副標(biāo)題：適用于中小微企業(yè)及集團(tuán)子公司（可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）引言公章是企業(yè)法人資格的法定象征，是企業(yè)對外行使民事權(quán)利、履行義務(wù)的核心憑證，其使用直接關(guān)系到企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全、信譽(yù)及法律責(zé)任。為規(guī)范公章管理，防范濫用、盜用、偽造等風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國公司法》《印章管理辦法》《電子簽名法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，制定本制度。本制度旨在通過明確職責(zé)分工、規(guī)范流程節(jié)點(diǎn)、強(qiáng)化監(jiān)督問責(zé)，實(shí)現(xiàn)公章管理的“標(biāo)準(zhǔn)化、可追溯、風(fēng)險(xiǎn)可控”。一、制度目的與適用范圍（一）制度目的1.規(guī)范公章的刻制、啟用、保管、使用、交接全流程，消除管理漏洞；2.明確各部門及人員的權(quán)責(zé)邊界，避免推諉扯皮；3.防范因公章使用不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失；4.提高公章使用效率，支撐企業(yè)日常經(jīng)營活動。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有公章的管理，包括但不限于：行政公章：企業(yè)全稱章（如“XX有限公司”）；合同專用章：用于簽訂各類合同的專用章；財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)出具的專用章；法定代表人章：企業(yè)法定代表人個(gè)人名章；其他專用章：如人事專用章、項(xiàng)目專用章（需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)刻制）。二、公章管理職責(zé)分工公章管理實(shí)行“歸口管理、分級負(fù)責(zé)、全程監(jiān)督”原則，各部門職責(zé)如下：（一）歸口管理部門（行政部）1.制定、修訂公章管理制度及流程；2.負(fù)責(zé)公章的刻制、備案、啟用、更換、注銷；3.保管行政公章、合同專用章（除財(cái)務(wù)類公章外）；4.審核公章使用申請，核對審批手續(xù)；5.登記、保管公章使用記錄，建立《公章管理檔案》；6.定期檢查公章管理情況，形成《檢查報(bào)告》。（二）專業(yè)審核部門法務(wù)部：審核合同類、法律事務(wù)類用章文件的合法性、條款完整性（如合同、授權(quán)書、律師函）；財(cái)務(wù)部：審核財(cái)務(wù)類用章文件的真實(shí)性、合規(guī)性（如支票、匯票、財(cái)務(wù)報(bào)表），保管財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章。（三）部門負(fù)責(zé)人1.初審本部門用章申請，確認(rèn)內(nèi)容真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性；2.監(jiān)督本部門員工遵守公章管理制度；3.配合行政部、法務(wù)部的審核工作。（四）法定代表人/授權(quán)委托人1.法定代表人是公章使用的最終審批人（特殊情況可授權(quán)總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)）；2.授權(quán)委托人需簽訂《授權(quán)委托書》，明確審批權(quán)限（如合同金額上限）；3.處理公章管理中的重大異常情況（如公章遺失、違規(guī)用章造成重大損失）。（五）公章保管人1.專人保管公章（不得委托他人），簽訂《公章保管責(zé)任書》；2.核對用章審批手續(xù)，確認(rèn)無誤后加蓋公章；3.如實(shí)登記《公章使用登記簿》，留存用章文件復(fù)印件；4.定期檢查公章狀態(tài)（如是否損壞、遺失），及時(shí)向行政部報(bào)告；5.遵守保管規(guī)范，不得泄露公章信息或在空白頁用章。三、公章的刻制與啟用（一）刻制流程1.申請：需刻制公章的部門填寫《公章刻制申請表》，說明刻制原因、類型、規(guī)格，附營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件；2.