行政辦公常用表格樣本及填寫指南引言行政辦公表格是企業(yè)內(nèi)部流程規(guī)范化的核心工具，其作用涵蓋流程記錄、責(zé)任界定、效率提升、風(fēng)險(xiǎn)防控四大維度。無論是請假、報(bào)銷還是會議管理，規(guī)范的表格填寫能避免信息歧義，減少溝通成本，同時(shí)為后續(xù)審計(jì)、查詢提供可追溯的書面依據(jù)。本文梳理了行政辦公高頻使用的6類表格，涵蓋樣本結(jié)構(gòu)、填寫指南及注意事項(xiàng)，旨在幫助企業(yè)員工快速掌握表格填寫規(guī)范，提升辦公準(zhǔn)確性與效率。一、請假申請表用途：用于員工因個(gè)人原因需暫時(shí)離開工作崗位時(shí)，向公司提出申請并履行審批流程。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明申請人姓名填寫本人真實(shí)姓名部門填寫所在部門名稱工號填寫公司分配的工號請假類型選擇事假/病假/年假/婚假/產(chǎn)假等請假時(shí)間（開始）填寫請假開始日期及時(shí)段（如“2024年X月X日上午9:00”）請假時(shí)間（結(jié)束）填寫請假結(jié)束日期及時(shí)段（如“2024年X月X日下午17:00”）請假天數(shù)計(jì)算請假的實(shí)際天數(shù)（需符合公司考勤規(guī)則）請假原因簡潔說明請假事由申請人簽字本人手寫簽字（不得代簽）提交日期填寫申請表提交的日期部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)人力資源部審批HR部門簽字確認(rèn)（審核考勤合規(guī)性）備注其他需說明的事項(xiàng)（如“病假附診斷證明”）（二）填寫指南1.基礎(chǔ)信息：姓名、部門、工號需與人事系統(tǒng)一致，避免因信息不符導(dǎo)致審批延誤。2.請假類型：嚴(yán)格按照公司《考勤管理制度》選擇（如病假需附二級及以上醫(yī)院診斷證明，婚假需附結(jié)婚證復(fù)印件）。3.請假時(shí)間：時(shí)段需明確（如“上午9:00”而非“早上”），避免歧義；天數(shù)計(jì)算需符合公司規(guī)定（如事假按自然日計(jì)算，年假按工作日計(jì)算）。示例：若請假時(shí)間為“2024年X月10日（周一）上午9:00-2024年X月12日（周三）下午17:00”，則事假天數(shù)為3天。4.請假原因：需簡潔具體（如“家中老人住院需陪護(hù)”“感冒發(fā)燒需休息”），避免過于籠統(tǒng)（如“有事”）。5.簽字與日期：申請人需手寫簽字，提交日期需填寫實(shí)際提交日（而非請假開始日）。6.審批流程：需按“申請人→部門負(fù)責(zé)人→人力資源部”的順序提交，未完成審批的申請表不得生效。（三）注意事項(xiàng)提前提交：事假需提前1個(gè)工作日提交，年假需提前3個(gè)工作日提交；突發(fā)情況（如急?。┬枋潞?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填并附證明。證明材料：病假、婚假等需附相關(guān)材料（如診斷證明、結(jié)婚證），否則審批不予通過。留存?zhèn)洳椋簩徟瓿珊?，需留存?fù)印件（或電子檔），以備后續(xù)考勤核對。二、費(fèi)用報(bào)銷單用途：用于員工報(bào)銷因工作產(chǎn)生的費(fèi)用（如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)等），是財(cái)務(wù)審核的核心依據(jù)。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明報(bào)銷人姓名填寫本人真實(shí)姓名部門填寫所在部門名稱報(bào)銷日期填寫報(bào)銷單提交日期費(fèi)用類型選擇差旅費(fèi)/辦公費(fèi)/招待費(fèi)/通訊費(fèi)等費(fèi)用明細(xì)逐筆填寫（日期、事項(xiàng)、金額、備注）合計(jì)金額（小寫）填寫費(fèi)用總額（如“1200.00”）合計(jì)金額（大寫）填寫費(fèi)用總額（如“壹仟貳佰元整”）附件張數(shù)填寫報(bào)銷附件（發(fā)票、收據(jù)等）的數(shù)量報(bào)銷人簽字本人手寫簽字部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（審核費(fèi)用真實(shí)性）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)人員簽字確認(rèn)（審核票據(jù)合規(guī)性）出納付款出納簽字確認(rèn)（記錄付款情況）備注其他需說明的事項(xiàng)（如“發(fā)票丟失附說明”）（二）填寫指南1.費(fèi)用類型：需與公司《費(fèi)用報(bào)銷管理制度》一致（如招待費(fèi)需注明接待對象及事由）。2.費(fèi)用明細(xì)：需逐筆填寫（如“2024年X月X日購買A4紙100元”），不得合并（如“辦公費(fèi)500元”）；金額需與附件一致，不得多報(bào)或漏報(bào)。3.