應(yīng)用文寫作之函撰寫規(guī)范演講人：日期:目錄01函的基本概念02核心結(jié)構(gòu)要素03語言風(fēng)格規(guī)范04不同類型區(qū)分05常見錯(cuò)誤規(guī)避06寫作流程指導(dǎo)函的基本概念01公文函的法定定義函用于處理特定事項(xiàng)公文函一般用于請(qǐng)求、答復(fù)、商洽、告知等特定事項(xiàng)，具有明確的寫作目的和針對(duì)性。03公文函必須遵循一定的格式規(guī)范，包括標(biāo)題、主送單位、正文、落款等部分，內(nèi)容必須明確、清晰。02函文內(nèi)容和格式有明確規(guī)定函是正式公文的一種，具有法律效力公文函在行政管理、商務(wù)往來、法律事務(wù)等正式場合中具有法律效力，是正式溝通的重要工具。01函與通知的區(qū)別行文方向不同函主要用于平行或下行文，而通知主要用于下行文。01內(nèi)容性質(zhì)不同函主要用于商洽、詢問、答復(fù)等事項(xiàng)，通知主要用于傳達(dá)上級(jí)指示、發(fā)布規(guī)章、布置工作等。02回復(fù)方式不同函一般要求對(duì)方回復(fù)，而通知一般不要求對(duì)方回復(fù)，只需執(zhí)行或知悉。03適用場景分類商務(wù)函公文函法律函事務(wù)函用于企業(yè)間的商務(wù)往來，如詢價(jià)、訂貨、催款等。用于政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等正式場合，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等。用于法律事務(wù)，如起訴、答辯、調(diào)解等。用于日常事務(wù)性溝通，如邀請(qǐng)函、證明函等。核心結(jié)構(gòu)要素02標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)題格式應(yīng)包含主題和文種，簡潔明了，如“關(guān)于XXXX事項(xiàng)的函”。函件標(biāo)題位于標(biāo)題下方，使用全稱或規(guī)范化簡稱，以示尊重。雙方單位名稱置于單位名稱下方，使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，格式統(tǒng)一。發(fā)函日期正文三段式框架結(jié)尾總結(jié)正文要點(diǎn)，重申函件目的，并提出期望或要求。03詳細(xì)闡述具體事項(xiàng)、請(qǐng)求、建議或意見，條理清晰，邏輯嚴(yán)密。02主體開頭簡要介紹函件背景、目的或依據(jù)，引出后續(xù)內(nèi)容。01結(jié)尾敬語規(guī)范敬語使用根據(jù)函件性質(zhì)選擇恰當(dāng)?shù)木凑Z，如“懇請(qǐng)”、“敬請(qǐng)”等，以示禮貌。01語氣恰當(dāng)語氣要委婉、懇切，避免強(qiáng)硬或命令式語氣。02落款規(guī)范正文結(jié)束后，應(yīng)注明發(fā)函單位名稱和成文日期，以示正式。03語言風(fēng)格規(guī)范03正式性與簡潔性函件應(yīng)采用正式的語言和用詞，避免使用口語化、隨意化的表達(dá)方式。正式用詞簡潔明了尊重對(duì)方函件應(yīng)簡潔明了，直截了當(dāng)，避免冗長、啰嗦的句子和段落。在表達(dá)意愿時(shí)，要使用尊重、禮貌的語言，突出對(duì)方的地位和尊嚴(yán)。函件應(yīng)體現(xiàn)出友好合作的態(tài)度，使用積極、主動(dòng)的語言，以達(dá)到雙方協(xié)商的目的。友好合作函件中應(yīng)避免使用命令、強(qiáng)硬的語氣，而應(yīng)采用平等協(xié)商的語氣，以維護(hù)雙方的關(guān)系。平等協(xié)商在函件中，應(yīng)適當(dāng)留下余地，以便對(duì)方能夠做出回應(yīng)和協(xié)商。留下余地協(xié)商性語言特點(diǎn)避免模糊表述避免歧義函件中的語言應(yīng)盡可能避免歧義和多解性，確保信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。03函件中的事項(xiàng)應(yīng)具體詳細(xì)，盡可能提供準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)，以便對(duì)方更好地理解和回應(yīng)。