加工公司銷售合同管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“質(zhì)量至上，誠(chéng)信共贏”的企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念，致力于在加工行業(yè)為客戶提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與服務(wù)。銷售合同作為公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其有效管理對(duì)于保障公司經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益至關(guān)重要。為規(guī)范銷售合同管理流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過明確銷售合同管理的組織架構(gòu)、職責(zé)分工、流程規(guī)范以及監(jiān)督考核機(jī)制，確保銷售合同的簽訂、履行、變更和終止等環(huán)節(jié)均得到科學(xué)、有效的管理。同時(shí)，在管理過程中充分體現(xiàn)扁平化管理原則，減少管理層級(jí)，提高決策效率，促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作。二、適用范圍本規(guī)定適用于加工公司全體員工在涉及銷售合同相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范，同時(shí)也適用于與本公司簽訂銷售合同的所有客戶。全體員工在銷售合同的整個(gè)生命周期中，包括合同洽談、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等各個(gè)階段，都必須嚴(yán)格遵守本規(guī)定。對(duì)于客戶，本規(guī)定中涉及客戶權(quán)利義務(wù)等相關(guān)條款同樣具有約束作用，以保障雙方在銷售合同關(guān)系中的合法權(quán)益。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.銷售部門-負(fù)責(zé)市場(chǎng)開拓與客戶溝通，收集客戶需求信息，進(jìn)行銷售合同的前期洽談工作。-根據(jù)洽談結(jié)果，起草銷售合同初稿，并確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映雙方協(xié)商一致的條款。-跟進(jìn)銷售合同的簽訂、履行情況，及時(shí)向客戶反饋合同進(jìn)展信息，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。-負(fù)責(zé)客戶信用調(diào)查與評(píng)估，定期更新客戶信用檔案，為銷售合同的風(fēng)險(xiǎn)防控提供依據(jù)。2.法務(wù)部門-對(duì)銷售合同初稿進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。-參與重大銷售合同的談判，提供專業(yè)的法律意見和建議，維護(hù)公司合法權(quán)益。-協(xié)助銷售部門處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案，必要時(shí)代表公司參與訴訟或仲裁活動(dòng)。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核銷售合同中的財(cái)務(wù)條款，包括價(jià)格、付款方式、結(jié)算周期等，確保合同符合公司財(cái)務(wù)政策和盈利目標(biāo)。-監(jiān)督銷售合同的款項(xiàng)收付情況，及時(shí)與銷售部門溝通，對(duì)逾期未收款進(jìn)行預(yù)警和催款工作。-對(duì)銷售合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.生產(chǎn)部門-根據(jù)銷售合同的要求，制定生產(chǎn)計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。-負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量控制，及時(shí)反饋產(chǎn)品生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，配合銷售部門解決客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的異議。5.行政部門-負(fù)責(zé)銷售合同的歸檔管理工作，建立完善的合同檔案庫(kù)，確保合同資料的完整性和可查閱性。-對(duì)銷售合同管理過程中的文件、資料進(jìn)行整理和保管，按照公司檔案管理制度進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)。-協(xié)助其他部門處理與銷售合同管理相關(guān)的行政事務(wù)，如文件傳遞、會(huì)議組織等。四、管理內(nèi)容與流程1.合同洽談-銷售部門業(yè)務(wù)人員在與客戶進(jìn)行銷售合同洽談前，應(yīng)充分了解客戶需求、市場(chǎng)行情以及公司產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)信息。-在洽談過程中，業(yè)務(wù)人員要秉持誠(chéng)信原則，準(zhǔn)確介紹公司產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等內(nèi)容，同時(shí)認(rèn)真傾聽客戶意見和要求，做好洽談?dòng)涗洝?對(duì)于重大或復(fù)雜的銷售合同洽談，銷售部門應(yīng)組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員共同參與，確保在洽談過程中全面考慮法律、財(cái)務(wù)等方面的問題。2.合同起草-銷售合同洽談達(dá)成初步意向后，銷售部門業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)起草合同初稿。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。-起草合同初稿時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，并結(jié)合具體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行填寫和修改。合同條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.合同審核-銷售合同初稿完成后，首先由銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合公司銷售政策、客戶需求以及業(yè)務(wù)實(shí)際情況。-銷售部門審核通過后，將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律法規(guī)、政策規(guī)定、合同風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行全面審查，對(duì)存在的法律問題提出修改意見。-財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同的財(cái)務(wù)安排合理、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。