建筑公司印章管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“誠(chéng)信為本、質(zhì)量至上、創(chuàng)新發(fā)展、回饋社會(huì)”的企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念，致力于通過科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙豐收。為加強(qiáng)公司印章管理，確保印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在優(yōu)化管理流程，減少層級(jí)阻礙，提高工作效率，同時(shí)體現(xiàn)對(duì)員工的人文關(guān)懷，保障員工在印章管理工作中的合理權(quán)益。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。公司所有印章，包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、各部門章等，均依照本規(guī)定進(jìn)行管理。對(duì)于涉及客戶相關(guān)事務(wù)需使用印章的情況，也嚴(yán)格遵循本規(guī)定執(zhí)行，以保障客戶的合法權(quán)益，提升客戶滿意度。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.印章管理委員會(huì)：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成，作為印章管理的決策機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)審議和制定印章管理制度、重大印章使用事項(xiàng)的審批等，確保印章管理符合公司戰(zhàn)略發(fā)展和經(jīng)營(yíng)理念。2.行政部門：作為印章管理的日常工作部門，負(fù)責(zé)公司各類印章的刻制、保管、發(fā)放、回收、銷毀等具體事務(wù)。同時(shí)，對(duì)印章使用申請(qǐng)進(jìn)行初審，監(jiān)督印章使用過程，確保印章使用符合規(guī)定流程。3.各部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)印章使用的申請(qǐng)、使用登記，并對(duì)印章使用的真實(shí)性、合法性和必要性負(fù)責(zé)。各部門需明確一名印章聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)與行政部門溝通印章相關(guān)事宜，體現(xiàn)扁平化管理中信息快速傳遞的要求。4.審計(jì)部門：定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，確保公司印章管理規(guī)范，防范風(fēng)險(xiǎn)。四、管理內(nèi)容與流程1.印章的刻制-因工作需要刻制印章時(shí)，由需求部門提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息。申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系合法的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部門需對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，確保印章的質(zhì)量和規(guī)格符合要求。-新印章刻制完成后，行政部門需進(jìn)行登記備案，記錄印章的詳細(xì)信息，包括印章名稱、編號(hào)、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間、保管人等。2.印章的保管-公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，確保印章的安全。印章保管人變更時(shí)，需辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫印章交接登記表，雙方簽字確認(rèn)。-印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的場(chǎng)所，確保存放環(huán)境安全可靠。同時(shí)，保管人應(yīng)定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等異常情況，應(yīng)立即報(bào)告行政部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.印章的使用-申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)、使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要事項(xiàng)或大額資金的，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。-審批：行政部門收到印章使用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，檢查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否完備等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門方可安排印章使用。-使用：印章使用時(shí)，保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印，并在專門的印章使用登記簿上進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括用印日期、申請(qǐng)人、用印事由、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。用印過程應(yīng)進(jìn)行拍照或掃描留存，以備后續(xù)查閱。-特殊情況處理：如遇緊急情況需使用印章，而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)審批時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)通過電話或其他有效方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先使用印章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。4.印章的回收與銷毀-因部門撤銷、印章?lián)p壞或不再使用等原因，需要回收印章時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門交回印章。交回的印章應(yīng)進(jìn)行登記，并注明回收原因。-對(duì)于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫印章銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，防止印章流失造成風(fēng)險(xiǎn)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解印章管理制度的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)于印章使用流程和規(guī)定有疑問時(shí)，有權(quán)向行政部門咨詢。-員工對(duì)不合理的印章使用審批意見，有權(quán)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出申訴，公司應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。-員工在遵守印章管理制度的前提下，有權(quán)按照規(guī)定申請(qǐng)使用印章，以完成本職工作任務(wù)。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自刻制、使用、出借、轉(zhuǎn)讓公司印章。-員工在申請(qǐng)使用印章時(shí)，應(yīng)如實(shí)提供相關(guān)信息，不得虛報(bào)、瞞報(bào)用印事由。-員工在使用印章過程中，應(yīng)妥善保管印章使用相關(guān)文件和資料，不得泄露公司機(jī)密信息。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對(duì)印章的刻制、保管、使用等進(jìn)行全面管理和監(jiān)督，確保印章使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。-公司有權(quán)對(duì)違反印章管理制度的員工進(jìn)行處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，以維護(hù)公司正常的運(yùn)營(yíng)秩序。4.公司義務(wù)-公司應(yīng)向員工宣傳和培訓(xùn)印章管理制度，確保員工了解和掌握相關(guān)規(guī)定。-公司應(yīng)提供必要的條件和資源，保障印章管理工作的順利開展，如安全的保管設(shè)施、規(guī)范的審批流程等。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門定期對(duì)印章管理和使用情況進(jìn)行自查，檢查印章保管是否安全、使用申請(qǐng)和審批手續(xù)是否完備、使用記錄是否完整等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。-審計(jì)部門定期對(duì)印章管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查。審計(jì)結(jié)果形成報(bào)告，提交公司管理層。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.外部監(jiān)督-接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如工商、公安等部門。對(duì)于政府部門提出的問題，積極配合整改，確保公司印章管理工作符合法律法規(guī)要求。-鼓勵(lì)客戶和社會(huì)公眾對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于客戶反饋的問題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.績(jī)效考核-將印章管理工作納入相關(guān)部門和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于在印章管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、獎(jiǎng)金等。-對(duì)于違反印章管理制度的部門和個(gè)人，按照績(jī)效考核辦法進(jìn)行扣分、罰款等處理。情節(jié)嚴(yán)重的，影響個(gè)人職業(yè)發(fā)展和晉升。-具體考核指標(biāo)包括印章保管的安全性、使用申請(qǐng)審批的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、使用記錄的完整性等。通過績(jī)效考核，激勵(lì)員工積極履行印章管理職責(zé)，提高印章管理水平。七、附則1.本規(guī)定如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、政策相抵觸的，以國(guó)家法律法規(guī)、政策為準(zhǔn)。2.本規(guī)定由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。修訂時(shí)，應(yīng)廣泛征求各部門和員工的意見，確保制度的合理性和可操作性。3.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，共同維護(hù)公司印章管理的規(guī)范和有序。此前發(fā)布的與印章管