第7章Access數(shù)據(jù)庫簡介7.1數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識7.2Access數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)7.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表及對表的操作7.4創(chuàng)建查詢7.5創(chuàng)建窗體7.6創(chuàng)建報表

數(shù)據(jù)庫技術(shù)是信息系統(tǒng)的核心技術(shù)，小到處理個人資料，大到一個單位的信息系統(tǒng)和大型企事業(yè)單位的信息系統(tǒng)都離不開數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用。本章主要介紹Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的主要功能和使用方法，重點介紹Access數(shù)據(jù)庫和表的基本操作、查詢的創(chuàng)建、窗體和報表的設(shè)計及應(yīng)用等與數(shù)據(jù)庫技術(shù)相關(guān)的知識。

7.1.1數(shù)據(jù)、信息與數(shù)據(jù)處理

1.數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)(Data)是客觀事務(wù)的屬性值，是描述事物的特性、事實、概念或指令的一種表達(dá)形式，也是計算機加工處理的對象。就人類活動而言，常規(guī)意義下的數(shù)字、文字、圖形、聲音、圖像(靜態(tài)和活動圖像)等，經(jīng)編碼后都被視為數(shù)據(jù)。7.1數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識

2.信息

信息(Information)英文原意為通知或消息。概括地講，信息是客觀世界各種事物變化和特征的反映。在日常生活中，信息也常被理解為消息或者具有新內(nèi)容、新知識的消息。從計算機科學(xué)的角度考慮，信息是被加工處理的特定形式的數(shù)據(jù)。信息是數(shù)據(jù)的精華，是人們行為和決策的依據(jù)。

3.信息與數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)

數(shù)據(jù)是信息的符號表示，或稱載體；信息是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，是數(shù)據(jù)的語義解釋。信息與數(shù)據(jù)是密切關(guān)聯(lián)的，因此，在某些不需要嚴(yán)格區(qū)分的場合，對兩者不加區(qū)別地使用，例如將信息處理也說成數(shù)據(jù)處理。例如，5000～5500是數(shù)據(jù)，而每年學(xué)生入學(xué)人數(shù)為5000～5500則是信息。

4.數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理(DataProcessing)是利用計算機對各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索、整理、存儲、分類、排序、檢索、統(tǒng)計、加工等的過程。數(shù)據(jù)處理的基本目的是從大量的、雜亂無章的、難以理解的數(shù)據(jù)中抽取并推導(dǎo)出對于某些特定的人們來說有價值、有意義的信息。數(shù)據(jù)處理的過程就是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成信息的過程。7.1.2計算機管理信息的發(fā)展過程

計算機對數(shù)據(jù)的管理是指如何對數(shù)據(jù)分類、組織、編碼、存儲、檢索和維護(hù)。

計算機在數(shù)據(jù)管理方面也經(jīng)歷了由低級到高級的發(fā)展過程。計算機數(shù)據(jù)管理隨著計算機硬件、軟件技術(shù)的進(jìn)步和計算機應(yīng)用范圍的擴大而發(fā)展，經(jīng)歷了人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理、分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫系統(tǒng)幾個階段。

1.人工管理

20世紀(jì)50年代中期以前，計算機主要用于科學(xué)計算。沒有專門管理數(shù)據(jù)的軟件，數(shù)據(jù)管理任務(wù)，包括存儲結(jié)構(gòu)、存取方法、輸入/輸出方式等完全由程序設(shè)計人員負(fù)責(zé)。

2.文件系統(tǒng)

20世紀(jì)50年代后期到60年代中期，計算機的應(yīng)用不僅用于科學(xué)計算，而且大量用于管理。操作系統(tǒng)中有了專門進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理的軟件，稱為文件系統(tǒng)。

3.數(shù)據(jù)庫管理

20世紀(jì)60年代后期以來，計算機用于管理的規(guī)模更為龐大，應(yīng)用越來越廣泛，為解決多用戶、多應(yīng)用共享數(shù)據(jù)的需求，使數(shù)據(jù)為盡可能多的應(yīng)用提供服務(wù)，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫技術(shù)和統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的專門軟件系統(tǒng)，即數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

4.分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的結(jié)合產(chǎn)生了分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為數(shù)據(jù)庫提供了分布式運行環(huán)境，由從主機到終端的體系結(jié)構(gòu)發(fā)展到客戶機/服務(wù)器系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。

5.面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫技術(shù)與面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計技術(shù)相結(jié)合產(chǎn)生了面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫系統(tǒng)。面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用了面向?qū)ο蟮挠^點來描述現(xiàn)實世界實體的邏輯組織、對象之間的限制和聯(lián)系等，能夠自然地存儲復(fù)雜的數(shù)據(jù)對象以及這些對象之間的復(fù)雜關(guān)系，提高了數(shù)據(jù)庫管理效率，降低了用戶使用的復(fù)雜性。7.1.3數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概述

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是對數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、管理、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)，是現(xiàn)代計算環(huán)境中的一個核心成分。隨著計算機硬件、軟件技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機系統(tǒng)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展迅速，引人注目。有關(guān)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的理論和技術(shù)是計算機科學(xué)技術(shù)教育中必不可少的部分。

1.數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，這些數(shù)據(jù)是有組織的，具有較小的冗余度，并為多種應(yīng)用服務(wù)所共享；數(shù)據(jù)的存儲獨立于使用它的程序；對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的插入、修改和檢索均能按一種公用的和可控制的方式進(jìn)行。

2.數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)指系統(tǒng)開發(fā)人員利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)資源開發(fā)的面向某一類實際應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，例如企業(yè)職工管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等。

