加工公司辦公用品管理制度

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本加工公司辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，提高辦公用品使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.依據(jù)：依據(jù)公司整體管理戰(zhàn)略、運(yùn)營(yíng)需求以及行業(yè)通行做法，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本制度。3.原則：遵循“按需采購(gòu)、節(jié)約使用、規(guī)范管理、責(zé)任明確”的原則，確保辦公用品能有效支持公司日常運(yùn)營(yíng)，同時(shí)避免浪費(fèi)與不合理?yè)p耗。二、適用范圍本制度適用于加工公司全體員工。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門(mén)-負(fù)責(zé)辦公用品管理制度的制定、修訂與解釋。-統(tǒng)籌辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門(mén)需求進(jìn)行匯總與分析。-選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。-負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管與發(fā)放工作，建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。2.各使用部門(mén)-根據(jù)工作實(shí)際需求，定期向行政部門(mén)提交辦公用品需求計(jì)劃。-合理使用辦公用品，做好本部門(mén)辦公用品的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)。-配合行政部門(mén)做好辦公用品的盤(pán)點(diǎn)等相關(guān)工作。3.財(cái)務(wù)部門(mén)-負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督與核算。-協(xié)助行政部門(mén)制定辦公用品成本控制目標(biāo)，并對(duì)成本控制情況進(jìn)行分析與評(píng)估。四、管理內(nèi)容與流程1.需求計(jì)劃-各部門(mén)每月末根據(jù)工作任務(wù)和人員變動(dòng)情況，填寫(xiě)《辦公用品需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政部門(mén)。-對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的辦公用品需求，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明原因和需求時(shí)間。2.采購(gòu)流程-行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況，制定月度或季度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。-根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，行政部門(mén)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇合適的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商，并與之建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。-行政部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。-供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)將辦公用品送達(dá)公司，行政部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。3.入庫(kù)管理-辦公用品驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員將其辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，注明入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。-將辦公用品按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬物相符。4.發(fā)放管理-各部門(mén)指定專人憑經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)領(lǐng)取辦公用品。-倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人員、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。-對(duì)于價(jià)值較高或限量使用的辦公用品，實(shí)行以舊換新制度。領(lǐng)用人員在領(lǐng)取新的辦公用品時(shí)，需交回舊的辦公用品。5.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)-行政部門(mén)定期（每月或每季度）對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。-盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員編制《辦公用品盤(pán)點(diǎn)表》，記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤(pán)盈盤(pán)虧情況等信息。-對(duì)于盤(pán)盈盤(pán)虧情況，要查明原因，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請(qǐng)領(lǐng)用所需的辦公用品。-對(duì)行政部門(mén)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放等工作有提出合理建議和意見(jiàn)的權(quán)利。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守辦公用品管理制度，不得違規(guī)領(lǐng)用、浪費(fèi)辦公用品。-妥善保管和使用所領(lǐng)用的辦公用品，不得將辦公用品私自帶出公司或挪作他用。-積極配合行政部門(mén)做好辦公用品的盤(pán)點(diǎn)等相關(guān)工作。3.行政部門(mén)權(quán)利-有權(quán)要求各部門(mén)按時(shí)提交辦公用品需求計(jì)劃，對(duì)不合理的需求有權(quán)進(jìn)行調(diào)整。-在辦公用品采購(gòu)過(guò)程中，有權(quán)選擇供應(yīng)商、談判采購(gòu)價(jià)格和條款。-對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.行政部門(mén)義務(wù)-按照規(guī)定流程和時(shí)間要求，及時(shí)采購(gòu)、發(fā)放辦公用品，確保各部門(mén)工作的正常開(kāi)展。-做好辦公用品的保管工作，保證辦公用品的質(zhì)量和安全。-定期向公司管理層匯報(bào)辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的保管情況、使用是否合理、有無(wú)浪費(fèi)現(xiàn)象等。-財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)辦公用品的采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督，審核采購(gòu)價(jià)格是否合理，費(fèi)用支出是否符合預(yù)算。-鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)使用、浪費(fèi)辦公用品等行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于查證屬實(shí)的舉報(bào)給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將辦公用品的使用和管理情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括辦公用品費(fèi)用控制情況、需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、庫(kù)存管理水平等。-對(duì)于辦公用品管理規(guī)范、費(fèi)用控制良好的部門(mén)，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、通報(bào)表?yè)P(yáng)等。-對(duì)于存在浪費(fèi)辦公用品、需求計(jì)劃嚴(yán)重不準(zhǔn)確等問(wèn)題的部門(mén)，視情節(jié)輕重