu)、預(yù)算管理等方式降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。3.流程規(guī)范：建立全流程閉環(huán)管理，確保采購(gòu)與使用環(huán)節(jié)合規(guī)、透明。4.責(zé)任明確：明確各部門職責(zé)，避免推諉扯皮，保障流程順暢執(zhí)行。二、職責(zé)分工（一）行政部（歸口管理部門）1.制定、修訂辦公用品管理相關(guān)制度及流程；2.匯總審核各部門采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)；3.建立并維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效；4.負(fù)責(zé)辦公用品的入庫(kù)、發(fā)放及庫(kù)存管理，定期盤點(diǎn)；5.監(jiān)控辦公用品預(yù)算執(zhí)行情況，提出成本優(yōu)化建議；6.組織辦公用品使用培訓(xùn)（如設(shè)備操作、節(jié)約技巧）。（二）各部門1.提交本部門辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，確保需求合理；2.審核本部門員工領(lǐng)用申請(qǐng)，控制領(lǐng)用數(shù)量；3.監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用辦公用品，避免浪費(fèi)；4.配合行政部進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)及供應(yīng)商評(píng)估。（三）財(cái)務(wù)部1.審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行；2.核對(duì)采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，辦理付款手續(xù)；3.提供辦公用品成本核算數(shù)據(jù)，支持成本分析。（四）審計(jì)部1.定期檢查辦公用品采購(gòu)與使用流程的合規(guī)性；2.核查采購(gòu)記錄、庫(kù)存臺(tái)賬及費(fèi)用支出的真實(shí)性；3.提出審計(jì)意見(jiàn)，督促整改違規(guī)行為。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.計(jì)劃編制：各部門于每季度末25日前提交下一季度《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.計(jì)劃審核：行政部匯總各部門計(jì)劃，結(jié)合《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》（如現(xiàn)有庫(kù)存可滿足部分需求，應(yīng)核減采購(gòu)數(shù)量），審核計(jì)劃的合理性（如是否重復(fù)采購(gòu)、是否超預(yù)算），于3個(gè)工作日內(nèi)反饋審核意見(jiàn)。3.計(jì)劃調(diào)整：審核未通過(guò)的計(jì)劃，由部門修改后重新提交；審核通過(guò)的計(jì)劃納入季度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商入庫(kù)：新增供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等），經(jīng)行政部實(shí)地考察（考察供貨能力、質(zhì)量控制體系）、樣品測(cè)試（如紙張克重、筆的書(shū)寫流暢度），并由行政部、財(cái)務(wù)部、使用部門共同評(píng)估后，納入《辦公用品供應(yīng)商庫(kù)》。2.供應(yīng)商評(píng)估：每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次績(jī)效評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括：產(chǎn)品質(zhì)量（30%）：如是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、是否有破損或瑕疵；供貨時(shí)效（20%）：如是否按合同約定時(shí)間送達(dá)；服務(wù)態(tài)度（20%）：如是否及時(shí)響應(yīng)投訴、是否配合退換貨；價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（30%）：如是否低于市場(chǎng)平均價(jià)格、是否提供折扣。3.供應(yīng)商淘汰：評(píng)估結(jié)果為“不合格”的供應(yīng)商（如連續(xù)兩次評(píng)估得分低于60分），從供應(yīng)商庫(kù)中剔除，1年內(nèi)不得重新入庫(kù)。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)方式：集中采購(gòu)：大宗物品（如紙張、筆、打印機(jī)）采用集中采購(gòu)方式，由行政部通過(guò)招標(biāo)或談判確定供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本；分散采購(gòu)：小額物品（如回形針、便利貼）由行政部根據(jù)需求直接采購(gòu)，單次采購(gòu)金額不超過(guò)預(yù)算額度；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況需立即采購(gòu)的物品（如設(shè)備故障需更換配件），填寫《緊急辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人審批后，由行政部直接采購(gòu)，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全相關(guān)手續(xù)。