3.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DataBaseManagementSystem，DBMS)是對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)組織和存儲，幫助用戶高效地獲取或維護(hù)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)軟件。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是位于用戶與操作系統(tǒng)之間的一個數(shù)據(jù)管理軟件。它的主要功能是，為用戶或應(yīng)用程序提供訪問數(shù)據(jù)庫的方法，包括數(shù)據(jù)庫的建立、查詢、更新及各種數(shù)據(jù)控制。

4.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)(DataBaseSystem)是指引進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的計算機系統(tǒng)，該系統(tǒng)是能實現(xiàn)有組織、動態(tài)地存儲大量的相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享的系統(tǒng)。

5.?E-R模型

E-R(實體-聯(lián)系)模型是一種描述信息世界的重要方法。E-R模型獨立于具體的計算機系統(tǒng)。E-R模型的主要成分是實體、聯(lián)系和屬性，通常可用E-R圖來表示：矩形表示實體型，矩形框內(nèi)為實體名；橢圓表示屬性，橢圓框內(nèi)為屬性名；菱形表示聯(lián)系，菱形框內(nèi)為聯(lián)系名。

(1)實體：客觀存在并可相互區(qū)分的事物。同一類型實體的集合構(gòu)成實體集。

(2)屬性：實體所具有的某一特性。一個實體可以由若干個屬性來刻畫。實體名和各個屬性名的集合構(gòu)成實體型。

(3)聯(lián)系：現(xiàn)實世界的事物之間存在的聯(lián)系，包括實體內(nèi)部的聯(lián)系和實體之間的聯(lián)系。兩個實體之間的聯(lián)系可分為3類：

①一對一聯(lián)系(1∶1)。如果對于實體集A中的每一個實體，實體集B中至多有一個實體與之對應(yīng)，反之亦然，則稱A與B具有一對一聯(lián)系。

②一對多聯(lián)系(1∶n)。如果對于實體集A中的每一個實體，實體集B中有n個實體

(n≥0)與之對應(yīng)，而對于實體集B中的每一個實體，實體集A中至多只有一個實體與之對應(yīng)，則稱A與B具有一對多聯(lián)系。③多對多聯(lián)系(m∶n)。如果對于實體集A中的每一個實體，實體集B中有n個實體(n≥0)與之對應(yīng)，而對于實體集B中的每一個實體，實體集A中也有m個實體(m≥0)與之對應(yīng)，則稱A與B具有多對多聯(lián)系。

【例7-1】某高校的教學(xué)組織管理情況為：學(xué)校有若干個系部，每個系有若干學(xué)生，每個學(xué)生可選修多門課程。請設(shè)計該校的教學(xué)管理E-R圖。

解：根據(jù)題意，該高校E-R圖有系部、學(xué)生和課程3個實體，其中系部的屬性包括系號、系名、主任名；學(xué)生的屬性包括學(xué)號、姓名、性別；課程的屬性包括課程號、課程名、學(xué)分。設(shè)計的E-R圖如圖7-1所示。

圖7-1某高校E-R圖

6.數(shù)據(jù)模型

數(shù)據(jù)模型是用來描述現(xiàn)實世界中的事物及其聯(lián)系的，它將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照一定的結(jié)構(gòu)組織起來，并能反映事物本身及事物之間的各種聯(lián)系。

1)常用數(shù)據(jù)模型

不同的數(shù)據(jù)模型具有不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。目前最常用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型有如下4種：

①層次模型(HierarchicalModel)：用樹形結(jié)構(gòu)表示實體及實體間的聯(lián)系。②網(wǎng)絡(luò)模型(NetworkModel)：用網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)表示實體及實體間的聯(lián)系。

③關(guān)系模型(RelationalModel)：用二維表結(jié)構(gòu)來表示實體及實體間的聯(lián)系。

④面向?qū)ο髷?shù)據(jù)模型(ObjectOrientedModel)：用對象、類型、繼承和方法等基本的面向?qū)ο蠹夹g(shù)構(gòu)造實體及實體間的聯(lián)系。

層次模型和網(wǎng)狀模型統(tǒng)稱為非關(guān)系模型。非關(guān)系模型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在20世紀(jì)70年代非常流行。關(guān)系數(shù)據(jù)模型以關(guān)系數(shù)學(xué)理論為基礎(chǔ)，一個二維表就是一個關(guān)系，不僅能描述實體本身，而且還能反映實體之間的聯(lián)系，其模型簡單，使用方便，應(yīng)用也最廣泛。

2)關(guān)系模型常用術(shù)語

關(guān)系模型中常用的術(shù)語有關(guān)系、元組、屬性、域、關(guān)系模式、主關(guān)鍵字和外部關(guān)鍵字。其中學(xué)生關(guān)系與術(shù)語的對應(yīng)關(guān)系如圖7-2所示。

圖7-2學(xué)生關(guān)系與術(shù)語的對應(yīng)情況關(guān)系：一個關(guān)系就是一張二維表，每個關(guān)系有一個關(guān)系名。

元組：表中的一行即為一個元組，也稱為一個記錄。

屬性：表中的一列即為一個屬性，也稱為一個字段或者數(shù)據(jù)項。

域：屬性的取值范圍，例如性別的取值范圍為“男”或“女”。

關(guān)系模式：對關(guān)系的描述，它對應(yīng)一個關(guān)系的結(jié)構(gòu)，可表示為：關(guān)系名(屬性1，屬性2，…，屬性n)

