省人社一體化信息平臺(tái)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

第一章總則

第一條本規(guī)范規(guī)定了江蘇省人社業(yè)務(wù)檔案管理的術(shù)語

和定義、原則、崗位與人員職責(zé)、管理規(guī)則和業(yè)務(wù)檔案一體

化規(guī)范。本規(guī)范適用于省各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)。

第二條下列術(shù)語和定義適用于本文件。

電子文件：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職

責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、

傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、

結(jié)構(gòu)、背景組成。

電子檔案：具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電

子文件。

業(yè)務(wù)檔案：指人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)

過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、

電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

元數(shù)據(jù)：描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)

及其管理過程的數(shù)據(jù)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)：形成或管理人社機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息

系統(tǒng)。如社會(huì)保險(xiǎn)系統(tǒng)、人才人事系統(tǒng)、勞動(dòng)關(guān)系系統(tǒng)等促

進(jìn)人社部門事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

電子檔案管理系統(tǒng)：對(duì)電子業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行采集、歸檔、

編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

采集：對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存

儲(chǔ)的方法與過程。

歸檔：將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系

統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的

過程。

移交：按照國家規(guī)定將電子檔案的保管權(quán)移交國家檔案

館的過程。

遷移：在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電

子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過程。

第三條省電子檔案管理系統(tǒng)僅提供基礎(chǔ)庫房管理功能，

各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)如對(duì)檔案庫房管理有更精細(xì)

化、智能化的需求，可依據(jù)實(shí)際情況自行建設(shè)智能庫房管理

系統(tǒng)，并提前做好與省電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接工作。

第四條業(yè)務(wù)檔案默認(rèn)按照組卷方式進(jìn)行整理。考慮到

各地市的實(shí)際情況，可以以地市為單位將需要按件整理的業(yè)

務(wù)事項(xiàng)和必要理由上報(bào)省廳，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，原則上后續(xù)不

得再改動(dòng)整理方式。

第二章職責(zé)分工

第五條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)本單位形成的業(yè)

務(wù)檔案做好收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、

和移交工作，建立相應(yīng)的管理制度，保證業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完

整、安全和有效。

第六條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)事

項(xiàng)及材料的維護(hù)，以及本部門業(yè)務(wù)檔案的收集（含影像采集\

整理、合規(guī)性審查工作，主要負(fù)責(zé)人為本部門落實(shí)相關(guān)工作

要求的第一責(zé)任人。

第七條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)明確業(yè)務(wù)檔案

管理部門，設(shè)置業(yè)務(wù)檔案管理崗位，專人專崗，負(fù)責(zé)指導(dǎo)業(yè)

務(wù)部門完成檔案收集、整理工作，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案歸檔、保

管、鑒定處置、統(tǒng)計(jì)、利用和移交等工作。

第八條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)檔案中記

載的信息負(fù)有保密責(zé)任。

第九條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)盡快開展本單

位的檔案電子化工作。

第十條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)將專職檔案管

理人員名單逐級(jí)報(bào)備。

第十一條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向本單

位負(fù)責(zé)人報(bào)告業(yè)務(wù)檔案管理情況。

第十二條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)必須定期組織

業(yè)務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)和考核，以適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的

發(fā)展需要。

第二十條歸檔業(yè)務(wù)材料所使用的載體應(yīng)符合檔案保管

及保護(hù)的要求。

第二十一條紙質(zhì)業(yè)務(wù)材料宜采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4幅面，表

頭方向應(yīng)向上或向左。

第二十二條業(yè)務(wù)材料應(yīng)剔除影響檔案保管保護(hù)的附著

物。

第二十三條有條件的人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)宜可對(duì)

業(yè)務(wù)材料采取消毒措施。

第五章組卷

第二十四條經(jīng)收集整理的業(yè)務(wù)材料應(yīng)及時(shí)組卷，視情

況可按月、季或年度組卷，不得跨年組卷。業(yè)務(wù)材料以辦結(jié)