金額填寫：小寫需保留兩位小數(shù)（如“1200.00”而非“1200”）；大寫需規(guī)范（如“壹”“貳”“叁”，避免“一”“二”“三”），金額末尾需加“整”（如“壹仟貳佰元整”）。4.附件要求：發(fā)票需為正規(guī)增值稅發(fā)票（抬頭需為公司名稱，稅號需正確）；收據(jù)需加蓋收款方公章（或財(cái)務(wù)章）；差旅費(fèi)需附行程單（如高鐵票、機(jī)票）、住宿清單。5.審批流程：需按“報(bào)銷人→部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)→出納”的順序提交，未完成審批的報(bào)銷單不得付款。（三）注意事項(xiàng)報(bào)銷時(shí)限：當(dāng)月費(fèi)用需當(dāng)月報(bào)銷，逾期30天的費(fèi)用不予受理（特殊情況需提前申請）。票據(jù)真實(shí)性：不得偽造、涂改發(fā)票，否則將追究法律責(zé)任。限額控制：超過公司規(guī)定限額的費(fèi)用（如招待費(fèi)）需提前提交《費(fèi)用審批單》，否則不予報(bào)銷。三、辦公用品申領(lǐng)表用途：用于部門或員工申領(lǐng)日常辦公所需物品（如A4紙、筆、文件夾等），規(guī)范辦公用品的發(fā)放與管理。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明申領(lǐng)部門填寫所在部門名稱申領(lǐng)日期填寫申領(lǐng)表提交日期申領(lǐng)人填寫申領(lǐng)人的姓名辦公用品名稱填寫物品的具體名稱（如“A4紙”而非“紙張”）規(guī)格/型號填寫物品的規(guī)格（如“A470g”）數(shù)量填寫申領(lǐng)的數(shù)量用途填寫物品的使用用途（如“日常辦公”“會議使用”）部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)（審核申領(lǐng)合理性）行政部審核行政人員簽字確認(rèn)（審核庫存情況）發(fā)放人行政部發(fā)放人員簽字領(lǐng)取人簽字申領(lǐng)人簽字確認(rèn)（確認(rèn)領(lǐng)取）備注其他需說明的事項(xiàng)（如“急需物品”）（二）填寫指南1.物品名稱：需具體（如“黑色中性筆”而非“筆”），避免因名稱模糊導(dǎo)致發(fā)放錯(cuò)誤。2.規(guī)格/型號：需填寫準(zhǔn)確（如“A470g”“USB接口鼠標(biāo)”），確保領(lǐng)取的物品符合需求。3.數(shù)量：需根據(jù)部門實(shí)際需求填寫，避免浪費(fèi)（如部門每月需用A4紙10包，不得申領(lǐng)20包）。4.用途：需說明使用場景（如“會議使用”“新員工入職”），便于行政部合理調(diào)配庫存。（三）注意事項(xiàng)申領(lǐng)周期：需遵守公司規(guī)定的申領(lǐng)時(shí)間（如每周二、四上午辦理），避免臨時(shí)申領(lǐng)。庫存預(yù)警：若申領(lǐng)物品庫存不足，行政部會通知申領(lǐng)人等待補(bǔ)貨，不得強(qiáng)行要求發(fā)放。領(lǐng)取確認(rèn)：領(lǐng)取時(shí)需核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，確認(rèn)無誤后簽字，避免后續(xù)糾紛。四、會議記錄表用途：用于記錄會議的關(guān)鍵信息（如議題、決議、責(zé)任人），是會議成果落地的重要依據(jù)。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明會議主題填寫會議的核心主題（如“2024年第二季度工作會議”）會議時(shí)間填寫會議的具體時(shí)間（如“2024年X月X日14:00-16:00”）會議地點(diǎn)填寫會議的地點(diǎn)（如“公司總部3樓會議室”）主持人填寫會議主持人姓名參會人員填寫參會人員姓名及部門（如“張三行政部”“李四銷售部”）缺席人員及原因填寫缺席人員姓名及原因（如“王五請假”“趙六出差”）會議內(nèi)容填寫會議的議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議（如“議題1：優(yōu)化報(bào)銷流程；決議：從6月1日起實(shí)行電子報(bào)銷”）記錄人填寫會議記錄人的姓名審核人填寫會議主持人姓名（審核記錄準(zhǔn)確性）備注其他需說明的事項(xiàng)（如“會議資料附后”）（二）填寫指南1.會議主題：需明確（如“關(guān)于新產(chǎn)品上線的準(zhǔn)備會議”而非“工作會議”），便于后續(xù)檢索。2.會議時(shí)間：需具體到分鐘（如“14:00-16:00”而非“下午2點(diǎn)到4點(diǎn)”），避免歧義。3.參會人員：需列出所有參會人員（包括嘉賓），缺席人員需說明原因（如“請假”“出差”）。4.會議內(nèi)容：需記錄關(guān)鍵議題（如“討論產(chǎn)品定價(jià)”）；需記錄發(fā)言要點(diǎn)（如“張三建議定價(jià)為199元”）；需記錄決議（如“同意定價(jià)為199元，由銷售部負(fù)責(zé)執(zhí)行”），并明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“責(zé)任人：李四；完成時(shí)間：2024年X月X日”）。