2.采購(gòu)合同：采購(gòu)金額超過(guò)一定標(biāo)準(zhǔn)（如1萬(wàn)元）時(shí)，需與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，由行政部、財(cái)務(wù)部審核后簽訂。（四）驗(yàn)收流程1.驗(yàn)收組織：采購(gòu)物品送達(dá)后，由行政部牽頭，使用部門派代表參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容：數(shù)量核對(duì)：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)合同一致；質(zhì)量檢查：檢查物品質(zhì)量（如紙張是否平整、筆是否能正常書(shū)寫、設(shè)備是否能正常運(yùn)行）；憑證核對(duì)：核對(duì)發(fā)票信息（抬頭、金額、稅率）是否與合同一致。3.驗(yàn)收結(jié)果：合格：填寫《辦公用品驗(yàn)收單》，由行政部驗(yàn)收人、使用部門代表簽字確認(rèn)，連同發(fā)票、合同提交財(cái)務(wù)部付款；不合格：由行政部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，退換貨期限不超過(guò)7個(gè)工作日，逾期未解決的，扣減供應(yīng)商績(jī)效得分。四、入庫(kù)與發(fā)放管理（一）入庫(kù)管理1.臺(tái)賬登記：驗(yàn)收合格的辦公用品，由行政部錄入《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，內(nèi)容包括：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商、經(jīng)辦人。2.分類存放：根據(jù)物品屬性分類存放（如紙張存放在干燥通風(fēng)處、設(shè)備存放在專用倉(cāng)庫(kù)），做好標(biāo)識(shí)（如“辦公用紙”“打印機(jī)耗材”），避免混淆。3.定期盤點(diǎn)：行政部每月末進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》，核對(duì)賬實(shí)相符情況。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧，需查明原因（如入庫(kù)錯(cuò)誤、發(fā)放遺漏），及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬，并報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（二）發(fā)放管理1.領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期；部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用申請(qǐng)（如是否符合工作需要、是否超限額）；行政部核對(duì)領(lǐng)用單信息，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)放物品，并在《辦公用品發(fā)放臺(tái)賬》中登記（領(lǐng)用人、物品信息、領(lǐng)用日期、發(fā)放人）。2.限額管理：對(duì)消耗品（如筆、紙張）實(shí)行限額領(lǐng)用，例如：?jiǎn)T工每月領(lǐng)用筆不超過(guò)1支、紙張不超過(guò)5包（特殊崗位可適當(dāng)調(diào)整），超限額領(lǐng)用需說(shuō)明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。3.貴重物品管理：貴重物品（如打印機(jī)、筆記本電腦）領(lǐng)用需經(jīng)總經(jīng)理審批，領(lǐng)取后填寫《貴重辦公用品領(lǐng)用登記卡》，注明領(lǐng)用人員、領(lǐng)用日期、物品編號(hào)，離職時(shí)需交回行政部，辦理交接手續(xù)（如檢查設(shè)備完好性）。五、使用與維護(hù)管理（一）使用規(guī)范1.節(jié)約使用：推行無(wú)紙化辦公，盡量使用電子文檔傳遞信息；紙張打印需雙面使用，禁止用辦公用紙打印私人文件；筆芯用完后更換筆芯，禁止整支筆丟棄；設(shè)備使用后及時(shí)關(guān)閉電源，避免待機(jī)浪費(fèi)。2.合規(guī)使用：禁止將辦公用品用于私人用途（如用辦公打印機(jī)打印私人照片、用辦公紙張寫私人信件）；禁止損壞或挪用辦公用品（如將公司筆帶回家、故意損壞打印機(jī)）。3.責(zé)任到人：貴重物品（如筆記本電腦）由領(lǐng)用人員負(fù)責(zé)保管，丟失或損壞需按規(guī)定賠償（如原價(jià)的50%賠償，使用超過(guò)1年的按折舊后金額賠償）。（二）維護(hù)與維修1.日常維護(hù)：行政部定期對(duì)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）進(jìn)行維護(hù)，例如：每月清理打印機(jī)墨盒、每季度檢查復(fù)印機(jī)硒鼓，填寫《辦公設(shè)備維護(hù)記錄》。