水利公司印章使用管理細(xì)則

一、總則本細(xì)則旨在加強水利公司印章的使用管理，確保印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權(quán)益。依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實際情況制定本細(xì)則。公司秉持“專業(yè)、創(chuàng)新、誠信、共贏”的企業(yè)文化，始終將社會效益與經(jīng)濟效益并重，在印章管理工作中，也要充分體現(xiàn)這一理念，確保印章使用既有助于業(yè)務(wù)開展，又能保障公司整體利益。公司推行扁平化管理模式，在印章管理流程設(shè)計上盡量簡化，提高工作效率，同時強化各層級人員在印章使用管理中的責(zé)任。二、適用范圍本細(xì)則適用于水利公司全體員工以及涉及公司印章使用的相關(guān)客戶或合作方。公司各類印章包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等，所有印章的使用管理均遵循本細(xì)則規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.印章管理部門：公司行政部門作為印章管理的主要部門，負(fù)責(zé)制定和完善印章管理制度，統(tǒng)籌管理公司各類印章的刻制、保管、使用登記以及廢止等工作。行政部門設(shè)專人負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，并定期對印章使用情況進行檢查和統(tǒng)計。2.使用部門：各業(yè)務(wù)部門及其他職能部門為印章使用部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)印章使用的申請、審核流程的推進，并對印章使用的必要性和真實性負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的印章使用申請進行初審，確保申請事項符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。3.審批層級：根據(jù)印章的重要性和使用事項的性質(zhì)，設(shè)定不同的審批層級。一般性業(yè)務(wù)使用部門章由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及合同簽訂、重要文件發(fā)布等使用公司公章、法人章、合同專用章等重要印章的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。對于涉及重大決策、法律風(fēng)險等特殊情況的印章使用，還需經(jīng)過公司法律顧問審核，必要時提交公司董事會審議。四、管理內(nèi)容與流程1.印章刻制-因工作需要刻制新印章時，由需求部門提出書面申請，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息。申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交行政部門審核。-行政部門審核通過后，按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求，到指定的合法刻章機構(gòu)辦理刻制手續(xù)。新印章刻制完成后，行政部門對印章進行驗收，核對印章的樣式、規(guī)格等是否與申請一致，并做好登記備案工作。2.印章保管-公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定。-印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，確保印章的安全。保管人員應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意交予他人。如因工作需要更換保管人員，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，包括填寫交接清單，雙方簽字確認(rèn)等，確保印章的完整性和使用記錄的連續(xù)性。3.印章使用申請-員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明申請部門、申請人、使用印章名稱、使用事項、使用時間、預(yù)計歸還時間（如有）等信息。對于涉及合同簽訂的，需附上合同草案；涉及重要文件的，需附上文件初稿。-申請表填寫完成后，提交本部門負(fù)責(zé)人進行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對申請事項的必要性、合規(guī)性進行審核，簽署明確的審核意見。4.審批流程-初審?fù)ㄟ^的申請表按照規(guī)定的審批層級進行流轉(zhuǎn)。審批人員應(yīng)認(rèn)真審核申請事項，對符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求的予以批準(zhǔn)，對存在疑問或不符合規(guī)定的，應(yīng)及時與申請部門溝通并提出修改意見。-審批完成后，申請表返回行政部門，由印章保管人員根據(jù)審批意見進行印章使用操作。對于緊急情況需要使用印章但無法及時完成審批流程的，申請人應(yīng)提前與相關(guān)審批人員溝通并獲得口頭同意，事后及時補辦審批手續(xù)。5.印章使用登記-印章保管人員在每次使用印章前，必須對印章使用情況進行詳細(xì)登記，填寫《印章使用登記表》。登記表應(yīng)包括申請日期、申請部門、申請人、使用印章名稱、使用事項、使用時間、批準(zhǔn)人等信息。-印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時將印章放回原處，并在登記表上注明歸還時間。對于外出使用印章的情況，保管人員應(yīng)跟蹤印章的使用過程，確保印章安全，并在印章歸還后詳細(xì)記錄使用情況。6.印章廢止-當(dāng)印章因磨損、更換、機構(gòu)變更等原因不再使用時，由行政部門提出印章廢止申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章廢止手續(xù)。-廢止的印章應(yīng)及時交由行政部門統(tǒng)一保管，并按照規(guī)定進行銷毀或存檔處理。銷毀印章時，應(yīng)確保印章徹底損壞，無法再使用，并做好銷毀記錄，存檔的印章應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查詢。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-員工有權(quán)按照公司規(guī)定申請使用印章，以完成本職工作任務(wù)。同時，員工有義務(wù)遵守印章使用管理細(xì)則，如實填寫申請信息，不得虛報、瞞報使用事項。-員工在使用印章過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進行操作，不得擅自擴大印章使用范圍或超越權(quán)限使用印章。對于因個人原因?qū)е掠≌率褂貌划?dāng)造成公司損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟賠償責(zé)任。2.部門權(quán)利與義務(wù)-各部門有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)需要申請使用印章，并在本部門職責(zé)范圍內(nèi)對印章使用申請進行初審。部門有義務(wù)確保本部門提交的印章使用申請真實、合法、合理，并對申請事項的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋。-部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工印章使用的培訓(xùn)和管理，提高員工對印章管理重要性的認(rèn)識，督促員工遵守相關(guān)規(guī)定。如部門發(fā)生印章使用違規(guī)行為，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。3.行政部門權(quán)利與義務(wù)-行政部門有權(quán)對公司印章進行統(tǒng)一管理，制定和完善印章管理制度，監(jiān)督各部門印章使用情況。行政部門有義務(wù)為各部門提供印章使用方面的指導(dǎo)和服務(wù)，確保印章使用流程順暢。-行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定保管和使用印章，對印章使用登記信息的真實性和完整性負(fù)責(zé)。因行政部門管理不善導(dǎo)致印章遺失、被盜用等情況，行政部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.客戶及合作方權(quán)利與義務(wù)-客戶及合作方有權(quán)要求公司按照合同約定或業(yè)務(wù)需要，在相關(guān)文件上加蓋印章。同時，客戶及合作方有義務(wù)配合公司進行印章使用的相關(guān)審核和登記工作，提供真實、準(zhǔn)確的信息。-客戶及合作方不得要求公司超出規(guī)定范圍或違反規(guī)定使用印章，對于因客戶及合作方原因?qū)е鹿居≌率褂贸霈F(xiàn)問題的，客戶及合作方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門定期對公司印章使用情況進行檢查，包括印章保管的安全性、使用登記的準(zhǔn)確性和完整性等。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。-公司審計部門不定期對印章使用情況進行審計，重點檢查印章使用是否符合規(guī)定流程、審批手續(xù)是否完備、是否存在違規(guī)使用印章等情況。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.員工監(jiān)督-鼓勵公司員工對印章使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于實名舉報且經(jīng)查實的違規(guī)行為，公司將對舉報人給予一定的獎勵，并嚴(yán)格保護舉報人的隱私。3.績效考核-將印章使用管理情況納入各部門和員工的績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守印章使用規(guī)定，在印章管理工作中表現(xiàn)出色的部門和個人，給予相應(yīng)的績效加分和獎勵；對于違反印章使用規(guī)定的部門和個人，根據(jù)情節(jié)輕重，給予績效扣分、警告、罰款等處罰。-對因印章使用不當(dāng)給公司造成重大損失的，除進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，對責(zé)任人進行降職、撤職等處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)