人力資源離職管理操作手冊一、引言離職管理是人力資源管理的閉環(huán)環(huán)節(jié)，其核心目標(biāo)是合規(guī)防控風(fēng)險、優(yōu)化員工體驗、挖掘組織改進線索。完善的離職管理不僅能避免法律糾紛（如違法解除、薪酬拖欠），還能通過離職員工的反饋識別組織問題（如薪酬競爭力、管理方式、發(fā)展空間），同時保留離職員工的潛在價值（如推薦人才、客戶資源、行業(yè)合作）。本手冊基于《中華人民共和國勞動合同法》《工資支付暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合實操經(jīng)驗，梳理離職管理全流程的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟、注意事項及工具模板，為企業(yè)提供可落地的操作指南。二、離職管理核心流程與操作步驟離職管理需覆蓋“預(yù)警-申請-交接-手續(xù)-反饋”全周期，以下分階段拆解操作要點：（一）離職前：預(yù)警與干預(yù)——降低核心員工流失率目標(biāo)：識別離職信號，通過主動溝通與解決問題，挽留關(guān)鍵人才。1.離職信號識別通過行為、績效、反饋、外部四大維度識別潛在離職風(fēng)險：行為變化：遲到早退增多、請假頻繁、工作積極性下降（如不再主動承擔(dān)任務(wù)）、團隊互動減少（如拒絕參加會議）；績效波動：業(yè)績下滑、任務(wù)完成率降低、出錯率增加（如頻繁出現(xiàn)工作失誤）；反饋異常：對薪酬、福利、管理的抱怨增多（如在團隊中吐槽），或突然沉默不語（如不再提建議）；外部信號：更新簡歷（如在招聘網(wǎng)站更新簡歷）、參加面試（如請假去面試）、聯(lián)系獵頭（如獵頭主動聯(lián)系）。2.干預(yù)與挽留策略（1）主動溝通：直線經(jīng)理或HR應(yīng)在發(fā)現(xiàn)信號后24小時內(nèi)與員工面談，采用“傾聽-共情-解決”三步法：傾聽：讓員工表達真實想法（如“最近看到你狀態(tài)不太好，是不是有什么困難？可以跟我說說”）；共情：認可員工的感受（如“我能理解你對當(dāng)前工作節(jié)奏的困擾”）；解決：針對員工的訴求提出解決方案（如薪酬問題可協(xié)商調(diào)整、管理問題可優(yōu)化溝通方式、發(fā)展空間問題可提供培訓(xùn)或晉升機會）。（2）挽留誠意：對核心員工（如高管、關(guān)鍵技術(shù)人員、核心業(yè)務(wù)骨干），需制定個性化挽留方案：薪酬激勵：提供更有競爭力的薪酬包（如加薪、獎金、股票期權(quán)）；發(fā)展機會：調(diào)整崗位（如轉(zhuǎn)崗至更符合個人興趣的部門）、晉升（如提拔為管理者）、提供培訓(xùn)（如海外進修、行業(yè)培訓(xùn)）；權(quán)限拓展：賦予更多工作權(quán)限（如負責(zé)重要項目、管理更大團隊）；文化認同：強調(diào)員工對團隊的價值（如“你是團隊的核心，我們需要你”）。3.干預(yù)結(jié)果處理若員工同意留任：需跟進解決方案的落實（如及時調(diào)整薪酬、安排培訓(xùn)），并定期溝通（如每周跟進狀態(tài)）；若員工堅持離職：需尊重員工的選擇，轉(zhuǎn)入離職流程（如提醒員工提交離職申請、開始準(zhǔn)備工作交接）。二、離職申請：提交與審批——規(guī)范流程避免糾紛目標(biāo)：通過書面化、標(biāo)準(zhǔn)化的申請與審批流程，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免口頭約定引發(fā)的糾紛。