建筑公司資料員歸檔規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本建筑公司資料管理，確保各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和追溯，更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展，同時(shí)滿足法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求，特制定本歸檔規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、建筑行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及公司的實(shí)際管理需求制定。3.原則-真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。-完整性原則：確保資料齊全，涵蓋公司運(yùn)營(yíng)各方面的關(guān)鍵信息。-準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠，表述清晰。-及時(shí)性原則：按照規(guī)定時(shí)間及時(shí)歸檔，保證資料的時(shí)效性。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。公司各部門、項(xiàng)目部在工作過(guò)程中產(chǎn)生和使用的各類資料均應(yīng)按照本規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。同時(shí)，涉及與客戶相關(guān)的資料，如客戶提供的文件、與客戶往來(lái)的函件等，也需遵循本規(guī)定進(jìn)行妥善歸檔。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.資料管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和審核資料歸檔管理的方針、政策和制度；協(xié)調(diào)解決資料管理過(guò)程中的重大問(wèn)題；監(jiān)督資料管理工作的整體運(yùn)行情況。2.行政主管部門-職責(zé)：作為資料歸檔管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善資料歸檔管理制度及操作流程；對(duì)各部門、項(xiàng)目部的資料歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；負(fù)責(zé)公司級(jí)重要資料的集中保管和維護(hù)；組織開(kāi)展資料管理人員的培訓(xùn)工作。3.各部門及項(xiàng)目部-職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理為本部門資料歸檔管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員按照規(guī)定完成資料的收集、整理、審核和移交工作；指定專人作為本部門的資料員，具體負(fù)責(zé)資料的日常管理工作。四、管理內(nèi)容與流程1.資料收集-范圍：-行政類資料：公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、規(guī)章制度等。-工程類資料：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全檢查記錄等。-財(cái)務(wù)類資料：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。-合同類資料：各類工程合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。-其他資料：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、培訓(xùn)資料等。-要求：各部門和項(xiàng)目部應(yīng)明確資料收集責(zé)任人，確保資料收集工作的落實(shí)。收集的資料應(yīng)確保來(lái)源可靠、內(nèi)容完整，對(duì)于重要資料應(yīng)收集原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等法律效力的復(fù)印件。2.資料整理-分類：按照資料的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。例如，行政類資料可分為公司發(fā)文、收文等類別；工程類資料可按照項(xiàng)目名稱、施工階段等進(jìn)行分類。-編號(hào)：為便于管理和查找，對(duì)整理后的資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保唯一性和系統(tǒng)性。-編目：編制資料目錄，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.資料審核-部門審核：資料整理完成后，由各部門資料員進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過(guò)后，提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行二次審核。-公司審核：對(duì)于重要資料或涉及多個(gè)部門的資料，由行政主管部門組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保資料符合公司整體要求。4.資料歸檔-時(shí)間：一般資料應(yīng)在完成審核后的一周內(nèi)進(jìn)行歸檔；對(duì)于緊急項(xiàng)目的資料，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)歸檔。-方式：采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。5.資料保管-環(huán)境要求：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。-期限規(guī)定：根據(jù)資料的重要性和性質(zhì)，確定不同的保管期限。一般資料保管期限為3-5年，重要資料保管期限為10年以上，涉及法律糾紛等特殊資料應(yīng)永久保存。-定期清查：行政主管部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀態(tài)正常。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。6.資料查閱與借閱-查閱：公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案保管部門的規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。-借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定查閱和借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以滿足工作需要。-對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-有義務(wù)按照本規(guī)定及時(shí)收集、整理、移交本人工作中產(chǎn)生的資料。-不得擅自銷毀、篡改、隱匿檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。-在查閱和借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，保護(hù)檔案資料的安全。3.公司權(quán)利-有權(quán)對(duì)員工的資料歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對(duì)違反規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。-根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的調(diào)配和使用。4.公司義務(wù)-為員工提供必要的檔案管理培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助員工提高檔案管理能力。-按照規(guī)定為員工查閱和借閱檔案資料提供便利條件。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：行政主管部門應(yīng)定期對(duì)各部門、項(xiàng)目部的資料歸檔工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時(shí)性等。-不定期抽查：為確保監(jiān)督的有效性，行政主管部門可進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將資料歸檔管理納入審計(jì)范圍，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.考核機(jī)制-指標(biāo)設(shè)定：將資料歸檔管理工作納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)，如資料按時(shí)歸檔率、資料完整率、資料準(zhǔn)確率等。-考核周期：考核周期為每季度一次，結(jié)合定期檢查和不定期抽查結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。-獎(jiǎng)懲措施：對(duì)于在資料歸檔管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等；對(duì)于違反本規(guī)定，導(dǎo)致資料歸檔工作出現(xiàn)問(wèn)題的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、績(jī)效扣分等。七、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂本規(guī)定將根據(jù)公司發(fā)展和管理需求以及國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的變化適時(shí)進(jìn)行修訂。3.生效本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，公司原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。各部門、項(xiàng)目部