漁業(yè)公司會(huì)議室使用規(guī)范規(guī)定

一、總則本公司秉持“深耕漁業(yè)，共享資源，創(chuàng)新發(fā)展，回饋社會(huì)”的經(jīng)營(yíng)理念，為滿足公司日常會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談、培訓(xùn)等活動(dòng)需求，提高會(huì)議室使用效率，規(guī)范會(huì)議室管理，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在確保公司各部門及員工合理、有序地使用會(huì)議室，保障會(huì)議順利進(jìn)行，同時(shí)體現(xiàn)公司扁平化管理特色，促進(jìn)信息高效流通，在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)兼顧社會(huì)效益，營(yíng)造良好的企業(yè)文化氛圍。二、適用范圍本規(guī)定適用于漁業(yè)公司全體員工及因業(yè)務(wù)往來(lái)需使用公司會(huì)議室的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌管理，包括制定和完善會(huì)議室使用規(guī)范及相關(guān)管理制度。-負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、調(diào)度和協(xié)調(diào)工作，確保會(huì)議室資源得到合理利用。-定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行，為使用者提供良好的會(huì)議環(huán)境。-收集員工及客戶對(duì)會(huì)議室使用的反饋意見(jiàn)，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理工作。2.各使用部門-按照規(guī)定提前預(yù)訂會(huì)議室，并準(zhǔn)確填寫(xiě)預(yù)訂信息，包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等。-在使用會(huì)議室過(guò)程中，遵守會(huì)議室的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生。-使用完畢后，及時(shí)歸還所借物品，關(guān)閉設(shè)備電源，整理好會(huì)議室桌椅等物品，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。四、管理內(nèi)容與流程1.會(huì)議室預(yù)訂-預(yù)訂方式：公司內(nèi)部員工及客戶可通過(guò)公司辦公系統(tǒng)在線預(yù)訂會(huì)議室，也可向行政部門電話預(yù)訂。行政部門在接到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)在辦公系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息。-預(yù)訂時(shí)間：為了確保會(huì)議室資源的合理分配，原則上提前[X]小時(shí)預(yù)訂。如遇緊急會(huì)議，可隨時(shí)預(yù)訂，但需告知行政部門會(huì)議的緊急情況。預(yù)訂時(shí)間應(yīng)明確會(huì)議開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，避免造成資源浪費(fèi)。-預(yù)訂信息填寫(xiě)：預(yù)訂人需在預(yù)訂時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、是否需要使用特殊設(shè)備（如投影儀、音響等）、會(huì)議聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。對(duì)于客戶預(yù)訂會(huì)議室，還需注明客戶單位名稱及業(yè)務(wù)合作內(nèi)容。2.會(huì)議室使用-按時(shí)使用：預(yù)訂人應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間準(zhǔn)時(shí)使用會(huì)議室，如因特殊情況無(wú)法按時(shí)使用，需提前[X]分鐘通知行政部門，以便安排其他會(huì)議使用。若未提前通知且未按時(shí)使用會(huì)議室，將被視為違規(guī)使用，行政部門有權(quán)另行安排會(huì)議室使用。-設(shè)備使用：使用會(huì)議室配備的設(shè)備前，使用者應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法。如對(duì)設(shè)備操作不熟悉，可提前向行政部門咨詢。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門安排維修，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。-會(huì)議秩序：會(huì)議期間，使用者應(yīng)保持會(huì)議室的安靜，避免影響其他部門的正常工作。嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、大聲喧嘩、亂扔垃圾等行為。對(duì)于客戶使用會(huì)議室，公司員工有義務(wù)提醒客戶遵守公司的相關(guān)規(guī)定。-資料整理：會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議資料，如有需要可將相關(guān)資料存放在會(huì)議室指定的文件柜中，但需注明存放期限和聯(lián)系人信息。對(duì)于重要資料，建議使用者自行保管，以免丟失或泄露。3.會(huì)議室清理-日常清理：每次會(huì)議結(jié)束后，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室內(nèi)的垃圾，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉投影儀、音響、空調(diào)等設(shè)備電源，關(guān)閉門窗。行政部門將定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)未清理或未按要求關(guān)閉設(shè)備等情況，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。-定期清潔：行政部門將安排專人定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔和消毒，確保會(huì)議室環(huán)境整潔衛(wèi)生。清潔內(nèi)容包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾桶清理、設(shè)備表面清潔等。同時(shí)，定期對(duì)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：公司員工有權(quán)按照規(guī)定預(yù)訂和使用會(huì)議室，以滿足工作中的會(huì)議、培訓(xùn)等需求。在使用會(huì)議室過(guò)程中，員工有權(quán)要求行政部門提供必要的協(xié)助和支持，如設(shè)備調(diào)試、資料復(fù)印等。-義務(wù)：?jiǎn)T工有義務(wù)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，按照規(guī)定預(yù)訂、使用和清理會(huì)議室。不得擅自將會(huì)議室轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的活動(dòng)。在使用會(huì)議室過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如因人為原因造成設(shè)備損壞或丟失，需照價(jià)賠償。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：因業(yè)務(wù)往來(lái)需使用公司會(huì)議室的客戶，有權(quán)在公司規(guī)定的范圍內(nèi)預(yù)訂和使用會(huì)議室。在使用過(guò)程中，客戶有權(quán)享受公司提供的基本會(huì)議服務(wù)，如茶水供應(yīng)等。-義務(wù)：客戶有義務(wù)遵守公司的會(huì)議室使用規(guī)定，愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。在使用完畢后，應(yīng)按照要求清理會(huì)議室，保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生。如有違反規(guī)定的行為，公司有權(quán)終止其使用會(huì)議室的權(quán)利，并保留追究相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門將定期對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，包括預(yù)訂信息的準(zhǔn)確性、會(huì)議室的清理情況、設(shè)備的使用和維護(hù)情況等。同時(shí)，鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)違規(guī)使用會(huì)議室的行為進(jìn)行舉報(bào)，行政部門將對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行核實(shí)和處理。-公司設(shè)立意見(jiàn)箱和投訴電話，員工和客戶可對(duì)會(huì)議室管理工作提出意見(jiàn)和建議。行政部門將定期收集和整理相關(guān)反饋信息，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改和優(yōu)化。2.考核機(jī)制-將會(huì)議室使用情況納入部門和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守會(huì)議室使用規(guī)范，積極配合行政部門管理工作的部門和個(gè)人，在績(jī)效考核中給予適當(dāng)加分獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反會(huì)議室使用規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重在績(jī)效考核中給予扣分處理。-具體考核指標(biāo)包括預(yù)訂信息準(zhǔn)確率、按時(shí)使用會(huì)議室情況、會(huì)議室清理情況、設(shè)備維護(hù)情況等。行政部門將定期統(tǒng)計(jì)和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，為績(jī)效考核提供客觀依據(jù)。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.行政部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際使用情況，適時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行調(diào)整和完善，確保規(guī)定的合理性和有效性。3.公司鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)會(huì)議室管理工作提出寶