（一）申請要求1.提交形式：員工需以書面形式（或通過企業(yè)HR系統(tǒng)提交）提交離職申請，內(nèi)容應(yīng)包括：員工基本信息（姓名、工號、崗位、部門）；離職原因（如“個人原因”“尋求更好發(fā)展”“家庭原因”）；離職日期（需符合提前通知要求：正式員工提前30天，試用期員工提前3天）；簽名與日期。2.注意事項：離職申請必須書面化（《勞動合同法》第三十七條規(guī)定，員工提前通知需以書面形式）；離職日期需符合法律規(guī)定（如員工提交離職申請后，企業(yè)需在30天內(nèi)辦理離職手續(xù)，若員工因個人原因需提前離職，需與企業(yè)協(xié)商一致）。（二）審批流程離職申請需經(jīng)過直線經(jīng)理→HR→部門負責(zé)人→高層的審批流程（具體流程可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：1.直線經(jīng)理審批：第一步：與員工溝通，確認離職意愿（如“你確定要離職嗎？有沒有什么可以挽留的？”）；第二步：簽署意見（如“同意離職，已與員工確認交接計劃”）；注意：直線經(jīng)理不得強制挽留員工（如拒絕審批離職申請），若員工堅持離職，只要符合提前通知要求，企業(yè)必須辦理離職手續(xù)。2.HR審核：審核內(nèi)容：離職申請的合法性（如提前通知時間是否符合規(guī)定、離職原因是否涉及法律風(fēng)險）、員工是否有未完成的工作（如未結(jié)清的費用、未交接的項目）；簽署意見（如“審核通過，已提醒員工辦理工作交接”）。3.部門負責(zé)人審批：針對重要崗位員工（如部門經(jīng)理、核心業(yè)務(wù)骨干），需部門負責(zé)人審批（如“同意離職，已安排繼任者對接”）。4.高層審批：針對核心員工（如高管、關(guān)鍵技術(shù)人員），需高層審批（如“同意離職，已確認經(jīng)濟補償方案”）。（三）特殊情況處理若員工未提前通知（如突然離職）：企業(yè)可要求員工賠償損失（如招聘替代員工的費用、培訓(xùn)費用、因員工離職導(dǎo)致的項目損失），但需提供證據(jù)證明損失的存在（如招聘合同、培訓(xùn)協(xié)議、項目損失清單）；若員工拒絕賠償，企業(yè)可通過法律途徑解決（如申請勞動仲裁）。若員工提交離職申請后反悔：需與企業(yè)協(xié)商一致（如企業(yè)同意撤銷離職申請，員工可繼續(xù)工作；若企業(yè)已開始辦理離職手續(xù)，員工需重新提交申請）。三、工作交接：計劃與執(zhí)行——確保業(yè)務(wù)連續(xù)性目標(biāo)：通過全面、規(guī)范的交接流程，確保員工離職后業(yè)務(wù)不受影響，避免因交接遺漏導(dǎo)致的損失。（一）交接準(zhǔn)備1.制定交接計劃：員工與直線經(jīng)理需在離職申請審批通過后1個工作日內(nèi)制定交接計劃，內(nèi)容包括：交接內(nèi)容（工作任務(wù)、資料文檔、資產(chǎn)設(shè)備、人際關(guān)系）；交接時間（如分階段交接：第1-2天交接工作任務(wù)，第3-4天交接資料文檔，第5天交接資產(chǎn)設(shè)備）；交接對象（如同事、繼任者）；監(jiān)交人（直線經(jīng)理或HR）。2.交接培訓(xùn)：員工需對交接對象進行培訓(xùn)，講解工作內(nèi)容、工作流程、注意事項（如“這個項目的關(guān)鍵節(jié)點是下個月的客戶驗收，需要提前準(zhǔn)備好驗收資料”）。