2.故障維修：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，由行政部聯(lián)系專業(yè)維修人員維修（如與供應(yīng)商簽訂維修協(xié)議的，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修）。禁止員工自行拆卸設(shè)備，以免造成更大損壞。3.報(bào)廢管理：設(shè)備無(wú)法維修或維修成本過(guò)高時(shí)，由行政部提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部評(píng)估（確認(rèn)殘值）、總經(jīng)理審批后，進(jìn)行報(bào)廢處理（如出售給回收公司、拆解回收零部件）。六、成本控制（一）預(yù)算管理1.預(yù)算編制：各部門根據(jù)年度工作計(jì)劃編制辦公用品預(yù)算，納入部門年度預(yù)算，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.預(yù)算監(jiān)控：行政部每月監(jiān)控各部門預(yù)算執(zhí)行情況，填寫《辦公用品預(yù)算執(zhí)行報(bào)表》，注明各部門預(yù)算金額、已使用金額、剩余金額、超預(yù)算情況。超預(yù)算的部門需提交《超預(yù)算說(shuō)明》，說(shuō)明超預(yù)算原因、需要增加的預(yù)算金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，調(diào)整預(yù)算。3.預(yù)算考核：年底對(duì)各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，預(yù)算執(zhí)行率（實(shí)際使用金額/預(yù)算金額）低于90%且無(wú)不合理超支的部門，給予獎(jiǎng)勵(lì)（如獎(jiǎng)勵(lì)部門預(yù)算的5%）；預(yù)算執(zhí)行率超過(guò)110%的部門，扣減部門績(jī)效分（如扣減5分）。（二）成本優(yōu)化措施1.集中采購(gòu)：對(duì)大宗物品實(shí)行集中采購(gòu)，降低采購(gòu)成本（如集中采購(gòu)紙張比分散采購(gòu)便宜10%~15%）。2.供應(yīng)商談判：與供應(yīng)商協(xié)商爭(zhēng)取折扣（如批量采購(gòu)折扣、長(zhǎng)期合作折扣），例如：采購(gòu)金額超過(guò)5萬(wàn)元的，給予3%的折扣。3.替代產(chǎn)品：選擇性價(jià)比高的替代產(chǎn)品（如用普通筆替代高檔筆、用國(guó)產(chǎn)紙張?zhí)娲M(jìn)口紙張），降低采購(gòu)成本。4.浪費(fèi)處罰：對(duì)浪費(fèi)嚴(yán)重的部門或員工，給予處罰（如扣減部門績(jī)效分、個(gè)人獎(jiǎng)金），例如：發(fā)現(xiàn)用辦公紙張打印私人文件的，扣減當(dāng)事人當(dāng)月獎(jiǎng)金的10%。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)檢查：審計(jì)部每季度對(duì)辦公用品采購(gòu)與使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括：采購(gòu)計(jì)劃是否符合流程（如是否經(jīng)過(guò)審核、是否超預(yù)算）；供應(yīng)商選擇是否合規(guī)（如是否納入供應(yīng)商庫(kù)、是否經(jīng)過(guò)評(píng)估）；驗(yàn)收流程是否規(guī)范（如是否有驗(yàn)收單、是否有使用部門參與）；庫(kù)存臺(tái)賬是否完整（如是否有入庫(kù)、發(fā)放記錄）；是否存在浪費(fèi)或違規(guī)使用情況（如用辦公用品謀取私利、私自挪用）。2.投訴舉報(bào)：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為（如采購(gòu)人員收受供應(yīng)商賄賂、部門負(fù)責(zé)人審批虛假領(lǐng)用申請(qǐng)），可向?qū)徲?jì)部舉報(bào)，審計(jì)部應(yīng)及時(shí)調(diào)查處理，對(duì)舉報(bào)者保密。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：預(yù)算執(zhí)行率（40%）：實(shí)際使用金額與預(yù)算金額的比率，低于90%的得滿分，超過(guò)110%的不得分；節(jié)約率（30%）：（預(yù)算金額-實(shí)際使用金額）/預(yù)算金額×100%，節(jié)約率越高得分越高；流程合規(guī)性（30%）：是否遵守采購(gòu)、領(lǐng)用、使用流程，是否有違規(guī)行為（如未提交計(jì)劃就采購(gòu)、超限額領(lǐng)用）。2.獎(jiǎng)懲措施：獎(jiǎng)勵(lì)：考核得分前兩名的部門，給予部門獎(jiǎng)金（如預(yù)算金額的2%），并頒發(fā)“節(jié)約型部門”榮譽(yù)證書(shū)；處罰：考核得分后兩名的部門，扣減部門績(jī)效分（如扣減5分），并要求提交整改報(bào)告；對(duì)違規(guī)員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、罰款（如罰