日期確定形成時(shí)間。

第二十五條不同年度、不同業(yè)務(wù)板塊、不同二級(jí)板塊、

不同保管期限的業(yè)務(wù)材料不得組成一卷。

第二十六條案卷內(nèi)材料應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)文件目

錄、業(yè)務(wù)材料、卷內(nèi)備考表的順序依次排列。

第六章檔號(hào)編制規(guī)范

第二十七條檔案管理分為集中統(tǒng)一管理模式和分散管

理模式。通過在檔號(hào)中加入歸檔部門代號(hào)，解決了分散管理

模式下檔號(hào)編制的問題。

第二十八條集中統(tǒng)一管理模式下案卷級(jí)業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)

的構(gòu)成：行政區(qū)劃代碼-全宗號(hào)-門類代碼年度-分類號(hào)-保管期

限代碼-案卷號(hào)。

（-）行政區(qū)劃代碼：S省本級(jí)，A南京，B無錫，C

徐州，D常州，E蘇州任南通，G連云港，H淮安，J鹽城，

K揚(yáng)州，L鎮(zhèn)江，M泰州，N宿遷。

（二）全宗號(hào)：各級(jí)檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位

分配的編號(hào)，用于區(qū)分各立檔單位，也便于日常管理和查詢。

全宗號(hào)由各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)向當(dāng)?shù)貦n案館申請(qǐng)

后報(bào)備省廳檔案室。

（三）門類代碼：業(yè)務(wù)檔案門類代碼為〃YW〃。

（四）分類號(hào)：由業(yè)務(wù)板塊代號(hào)和二級(jí)板塊代碼組成,

詳見下圖：

業(yè)務(wù)板塊和二級(jí)板塊數(shù)據(jù)字典

業(yè)務(wù)板塊業(yè)務(wù)板塊代號(hào)二級(jí)板塊二級(jí)板塊代碼

就業(yè)管理JY

失業(yè)管理SY

就業(yè)創(chuàng)業(yè)01

創(chuàng)業(yè)服務(wù)CY

求職招聘QZ

養(yǎng)老保險(xiǎn)YL

工傷保險(xiǎn)GS

社會(huì)保險(xiǎn)02

失業(yè)保險(xiǎn)SB

基金監(jiān)管JG

人才服務(wù)RC

人事管理RS

人才人事03技能鑒定JJ

職稱管理ZC

職業(yè)培訓(xùn)PX

勞動(dòng)協(xié)調(diào)LX

行政復(fù)議FY

勞動(dòng)監(jiān)察JC

勞動(dòng)關(guān)系04

調(diào)解仲裁TZ

用工備案YG

信訪受理XF

12333咨詢服務(wù)ZX

綜合板塊()5

社會(huì)保障卡SK

（五）保管期限代碼見下圖：

保管期限數(shù)據(jù)字典

序號(hào)名稱代碼

015年D5

028年D8

()31()年D10

0415年D15

0530年D30

0650年D50

07100年D100

08永久Y

（六）案卷號(hào)取4位順序號(hào)。

例如：M-A218-YW2020-02.YL-D50-0001,表示泰州市

人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案02社會(huì)保險(xiǎn)板塊養(yǎng)

老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保管期限50年第1卷。

第二十九條集中統(tǒng)一管理模式下文件級(jí)業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)

的構(gòu)成：行政區(qū)劃代碼-全宗號(hào)-門類代碼年度-分類號(hào)-保管期

限代碼一案卷號(hào)一件號(hào)。件號(hào)取3位順序號(hào)。

例如：M-A218-YW2020-02.YL-D50-0001-001，表示泰

州市人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案02社會(huì)保險(xiǎn)板

塊養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保管期限50年第1卷第1件。

第三十條分散管理模式下案卷級(jí)業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)的構(gòu)成：

行政區(qū)劃代碼-全宗號(hào)■門類代碼年度-分類號(hào)-保管期限代碼-

歸檔部門代號(hào)（兩個(gè)數(shù)字）-案卷號(hào)。

例如:M-A218-YW2020-03RS-D50-01-0001,表示泰州

市人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案03人才人事板塊

人事管理業(yè)務(wù)保管期限50年職介中心第1卷。

第三十一條分散管理模式下文件級(jí)業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)的構(gòu)