（二）交接內(nèi)容**類別****具體內(nèi)容****工作任務(wù)**未完成的項目（如正在進行的客戶項目）、待處理的事務(wù)（如待審批的文件）、即將到期的deadlines（如下周需要提交的報告）**資料文檔**電子文檔（存放在電腦或云盤的文件：如項目方案、客戶資料、報表）、紙質(zhì)文檔（合同、備忘錄、發(fā)票）、密碼（電腦密碼、系統(tǒng)密碼、客戶賬號密碼）**資產(chǎn)設(shè)備**公司配備的資產(chǎn)（電腦、手機、平板、打印機、鑰匙、工作證、駕照）**人際關(guān)系**關(guān)鍵客戶（如長期合作的大客戶）、供應(yīng)商（如主要原材料供應(yīng)商）、內(nèi)部同事（如對接的其他部門負責(zé)人）的聯(lián)系方式及合作情況（三）交接流程1.階段交接：按交接計劃分階段進行（如第一天交接工作任務(wù)，第二天交接資料文檔，第三天交接資產(chǎn)設(shè)備）；2.監(jiān)交確認：監(jiān)交人需全程監(jiān)督交接過程，確保交接完整（如檢查資料文檔是否齊全、資產(chǎn)設(shè)備是否完好）；3.書面確認：交接完成后，員工、交接對象、監(jiān)交人需共同簽署《工作交接清單》（模板見附件1），確認交接內(nèi)容無遺漏。（四）注意事項交接清單需詳細：避免使用“全部交接完畢”等模糊表述，需列出具體內(nèi)容（如“交接了2個未完成項目：A項目（進度50%）、B項目（進度80%）”）；電子文檔需備份：員工需將電子文檔備份至公司云盤（如阿里云盤、騰訊云盤），并告知交接對象文檔的存放位置；密碼需及時更改：員工離職后，企業(yè)需及時更改其系統(tǒng)密碼（如OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)），避免信息泄露。四、手續(xù)辦理：合規(guī)與閉環(huán)——防控法律風(fēng)險目標(biāo)：通過合規(guī)的手續(xù)辦理，確保企業(yè)與員工的勞動關(guān)系終止，避免法律糾紛。（一）手續(xù)辦理清單**手續(xù)類型****具體要求****勞動合同解除/終止**1.主動離職：員工提交離職申請，企業(yè)出具《離職證明》；

2.被動離職：企業(yè)出具《解除勞動合同通知書》（說明解除理由）；

3.協(xié)商離職：雙方簽訂《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議》（明確經(jīng)濟補償金額）；

4.勞動合同到期：企業(yè)出具《勞動合同終止通知書》（說明終止原因）。**社保公積金停繳**1.停繳時間：根據(jù)當(dāng)?shù)匾?guī)定（如北京是每月15日前停繳，15日后停繳的話，當(dāng)月仍需繳納）；

2.辦理流程：HR通過社保系統(tǒng)、公積金系統(tǒng)辦理停繳手續(xù)。**薪酬結(jié)算**1.工資：計算至離職當(dāng)天的工資（包括基本工資、績效工資、補貼等）；

2.獎金：根據(jù)公司規(guī)定發(fā)放員工應(yīng)得的獎金（如季度獎、年終獎，若員工符合發(fā)放條件）；

3.補貼：計算至離職當(dāng)天的補貼（如交通補貼、餐補、住房補貼）；

4.經(jīng)濟補償：若為被動離職或協(xié)商離職，需支付經(jīng)濟補償（計算方式見本章第二節(jié)）。**離職證明開具**1.開具時間：員工離職當(dāng)天或3個工作日內(nèi)；

2.內(nèi)容要求：需包含員工姓名、身份證號、崗位、入職日期、離職日期、解除/終止勞動合同的原因（如“因個人原因主動離職”“協(xié)商一致解除”）；