主關(guān)鍵字：在表中能夠唯一標(biāo)識一個記錄的屬性或?qū)傩越M合，稱為候選關(guān)鍵字。一個表中可能有多個候選關(guān)鍵字，從中選擇一個作為主關(guān)鍵字，簡稱主鍵。

外部關(guān)鍵字：如果表A和表B中有公共字段，且該字段在表B中是主鍵，則該字段在表A中就稱為外部關(guān)鍵字，簡稱外鍵。關(guān)系數(shù)據(jù)庫的主要特點：

(1)關(guān)系中的每個屬性必須是不可分割的數(shù)據(jù)項(表中不能再包含表)。

(2)關(guān)系中每一列元素必須是同一類型的數(shù)據(jù)，來自同一個域。

(3)關(guān)系中不能出現(xiàn)相同的字段。

(4)關(guān)系中不能出現(xiàn)相同的記錄。

(5)關(guān)系中的行、列次序可以任意交換，不影響其信息內(nèi)容。

3)

E-R模型轉(zhuǎn)換為關(guān)系模型

由E-R方法所得到的概念模型是對信息世界的描述，并不適用于計算機處理，為適合關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的處理，必須將E-R圖轉(zhuǎn)換成關(guān)系模式。通常采用以下方法加以轉(zhuǎn)換：

(1)實體向關(guān)系模式的轉(zhuǎn)換。將E-R圖中的實體逐一轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式，實體名對應(yīng)關(guān)系模式的名稱，實體的屬性轉(zhuǎn)換成關(guān)系模式的屬性，實體標(biāo)識符就是關(guān)系的主鍵。

(2)聯(lián)系向關(guān)系模式的轉(zhuǎn)換。E-R圖中的聯(lián)系有3種：一對一聯(lián)系(1∶1)、一對多聯(lián)系(1∶n)和多對多聯(lián)系(m∶n)，針對這3種不同的聯(lián)系，有不同的轉(zhuǎn)換方法：

①一對一(1∶1)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。一對一聯(lián)系可以轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，也可以與聯(lián)系的任意一端實體所對應(yīng)的關(guān)系模式合并。如果轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，則與該聯(lián)系相連的各實體的碼以及聯(lián)系本身的屬性均轉(zhuǎn)換為關(guān)系的屬性，每個實體的碼均是該關(guān)系的候選碼。如果與聯(lián)系的任意一端實體所對應(yīng)的關(guān)系模式合并，則需要在該關(guān)系模式的屬性中加入另一個實體的碼和聯(lián)系本身的屬性。②一對多(1∶n)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。一對多聯(lián)系可以轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，也可以與聯(lián)系的任意n端實體所對應(yīng)的關(guān)系模式合并。如果轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，則與該聯(lián)系相連的各實體的碼以及聯(lián)系本身的屬性均轉(zhuǎn)換為關(guān)系的屬性，而聯(lián)系的碼為n端實體的碼。如果與聯(lián)系的n端實體所對應(yīng)的關(guān)系模式合并，則需要在該關(guān)系模式的屬性中加入1端實體的碼和聯(lián)系本身的屬性。③多對多(m∶n)聯(lián)系的轉(zhuǎn)換。多對多聯(lián)系只能轉(zhuǎn)換成一個獨立的關(guān)系模式，與該聯(lián)系相連的各實體的碼以及聯(lián)系本身的屬性均轉(zhuǎn)換為關(guān)系的屬性，而關(guān)系的碼為各實體碼的組合。

通過以上方法，就可以將E-R圖中的實體、屬性和聯(lián)系全部轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式，建立初始的關(guān)系模式。

【例7-2】將例7-1設(shè)計的E-R圖轉(zhuǎn)換為關(guān)系模式。

解：①實體轉(zhuǎn)換為系部、學(xué)生和課程3個獨立的關(guān)系模式，如下所示：

系部(系號，系名，主任名)；系號為主鍵

學(xué)生(學(xué)號，姓名，性別)；學(xué)號為主鍵

課程(課程號，課程名，學(xué)分)；課程號為主鍵

②聯(lián)系的轉(zhuǎn)換：學(xué)生與系之間的1∶n“隸屬”聯(lián)系，不需要轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，可將系部(1端)實體的碼“系號”并入學(xué)生(n端)關(guān)系；學(xué)生選修課程的n∶m“選課”聯(lián)系，有一個成績屬性，在向關(guān)系模型轉(zhuǎn)換時需要轉(zhuǎn)換為一個獨立的關(guān)系模式，其主鍵為(學(xué)號，課程號)，學(xué)號、課程號也為外鍵。

通過上述分析，對于例7-1設(shè)計的E-R圖轉(zhuǎn)換的最終的關(guān)系模式如下：

系部(系號，系名，主任名)

學(xué)生(學(xué)號，姓名，系號，性別)

課程(課程號，課程名，學(xué)分)

選課(學(xué)號，課程號，成績)

7.數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(DatabaseDesign)是指根據(jù)用戶的需求，在某一具體的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)上，設(shè)計數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和建立數(shù)據(jù)庫的過程。通常數(shù)據(jù)庫的設(shè)計可分為以下6個階段：

(1)需求分析階段。該階段調(diào)查和分析用戶的業(yè)務(wù)活動和數(shù)據(jù)的使用情況，掌握所用數(shù)據(jù)的種類、范圍、數(shù)量以及它們在業(yè)務(wù)活動中交流的情況，確定用戶對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的使用要求和各種約束條件等，形成用戶需求分析報告。

