漁業(yè)公司會議室使用登記規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范漁業(yè)公司會議室的使用管理，確保會議室資源得到合理、高效的利用，滿足公司各部門及員工召開會議、開展培訓等工作需求，同時展現(xiàn)公司專業(yè)、高效、協(xié)作的企業(yè)文化。遵循“公平、高效、有序”的原則，保障公司各項業(yè)務活動順利進行，在提升經(jīng)濟效益的同時注重社會效益，促進公司可持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于漁業(yè)公司全體員工。對于因業(yè)務往來需要使用會議室的客戶，在遵循本規(guī)定的前提下，可由相關(guān)對接部門協(xié)助辦理使用手續(xù)。三、組織架構(gòu)與職責分工（一）行政部門行政部門作為會議室管理的主要負責部門，承擔以下職責：1.負責會議室的統(tǒng)籌規(guī)劃與資源調(diào)配，根據(jù)公司實際需求合理安排會議室的布局與設(shè)備配置。2.制定并完善會議室使用登記制度及相關(guān)流程，確保制度的有效執(zhí)行與持續(xù)優(yōu)化。3.管理會議室的日常維護與清潔工作，定期檢查會議室設(shè)備的運行狀況，及時安排維修與保養(yǎng)，保證會議室設(shè)施設(shè)備處于良好的運行狀態(tài)。4.審核會議室使用申請，協(xié)調(diào)解決使用過程中出現(xiàn)的沖突與問題，確保會議室使用的公平性與高效性。5.統(tǒng)計會議室的使用情況，定期向上級匯報，為公司進一步優(yōu)化會議室資源提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門1.各部門根據(jù)工作需要，提前按照規(guī)定流程申請使用會議室。2.在使用會議室過程中，嚴格遵守本規(guī)定，愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，保持會議室的整潔衛(wèi)生。3.如發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施設(shè)備存在問題，及時向行政部門反饋，以便及時處理。四、管理內(nèi)容與流程（一）會議室預訂1.預訂方式公司采用線上預訂系統(tǒng)進行會議室預訂。員工可通過公司內(nèi)部辦公軟件登錄會議室預訂系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示填寫預訂信息。2.預訂時間員工應至少提前[X]小時預訂會議室，對于重要會議或使用時間較長的會議，建議提前[X]天預訂，以確保會議室資源的合理安排。緊急會議可隨時申請，但需在預訂系統(tǒng)中注明緊急原因，行政部門將優(yōu)先處理。3.預訂信息填寫預訂信息應包括會議主題、使用部門、使用人員、開始時間、結(jié)束時間、會議人數(shù)等內(nèi)容。如有特殊設(shè)備需求，如投影儀、音響設(shè)備等，也需在預訂信息中明確注明。（二）預訂審批1.預訂申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)將自動發(fā)送至行政部門進行審批。行政部門在收到申請后的[X]小時內(nèi)完成審批，如申請符合規(guī)定，予以批準；如申請存在問題或與其他預訂沖突，將駁回申請并說明原因。2.對于涉及跨部門會議或重要會議，行政部門可根據(jù)實際情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門負責人進行聯(lián)合審批，確保會議的順利進行。（三）會議室使用1.使用人員應在預訂時間前[X]分鐘到達會議室，做好會議準備工作。如因特殊情況未能按時到達，應提前通知行政部門，否則行政部門有權(quán)將會議室另行安排。2.使用人員在使用過程中，應嚴格按照操作規(guī)程使用會議室的設(shè)施設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。如因操作不當導致設(shè)備損壞，使用人員所在部門應承擔相應的維修費用。3.會議期間，使用人員應保持會議室的安靜，避免影響其他部門的正常工作。會議結(jié)束后，使用人員應清理會議室，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備、照明燈具、空調(diào)等設(shè)施，保持會議室整潔衛(wèi)生。（四）會議室變更與取消1.如因工作需要變更會議室使用時間或使用人員，使用部門應提前[X]小時通過預訂系統(tǒng)提交變更申請，經(jīng)行政部門審批同意后，方可進行變更。2.如需取消會議室預訂，使用部門應至少提前[X]小時通知行政部門，以便行政部門及時調(diào)整會議室資源。如未提前通知，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，影響績效考核。五、權(quán)利與義務（一）員工權(quán)利1.公司全體員工有權(quán)按照規(guī)定流程申請使用會議室，以滿足工作中的會議、培訓等需求。2.員工在使用會議室過程中，有權(quán)要求行政部門提供必要的協(xié)助與支持，如設(shè)備調(diào)試、技術(shù)指導等。3.員工對會議室的管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，行政部門應認真聽取并合理采納，不斷完善會議室的使用管理。（二）員工義務1.員工有義務遵守本規(guī)定，按照規(guī)定流程申請和使用會議室，不得擅自占用或違規(guī)使用會議室資源。2.愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，不得故意損壞或遺失。如因個人原因造成損失，應照價賠償。3.保持會議室的整潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后及時清理垃圾，不得在會議室墻壁、桌椅上隨意涂寫、刻畫。（三）行政部門權(quán)利與義務1.行政部門有權(quán)對會議室的使用情況進行監(jiān)督檢查，對違反規(guī)定的行為進行制止和糾正。2.按照規(guī)定流程審批會議室使用申請，合理調(diào)配會議室資源，保障公司各項工作的順利開展。3.履行會議室管理職責，做好會議室的日常維護、清潔和設(shè)備管理工作，為員工提供良好的會議環(huán)境。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.行政部門定期對會議室的使用情況進行檢查，包括設(shè)備設(shè)施的完好程度、會議室的整潔情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并通知相關(guān)部門整改。2.設(shè)立意見箱和投訴電話，鼓勵員工對違規(guī)使用會議室的行為進行監(jiān)督和舉報。行政部門對舉報信息進行核實處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）考核機制1.將會議室的使用情況納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴格遵守規(guī)定、合理使用會議室的部門和員工，給予一定的績效加分；對于違反規(guī)定的部門和員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的績效扣分。2.對于多次違規(guī)使用會議室或造成嚴重損失的部門和員工，除績效扣分外，還將進行全公司通報批評，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