建筑公司部門文件管理規(guī)定

一、總則本公司秉持“誠信、創(chuàng)新、卓越、共贏”的企業(yè)文化，以“為客戶打造高品質建筑，為社會創(chuàng)造美好空間”為經營理念。為加強公司文件管理，確保文件資料的有效收集、整理、存儲、傳遞和利用，提高工作效率，保障公司各項業(yè)務的順利開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在實現公司管理的規(guī)范化、科學化、信息化，促進公司經濟效益與社會效益的協(xié)同發(fā)展，同時體現公司扁平化管理的優(yōu)勢，使信息能夠快速準確地在各層級傳遞。二、適用范圍本規(guī)定適用于建筑公司全體員工。對于涉及客戶的文件往來，在遵循本規(guī)定的基礎上，需注重客戶信息的保密與服務質量，確?？蛻魸M意度。三、組織架構與職責分工1.管理層-負責審批重要文件的制定、修訂與廢止。-對涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等文件進行把控與指導。2.行政部門-作為文件管理的核心部門，負責制定和完善文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-組織公司各類文件的收集、整理、歸檔、保管和銷毀工作。-負責文件的編號、登記、分發(fā)、傳遞和回收等日常管理工作。-協(xié)調各部門之間的文件流轉與共享，確保信息暢通。3.各業(yè)務部門-負責本部門業(yè)務相關文件的起草、審核和整理。-及時向行政部門移交需歸檔的文件資料。-按照規(guī)定使用和保管公司文件，確保文件的安全與完整。四、管理內容與流程1.文件的分類與編號-文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、技術文件等類別。-行政文件主要包括公司規(guī)章制度、會議紀要、人事文件等；業(yè)務文件涵蓋項目合同、招投標文件、工程進度報告等；財務文件包含財務報表、預算報告、資金往來記錄等；技術文件有施工圖紙、技術規(guī)范、工藝標準等。-采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，如“部門代碼-文件類別代碼-年份-流水號”，以便于識別和查詢。2.文件的起草與審核-文件起草應明確目的、內容、要求和執(zhí)行標準，語言簡潔、準確、規(guī)范。-起草完成后，由起草部門負責人進行初審，檢查文件內容的準確性、完整性和邏輯性。-涉及多個部門的文件，需進行會簽審核，相關部門提出意見和建議，確保文件的可行性和協(xié)調性。-重要文件需經公司管理層終審，確保符合公司戰(zhàn)略和政策要求。3.文件的簽署與發(fā)布-文件審核通過后，根據文件的重要程度和性質，由相應的領導簽署。-簽署后的文件由行政部門進行排版、印刷或電子格式處理，并進行登記。-通過內部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等方式發(fā)布文件，確保相關人員及時獲取。4.文件的存檔與保管-各部門應定期將已發(fā)布的文件及相關資料移交行政部門存檔。-行政部門按照分類和編號對文件進行整理，建立紙質和電子檔案庫。-檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保文件的安全保存。-對電子文件應定期進行備份，防止數據丟失。5.文件的借閱與使用-員工因工作需要借閱文件，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和行政部門批準后辦理借閱手續(xù)。-借閱人應妥善保管借閱文件，不得擅自涂改、復制、轉借或損壞。-借閱期滿后，應及時歸還文件，行政部門進行核對和銷賬。6.文件的更新與廢止-隨著公司業(yè)務發(fā)展和政策變化，及時對文件進行更新修訂。修訂流程與起草審核流程相同。-對于已失效或不再適用的文件，由行政部門提出廢止建議，經管理層批準后進行廢止處理。-廢止文件應加蓋“廢止”印章，并單獨存放，以備查閱。五、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定借閱、使用與工作相關的文件資料。-對文件管理工作提出意見和建議，促進文件管理的優(yōu)化。2.員工義務-嚴格遵守文件管理制度，按照規(guī)定流程處理文件。-妥善保管所使用的文件，不得泄露文件中的機密信息。-及時向行政部門反饋文件執(zhí)行過程中的問題和情況。3.公司權利-對公司所有文件資料擁有所有權和管理權。-有權對違反文件管理制度的行為進行處理。4.公司義務-為員工提供必要的文件查閱和使用條件。-定期對文件管理工作進行檢查和評估，不斷完善制度和流程。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門文件管理情況進行檢查，包括文件的收集、整理、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)。-建立內部審計機制，對涉及重要文件的業(yè)務流程進行審計，確保文件的合規(guī)性和有效性。-鼓勵員工對違反文件管理制度的行為進行舉報，對舉報屬實者給予獎勵。2.考核機制-將文件管理工作納入員工績效考核體系，對文件管理工作表現優(yōu)秀的員工給予獎勵，如績效加分、表彰等。-對違反文件管理制度的員工，根據情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括績效扣分、警告、罰款等。-部門文件管理工作的整體情況與部門績效掛鉤，促進部門加強文件管理。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋和修訂。2.本規(guī)定應根據國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司實際情況的變化適時進行調整和完善，確保其適應性和有效性。3.各部門可根據本規(guī)定制定相應的實施細則，但不得與本規(guī)定相抵觸。通過以上建筑公司文件管理規(guī)定，從人、事、財、物、信息等多方面進行規(guī)范管理，體現公司的企業(yè)文化和經營理念，保障公司信息的安全與高效流轉，推動公司整體業(yè)務的健康發(fā)展，實現經濟效益與社會效益的雙豐收，同時落實扁平化管理要求，加強人文關懷，提升員工對文件管理工作的重