成：行政區(qū)劃代碼.全宗號(hào).門類代碼年度-分類號(hào).保管期限代

碼-歸檔部門代號(hào)（兩個(gè)數(shù)字）-案卷號(hào)-件號(hào)。

例如：M-A218-YW2020-03RS-D50-01-0001-001,表示

泰州市人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案03人才人事

板塊人事管理業(yè)務(wù)保管期限50年職介中心第1卷第1件。

第三十二條集中統(tǒng)一管理模式下按件整理業(yè)務(wù)檔案檔

號(hào)的構(gòu)成：行政區(qū)劃代碼.全宗號(hào)-門類代碼年度.分類號(hào)-保管

期限代碼-件號(hào)。件號(hào)取6位順序號(hào)。

例如：M-A218-YW2020-02YL-D50-000001,表示泰州

市人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案02社會(huì)保險(xiǎn)板塊

養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)保管期限50年第1件。

第三十三條分散管理模式下按件整理業(yè)務(wù)檔案檔號(hào)的

構(gòu)成：行政區(qū)劃代碼.全宗號(hào).門類代碼年度-分類號(hào)-保管期限

代碼-歸檔部門代號(hào)（兩個(gè)數(shù)字）-件號(hào)。

例如:M-A218-YW2020-03RS-D50-01-000001，表示泰

州市人力資源和社會(huì)保障局2020年業(yè)務(wù)檔案03人才人事板

塊人事管理業(yè)務(wù)保管期限50年職介中心第1件。

第三十四條電子檔案檔號(hào)與紙質(zhì)檔案檔號(hào)應(yīng)保持一致。

第七章編目

第三十五條業(yè)務(wù)檔案目錄應(yīng)包括機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

第三十六條機(jī)讀目錄中，案卷級(jí)著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：行

政區(qū)劃代碼、全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、保管期

限代碼、業(yè)務(wù)板塊、業(yè)務(wù)板塊代號(hào)、二級(jí)板塊、二級(jí)板塊代

碼、案卷題名、案卷號(hào)、立卷部門、立卷入、立卷日期、檢

查人、檢查日期、業(yè)務(wù)材料件數(shù)、業(yè)務(wù)材料頁數(shù)、檔案室入

庫時(shí)間、存放位置索引、案卷狀態(tài)、鑒定結(jié)果、銷毀批號(hào)、

備注。

第三十七條機(jī)讀目錄中，文件級(jí)著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：行

政區(qū)劃代碼、全宗號(hào)、年度、保管期限、保管期限代碼、業(yè)

務(wù)板塊、業(yè)務(wù)板塊代號(hào)、二級(jí)板塊、二級(jí)板塊代碼、案卷號(hào)、

件號(hào)、文件題名、單位代碼、單位名稱、社會(huì)保障號(hào)碼、姓

名、成文日期、頁數(shù)、備注。

第三十八條紙質(zhì)目錄中，案卷目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：序號(hào)

（案卷號(hào)）、檔號(hào)、案卷題名、起止日期、件數(shù)、總頁數(shù)、

備注。

第三十九條紙質(zhì)目錄中，案卷封面項(xiàng)目應(yīng)包括：全宗

名稱、業(yè)務(wù)板塊、案卷題名、全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、業(yè)

務(wù)材料形成起止年月、保管期限、業(yè)務(wù)材料件數(shù)、業(yè)務(wù)材料

頁數(shù)、歸檔號(hào)。

第四十條紙質(zhì)目錄中，卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：檔

號(hào)、順序號(hào)（件號(hào)）、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件題名、成文

日期、頁數(shù)（頁號(hào)入備注。

第四十一條紙質(zhì)目錄中，歸檔文件目錄項(xiàng)目應(yīng)包括：

序號(hào)（件號(hào)）、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、

備注。

第四十二條紙質(zhì)目錄中，卷內(nèi)備考表項(xiàng)目應(yīng)包括：本

卷情況說明（卷內(nèi)業(yè)務(wù)材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀

等情況的說明，由檔案管理人員注明發(fā)生或發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)間、

人員'立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。

第八章裝訂和裝盒

第四十三條業(yè)務(wù)材料裝訂時(shí)應(yīng)使用對(duì)紙張無害的裝訂

工具及耗材。

第四十四條裝訂好的業(yè)務(wù)材料應(yīng)裝入檔案盒，保證檔

案盒外形平整。不同年度、不同業(yè)務(wù)板塊、不同二級(jí)板塊、

不同保管期限的檔案不得裝入同一檔案盒內(nèi)。

第四十五條檔案盒脊背項(xiàng)目包括：檔號(hào)、業(yè)務(wù)板塊名

稱、二級(jí)板塊名稱。

第四十六條檔案盒應(yīng)采用對(duì)紙張無害的材料制作，外

形尺寸（長x寬）一般為310mmx220mm。脊背厚度為20mm、

30mm、40mm、50mm、60mm,社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可根據(jù)