3.注意事項：不得包含負面評價（如“該員工工作能力差”“經(jīng)常遲到”），否則可能侵犯員工名譽權(quán)。**資產(chǎn)歸還**1.歸還內(nèi)容：公司配備的資產(chǎn)（電腦、手機、平板、打印機、鑰匙、工作證、駕照）；

2.確認流程：HR檢查資產(chǎn)是否完好，簽署《資產(chǎn)歸還確認單》（模板見附件2）。（二）薪酬結(jié)算要點1.工資支付：根據(jù)《工資支付暫行規(guī)定》，用人單位應(yīng)在解除或終止勞動合同時一次付清勞動者工資；計算方式：月工資÷21.75×實際工作天數(shù)（如員工當(dāng)月工作15天，月工資為____元，則工資為____÷21.75×15≈6896.55元）。2.經(jīng)濟補償計算：適用情形：被動離職（如企業(yè)解除勞動合同）、協(xié)商離職、勞動合同到期終止（企業(yè)不續(xù)簽）；計算方式：工作年限：每滿一年支付一個月工資（六個月以上不滿一年的，按一年計算；不滿六個月的，支付半個月工資）；月工資：員工在勞動合同解除或終止前十二個月的平均工資（包括基本工資、績效工資、補貼等）；上限：月工資不超過當(dāng)?shù)厣夏甓嚷毠ぴ缕骄べY三倍的部分（超過的部分，按三倍計算，年限不超過十二年）。示例：員工在企業(yè)工作5年，月平均工資為____元，當(dāng)?shù)厣夏甓嚷毠ぴ缕骄べY為5000元（三倍為____元），則經(jīng)濟補償為____×5=____元。3.獎金與補貼：獎金：若員工符合公司獎金發(fā)放條件（如季度獎需完成季度目標(biāo)），企業(yè)需發(fā)放應(yīng)得的獎金；補貼：計算至離職當(dāng)天（如交通補貼每月1000元，員工當(dāng)月工作15天，則補貼為1000÷21.75×15≈689.66元）。（三）離職證明開具要求根據(jù)《勞動合同法實施條例》第二十四條，離職證明需包含以下內(nèi)容：員工姓名；身份證號；崗位；入職日期；離職日期；解除/終止勞動合同的原因（如“因個人原因主動離職”“協(xié)商一致解除”“勞動合同到期終止”）；企業(yè)名稱（蓋章）；日期。注意事項：離職證明不得包含負面評價（如“該員工工作態(tài)度差”“經(jīng)常違反規(guī)章制度”），否則員工可向勞動監(jiān)察部門投訴，要求企業(yè)重新開具；企業(yè)必須為員工開具離職證明（即使員工未辦理交接手續(xù)），否則員工可向勞動監(jiān)察部門投訴，要求企業(yè)開具，若因未開具離職證明導(dǎo)致員工無法就業(yè)，員工可要求企業(yè)賠償損失（如失業(yè)期間的工資損失）。五、離職后：反饋與維護——挖掘潛在價值目標(biāo)：通過離職訪談收集組織改進線索，維護離職員工關(guān)系，挖掘其潛在價值（如推薦人才、客戶資源、合作項目）。（一）離職訪談1.訪談時間：HR需在員工離職前1-2個工作日進行訪談（若員工已離職，可通過電話或線上方式進行）。2.訪談提綱（模板見附件3）：基本信息：員工姓名、崗位、部門、入職時間、離職時間；離職原因：為什么選擇離職？（如薪酬、福利、管理、發(fā)展空間、團隊氛圍）；對企業(yè)的意見和建議：你認為企業(yè)在哪些方面可以改進？（如薪酬結(jié)構(gòu)、管理方式、培訓(xùn)體系、團隊氛圍）；對未來工作的規(guī)劃：你未來想從事什么工作？（如行業(yè)、崗位、發(fā)展方向）；對團隊的建議：你對團隊的工作有什么建議？（如項目管理、溝通方式、團隊協(xié)作）。3.訪談技巧：真誠：讓員工感受到企業(yè)的重視（如“你的意見對我們很重要，希望你能說實話”）；保密：承諾訪談內(nèi)容不會泄露（如“我們會對訪談內(nèi)容保密，不會讓你的反饋影響到你”）；引導(dǎo)：若員工沉默，可通過具體問題引導(dǎo)（如“你對當(dāng)前的薪酬水平滿意嗎？”