(2)概念設(shè)計階段。該階段對用戶要求描述的現(xiàn)實世界(可能是一個公司、一個商場或者一個學(xué)校等)，通過分類、聚集和概括，建立抽象的概念數(shù)據(jù)模型(例如E-R模型)。這個概念模型應(yīng)反映現(xiàn)實世界各部門的信息結(jié)構(gòu)、信息流動情況、信息間的相互制約關(guān)系以及各部門對信息存儲、查詢和加工的要求等。

(3)邏輯設(shè)計階段。該階段主要工作是將現(xiàn)實世界的概念數(shù)據(jù)模型設(shè)計成數(shù)據(jù)庫的一種邏輯模式，即適應(yīng)于某種特定數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)所支持的邏輯數(shù)據(jù)模式(例如關(guān)系模式)。與此同時，可能還需為各種數(shù)據(jù)處理應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)生相應(yīng)的邏輯子模式。這一步設(shè)計的結(jié)果就是所謂“邏輯數(shù)據(jù)庫”。

(4)物理設(shè)計階段。該階段根據(jù)特定數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)所提供的多種存儲結(jié)構(gòu)和存取方法等依賴于具體計算機結(jié)構(gòu)的各項物理設(shè)計措施，對具體的應(yīng)用任務(wù)選定最合適的物理存儲結(jié)構(gòu)(包括文件類型、索引結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)的存放次序與位邏輯等)、存取方法和存取路徑等。這一步設(shè)計的結(jié)果就是所謂“物理數(shù)據(jù)庫”。

(5)測試階段。該階段是在數(shù)據(jù)系統(tǒng)投入使用之前，通過精心制定的測試計劃和測試數(shù)據(jù)來測試系統(tǒng)的性能是否滿足設(shè)計要求，以求發(fā)現(xiàn)問題。

(6)運行維護(hù)階段。數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)過測試、試運行后即可正式投入運行。運行維護(hù)是指系統(tǒng)投入使用后，必須不斷地對其進(jìn)行評價、調(diào)整與修改，直至系統(tǒng)消亡。

在任一設(shè)計階段，一旦發(fā)現(xiàn)不能滿足用戶數(shù)據(jù)需求，均需返回到前面的適當(dāng)階段，進(jìn)行必要的修正。經(jīng)過如此的迭代求精過程，最終滿足用戶需求。事實上，數(shù)據(jù)庫設(shè)計中，對每一個階段的設(shè)計成果都應(yīng)該通過評審。評審的目的是確認(rèn)某一階段的任務(wù)是否全部完成，從而避免出現(xiàn)重大的錯誤或疏漏，保證設(shè)計質(zhì)量。

Access是Microsoft公司推出的Office辦公自動化軟件中的一個組件，是專門用于中、小型數(shù)據(jù)庫管理的工具，是目前應(yīng)用廣泛的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)之一。利用它可以方便地實現(xiàn)對信息的保存、管理、查詢、統(tǒng)計、打印和發(fā)布，還可以方便地與Office中的其他組件交換數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)庫管理工作的好幫手。7.2Access數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)圖7-3Access窗口界面

7.2.1Access的工作界面

1.啟動和關(guān)閉Access

在安裝Office的過程中若選擇了安裝Access，就可以使用Access了。要使用Access，首先需要啟動Access，啟動Access主要有以下兩種方法：

(1)在操作系統(tǒng)中依次執(zhí)行【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeAccess2003】命令。

(2)在桌面上找到Access的快捷圖標(biāo)，雙擊該快捷圖標(biāo)可打開所對應(yīng)的應(yīng)用程序。

2.?Access的窗口界面

啟動Access之后，屏幕會顯示Access窗口界面，如圖7-3所示。

7.2.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

在使用Access創(chuàng)建表、窗體、報表和其他對象之前，創(chuàng)建一個能夠有效、準(zhǔn)確、及時完成所需功能的數(shù)據(jù)庫是很重要的。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫一般有自行設(shè)計和利用模板兩種方法。在Access窗口中，選擇【文件】菜單中的【新建】命令，在窗口右側(cè)顯示“新建文件”任務(wù)窗格，如圖7-4(a)所示。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩個途徑：啟動Access時創(chuàng)建和在Access程序窗口中使用【新建】命令創(chuàng)建。

1．啟動Access時創(chuàng)建

Access啟動后，選擇“空Access數(shù)據(jù)庫”單選項來建立新的空數(shù)據(jù)庫，如圖7-4(b)所示。

(a)“新建文件”任務(wù)窗格(b)“新建數(shù)據(jù)庫”對話框

圖7-4創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

2．使用【新建】命令創(chuàng)建

下面通過實例說明使用【新建】命令創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法。

【例7-3】在C盤“教學(xué)管理”文件夾下創(chuàng)建“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫。操作步驟如下：

①單擊【文件】菜單中的【新建】命令，或單擊工具欄上的“新建”按鈕。

②單擊如圖7-4(a)所示的【空數(shù)據(jù)庫】命令，在彈出的如圖7-5(a)所示的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，在“保存位置”框內(nèi)找到存儲數(shù)據(jù)庫的文件夾“C:\教學(xué)管理”并打開。

③在該對話框的“文件名”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫名“教學(xué)管理”，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建的“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫如圖7-5(b)所示。

(a)“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框(b)創(chuàng)建“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫

圖7-5例7-3

創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫以后，就可以創(chuàng)建表，表是按特定順序組織起來的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。創(chuàng)建表有3種方法：使用設(shè)計器創(chuàng)建表，這是一種最常用的方法；使用向?qū)?chuàng)建表，其創(chuàng)建方法與使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法類似；通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表，這種方法比較簡單，但不能對每個字段的數(shù)據(jù)類型、屬性值進(jìn)行設(shè)置。下面分別介紹這3種方法。7.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表及對表的操作7.3.1通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表的具體操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選中“表”對象，單擊“新建”按鈕(或雙擊“通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”圖標(biāo))，顯示如圖7-6所示的“新建表”對話框。

