建筑公司檔案管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強(qiáng)本建筑公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提升公司運(yùn)營效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.檔案管理理念秉持公司“誠信、創(chuàng)新、卓越”的企業(yè)文化，將檔案管理視為公司知識資產(chǎn)積累與傳承的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)檔案真實(shí)、完整、安全的重要性，以服務(wù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、保障公司合法權(quán)益為宗旨，確保檔案管理工作與公司經(jīng)營理念深度融合。3.管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于利用的原則。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，明確檔案管理部門的核心地位，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性；根據(jù)檔案的形成規(guī)律、來源、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)分類，提高檔案管理效率；以方便公司各部門及員工利用檔案為導(dǎo)向，優(yōu)化檔案管理流程和服務(wù)方式。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。公司所有部門及員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中，均需遵守本規(guī)定。對于涉及公司客戶相關(guān)的檔案管理，在不違反法律法規(guī)及客戶隱私保護(hù)前提下，參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，制定檔案管理戰(zhàn)略和方針政策，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.檔案管理部門作為公司檔案管理的核心機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)；組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等具體工作；對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；提供檔案利用服務(wù)，開發(fā)檔案信息資源。3.各部門各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門工作中形成的各類文件材料，并定期移交至檔案管理部門；配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.員工個人員工有責(zé)任妥善保管本人工作中形成或使用的文件材料，按照規(guī)定及時向本部門檔案管理人員移交；在利用檔案過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-范圍：涵蓋公司在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)、人力資源、財務(wù)審計(jì)、科研開發(fā)等各項(xiàng)活動中形成的各類文件材料，包括但不限于公文、合同、報告、圖紙、照片、錄音錄像等。-方式：檔案管理部門定期收集各部門移交的檔案，同時鼓勵員工主動向檔案管理部門或本部門檔案管理人員提交具有保存價值的文件材料。對于重要會議、重大項(xiàng)目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，確保檔案收集的完整性。2.檔案整理-分類：按照檔案的來源、形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、項(xiàng)目建設(shè)類、人力資源類等。在大類下再細(xì)分小類，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。-編號：為每份檔案編制唯一的編號，建立檔案編號索引，方便快速定位和檢索檔案。-編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息，形成電子和紙質(zhì)兩種目錄，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案歸檔-時間：各部門應(yīng)在每年規(guī)定時間內(nèi)將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門在接收后進(jìn)行最終審核和歸檔。對于緊急重要檔案，應(yīng)及時歸檔。-手續(xù)：檔案移交時，雙方需辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的數(shù)量、種類等信息，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和可追溯性。4.檔案保管-庫房管理：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案庫房環(huán)境符合檔案保管要求。定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。-上架排列：按照檔案分類和編號順序，將檔案上架排列，確保排列整齊有序，便于查找和管理。同時，建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案位置。-數(shù)字化管理：積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。對電子檔案進(jìn)行備份存儲，確保數(shù)據(jù)安全。5.檔案利用-申請流程：公司員工因工作需要利用檔案，需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。對于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。-利用方式：檔案管理部門根據(jù)員工申請，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案需按照規(guī)定期限歸還，如遇特殊情況需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-利用登記：對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用人、利用時間、利用目的、歸還時間等信息，便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定申請利用公司檔案，獲取與工作相關(guān)的信息支持。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自泄露、篡改、損毀檔案信息。-積極配合檔案管理部門和本部門檔案管理人員的工作，及時移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.公司權(quán)利-對公司所有檔案擁有所有權(quán)和管理權(quán)，有權(quán)決定檔案的保管、利用、處置等事項(xiàng)。-對違反檔案管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。4.公司義務(wù)-為檔案管理工作提供必要的資源支持，包括人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等。-保障員工合法利用檔案的權(quán)利，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔的及時性和準(zhǔn)確性，檔案保管情況等。-公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的真實(shí)性和完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核機(jī)制-將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)和權(quán)重，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。-對違反檔案管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職等，確保檔案管理制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。七、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和完善。2.修訂隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作的需要，檔