5.記錄與審核：記錄人需在會議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成記錄，審核人（主持人）需確認(rèn)記錄準(zhǔn)確無誤后簽字。（三）注意事項(xiàng)客觀性：記錄需客觀真實(shí)，不得加入個(gè)人意見或主觀判斷。及時(shí)性：會議結(jié)束后需及時(shí)分發(fā)記錄（如通過郵件發(fā)送給參會人員），確保決議落地。歸檔保存：記錄需歸檔保存（電子檔或紙質(zhì)檔），保存期限不得少于1年（重要會議需長期保存）。五、出差申請表用途：用于員工因工作需要出差時(shí)，向公司提出申請并履行審批流程。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明申請人姓名填寫本人真實(shí)姓名部門填寫所在部門名稱工號填寫公司分配的工號出差事由填寫出差的原因（如“參加行業(yè)展會”“拜訪客戶”）出差時(shí)間（開始）填寫出差開始日期（如“2024年X月X日”）出差時(shí)間（結(jié)束）填寫出差結(jié)束日期（如“2024年X月X日”）出差地點(diǎn)填寫出差的地點(diǎn)（如“北京市朝陽區(qū)”）交通方式選擇高鐵/飛機(jī)/自駕等住宿安排填寫住宿的酒店名稱（如“XX酒店”）費(fèi)用預(yù)算填寫出差的費(fèi)用預(yù)算（如“差旅費(fèi)2000元”）部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)人力資源部審批HR部門簽字確認(rèn)（審核考勤）備注其他需說明的事項(xiàng)（如“需借支差旅費(fèi)”）（二）填寫指南1.出差事由：需具體（如“參加2024年XX行業(yè)展會”而非“出差”），便于審批人判斷必要性。2.出差時(shí)間：需明確（如“2024年X月10日-2024年X月12日”），避免模糊（如“下周”）。3.交通與住宿：需符合公司《差旅管理制度》（如高鐵二等座、住宿標(biāo)準(zhǔn)為300元/晚），超過標(biāo)準(zhǔn)的需提前申請。4.費(fèi)用預(yù)算：需合理（如“差旅費(fèi)2000元”包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)），避免過高或過低。（三）注意事項(xiàng)提前提交：需提前3個(gè)工作日提交申請表，便于公司安排交通與住宿。借支流程：需借支差旅費(fèi)的，需在申請表中注明（如“需借支1500元”），并附《借支單》。報(bào)銷關(guān)聯(lián)：出差結(jié)束后，需憑出差申請表報(bào)銷費(fèi)用（如交通費(fèi)、住宿費(fèi)），未提交申請表的費(fèi)用不予報(bào)銷。六、固定資產(chǎn)領(lǐng)用表用途：用于員工領(lǐng)用公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、手機(jī)等），規(guī)范固定資產(chǎn)的管理與追溯。（一）樣本結(jié)構(gòu)字段名稱說明領(lǐng)用部門填寫所在部門名稱領(lǐng)用日期填寫領(lǐng)用表提交日期領(lǐng)用人員填寫領(lǐng)用人員姓名固定資產(chǎn)名稱填寫固定資產(chǎn)的名稱（如“筆記本電腦”）規(guī)格/型號填寫固定資產(chǎn)的規(guī)格（如“聯(lián)想ThinkPadX1”）資產(chǎn)編號填寫公司分配的資產(chǎn)編號（如“GZ-____”）用途填寫固定資產(chǎn)的使用用途（如“日常辦公”）部門負(fù)責(zé)人審批部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)行政部審核行政人員簽字確認(rèn)（審核資產(chǎn)歸屬）發(fā)放人行政部發(fā)放人員簽字領(lǐng)取人簽字領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)備注其他需說明的事項(xiàng)（如“需繳納押金”）（二）填寫指南1.資產(chǎn)信息：名稱、規(guī)格/型號、資產(chǎn)編號需與公司《固定資產(chǎn)臺賬》一致，避免因信息不符導(dǎo)致管理混亂。2.用途：需說明使用場景（如“日常辦公”“項(xiàng)目使用”），便于行政部跟蹤資產(chǎn)使用情況。（三）注意事項(xiàng)押金繳納：部分固定資產(chǎn)（如手機(jī)）需繳納押金（如“押金500元”），領(lǐng)用前需完成繳費(fèi)。使用責(zé)任：領(lǐng)用人員需妥善保管固定資產(chǎn)，不得私自轉(zhuǎn)讓或損壞（損壞需按規(guī)定賠償）。歸還流程：員工離職或不再使用固定資產(chǎn)時(shí)，需提交《固定資產(chǎn)歸還表》，并經(jīng)行政部驗(yàn)收后歸還。結(jié)語：行政表格填寫的共同原則無論填寫哪類行政表格，需遵守以下原則：1.真實(shí)性：所有信息必須