(2)在該對話框中，選擇“數(shù)據(jù)表視圖”后單擊“確定”按鈕，屏幕上顯示一個空數(shù)據(jù)表，如圖7-7所示。表中各字段的名稱依次為“字段1”、“字段2”、“字段3”等。

圖7-6“新建表”對話框圖7-7通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

(3)雙擊“字段1”，輸入“教師編號”；雙擊“字段2”，輸入“姓名”；雙擊“字段3”，輸入“性別”；用同樣的方法輸入第四個字段名等。

(4)在輸入完字段名后，選擇【文件】菜單中的【保存】命令或單擊“關(guān)閉”按鈕，會彈出“另存為”對話框。

(5)在“另存為”對話框的“表名稱”文本框內(nèi)輸入表名“教師”，單擊“確定”按鈕。

(6)彈出“尚未定義主鍵”警告對話框。單擊“是”按鈕，Access為新建的表創(chuàng)建一個“自動編號”字段作為主關(guān)鍵字，這種關(guān)鍵字值自動從1開始增加；單擊“否”按鈕，不建立“自動編號”主關(guān)鍵字；單擊“取消”按鈕，放棄保存表的操作。7.3.2使用設(shè)計器創(chuàng)建表

使用設(shè)計器創(chuàng)建表是指建立表結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建過程中要詳細(xì)說明每個字段的字段名和所使用的數(shù)據(jù)類型。具體操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選擇“表”對象后單擊“新建”按鈕(或雙擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”圖標(biāo))，屏幕顯示“新建表”對話框。

(2)在該對話框中，單擊“設(shè)計視圖”按鈕，屏幕上顯示如圖7-8所示的“設(shè)計”視圖。表的“設(shè)計”視圖分為上下兩部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū)，從左至右分別為字段選定器、字段名稱列、數(shù)據(jù)類型列和說明列。字段選定器用來選擇某一字段，字段名稱列用來說明字段的名稱，數(shù)據(jù)類型列用來說明該字段的數(shù)據(jù)類型，說明列用以對字段進(jìn)行必要的說明。

圖7-8“設(shè)計”視圖

(3)單擊“設(shè)計”視圖第一行“字段名稱”，輸入“學(xué)生”表的第一個字段名稱“學(xué)生編號”。單擊數(shù)據(jù)類型列，并單擊其右側(cè)的下拉按鈕，彈出下拉列表，列表中羅列了Access提供的所有數(shù)據(jù)類型，如圖7-9所示。

(4)選擇“文本”數(shù)據(jù)類型；在說明列中輸入字段的說明信息。說明信息不是必需的，但它能增加數(shù)據(jù)的可讀性。

(5)單擊“設(shè)計”視圖第二行“字段名稱”列，并在其中輸入“姓名”，單擊“數(shù)據(jù)類型”列，并單擊其右側(cè)的向下箭頭按鈕，在彈出的列表中選擇“文本”類型。

(6)定義完全部字段后，單擊第一個字段的字段選定器，然后單擊工具欄上的“主關(guān)鍵字”按鈕(或右鍵單擊，在快捷菜單中選擇“主鍵”命令)，給所建表定義一個主關(guān)鍵字，如圖7-10所示。

圖7-9表的字段類型

圖7-10定義主關(guān)鍵字

(7)單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現(xiàn)“另存為”對話框。

(8)在“另存為”對話框中的“表名稱”文本框內(nèi)輸入表名“學(xué)生”。

(9)單擊“確定”按鈕。7.3.3使用向?qū)?chuàng)建表

在Access中使用“表向?qū)А眲?chuàng)建表是指在“表向?qū)А钡囊龑?dǎo)下，選擇一個表作為基礎(chǔ)來創(chuàng)建所需表。具體操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選擇“表”對象后單擊“新建”按鈕(或雙擊“使用向?qū)?chuàng)建表”圖標(biāo))，打開“新建表”對話框，如圖7-11所示。

(2)在“新建表”對話框中，單擊“表向?qū)А焙髥螕簟按_定”按鈕，Access啟動表向?qū)?，并顯示“表向?qū)А睂υ捒?，如圖7-12所示。

圖7-11“新建表”對話框

圖7-12“表向?qū)А睂υ捒?/p>

(5)單擊“下一步”按鈕，顯示“表向?qū)А睂υ捒颉?/p>

(6)根據(jù)前面確定的“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中表之間的關(guān)系來檢查相關(guān)情況，如果符合確定關(guān)系，單擊“下一步”按鈕。

(7)在“表向?qū)А钡淖詈笠粋€對話框中，選中“修改表的設(shè)計”單選框，可以修改表的設(shè)計；選中“直接向表中輸入數(shù)據(jù)”單選框，可以向表中輸入數(shù)據(jù)；選中“利用向?qū)?chuàng)建的窗體向表中輸入數(shù)據(jù)”單選框，則由向?qū)?chuàng)建一個輸入數(shù)據(jù)的窗體。

(8)單擊“完成”按鈕，“學(xué)生和課程”表創(chuàng)建完成。7.3.4對表的操作

一旦表創(chuàng)建后就可以對表實施各種操作。表的操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、修改與刪除，主鍵與索引操作，表之間關(guān)系的建立，數(shù)據(jù)的篩選等操作。

1.數(shù)據(jù)操作

數(shù)據(jù)操作包括數(shù)據(jù)輸入、修改字段和記錄、刪除記錄、輸入掩碼及有效性規(guī)則等內(nèi)容。

1)輸入數(shù)據(jù)