工作實(shí)際從中選擇適當(dāng)厚度規(guī)格。

第四十七條采取封裝方式保管的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在外

包裝明示全宗號(hào)、年度、分類號(hào)、保管期限、案卷號(hào)等信息。

第九章歸檔

第四十八條業(yè)務(wù)檔案形成后應(yīng)定期歸集到本單位檔案

管理部門集中保管。檔案管理部門應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢驗(yàn),

合格后與業(yè)務(wù)部門辦理歸檔交接手續(xù)，做到賬物相符。

第四十九條人力資源和社會(huì)保障檔案管理部門應(yīng)對(duì)接

收的業(yè)務(wù)檔案建立配套的檢索工具，檢索工具至少應(yīng)包括全

宗指南和案卷目錄。

第十章保管

第五十條業(yè)務(wù)檔案實(shí)體應(yīng)避免受到人為因素和自然因

素的損害，在保管和利用過程中應(yīng)始終有序。

第五十一條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔

案庫房，采取防護(hù)設(shè)備和管理措施維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安

全。檔案裝具的配置應(yīng)符合DA/T6的規(guī)定。

第五十二條檔案庫房宜按照業(yè)務(wù)板塊、二級(jí)板塊、保

管期限和年度劃分區(qū)域，入庫檔案應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則定位。

第五十三條檔案管理人員應(yīng)定期清點(diǎn)庫存檔案，檢查

受損情況，并對(duì)受損檔案采取搶救和修復(fù)措施。

第五十四條有條件的人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)可采用

檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高庫房

管理水平。

第十一章庫房管理

第五十五條檔案庫房應(yīng)指定專職的檔案管理人員管理,

其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)，應(yīng)由專職檔案管理人

員陪同并登記入庫人員、入庫事由和進(jìn)出時(shí)間。

第五十六條檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防紫

外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等

防護(hù)設(shè)備。

第五十七條檔案庫房?jī)?nèi)溫、濕度范圍應(yīng)符合JGJ25的

規(guī)定。每日應(yīng)定時(shí)登記庫房?jī)?nèi)溫、濕度情況并及時(shí)調(diào)節(jié)。

第五十八條檔案庫房?jī)?nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)。

第十二章鑒定與銷毀

第五十九條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人、

檔案管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員組成業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)

鑒定業(yè)務(wù)材料的歸檔范圍和保管期限，并對(duì)到期業(yè)務(wù)檔案進(jìn)

行銷毀鑒定。

第六十條業(yè)務(wù)檔案保管時(shí)間自形成之日的次年1月1

日開始計(jì)算。

第六十一條對(duì)達(dá)到或超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)定期

組織鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)對(duì)照業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限的

條款從檔案的內(nèi)容、來源、產(chǎn)生時(shí)間和利用價(jià)值等方面綜合

分析判斷檔案的保存價(jià)值，提出銷毀或延長保管期限的意見。

第六十二條對(duì)經(jīng)過鑒定可以延長保管期限的業(yè)務(wù)檔案

應(yīng)在全宗卷、備考表、案卷目錄備注里寫明原因，并附上鑒

定表。

第六十三條對(duì)經(jīng)過鑒定可以銷毀的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)編制銷

毀清冊(cè)，經(jīng)人力資源社會(huì)保障機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)同級(jí)

人力資源社會(huì)保障行政部門備案。

第六十四條銷毀檔案時(shí)，必須由兩人或兩人以上監(jiān)銷，

在檔案行政管理部門指定地點(diǎn)實(shí)施銷毀。

第六十五條銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字

確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。

第十三章統(tǒng)計(jì)

第六十六條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理部

門應(yīng)及時(shí)登記業(yè)務(wù)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用和銷毀等

情況，并對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)投入、接收、移出、庫存、

編目、利用和設(shè)施設(shè)備等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第六十七條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理部

門應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)分析各類業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔進(jìn)度、庫存檔案的

