林業(yè)公司印章管理實施細則

一、總則1.目的為加強林業(yè)公司印章管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管及銷毀等行為，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權(quán)益，特制定本實施細則。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及林業(yè)公司的實際情況和管理需求制定本細則。3.原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、嚴格審批、規(guī)范使用”的原則，確保印章使用與公司經(jīng)營活動和管理要求相符合。二、適用范圍本細則適用于林業(yè)公司全體員工。涉及公司印章使用與管理的所有活動，包括但不限于對內(nèi)文件簽署、對外業(yè)務(wù)往來、合同簽訂等均需遵循本細則規(guī)定。對于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，在涉及需公司印章確認的業(yè)務(wù)場景下，公司按照本細則規(guī)定流程處理相關(guān)印章使用事宜，以保障業(yè)務(wù)的合法合規(guī)進行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.管理層職責(zé)公司管理層對印章管理工作負全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負責(zé)審批重大事項用印申請，決定印章的刻制、廢止等重大決策。董事長作為公司最高領(lǐng)導(dǎo)，對公司重要印章（如公司公章、合同專用章等）的重大使用事項擁有最終決策權(quán)。2.行政部門職責(zé)行政主管部門是公司印章管理的歸口部門，負責(zé)制定和完善印章管理制度，統(tǒng)籌印章的刻制、發(fā)放、回收、銷毀等工作；負責(zé)建立印章使用臺賬，對印章使用情況進行記錄和統(tǒng)計；定期對印章管理工作進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.各部門職責(zé)各部門負責(zé)人對本部門印章使用的合規(guī)性、真實性負責(zé)，指定專人擔任印章管理員，負責(zé)本部門日常印章的保管和使用。各部門在職責(zé)范圍內(nèi)按照規(guī)定流程申請使用印章，并對用印文件的內(nèi)容和質(zhì)量進行審核。四、管理內(nèi)容與流程1.印章的刻制-申請：因工作需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報行政主管部門審批。對于涉及公司重要業(yè)務(wù)或?qū)ν饩哂兄卮笥绊懙挠≌?，需?jīng)公司管理層審批。-刻制：行政主管部門根據(jù)審批意見，指定具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)出具刻制證明，行政主管部門對新印章進行驗收，核對印章的樣式、規(guī)格等是否與申請一致。2.印章的啟用新印章啟用前，行政主管部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確新印章的名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息，并將新印章印模留存歸檔。通知應(yīng)發(fā)送至公司各部門及相關(guān)外部單位。3.印章的保管-專人負責(zé)：公司各類印章必須指定專人保管，印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全。印章保管人不得擅自將印章交予他人代管。-安全存放：印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全設(shè)施內(nèi)，確保存放環(huán)境安全可靠。保管人應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意泄露。-交接手續(xù)：印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)。交接雙方需填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、交接日期、交接雙方姓名等信息，并由監(jiān)交人簽字確認。4.印章的使用-申請流程：員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對于一般性業(yè)務(wù)用印，可按照公司既定的審批權(quán)限由相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批；對于重大事項用印，需經(jīng)公司管理層集體決策或董事長審批。-審核內(nèi)容：行政主管部門在受理用印申請時，應(yīng)對用印事項的合法性、合規(guī)性以及用印文件的內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括但不限于用印事項是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)規(guī)定，用印文件是否完整、準確，簽字審批手續(xù)是否齊全等。對于不符合要求的用印申請，行政主管部門應(yīng)予以退回，并說明原因。-用印登記：經(jīng)審批同意用印后，印章保管人應(yīng)在用印前對用印情況進行詳細登記，填寫《印章使用登記簿》，包括用印日期、用印部門、用印人、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)等信息。用印完畢后，印章保管人應(yīng)在文件上加蓋印章，并將用印文件留存一份歸檔。-特殊情況處理：如遇緊急情況需要使用印章，但相關(guān)審批人無法及時審批時，用印申請人應(yīng)先通過電話等方式向?qū)徟藞蟾妫?jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。5.印章的停用與銷毀-停用：當公司名稱變更、部門撤銷、印章?lián)p壞或不再使用等情況發(fā)生時，行政主管部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門停用印章，并收回停用印章。停用印章應(yīng)進行登記，注明停用原因、停用日期等信息。-銷毀：對于已停用且不再需要保留的印章，行政主管部門應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司管理層審批后，指定專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀完成后，銷毀人和監(jiān)督人應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利員工有權(quán)按照公司規(guī)定的流程申請使用印章，以開展正常的工作業(yè)務(wù)。對于不合理的印章使用限制或?qū)徟?，員工有權(quán)向行政主管部門或上級領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。2.員工義務(wù)員工在申請使用印章時，應(yīng)如實填寫用印申請信息，確保用印事項的真實性和合法性。不得擅自偽造、篡改用印文件內(nèi)容，不得超越權(quán)限使用印章。在用印過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向相關(guān)部門報告。3.公司權(quán)利公司有權(quán)對印章的使用情況進行監(jiān)督和檢查，對于違反印章管理制度的行為，公司有權(quán)采取相應(yīng)的處罰措施。公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，調(diào)整印章的管理規(guī)定和審批流程。4.公司義務(wù)公司應(yīng)按照本細則規(guī)定，為員工提供規(guī)范、便捷的印章使用服務(wù)，確保員工正常工作業(yè)務(wù)的開展。公司應(yīng)加強對印章保管人員的培訓(xùn)和管理，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，保障印章管理工作的安全、有序進行。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督檢查行政主管部門定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記記錄、審批手續(xù)等。同時，接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。各部門應(yīng)積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.違規(guī)處理對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。違規(guī)行為包括但不限于未經(jīng)審批擅自使用印章、偽造用印申請或?qū)徟掷m(xù)、私自刻制印章等。對于違規(guī)行為，公司將對責(zé)任人進行批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理；如因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，責(zé)任人應(yīng)依法承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.績效考核將印章管理工作納入部門和員工的績效考核體系。對于印章管理工作規(guī)范、無違規(guī)行為的部門和個人，在績效考核中給予適當加分；對于印章管理不善、出現(xiàn)違規(guī)行為的部門和個人，在績效考核中給予扣分處理，并與個人績效獎金、晉升等掛鉤。七、附則1.解釋權(quán)本細則由林