-涉及技術(shù)、質(zhì)量等方面的條款，應(yīng)根據(jù)需要征求生產(chǎn)部門等相關(guān)技術(shù)部門的意見。-各部門審核完成后，應(yīng)在合同審核表上簽署明確的審核意見和審核人姓名。對(duì)于審核中提出的修改意見，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，并對(duì)合同初稿進(jìn)行相應(yīng)修改。4.合同簽訂-銷售合同經(jīng)各部門審核通過且與客戶就合同條款達(dá)成一致后，進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。合同簽訂應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司合同專用章。-在簽訂合同前，銷售部門應(yīng)再次核對(duì)合同內(nèi)容，確保合同文本與審核通過的版本一致。同時(shí)，檢查簽字蓋章手續(xù)是否齊全，客戶方簽字蓋章是否真實(shí)有效。-合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求開展工作。5.合同履行-銷售部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保合同各項(xiàng)條款得到有效落實(shí)。-生產(chǎn)部門按照合同約定的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量和交貨時(shí)間組織生產(chǎn)，嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付產(chǎn)品。-財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，對(duì)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)控。-在合同履行過程中，如出現(xiàn)客戶提出變更合同要求的情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，并按照合同變更流程進(jìn)行處理。合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照合同審核、簽訂的流程進(jìn)行操作。-如客戶出現(xiàn)逾期付款、產(chǎn)品質(zhì)量異議等違約情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通解決。對(duì)于重大違約事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門介入，采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。6.合同終止-銷售合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時(shí)，合同即行終止。合同終止后，銷售部門應(yīng)及時(shí)整理合同執(zhí)行情況的相關(guān)資料，向相關(guān)部門通報(bào)合同終止信息。-對(duì)于因客戶原因?qū)е潞贤崆敖K止的情況，銷售部門應(yīng)按照合同約定追究客戶違約責(zé)任，確保公司利益不受損失。7.合同歸檔-行政部門負(fù)責(zé)銷售合同的歸檔管理工作。在合同簽訂、履行完畢或終止后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同及相關(guān)資料整理齊全，移交行政部門歸檔。-行政部門按照公司檔案管理制度對(duì)銷售合同進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案目錄，方便查詢和檢索。合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求客戶按照銷售合同約定支付貨款、接受產(chǎn)品或服務(wù)。-對(duì)于客戶違反合同約定的行為，有權(quán)追究其違約責(zé)任，要求賠償因此給公司造成的損失。-在銷售合同履行過程中，有權(quán)對(duì)客戶的相關(guān)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同的順利執(zhí)行。2.公司義務(wù)-按照銷售合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨時(shí)間和地點(diǎn)等條款，為客戶提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)。-對(duì)客戶的商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，不得泄露給第三方。-在合同履行過程中，及時(shí)與客戶溝通，反饋合同執(zhí)行情況，解答客戶疑問，為客戶提供必要的協(xié)助。3.客戶權(quán)利-有權(quán)要求公司按照銷售合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品或服務(wù)。-有權(quán)對(duì)公司的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量提出異議，并要求公司按照合同約定進(jìn)行處理。-在合同履行過程中，有權(quán)了解合同執(zhí)行情況，要求公司提供相關(guān)信息。4.客戶義務(wù)-按照銷售合同約定的付款方式和時(shí)間，按時(shí)足額支付貨款。-配合公司開展合同履行工作，提供必要的協(xié)助和信息。-對(duì)公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)，在合理使用和保管的前提下，不得擅自進(jìn)行破壞、轉(zhuǎn)讓或用于其他非法目的。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司建立銷售合同管理監(jiān)督機(jī)制，由法務(wù)部門和行政部門共同負(fù)責(zé)對(duì)銷售合同管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。-監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及各部門在合同管理中的職責(zé)履行情況。-對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反銷售合同管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。2.考核機(jī)制-公司將銷售合同管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、行政等相關(guān)部門及員工進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。-考核指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合同履行的成功率，客戶滿意度，以及各部門之間的協(xié)作配合情況等。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成考核指標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的部門和員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、降職降薪等。七、附則1.