數(shù)量結(jié)構(gòu)等情況。

第十四章利用

第六十八條業(yè)務(wù)檔案利用包括閱覽、復(fù)制、摘錄、外

借、編研、展覽等方式。

第六十九條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定將

可開放的業(yè)務(wù)檔案對(duì)社會(huì)和個(gè)人提供檢索和查詢服務(wù)。檔案

查詢服務(wù)應(yīng)符合GB/T27768的規(guī)定。

（-）參保單位可查閱本單位的業(yè)務(wù)檔案。

（二）參保人可查閱本人的業(yè)務(wù)檔案。

（三）國家和本地區(qū)行政部門可根據(jù)相關(guān)規(guī)定查閱業(yè)務(wù)

檔案。

（四）其他部門或社會(huì)組織等可依法或根據(jù)國家相關(guān)規(guī)

定查閱業(yè)務(wù)檔案。

第七十條查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)填寫檔案利用登記單，

履行審批手續(xù)，采取保護(hù)措施，避免造成檔案損害和遺失。

第七十一條檔案外借業(yè)務(wù)應(yīng)由檔案歸檔部門負(fù)責(zé)人在

檔案借閱審批單上簽字。

第七十二條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理部

門應(yīng)記錄并定期分析業(yè)務(wù)檔案利用效果，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案信息

編制反映本單位社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作情況的專題概要等參考

資料，為管理決策和經(jīng)辦服務(wù)提供參考信息。

第十五章移交

第七十三條人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家和本

身有關(guān)規(guī)定向同級(jí)檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，由交接雙

方對(duì)照移交清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)量，查驗(yàn)檔案質(zhì)量、內(nèi)容和

檢索工具，確保檔案真實(shí)完整、賬物相符。

第十六章業(yè)務(wù)檔案一體化工作規(guī)范

第七十四條辦件材料應(yīng)包含所有檔案歸檔所需材料，包

括但不限于以下類別：

（一）業(yè)務(wù)申報(bào)材料（必選b

（二）業(yè)務(wù)審核、審批材料（如果有則必選卜

（三）申報(bào)人員臉部影像和電子簽名數(shù)據(jù)（視業(yè)務(wù)可選b

第七十五條業(yè)務(wù)事項(xiàng)在配置辦件材料時(shí)應(yīng)遵循以下原

則：

（-）辦件材料配置前需確保該事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案分類方

案已由檔案管理機(jī)構(gòu)確認(rèn)。

（二）業(yè)務(wù)材料編號(hào)應(yīng)保證同一類業(yè)務(wù)材料的唯一性。

（三）辦件材料配置完成后需和業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行

辦件材料的同步。

（四）辦件材料應(yīng)有版本控制，當(dāng)辦件材料發(fā)生變化時(shí)

應(yīng)更新版本。

第七十六條檔案采集、調(diào)用、歸檔應(yīng)遵循以下要求：

（-）業(yè)務(wù)事項(xiàng)申報(bào)開始時(shí)即生成電子檔案數(shù)據(jù)，影像

數(shù)據(jù)采集可根據(jù)業(yè)務(wù)選擇采集模式。

（二）電子文件的上傳、下載需經(jīng)過電子檔案存取服務(wù)

上傳至對(duì)象存儲(chǔ)。

（三）業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中可隨時(shí)補(bǔ)充電子檔案元數(shù)據(jù)，且

在檔案歸檔時(shí)保證業(yè)務(wù)檔案的必選元數(shù)據(jù)項(xiàng)都已采集，必須

采集的材料都已上傳。

（四）業(yè)務(wù)經(jīng)辦需同步經(jīng)辦狀態(tài)給業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng),

對(duì)于撤銷的業(yè)務(wù)需同步業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)狀態(tài)并保留痕跡。

（五）業(yè)務(wù)通用經(jīng)辦流程中如下：

業(yè)務(wù)申報(bào)/受理

1、申報(bào)材料采集時(shí)需要將檔案

目錄基木信息傳輸給棍務(wù)檔案

申報(bào)材料采集管理系統(tǒng)，每筆業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)一個(gè)

唯一的業(yè)務(wù)流水號(hào)

2、電子文件上傳必須經(jīng)過電子

檔案存取服務(wù)上傳至對(duì)象存儲(chǔ)