審批：部門負(fù)責(zé)人初審→行政部審核→法定代表人審批；3.刻制：行政部持審批文件到公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)刻制（禁止私自刻章）；4.備案：刻制完成后3個(gè)工作日內(nèi)，到公安機(jī)關(guān)辦理公章備案，領(lǐng)取《印章備案證明》；5.存檔：將《刻制申請表》《備案證明》《印模》存入《公章管理檔案》。（二）啟用流程1.發(fā)布通知：行政部發(fā)布《公章啟用通知》，明確啟用日期、印模、保管人、使用范圍；2.分發(fā)印模：將印模發(fā)送至各部門，便于核對；3.登記檔案：將《啟用通知》存入《公章管理檔案》。四、公章的日常保管規(guī)范（一）保管人資質(zhì)要求1.企業(yè)正式員工，無不良記錄；2.熟悉公章管理制度及流程；3.簽訂《公章保管責(zé)任書》，明確“遺失、濫用需承擔(dān)責(zé)任”。（二）保管場所與設(shè)備1.公章需存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖鐵皮柜中，密碼由保管人專人保管；2.保管場所需防火、防潮、防盜（如安裝監(jiān)控）；3.財(cái)務(wù)專用章與法定代表人章需由財(cái)務(wù)部不同人員分別保管（“印鑒分離”原則）。（三）交接流程1.保管人離職/調(diào)崗需提前3個(gè)工作日申請交接；2.行政部安排監(jiān)交人（行政部負(fù)責(zé)人），核對公章數(shù)量、狀態(tài)、用章記錄；3.交接雙方、監(jiān)交人在《公章交接清單》上簽字，存入檔案；4.新保管人重新簽訂《公章保管責(zé)任書》。（四）定期檢查機(jī)制1.每月末，行政部牽頭，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部參與，檢查以下內(nèi)容：公章是否存放在指定場所；用章記錄是否完整、審批手續(xù)是否齊全；公章是否損壞、遺失。2.形成《公章管理檢查報(bào)告》，報(bào)法定代表人審批；3.對問題責(zé)令整改，整改情況納入下月檢查。五、公章使用申請與審批流程（一）通用流程說明流程節(jié)點(diǎn)：申請人填寫申請表→部門負(fù)責(zé)人初審→專業(yè)部門審核→行政部核對→法定代表人/授權(quán)人審批→保管人用印→記錄歸檔。（二）分類流程細(xì)則1.行政用章（通知、函件、證明）適用范圍：企業(yè)內(nèi)部通知、對外函件、員工證明（如在職證明、收入證明）；流程：申請人填寫《公章使用申請表》→部門負(fù)責(zé)人初審（確認(rèn)內(nèi)容真實(shí)）→行政部審核→法定代表人/授權(quán)人審批→保管人用印→登記《公章使用登記簿》。2.合同用章（購銷合同、服務(wù)協(xié)議）適用范圍：各類商務(wù)合同（如買賣合同、合作協(xié)議、框架協(xié)議）；流程：申請人填寫《公章使用申請表》，附合同文本→部門負(fù)責(zé)人初審（確認(rèn)與本部門職責(zé)相關(guān)）→法務(wù)部審核（審核合法性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）→行政部核對（申請表與合同一致）→法定代表人/授權(quán)人審批→保管人用印→登記《合同用章登記簿》（留存合同復(fù)印件）。3.財(cái)務(wù)用章（支票、匯票、財(cái)務(wù)報(bào)表）適用范圍：銀行支票、匯票、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)材料；流程：申請人填寫《財(cái)務(wù)公章使用申請表》，附財(cái)務(wù)文件→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人初審（確認(rèn)真實(shí)、合規(guī)）→行政部核對→法定代表人/授權(quán)人審批→財(cái)務(wù)部保管人用印（財(cái)務(wù)章與法定代表人章分別加蓋）→登記《財(cái)務(wù)用章登記簿》。4.異地用章適用范圍：需在異地簽訂合同、辦理業(yè)務(wù)；流程：申請人填寫《異地用章申請表》（說明原因、地點(diǎn)、時(shí)間）→部門負(fù)責(zé)人初審→法務(wù)部/財(cái)務(wù)部審核→行政部核對→法定代表人審批→保管人攜帶公章前往異地（或EMS特快專遞，備注“公章專用”）→用印后2個(gè)工作日內(nèi)登記《公章使用登記簿》→將合同復(fù)印件、快遞底單存入檔案。5.