“你覺得團隊的管理方式有什么問題？”）。（二）反饋分析與改進1.整理訪談結(jié)果：HR需在訪談后1個工作日內(nèi)整理訪談記錄，分類統(tǒng)計離職原因（如薪酬問題占比30%、管理問題占比25%、發(fā)展空間問題占比20%、團隊氛圍問題占比15%、其他問題占比10%）。2.提出改進建議：根據(jù)訪談結(jié)果，向相關(guān)部門提出改進建議（如：薪酬問題：調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)（如增加績效獎金比例）、提高薪酬競爭力（如參考行業(yè)薪酬水平）；管理問題：加強管理者培訓(xùn)（如溝通技巧、團隊管理）、完善管理流程（如減少審批環(huán)節(jié)）；發(fā)展空間問題：完善晉升機制（如明確晉升條件）、提供培訓(xùn)機會（如行業(yè)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)）；團隊氛圍問題：組織團隊活動（如團建、聚餐）、加強團隊溝通（如每周例會、一對一溝通）。3.推動問題解決：將改進建議反饋給管理層（如總經(jīng)理、人力資源總監(jiān)），推動問題解決（如每月跟進改進進度，向管理層匯報）。（三）員工關(guān)系維護1.保留聯(lián)系方式：保留員工的聯(lián)系方式（如微信、電話、郵箱），加入企業(yè)的alumni群（如微信群、釘釘群）。2.邀請參與活動：邀請員工參加企業(yè)的alumni活動（如年會、行業(yè)論壇、產(chǎn)品發(fā)布會），增強員工的歸屬感。3.定期溝通：定期與員工溝通（如發(fā)送企業(yè)新聞、節(jié)日祝福、行業(yè)動態(tài)），保持聯(lián)系。4.挖掘潛在價值：推薦人才：若員工有朋友或同事在找工作，可邀請其推薦（如“如果你有朋友想找工作，歡迎推薦給我們”）；推薦客戶：若員工未來從事的工作與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)，可邀請其推薦客戶（如“如果你有客戶需要我們的產(chǎn)品，歡迎介紹”）；合作項目：若員工未來從事的工作與企業(yè)有合作機會，可探討合作（如“我們有一個項目想找合作伙伴，你有沒有興趣？”）。六、不同類型離職的特殊處理（一）主動離職定義：員工因個人原因（如尋求更好發(fā)展、家庭原因、個人健康）主動提出離職；處理要點：員工需提前30天（正式員工）或3天（試用期）通知企業(yè)；企業(yè)無需支付經(jīng)濟補償；需辦理離職手續(xù)（如開具離職證明、結(jié)算薪酬、辦理社保停繳）。（二）被動離職定義：企業(yè)因員工不符合錄用條件、嚴重違反規(guī)章制度、嚴重失職等原因解除勞動合同；適用情形（《勞動合同法》第三十九條）：在試用期間被證明不符合錄用條件的；嚴重違反用人單位的規(guī)章制度的；嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的；勞動者同時與其他用人單位建立勞動關(guān)系，對完成本單位的工作任務(wù)造成嚴重影響，或者經(jīng)用人單位提出，拒不改正的；因本法第二十六條第一款第一項規(guī)定的情形致使勞動合同無效的（如以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同的）；被依法追究刑事責(zé)任的。