局電視電話會(huì)議管理制度一、制度概述

局電視電話會(huì)議管理制度旨在規(guī)范和加強(qiáng)我局電視電話會(huì)議的組織、實(shí)施和管理工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量和效果。本制度適用于我局各級(jí)部門、各單位及全體工作人員參加的電視電話會(huì)議。

一、會(huì)議組織

1.會(huì)議計(jì)劃：各部門、各單位應(yīng)提前制定年度會(huì)議計(jì)劃，報(bào)局辦公室審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2.會(huì)議通知：會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送至參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及要求。

3.會(huì)議設(shè)備：確保會(huì)議設(shè)備完好，提前進(jìn)行調(diào)試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議實(shí)施

1.會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行。

2.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，保持會(huì)場(chǎng)秩序，不得隨意離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

三、會(huì)議效果評(píng)估

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，總結(jié)會(huì)議成果和不足。

2.效果評(píng)估：局辦公室對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，包括會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員滿意度等方面。

3.改進(jìn)措施：針對(duì)評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，提高會(huì)議質(zhì)量。

二、會(huì)議實(shí)施

1.會(huì)議主持：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保會(huì)議按照既定議程順利進(jìn)行。主持人需提前熟悉會(huì)議議程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的時(shí)間安排，并在會(huì)議開(kāi)始時(shí)進(jìn)行簡(jiǎn)短的介紹，包括會(huì)議目的、議程要點(diǎn)以及參會(huì)人員名單。

2.會(huì)議紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序。遲到或早退的參會(huì)者需向主持人請(qǐng)假，并盡量減少對(duì)會(huì)議的影響。會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或其他通訊設(shè)備，避免干擾會(huì)議進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，提出意見(jiàn)和建議。發(fā)言時(shí)應(yīng)注意言簡(jiǎn)意賅，避免冗長(zhǎng)和離題。主持人需引導(dǎo)發(fā)言，確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)觀點(diǎn)，并鼓勵(lì)討論和交流。

4.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議內(nèi)容等。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理并分發(fā)給參會(huì)人員。

5.會(huì)議資料：會(huì)議前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料，包括會(huì)議議程、背景材料、報(bào)告等，并在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)提供給參會(huì)人員。資料應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，以便他們有充足的時(shí)間進(jìn)行預(yù)習(xí)。

6.會(huì)議直播：對(duì)于重要的電視電話會(huì)議，應(yīng)考慮進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播，確保無(wú)法到場(chǎng)的人員也能同步參與。直播設(shè)備需提前檢查，確保信號(hào)穩(wěn)定，畫(huà)面清晰。

7.會(huì)議結(jié)束：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議成果，確認(rèn)各項(xiàng)決議得到記錄，并告知后續(xù)跟進(jìn)事宜。如有必要，應(yīng)安排后續(xù)的會(huì)議跟進(jìn)或工作小組成立，以確保會(huì)議決議的執(zhí)行。

三、會(huì)議效果評(píng)估

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)立即組織參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，收集各方的反饋意見(jiàn)?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議議程的執(zhí)行情況、討論的熱點(diǎn)問(wèn)題、形成的決議以及參會(huì)人員的滿意度等。

2.效果評(píng)估：局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容應(yīng)涵蓋會(huì)議的組織準(zhǔn)備、會(huì)議過(guò)程、會(huì)議成果等多個(gè)方面。評(píng)估方法可以包括問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)別訪談、文件審查等。

3.指標(biāo)設(shè)定：在評(píng)估過(guò)程中，應(yīng)設(shè)定具體的評(píng)估指標(biāo)，如會(huì)議準(zhǔn)時(shí)率、發(fā)言質(zhì)量、決議執(zhí)行率、參會(huì)人員滿意度等，以便對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行量化分析。

4.問(wèn)題反饋：對(duì)于評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門或個(gè)人，并提出改進(jìn)建議。問(wèn)題反饋應(yīng)具體、明確，有助于相關(guān)部門和人員了解問(wèn)題所在并采取措施。

5.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施。改進(jìn)措施應(yīng)包括優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、增強(qiáng)參會(huì)人員參與度等方面。

6.跟蹤執(zhí)行：局辦公室應(yīng)跟蹤改進(jìn)措施的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。對(duì)于未執(zhí)行或執(zhí)行不到位的情況，應(yīng)及時(shí)追究責(zé)任，確保會(huì)議管理制度的有效性。

7.檔案記錄：將會(huì)議效果評(píng)估的結(jié)果和改進(jìn)措施形成書(shū)面檔案，作為今后會(huì)議管理和決策的參考依據(jù)。檔案應(yīng)妥善保管，便于日后查閱和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

四、會(huì)議資料管理

1.資料準(zhǔn)備：在會(huì)議前，負(fù)責(zé)人員應(yīng)準(zhǔn)備必要的會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、政策文件、背景信息等，確保所有參會(huì)人員能夠提前了解會(huì)議內(nèi)容和背景。

2.資料分發(fā)：會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前分發(fā)給參會(huì)人員，以便他們有充足的時(shí)間閱讀和理解。分發(fā)方式可以是電子版郵件發(fā)送或現(xiàn)場(chǎng)紙質(zhì)資料發(fā)放。