1、業(yè)務(wù)審核/審批時(shí)查看電子

文件必須通過業(yè)務(wù)檔案管理系

業(yè)務(wù)審核/審批統(tǒng)獲取電子文件

2、業(yè)務(wù)審核/審批過程中需要

對(duì)檔案元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行補(bǔ)充

第七十七條各級(jí)人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)

辦的實(shí)際情況可選擇事前、事中、事后這三種采集模式，但

必須遵循以下原則：

（-）原則上綜柜業(yè)務(wù)采用事前或事中采集模式，專柜

業(yè)務(wù)可視業(yè)務(wù)事項(xiàng)選擇事后采集。

（二）業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程產(chǎn)生的審核憑證等必須實(shí)時(shí)生成實(shí)

時(shí)采集。

（三）采用事前和事中采集模式的業(yè)務(wù)事項(xiàng)在某一環(huán)節(jié)

如果缺少必要的材料，可以進(jìn)行容缺受理，但必須標(biāo)注原因。

第七十八條影像采集應(yīng)按以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：

（-）線下業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中使用高拍儀、掃描儀等設(shè)備

采集檔案影像時(shí)，影像色彩為彩色、分辨率為300dpi,存儲(chǔ)

格式為JPG（JPEG）o

（二）業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中產(chǎn)生的審核、審批材料，可由業(yè)

務(wù)系統(tǒng)形成PDF版式文件進(jìn)行推送。

（三）網(wǎng)上業(yè)務(wù)申報(bào)時(shí)上傳的影像文件應(yīng)進(jìn)行審核，保

證圖像清晰。影像文件格式包括JPG（JPEGXPDFo

第七十九條業(yè)務(wù)事項(xiàng)申報(bào)時(shí)應(yīng)首先考慮通過共享數(shù)據(jù)

減少提交的材料，需要證照作為申報(bào)材料的應(yīng)優(yōu)先從省集中

電子證照庫中調(diào)用電子證照版式文件，跨部門的優(yōu)先考慮數(shù)

據(jù)共享。

第八十條業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中涉及到人社電子證照目錄內(nèi)

的證照頒發(fā)、掛失/解掛、注銷/吊銷的操作，應(yīng)及時(shí)將證照

數(shù)據(jù)和狀態(tài)變更情況推送給電子證照系統(tǒng)。

第八十一條歷史業(yè)務(wù)辦結(jié)后留存的有效電子材料數(shù)據(jù)

可供申報(bào)主體在新業(yè)務(wù)申報(bào)時(shí)進(jìn)行復(fù)用，并遵循以下原則：

（一）材料復(fù)用前業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定可復(fù)用材料的時(shí)效性

標(biāo)準(zhǔn)，超過時(shí)效的材料不允許復(fù)用。

（二）材料復(fù)用時(shí)通過申報(bào)主體的唯一號(hào)（身份證號(hào)或

統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）和材料編號(hào)獲取材料最新的電子副本。

第八十二條業(yè)務(wù)申報(bào)用表、業(yè)務(wù)審核憑證等業(yè)務(wù)過程

中產(chǎn)生的表單原則上統(tǒng)一使用A4紙的幅面標(biāo)準(zhǔn)。

第八十三條原則上業(yè)務(wù)主表單上應(yīng)添加檔案條碼，條

碼的取值使用業(yè)務(wù)唯一號(hào)，用于紙質(zhì)材料和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

過渡階段可采用打印業(yè)務(wù)封面的模式，業(yè)務(wù)封面由業(yè)務(wù)檔案

管理系統(tǒng)統(tǒng)一生成。

第八十四條實(shí)體業(yè)務(wù)材料的擺放順序應(yīng)與電子檔案材

料排序方式相一致。

第八十五條業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作由該業(yè)務(wù)事項(xiàng)的經(jīng)辦

人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定一名兼職檔案員指導(dǎo)經(jīng)辦人員規(guī)范

化整理檔案。檔案歸檔要求如下：

（-）業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔，在業(yè)務(wù)

檔案積累到一定數(shù)據(jù)量時(shí)應(yīng)及時(shí)將檔案組卷并移交，歸檔時(shí)

間最遲不得超過文件形成后的第2年6月。

（二）業(yè)務(wù)檔案在歸檔時(shí)，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)材料的紙質(zhì)文件

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