電子公章使用適用范圍：電子合同、電子函件（符合《電子簽名法》要求）；流程：申請人填寫《電子公章使用申請表》，附電子文件→部門負(fù)責(zé)人初審→法務(wù)部審核（電子文件合法性）→行政部核對→法定代表人/授權(quán)人審批→通過電子簽名系統(tǒng)加蓋電子公章（輸入密碼）→登記《電子公章使用登記簿》（記錄電子簽名證書編號、用印時(shí)間）。（三）用印操作規(guī)范1.用印前核對審批手續(xù)，缺失則拒絕用?。?.公章需蓋在文件指定位置（如合同簽字頁、證明落款處），不得蓋在空白頁；3.公章需清晰、完整，不得模糊、殘缺；4.用印后在文件上注明用印日期；5.禁止在未經(jīng)審批的文件上用印，禁止偽造審批手續(xù)。六、異常情況處理（一）公章遺失1.立即報(bào)告：保管人發(fā)現(xiàn)遺失后，1小時(shí)內(nèi)報(bào)告行政部負(fù)責(zé)人及法定代表人；2.聲明作廢：行政部24小時(shí)內(nèi)發(fā)布《公章遺失聲明》（通過報(bào)紙、官網(wǎng)、公眾號），聲明遺失公章作廢；3.備案與重新刻制：持《遺失聲明》到公安機(jī)關(guān)辦理備案，按原流程重新刻制公章；4.責(zé)任追究：根據(jù)《公章保管責(zé)任書》，對保管人給予警告、罰款（視情節(jié)），造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）公章?lián)p壞1.報(bào)告與檢查：保管人報(bào)告行政部，行政部檢查確認(rèn)無法使用；2.更換流程：填寫《公章更換申請表》→部門負(fù)責(zé)人初審→行政部審核→法定代表人審批→持損壞公章到刻章機(jī)構(gòu)更換；3.啟用新章：發(fā)布《公章更換通知》，明確舊章作廢日期、新章啟用日期；4.舊章處理：行政部收回舊章，統(tǒng)一銷毀（記錄銷毀情況）。（三）違規(guī)用章1.違規(guī)情形：未經(jīng)審批用章、偽造審批手續(xù)、空白頁用章、泄露公章信息；2.處理流程：行政部立即制止，收集證據(jù)（用章文件、審批記錄、證人證言）；形成《違規(guī)用章調(diào)查報(bào)告》，報(bào)法定代表人審批；責(zé)任追究：情節(jié)較輕：口頭警告、書面警告、罰款；情節(jié)嚴(yán)重：解除勞動合同；造成損失：承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌犯罪：移送司法機(jī)關(guān)。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：行政部每月檢查公章管理情況，形成《檢查報(bào)告》；2.年度審計(jì)：審計(jì)部每年對公章使用情況進(jìn)行審計(jì)（重點(diǎn)檢查審批手續(xù)、用章記錄）；3.員工舉報(bào)：設(shè)立舉報(bào)電話、郵箱，接受員工對違規(guī)用章的舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)（如獎(jiǎng)金）。（二）責(zé)任追究標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任主體違規(guī)情形處罰標(biāo)準(zhǔn)保管人未按規(guī)定保管導(dǎo)致遺失/損壞書面警告+罰款；造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任保管人未核對審批手續(xù)用章書面警告；造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任審批人違規(guī)審批（如超越權(quán)限）書面警告；造成損失的承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任申請人提供虛假材料申請用章書面警告；造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章解除勞動合同；造成損失的承擔(dān)賠償責(zé)任八、附則1.制度修訂：本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂，修訂后需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批生效；2.生效日期：本制度自XXXX年XX月XX日起生效；3.解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸行政部所有；4.附件：《公章使用申