輸入數(shù)據(jù)有使用“數(shù)據(jù)表”直接輸入數(shù)據(jù)和從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)兩種方法。

使用“數(shù)據(jù)表”直接輸入數(shù)據(jù)

使用“數(shù)據(jù)表”直接輸入數(shù)據(jù)的具體操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選中“表”對象，雙擊“學(xué)生”表，打開“數(shù)據(jù)表”視圖。

(2)從第一個字段開始分別輸入字段的值，每輸入完一個字段值按Enter鍵或按Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個字段。

(3)輸入“照片”時，將鼠標(biāo)指針指向該記錄的“照片”字段列，單擊鼠標(biāo)右鍵，這時彈出快捷菜單，如圖7-13所示。

(4)執(zhí)行【插入對象】命令，打開“插入對象”對話框，如圖7-14所示。

圖7-13輸入照片快捷菜單

圖7-14“插入對象”對話框

(5)在“對象類型”列表框中選中“畫筆圖片”，單擊“確定”按鈕。

(6)在彈出的“畫圖”對話框中選擇【編輯】菜單中的【粘貼來源】命令，如圖7-15(a)所示，打開“粘貼來源”對話框，如圖7-15(b)所示。

(a)“粘貼來源”命令(b)“粘貼來源”對話框

圖7-15插入圖片數(shù)據(jù)

(7)在該對話框中“查找范圍”中找到存放照片的文件夾并打開；在顯示圖片的列表框中選中所需圖片，然后單擊“打開”按鈕。

(8)關(guān)閉“畫圖”對話框。

(9)輸入完這條記錄的最后一個字段值后，按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一條記錄輸入，操作步驟同前面。輸入完全部記錄后，單擊工具欄上的“保存”按鈕，保存表中的數(shù)據(jù)。

從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)獲取外部數(shù)據(jù)，即導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)，具體步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊【文件】菜單中的【獲取外部數(shù)據(jù)源】命令，并在其下級菜單中選擇【導(dǎo)入】命令，這時屏幕上顯示“導(dǎo)入”對話框，如圖7-16所示。

(2)在“導(dǎo)入”對話框的“查找范圍”框中找到導(dǎo)入文件的位置，在“文件類型”框中選擇“MicrosoftExcel(*.xls)”文件類型，在文件名列表框中選擇“課程.xls”文件，如圖7-16所示。

(3)單擊“導(dǎo)入”按鈕，屏幕上顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谝粋€對話框，如圖7-17所示。

圖7-16“導(dǎo)入”對話框

圖7-17“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谝粋€對話框

(4)該對話框列出了所要導(dǎo)入表的內(nèi)容，單擊“下一步”按鈕，屏幕顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡诙€對話框，如圖7-18所示。

(5)在該對話框中選中“第一行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，然后單擊“下一步”按鈕，屏幕上顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谌齻€對話框，如圖7-19所示。

圖7-18“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡诙€對話框

圖7-19“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谌齻€對話框

(6)如果要將導(dǎo)入的表格放在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中，則選“新表中”單選框。單擊“下一步”按鈕，屏幕上顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谒膫€對話框，如圖7-20所示。

圖7-20“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡牡谒膫€對話框

(7)在該對話框中確定主鍵。

(8)單擊“下一步”按鈕，在屏幕上會顯示“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А钡淖詈笠粋€對話框。在該對話框的“導(dǎo)入列表”文本框中輸入導(dǎo)入列表的名稱“課程”，單擊“完成”按鈕。

2)修改字段

修改字段的操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“表”對象。

(2)單擊“設(shè)計”按鈕，屏幕上顯示“設(shè)計”視圖。

(3)在“設(shè)計”視圖中選擇要修改的字段名稱和數(shù)據(jù)類型。

(4)重新輸入字段名稱及對應(yīng)的數(shù)據(jù)類型。

3)修改記錄

修改記錄的操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“表”對象。

(2)雙擊要編輯的表，這時Access將在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開這個表。

(3)將光標(biāo)移到記錄上，單擊原記錄值，刪除原有記錄值，再輸入新的記錄值。

4)刪除記錄

刪除記錄的操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“表”對象。

(2)雙擊要編輯的表。

(3)單擊要刪除記錄的記錄選定器，然后單擊工具欄上的“刪除記錄按鈕”，屏幕上顯示刪除記錄的提示框。

(4)單擊提示框中的“是”按鈕，則刪除選定的記錄。刪除操作是不可恢復(fù)的操作，在刪除記錄之前要確定該記錄是否要刪除。在提示框中單擊“否”按鈕可以取消刪除操作。

5)輸入掩碼

在輸入數(shù)據(jù)時，希望輸入的格式保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用“輸入掩碼向?qū)А痹O(shè)置一個輸入掩碼。

【例7-4】設(shè)置“學(xué)生”表中“入校日期”的“輸入掩碼”屬性。具體操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“表”對象。

(2)單擊“學(xué)生”表，然后單擊“設(shè)計”按鈕。

(3)在“設(shè)計”視圖中單擊“入校日期”字段行，這時“字段屬性”區(qū)顯示該字段所有屬性。

(4)在“輸入掩碼”屬性框中單擊鼠標(biāo)左鍵，這時該框右側(cè)出現(xiàn)一個“生成器”按鈕，單擊該按鈕，打開“輸入掩碼向?qū)А钡牡谝粋€對話框，如圖7-21所示。