3.資料更新：如會(huì)議內(nèi)容有更新或補(bǔ)充，應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議資料，并通知參會(huì)人員重新獲取最新版本。

4.資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，所有會(huì)議資料應(yīng)進(jìn)行整理歸檔。歸檔內(nèi)容包括會(huì)議記錄、發(fā)言稿、決議文件、參會(huì)名單等，歸檔資料應(yīng)按照時(shí)間順序或主題分類保存。

5.資料保密：對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議資料，應(yīng)采取保密措施，確保資料在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。

6.資料查閱：歸檔的會(huì)議資料應(yīng)方便查閱，為今后的工作提供參考。查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)工作需要和資料敏感性進(jìn)行合理分配。

7.資料銷毀：對(duì)于不再具有保存價(jià)值的會(huì)議資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息的安全和合規(guī)。

8.資料備份：為防止資料丟失，應(yīng)定期對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行備份，備份可以采用電子備份或?qū)嶓w備份的方式，并確保備份的安全性。

9.資料培訓(xùn)：定期對(duì)負(fù)責(zé)資料管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的資料管理能力和保密意識(shí)。

10.資料反饋：鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)會(huì)議資料的質(zhì)量和實(shí)用性提供反饋，以便不斷改進(jìn)資料管理的流程和方法。

五、會(huì)議效果跟蹤

1.決議執(zhí)行：會(huì)議形成的決議應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，相關(guān)部門和責(zé)任人需定期匯報(bào)決議執(zhí)行情況。

2.進(jìn)度監(jiān)控：局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

3.效果反饋：通過(guò)定期收集各部門的反饋信息，評(píng)估會(huì)議決議的實(shí)際效果，包括工作推進(jìn)速度、問(wèn)題解決情況等。

4.跟蹤記錄：對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成跟蹤檔案，以便于日后分析和總結(jié)。

5.成功案例：對(duì)于執(zhí)行效果顯著的決議，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和推廣，形成成功案例，供其他部門和單位借鑒。

6.問(wèn)題調(diào)整：針對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整執(zhí)行策略，必要時(shí)修改決議內(nèi)容，確保會(huì)議決議的有效實(shí)施。

7.溝通協(xié)調(diào)：加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，確保會(huì)議決議的執(zhí)行不受內(nèi)部障礙影響。

8.效果評(píng)估報(bào)告：定期撰寫(xiě)會(huì)議效果評(píng)估報(bào)告，總結(jié)會(huì)議決議的執(zhí)行情況和效果，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

9.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評(píng)估報(bào)告和反饋信息，不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高會(huì)議決議的執(zhí)行力和效果。

10.內(nèi)部培訓(xùn)：針對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題，組織內(nèi)部培訓(xùn)，提升工作人員的執(zhí)行能力和業(yè)務(wù)水平。

六、會(huì)議紀(jì)律與獎(jiǎng)懲

1.紀(jì)律要求：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，包括準(zhǔn)時(shí)參加、保持會(huì)場(chǎng)秩序、尊重發(fā)言者等。

2.紀(jì)律監(jiān)督：局辦公室和相關(guān)部門應(yīng)監(jiān)督會(huì)議紀(jì)律的執(zhí)行，對(duì)違反紀(jì)律的行為進(jìn)行記錄和處理。

3.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制：對(duì)于在會(huì)議中表現(xiàn)突出、積極參與討論、提出有效建議的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

4.懲罰措施：對(duì)于無(wú)故缺席、遲到早退、干擾會(huì)議秩序等違反紀(jì)律的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重采取相應(yīng)的懲罰措施，如口頭警告、書(shū)面通報(bào)、取消參會(huì)資格等。

5.紀(jì)律培訓(xùn)：定期對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議紀(jì)律培訓(xùn)，提高他們對(duì)會(huì)議重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)紀(jì)律意識(shí)。

6.反饋機(jī)制：設(shè)立會(huì)議紀(jì)律反饋渠道，鼓勵(lì)參會(huì)人員對(duì)違反紀(jì)律的行為進(jìn)行舉報(bào)，確保會(huì)議紀(jì)律的有效執(zhí)行。

7.紀(jì)律記錄：對(duì)參會(huì)人員的會(huì)議紀(jì)律表現(xiàn)進(jìn)行記錄，作為其工作評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲的參考依據(jù)。

8.獎(jiǎng)懲公開(kāi)：獎(jiǎng)懲措施應(yīng)公開(kāi)透明，確保所有參會(huì)人員了解獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果。

9.紀(jì)律監(jiān)督機(jī)制：建立健全會(huì)議紀(jì)律監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和流程，確保監(jiān)督工作的有效性和公正性。

10.持續(xù)監(jiān)督：對(duì)會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督應(yīng)持續(xù)進(jìn)行，不斷改進(jìn)監(jiān)督方法，提高監(jiān)督效率。

七、會(huì)議檔案管理與利用

1.檔案建立：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議檔案，包括會(huì)議記錄、發(fā)言材料、決議文件、參會(huì)名單等，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