處理要點：企業(yè)需出具《解除勞動合同通知書》（模板見附件4），說明解除理由（如“因你嚴重違反公司規(guī)章制度（遲到早退超過10次），根據(jù)《勞動合同法》第三十九條第二項規(guī)定，公司決定與你解除勞動合同”）；企業(yè)無需支付經(jīng)濟補償；需辦理離職手續(xù)（如開具離職證明、結(jié)算薪酬、辦理社保停繳）。（三）協(xié)商離職定義：企業(yè)與員工協(xié)商一致解除勞動合同；處理要點：雙方需簽訂《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議》（模板見附件5），明確以下內(nèi)容：雙方當(dāng)事人信息（企業(yè)名稱、員工姓名、身份證號）；解除勞動合同的原因（如“雙方協(xié)商一致”）；經(jīng)濟補償金額（計算方式、支付時間）；雙方權(quán)利義務(wù)（如保密、競業(yè)限制）；簽字確認（企業(yè)蓋章、員工簽字）。企業(yè)需支付經(jīng)濟補償；需辦理離職手續(xù)（如開具離職證明、結(jié)算薪酬、辦理社保停繳）。（四）勞動合同到期終止定義：勞動合同到期后，企業(yè)或員工不再續(xù)簽；處理要點：企業(yè)不續(xù)簽：需支付經(jīng)濟補償（除用人單位維持或提高勞動合同約定條件續(xù)訂勞動合同，員工不同意續(xù)訂的情形外）；需出具《勞動合同終止通知書》（模板見附件6），說明終止原因（如“勞動合同到期，公司決定不再續(xù)簽”）；需辦理離職手續(xù)（如開具離職證明、結(jié)算薪酬、辦理社保停繳）。員工不續(xù)簽：企業(yè)無需支付經(jīng)濟補償；需辦理離職手續(xù)（如開具離職證明、結(jié)算薪酬、辦理社保停繳）。七、法律風(fēng)險防控要點（一）解除勞動合同的合法性企業(yè)解除勞動合同必須有合法的理由（如《勞動合同法》第三十九條、第四十條、第四十一條），否則可能被認定為違法解除，需要支付賠償金（經(jīng)濟補償?shù)膬杀叮?；示例：若企業(yè)以“員工工作能力差”為由解除勞動合同，但未提供證據(jù)證明員工不符合錄用條件（如試用期考核不合格、培訓(xùn)后仍不能勝任工作），則屬于違法解除，需支付賠償金。（二）經(jīng)濟補償?shù)闹Ц镀髽I(yè)需按照法律規(guī)定支付經(jīng)濟補償（如被動離職、協(xié)商離職、勞動合同到期企業(yè)不續(xù)簽），否則員工可向勞動仲裁委員會申請仲裁，要求企業(yè)支付經(jīng)濟補償；示例：若企業(yè)與員工協(xié)商一致解除勞動合同，但未支付經(jīng)濟補償，員工可申請仲裁，要求企業(yè)支付。（三）社保公積金的繳納企業(yè)必須為員工繳納社保公積金至離職當(dāng)月，否則員工可向社保部門或公積金管理中心投訴，要求企業(yè)補繳；示例：若企業(yè)在員工離職當(dāng)月未繳納社保，員工可向社保部門投訴，要求企業(yè)補繳。（四）離職證明的開具企業(yè)必須為員工開具離職證明，否則員工可向勞動監(jiān)察部門投訴，要求企業(yè)開具；若因未開具離職證明導(dǎo)致員工無法就業(yè)，員工可要求企業(yè)賠償損失；示例：若企業(yè)未為員工開具離職證明，導(dǎo)致員工無法找到新工作，員工可申請仲裁，要求企業(yè)賠償失業(yè)期間的工資損失。八、員工體驗優(yōu)化技巧（一）保持尊重?zé)o論員工因什么原因離職，企業(yè)都要保持尊重（如不拖延手續(xù)、不克扣工資、不詆毀員工）；示例：員工離職時，直線經(jīng)理可向員工表達感謝（如“謝謝你這些年對團隊的貢獻，祝你未來一切順利”）。（二）及時溝通在離職過程中，及時與員工溝通