(5)在該對話框的“輸入掩碼”列表中選擇“短日期”選項，然后單擊“下一步”按鈕，這時屏幕上顯示“輸入掩碼向?qū)А钡牡诙€對話框。

(6)在該對話框中，確定輸入掩碼的方式和分隔符。

(7)單擊“下一步”按鈕，在彈出的“輸入掩碼向?qū)А钡淖詈笠粋€對話框中單擊“完成”按鈕，設(shè)置結(jié)果如圖7-22所示。

圖7-21“輸入掩碼向?qū)А钡牡谝粋€對話框

圖7-22“輸入掩碼”的設(shè)置結(jié)果

注意：“輸入掩碼向?qū)А敝粸椤拔谋尽焙汀叭掌?時間”型字段提供向?qū)?，對其他?shù)據(jù)類型沒有向?qū)椭?。如果為某字段定義了輸入掩碼，同時又設(shè)置了它的格式屬性，則在數(shù)據(jù)顯示時格式屬性設(shè)置將優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。這意味著即使已經(jīng)保存了輸入掩碼，在數(shù)據(jù)設(shè)置格式顯示時，將會忽略輸入掩碼。

使用輸入掩碼屬性時，可以用一串代碼作為預(yù)留區(qū)來制作一個掩碼輸入。例如，上面對入校日期字段指定的輸入掩碼格式為：0000/99/99?！?”意味著只能輸入一個數(shù)，但不是必須要輸入；“0”意味著只能輸入一個數(shù)，而且必須要輸入；“/”符號作為分隔符直接跳過。

輸入掩碼屬性所使用的字符如表7-1所示。

表7-1輸入掩碼屬性所使用的字符及其含義6)必填字段

必填字段用來規(guī)定該字段是否必須填入數(shù)據(jù)。該屬性只有兩個值：“是”、“否”。默認(rèn)選擇“否”列表框。如果在必填字段選擇“是”列表框，則該字段必須填入數(shù)據(jù)。若未填入數(shù)據(jù)，則產(chǎn)生錯誤，提示用戶輸入數(shù)據(jù)。如果在必填字段選擇的是“否”列表框，則該字段可以填入數(shù)據(jù)也可以不填入數(shù)據(jù)。用戶如需要，可以將必填字段更改為“是”列表框。

7)有效性規(guī)則

使用有效性規(guī)則是指定義一個范圍，使該字段里的所有輸入內(nèi)容都必須在此范圍內(nèi)，若超過此范圍，將產(chǎn)生錯誤。有效性規(guī)則屬性可以防止非法數(shù)據(jù)的輸入。

2.主鍵操作

主鍵是區(qū)別于其他字段的有代表性的字段。不要求在每個表中都設(shè)置一個主鍵，但在表中設(shè)置一個主鍵是必要的。當(dāng)某個字段被設(shè)置為主鍵后，該字段的“索引”屬性將自動變?yōu)椤坝?無重復(fù))”，而且不能通過下拉菜單更改這種屬性。被設(shè)置為主鍵的字段，不能輸入相同數(shù)據(jù)，也不能為空。

1)自動編號主鍵

自動編號是指系統(tǒng)自動設(shè)置值，而且這些值是不重復(fù)的。當(dāng)表中的所有字段對應(yīng)的值都有重復(fù)時，可以選擇自動編號作為主鍵。選擇自動編號作為主鍵的方法為：打開表的“設(shè)計”視圖，在該視圖里將光標(biāo)移到需要設(shè)置為主鍵的字段的左邊，單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇【主鍵】命令。

2)單字段主鍵

每個表一般都有一個字段被設(shè)置為主鍵。設(shè)置一個主鍵的方法為：打開表的“設(shè)計”視圖，在該視圖里將光標(biāo)移到需要設(shè)置為主鍵的字段的左邊，單擊右鍵，在彈出的菜單里選擇【主鍵】命令；單擊該字段行，然后單擊功能區(qū)里的圖標(biāo) ，也可將該字段設(shè)置為主鍵字段。

3)多字段主鍵

有時需要在一個表里將多個字段設(shè)置為主鍵。這時應(yīng)首先打開表“設(shè)計”視圖，在表的“視圖設(shè)計”里將光標(biāo)移到需要設(shè)置為主鍵的多個字段里的某一個，然后按下Ctrl鍵，再依次單擊要設(shè)置成主鍵的其他字段，最后單擊右鍵，在彈出的菜單里選擇【主鍵】命令；或選擇完這些字段后直接單擊功能區(qū)的 圖標(biāo)，也可將這些字段設(shè)置為主鍵。

3.索引操作

索引是數(shù)據(jù)庫的重要功能，可以在大量記錄中快速檢索數(shù)據(jù)。如果某個字段或字段組合在查詢時作為條件使用，則可以為它們建立索引，提高查詢效率。在數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)系，可以同時查看來自多個表中的相關(guān)信息，表之間的關(guān)聯(lián)要依賴主索引。

在Access中，可以基于單個字段或多個字段創(chuàng)建索引，多個字段索引能夠區(qū)分前面字段相同的記錄。

1)單字段索引

單字段索引指在表中選定一個字段來創(chuàng)建索引。

【例7-5】為“學(xué)生”表的“性別”字段建立索引。操作步驟如下：

打開“學(xué)生”表的“設(shè)計”視圖，選中“性別”字段。在“索引”屬性框中有3個選項，分別是：“無”，表示不建立索引；“有(有重復(fù))”，表示建立索引，且索引字段值允許重復(fù)；“(無重復(fù))”，表示建立索引，且索引字段值不允許重復(fù)。在此選“有(有重復(fù))”選項。

