農(nóng)業(yè)公司采購部采購辦法

一、總則1.目的為加強本農(nóng)業(yè)公司采購部的采購管理，規(guī)范采購行為，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資及服務的及時供應，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本采購辦法。2.依據(jù)本辦法依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及本公司的經(jīng)營理念和發(fā)展戰(zhàn)略制定。3.采購原則（1）遵循“公平、公正、公開”的原則，確保采購過程透明，所有供應商機會均等。（2）以公司利益為出發(fā)點，追求性價比最優(yōu)，在保證物資和服務質(zhì)量的前提下，降低采購成本。（3）堅持誠實守信原則，與供應商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系。二、適用范圍本辦法適用于農(nóng)業(yè)公司采購部對生產(chǎn)資料（如種子、化肥、農(nóng)藥、農(nóng)機具等）、辦公用品、設備設施以及各類服務（如物流服務、技術(shù)咨詢服務等）的采購活動，涉及農(nóng)業(yè)公司全體員工及相關供應商客戶。三、組織架構(gòu)與職責分工1.采購部組織架構(gòu)采購部設采購經(jīng)理一名，負責采購部的整體管理和決策；下設采購專員若干，分別負責不同品類物資和服務的采購工作；另設采購助理，協(xié)助采購專員處理日常事務。2.采購經(jīng)理職責（1）全面負責采購部的日常管理工作，制定采購計劃和目標，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）建立和維護良好的供應商關系，拓展優(yōu)質(zhì)供應商資源。（3）審核采購合同，把控采購風險，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（4）根據(jù)公司績效考核制度，對采購專員和采購助理進行績效評估和管理。3.采購專員職責（1）根據(jù)公司需求，開展市場調(diào)研，收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。（2）負責具體采購項目的詢價、比價、議價工作，選擇合適的供應商并提交采購申請。（3）起草采購合同，與供應商進行合同條款的談判和簽訂，確保合同合法合規(guī)。（4）跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。（5）負責采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。4.采購助理職責（1）協(xié)助采購專員進行供應商信息的收集、整理和歸檔工作。（2）負責采購文件和資料的管理，包括采購申請、合同、發(fā)票等的整理和保管。（3）跟進采購訂單的物流情況，及時向采購專員反饋。（4）協(xié)助采購專員處理與供應商的日常溝通事務。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求確認（1）各部門根據(jù)工作需要，定期向采購部提交采購需求計劃，明確所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。（2）采購部對各部門提交的采購需求計劃進行匯總和審核，對于需求不明確或不合理的部分，及時與相關部門溝通確認。2.供應商選擇與管理（1）市場調(diào)研：采購專員通過多種渠道（如網(wǎng)絡、行業(yè)展會、供應商推薦等）進行市場調(diào)研，收集供應商的基本信息、產(chǎn)品或服務質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況。（2）供應商評估：采購部建立供應商評估體系，從資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、服務水平等多個維度對潛在供應商進行評估。評估方式包括實地考察、問卷調(diào)查、參考過往合作記錄等。（3）供應商準入：經(jīng)過評估合格的供應商，納入公司供應商數(shù)據(jù)庫，成為合格供應商。采購部與合格供應商簽訂合作框架協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。（4）供應商考核：定期對供應商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、暫停合作或終止合作等處理。3.采購流程（1）采購申請：采購專員根據(jù)審核后的采購需求計劃，結(jié)合供應商情況，填寫采購申請單，注明采購物資或服務的詳細信息、預算金額、建議供應商等內(nèi)容，提交采購經(jīng)理審批。（2）詢價與比價：采購專員向至少三家合格供應商發(fā)出詢價函，獲取供應商的報價和相關條款。對各供應商的報價進行詳細比較和分析，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商。（3）議價：對于重要采購項目或價格差異較大的項目，采購專員與選定的供應商進行議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。（4）合同簽訂：采購專員根據(jù)議價結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同需經(jīng)采購經(jīng)理審核、公司法務部門審查后，由公司授權(quán)代表與供應商簽訂。（5）訂單下達與跟蹤：采購合同簽訂后，采購專員向供應商下達采購訂單，明確訂單細節(jié)。采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通解決。（6）驗收與入庫：物資到達公司后，采購專員協(xié)同使用部門、質(zhì)量檢驗部門等按照合同要求和質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，相關人員在驗收單上簽字確認。如驗收不合格，采購專員及時與供應商協(xié)商處理，包括退貨、換貨、補貨等。（7）付款：采購專員根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，收集整理相關付款資料（如發(fā)票、驗收單、合同等），提交財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度進行付款。五、權(quán)利與義務1.采購部權(quán)利（1）有權(quán)對各部門的采購需求進行審核和調(diào)整，確保采購需求合理、合規(guī)。（2）有權(quán)自主選擇合格供應商，開展采購活動，任何部門和個人不得干涉。（3）有權(quán)要求供應商提供真實、準確的產(chǎn)品或服務信息，對供應商的違約行為進行追究。2.采購部義務（1）按照公司規(guī)定的采購流程和標準，及時、高效地完成采購任務，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。（2）嚴格遵守采購紀律，保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購信息給供應商或其他無關人員。（3）對采購物資和服務的質(zhì)量、交貨期、價格等負責，積極協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.供應商權(quán)利（1）有權(quán)獲取公司采購需求信息，公平參與采購項目的競爭。（2）在履行合同過程中，有權(quán)要求公司按照合同約定及時支付貨款。（3）對公司提出的不合理要求或侵權(quán)行為，有權(quán)提出異議并依法維護自身權(quán)益。4.供應商義務（1）按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準和數(shù)量提供物資或服務。（2）提供真實、合法的發(fā)票及其他相關資料。（3）嚴格遵守公司的采購制度和商業(yè)道德規(guī)范，不得采取不正當手段謀取利益。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制（1）內(nèi)部監(jiān)督：公司設立專門的審計部門，定期對采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、資金使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（2）外部監(jiān)督：鼓勵供應商和公司員工對采購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，公司對舉報信息進行認真核實和處理。2.考核機制（1）采購部績效考核：采購部員工的績效考核與采購任務完成情況、采購成本控制、物資質(zhì)量、供應商管理等指標掛鉤。考核結(jié)果作為員工薪酬調(diào)整、晉升、獎勵的重要依據(jù)。（2）采購項目績效評估：對重大采購項目進行專項績效評估，評估項目的經(jīng)濟效益、社會效益以及對公司業(yè)務發(fā)展的影響等。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)