02具體詳細(xì)清晰明確函件中的表述應(yīng)清晰明確，避免使用含糊不清、模棱兩可的詞語和句子。01不同類型區(qū)分04請(qǐng)準(zhǔn)函撰寫要點(diǎn)明確目的請(qǐng)準(zhǔn)函應(yīng)明確表述請(qǐng)求事項(xiàng)，讓對(duì)方清楚了解函件目的。01陳述理由詳細(xì)說明請(qǐng)求事項(xiàng)的背景、原因、依據(jù)等，使對(duì)方理解并接受。02語氣懇切表達(dá)誠懇的請(qǐng)求態(tài)度，希望對(duì)方能夠批準(zhǔn)或協(xié)助。03遵循格式請(qǐng)準(zhǔn)函應(yīng)包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等要素，格式規(guī)范。04商洽函內(nèi)容邏輯提出問題分析問題提出建議結(jié)尾禮貌商洽函開頭應(yīng)明確提出需要商洽的問題，引起對(duì)方關(guān)注。對(duì)問題進(jìn)行詳細(xì)分析，闡述雙方情況和各自利益。針對(duì)問題提出具體可行的建議或解決方案，供對(duì)方參考。表達(dá)希望與對(duì)方進(jìn)一步溝通的愿望，并禮貌地結(jié)束函件?；貞?yīng)問題復(fù)函應(yīng)針對(duì)來函所提問題進(jìn)行回應(yīng)，避免答非所問。表明態(tài)度明確表達(dá)對(duì)所提問題的看法、意見或決定，使對(duì)方明確態(tài)度。提供依據(jù)如需拒絕或變更對(duì)方要求，應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)。結(jié)尾明確復(fù)函結(jié)尾應(yīng)明確表明處理意見或希望對(duì)方采取的行動(dòng)，以便對(duì)方作出相應(yīng)安排。復(fù)函的針對(duì)性常見錯(cuò)誤規(guī)避05越級(jí)行文問題遵守行文規(guī)則在函件撰寫中，應(yīng)遵守行文規(guī)則，確保函件內(nèi)容符合規(guī)范。03在撰寫函件時(shí)，應(yīng)明確函件的性質(zhì)和目的，避免因行文不當(dāng)而導(dǎo)致誤解或失誤。02注意函件的性質(zhì)與目的嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系行文在函件撰寫中，應(yīng)嚴(yán)格按照上下級(jí)隸屬關(guān)系行文，避免出現(xiàn)越級(jí)行文的情況。01事項(xiàng)混雜現(xiàn)象在函件撰寫中，應(yīng)堅(jiān)持一函一事的原則，避免在同一函件中混雜多個(gè)事項(xiàng)。一函一事函件內(nèi)容應(yīng)清晰明了，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。清晰明了函件中的事項(xiàng)應(yīng)明確具體，以便收件方能夠準(zhǔn)確理解和處理。事項(xiàng)明確語氣分寸失當(dāng)尊重對(duì)方在函件中，應(yīng)尊重對(duì)方，避免使用過于傲慢或不敬的措辭。01適度表達(dá)函件語氣應(yīng)適度，既不過于強(qiáng)硬，也不過于委婉，確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確。02禮貌用語在函件中，應(yīng)使用禮貌用語，以體現(xiàn)對(duì)對(duì)方的尊重和友好態(tài)度。03寫作流程指導(dǎo)06背景資料收集收集相關(guān)資料，了解函件涉及的事項(xiàng)、背景、目的等信息。明確函件目的收集相關(guān)資料梳理資料收集與函件相關(guān)的法規(guī)、政策、規(guī)章制度、之前的往來函件等。整理收集到的資料，去偽存真，提煉出關(guān)鍵信息。內(nèi)容優(yōu)先級(jí)排序突出重點(diǎn)將重要信息放在函件開頭，以引起接收方的關(guān)注。03確保函件內(nèi)容邏輯清晰，條理分明，便于接收方理解。02邏輯清晰重要性排序根據(jù)函件目的和接收方的需求，將內(nèi)容按照重要性進(jìn)行排序。01核對(duì)函