2.分類存放：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于日后查找和使用。

3.電子檔案：對(duì)于數(shù)字化資料，應(yīng)建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案的檢索效率和安全性。

4.檔案更新：會(huì)議檔案應(yīng)定期更新，包括新增的會(huì)議資料、執(zhí)行情況的反饋等，確保檔案信息的時(shí)效性。

5.查閱權(quán)限：明確檔案查閱權(quán)限，限制對(duì)敏感信息的查閱，確保檔案保密性。

6.檔案利用：鼓勵(lì)各部門和單位根據(jù)工作需要查閱和使用會(huì)議檔案，為決策提供參考。

7.檔案培訓(xùn)：定期對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的檔案管理技能和保密意識(shí)。

8.檔案歸檔：對(duì)于已過(guò)保存期限的會(huì)議檔案，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀，確保檔案資源的合理利用。

9.檔案?jìng)浞荩簩?duì)重要的會(huì)議檔案進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞，確保檔案的安全。

10.檔案維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議檔案進(jìn)行維護(hù)，包括整理、清理、修復(fù)等工作，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

八、會(huì)議反饋與持續(xù)改進(jìn)

1.反饋收集：會(huì)議結(jié)束后，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)別訪談或在線反饋平臺(tái)等方式，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的組織、內(nèi)容、效果等方面的反饋意見(jiàn)。

2.反饋分析：對(duì)收集到的反饋意見(jiàn)進(jìn)行系統(tǒng)分析，識(shí)別會(huì)議中的優(yōu)點(diǎn)和不足，為改進(jìn)工作提供依據(jù)。

3.改進(jìn)措施：根據(jù)反饋分析結(jié)果，制定具體的改進(jìn)措施，包括優(yōu)化會(huì)議流程、提高會(huì)議效率、增強(qiáng)參會(huì)人員參與度等。

4.改進(jìn)實(shí)施：落實(shí)改進(jìn)措施，確保會(huì)議組織者能夠及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化會(huì)議管理實(shí)踐。

5.改進(jìn)效果跟蹤：對(duì)實(shí)施的改進(jìn)措施進(jìn)行跟蹤，評(píng)估其效果，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

6.經(jīng)驗(yàn)分享：將會(huì)議改進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和成果進(jìn)行總結(jié)，通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議報(bào)告等形式分享給相關(guān)人員，促進(jìn)整體水平的提升。

7.持續(xù)優(yōu)化：將會(huì)議改進(jìn)作為一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，不斷收集反饋，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理流程。

8.機(jī)制完善：根據(jù)改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，完善會(huì)議管理制度，使其更加科學(xué)、合理，適應(yīng)不斷變化的工作需求。

9.內(nèi)部溝通：加強(qiáng)會(huì)議組織者與參會(huì)人員之間的溝通，確保信息的及時(shí)傳遞和反饋的充分交流。

10.評(píng)估與總結(jié)：定期對(duì)會(huì)議管理進(jìn)行全面評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來(lái)的會(huì)議組織提供參考。

九、會(huì)議預(yù)算與成本控制

1.預(yù)算編制：在會(huì)議籌備階段，應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人數(shù)、地點(diǎn)選擇等因素，編制詳細(xì)的會(huì)議預(yù)算，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、資料制作、餐飲住宿等費(fèi)用。

2.預(yù)算審批：編制好的預(yù)算需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審批，確保預(yù)算的合理性和可行性。

3.成本控制：在會(huì)議實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，避免超出預(yù)算。

4.資源整合：通過(guò)整合內(nèi)部資源，如使用現(xiàn)有設(shè)備、共享場(chǎng)地等，降低會(huì)議成本。

5.合同管理：與外部供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，明確服務(wù)內(nèi)容和價(jià)格，確保合同條款的公平合理。

6.費(fèi)用報(bào)銷：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際支出提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，并附上相關(guān)票據(jù)。

7.報(bào)銷審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保報(bào)銷的真實(shí)性和合規(guī)性。

8.成本分析：定期對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行分析，找出成本控制中的薄弱環(huán)節(jié)，為未來(lái)的會(huì)議預(yù)算提供參考。

9.成本節(jié)約措施：實(shí)施成本節(jié)約措施，如選擇經(jīng)濟(jì)型酒店、采用電子資料替代印刷品等，以降低會(huì)議成本。

10.成本效益評(píng)估：對(duì)會(huì)議的成本效益進(jìn)行評(píng)估，確保會(huì)議在預(yù)算范圍內(nèi)達(dá)到預(yù)期效果，并持續(xù)優(yōu)化成本管理策略。

十、會(huì)議安全與應(yīng)急管理

1.安全評(píng)估：在會(huì)議籌備階段，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備進(jìn)行安全評(píng)估，確保符合安全標(biāo)準(zhǔn)。

2.應(yīng)急預(yù)案：制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能出現(xiàn)的緊急情況。

3.安全培訓(xùn)：對(duì)參會(huì)人員和工作人員進(jìn)行安全知識(shí)培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。

4.安全措施：實(shí)施安全措施，如配備急救箱、確保疏散