建筑公司銷售部合同簽訂制度

一、總則1.目的：為加強本建筑公司銷售部合同簽訂的管理，規(guī)范合同簽訂流程，保障公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，促進公司健康發(fā)展，特制定本制度。2.依據(jù)：依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及本公司的經(jīng)營理念和發(fā)展戰(zhàn)略制定本制度。3.原則：合同簽訂應(yīng)遵循平等自愿、公平公正、誠實守信的原則，確保合同條款合法、合理、明確，維護公司和客戶的合法權(quán)益。同時，要充分體現(xiàn)公司“質(zhì)量為本，客戶至上，創(chuàng)新發(fā)展，追求卓越”的企業(yè)文化，注重社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本制度適用于建筑公司銷售部與客戶就各類建筑項目相關(guān)業(yè)務(wù)簽訂的所有合同，包括但不限于工程承包合同、材料采購合同、設(shè)計服務(wù)合同等。銷售部全體員工在合同簽訂過程中均須遵守本制度。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.銷售部經(jīng)理-全面負(fù)責(zé)銷售部合同簽訂工作的管理與指導(dǎo)，確保合同簽訂工作符合公司整體經(jīng)營策略。-審核重大合同條款，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通協(xié)作，解決合同簽訂過程中的重大問題。-對銷售團隊的合同簽訂業(yè)績進行考核與評估，推動銷售目標(biāo)的達成。2.銷售人員-負(fù)責(zé)與客戶進行前期溝通，了解客戶需求，收集項目相關(guān)信息，為合同簽訂做好準(zhǔn)備工作。-起草初步合同文本，確保合同條款準(zhǔn)確反映雙方協(xié)商內(nèi)容，并提交銷售部經(jīng)理審核。-跟進合同審批流程，及時向客戶反饋合同進展情況，協(xié)調(diào)解決合同簽訂過程中的細(xì)節(jié)問題。-負(fù)責(zé)合同簽訂后的跟進與執(zhí)行，確保客戶需求得到滿足，維護良好的客戶關(guān)系。3.法務(wù)專員-對合同文本進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。-提供法律專業(yè)意見和建議，協(xié)助銷售部處理合同簽訂過程中的法律問題。-參與重大合同的談判，從法律角度保障公司權(quán)益。4.財務(wù)專員-對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，包括付款方式、金額、結(jié)算周期等，確保公司財務(wù)利益得到保障。-提供財務(wù)專業(yè)意見，協(xié)助銷售部評估合同的經(jīng)濟效益，參與重大合同的經(jīng)濟可行性分析。四、管理內(nèi)容與流程1.項目信息收集與洽談-銷售人員主動與潛在客戶進行聯(lián)系，通過多種渠道收集項目信息，包括項目規(guī)模、需求、預(yù)算、工期等。-與客戶進行面對面洽談，詳細(xì)了解客戶對建筑項目的具體要求，介紹公司的優(yōu)勢、資質(zhì)、過往業(yè)績等，建立初步合作意向。-在洽談過程中，銷售人員要充分體現(xiàn)公司的人文關(guān)懷，關(guān)注客戶需求和意見，積極回應(yīng)客戶關(guān)切，展現(xiàn)公司良好的服務(wù)態(tài)度和企業(yè)形象。2.合同起草-銷售人員根據(jù)與客戶洽談達成的共識，起草合同文本。合同應(yīng)包含項目基本信息、雙方權(quán)利義務(wù)、工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。-合同文本起草應(yīng)使用規(guī)范的法律語言和商業(yè)術(shù)語，確保條款準(zhǔn)確、清晰、無歧義。同時，要結(jié)合公司的經(jīng)營理念和扁平化管理要求，盡量簡化合同流程和溝通環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.合同審核-合同初稿完成后，銷售人員首先進行自我審核，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否符合公司利益和客戶需求。-然后提交銷售部經(jīng)理審核，銷售部經(jīng)理從業(yè)務(wù)角度對合同進行全面審查，重點關(guān)注合同的可行性、風(fēng)險點、與公司銷售策略的契合度等，提出修改意見。-法務(wù)專員對合同進行法律審核，重點審查合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款不違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，對可能存在的法律風(fēng)險提出防范措施和建議。-財務(wù)專員對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，評估合同的經(jīng)濟效益，確保付款方式、金額等符合公司財務(wù)政策和資金管理要求。-審核過程中，各審核人員應(yīng)及時反饋審核意見，銷售人員根據(jù)反饋意見對合同進行修改完善，直至審核通過。4.合同審批-經(jīng)審核通過的合同，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。對于一般合同，由銷售部經(jīng)理審批后即可簽訂；對于重大合同，需提交公司管理層進行集體審批。-審批過程中，審批人員應(yīng)綜合考慮合同的風(fēng)險、效益、對公司發(fā)展的影響等因素，做出審批決策。對于存在重大風(fēng)險或不符合公司戰(zhàn)略的合同，應(yīng)提出否決意見并說明理由。5.合同簽訂-合同審批通過后，銷售人員負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系，確定合同簽訂的時間、地點和方式。-在簽訂合同前，銷售人員應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。-合同簽訂時，雙方應(yīng)按照法律法規(guī)的要求，由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。銷售人員要確保合同簽訂的程序合法有效，妥善保管合同原件及相關(guān)資料。6.合同存檔與備案-合同簽訂后，銷售人員應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料移交公司檔案室進行存檔。存檔資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、談判記錄等，確保資料完整、可追溯。-對于一些需要備案的合同，如大型工程承包合同，銷售部應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時辦理備案手續(xù)，確保合同的合法性和有效性得到認(rèn)可。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求客戶按照合同約定支付款項，有權(quán)對客戶履行合同的情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)客戶違約行為，有權(quán)追究其違約責(zé)任。-義務(wù)：按照合同約定的時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)完成建筑項目相關(guān)工作，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保護客戶的商業(yè)秘密和隱私，及時向客戶反饋項目進展情況。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求公司按照合同約定提供合格的建筑產(chǎn)品或服務(wù)，有權(quán)對公司的工作進行監(jiān)督檢查，提出合理的意見和建議。-義務(wù)：按照合同約定支付款項，向公司提供準(zhǔn)確的項目需求和相關(guān)資料，配合公司開展工作，不得干擾公司正常的施工和管理秩序。3.銷售部員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)獲得開展合同簽訂工作所需的資源和支持，有權(quán)對合同簽訂過程中的問題提出意見和建議，在完成銷售任務(wù)后有權(quán)獲得相應(yīng)的績效考核獎勵。-義務(wù)：遵守本制度及公司相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)，積極開拓客戶，準(zhǔn)確傳達公司政策和合同條款，維護公司利益和形象，保守公司商業(yè)秘密。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-銷售部內(nèi)部建立定期的合同簽訂工作檢查制度，銷售部經(jīng)理定期對銷售人員的合同簽訂情況進行檢查，包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、客戶滿意度等方面。-公司審計部門定期對銷售部的合同簽訂及執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、風(fēng)險隱患等問題，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-鼓勵員工和客戶對合同簽訂過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司對舉報信息進行核實處理，并對舉報人進行保護和獎勵。2.考核機制-建立科學(xué)合理的績效考核體系，將合同簽訂數(shù)量、金額、質(zhì)量、客戶滿意度等指標(biāo)納入銷售人員的績效考核范圍。-對在合同簽訂工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如成功簽訂重大合同、有效防范合同風(fēng)險、提高客戶滿意度等，給予相應(yīng)的獎勵，包括獎金、晉升、榮譽證書等。-對違反本制度，導(dǎo)致合同簽訂出現(xiàn)問題，給公司造成損失的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)