2)多字段索引

多字段索引指在表中為多個字段創(chuàng)建索引。

【例7-6】為“選課”表建立索引，主索引為“學(xué)號與課程編號”，普通索引為“課程編號與成績”。操作步驟如下：

(1)打開“選課”表的“設(shè)計”視圖，單擊工具欄上的“索引”按鈕。

(2)主索引為多字段，先在“索引名稱”欄中輸入索引名“學(xué)號

+

課程編號”，在“字段名稱”欄中分別輸入“學(xué)號”、“課程編號”兩字段名，在“排序次序”欄中指定“升序”。然后將光標(biāo)置于“學(xué)號+課程號”索引名稱單元格，并在“索引屬性”框中將“主索引”項選為“是”。

(3)設(shè)置普通索引，在“索引名稱”欄中輸入索引名“課程編號

+

成績”，在“字段名稱”欄中分別輸入“成績”、“課程編號”兩字段名，將“排序次序”欄中的“課程編號”指定為“升序”，“成績”指定為“降序，即對課程編號相同的記錄按成績降序排列。

索引有助于提高查詢速度，但一旦用戶對數(shù)據(jù)表進(jìn)行了添加、刪除、修改等編輯操作，都必須更新索引。所以索引越多，數(shù)據(jù)庫更新索引的頻率也就越高；當(dāng)數(shù)據(jù)量大時，反而會降低效能。

4.篩選操作

在數(shù)據(jù)庫中，可以對存有大量數(shù)據(jù)的某個表的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，將需要的數(shù)據(jù)從表中篩選出來。

篩選的方法有按窗體篩選、內(nèi)容排除篩選和高級篩選等。

使用內(nèi)容排除篩選，可以直接把該字段的某個值的所有記錄篩選出來，也可自行定義該字段中的某一值，則表中該字段里與定義值相符合的記錄被全部篩選出來。當(dāng)字段數(shù)據(jù)類型為數(shù)字或日期/時間時，也可定義一個期間，則該字段中所有在此期間內(nèi)的記錄被全部篩選出來。按窗體篩選可打開另一表，表上含有要篩選的表里的所有字段。在窗體里，選擇需要的數(shù)據(jù)并保存，則把要篩選表中的符合篩選條件的記錄全部顯示出來。

高級篩選可用來設(shè)置篩選的字段、條件等，并可設(shè)置記錄的排序方式，其設(shè)置的內(nèi)容相對上面兩種方法要廣得多。

三種篩選方法的比較如表7-2所示。

表7-2三種篩選方法的比較1)按選定內(nèi)容篩選

舉例說明按選定內(nèi)容篩選的步驟。

【例7-7】在“選課”表中篩選出課程編號“C1”的記錄。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象下雙擊“選課”表。

(2)單擊“課程編號”字段列任一行，執(zhí)行“編輯”菜單中的“查找”命令，并在“查找內(nèi)容”框中輸入“C1”，然后單擊“查找下一處”按鈕。

(3)單擊工具欄上的“按選定內(nèi)容篩選”按鈕。

2)按窗體篩選

按窗體篩選記錄時，Access將數(shù)據(jù)表變成一個記錄，并且每個字段是一個下拉列表框，用戶可以從每個下拉列表框中選取一個值作為篩選的內(nèi)容。如果選擇兩個以上的值，還可以通過窗體底部的“或”標(biāo)簽來確定兩個字段值之間的關(guān)系。

【例7-8】將“學(xué)生”表中的男生黨員篩選出來。操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”對象中，雙擊“學(xué)生”表。

(2)單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，切換到“按窗體篩選”窗口。

(3)單擊“性別”字段，并單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，從下拉列表框中選擇“男”。

(4)單擊“黨員”字段復(fù)選框。

(5)單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕執(zhí)行篩選。

3)按“篩選目標(biāo)”篩選

“按篩選目標(biāo)篩選”是指在“篩選目標(biāo)”框中輸入篩選條件來查找含有該指定值或表達(dá)式值的所有記錄。

4)高級篩選

高級篩選的操作步驟如下：

(1)打開表的“數(shù)據(jù)表”視圖，執(zhí)行【記錄】→【篩選】→【高級篩選】菜單命令。

(2)在篩選窗口里設(shè)置篩選的內(nèi)容。

(3)設(shè)置好后，單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕，就會顯示所需要的記錄。單擊【文件】菜單的【保存】命令，彈出“保存”對話框，命名后單擊“確定”按鈕。

5.表間關(guān)系操作

在Access中要想管理和使用好表中的數(shù)據(jù)，就應(yīng)建立表與表之間的關(guān)系，只有這樣，才能將不同表中的相關(guān)數(shù)據(jù)聯(lián)系起來，也才能為建立查詢、創(chuàng)建窗體或報表打下良好的基礎(chǔ)。

操作步驟如下：

(1)單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕 ，打開“關(guān)系”窗口后，單擊工具欄上的“顯示表”按鈕，打開如圖7-23所示“顯示表”對話框。

(2)在“表”顯示對話框中，單擊“課程”表，然后單擊“添加”按鈕，接著使用同樣方法將“學(xué)生”、“學(xué)生和課程”等表添加到“關(guān)系”窗口中。

(3)單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“顯示表”窗口，這時屏幕顯示如圖7-24所示。

圖7-23“顯示表”對話框

圖7-24創(chuàng)建關(guān)系的用表

圖7-25“編輯關(guān)系”對話框

(4)選定“學(xué)生和課程”表中的“學(xué)生編號”字段，然后按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到“學(xué)生”表中的“學(xué)生編號”字段上，松開鼠標(biāo)。屏幕上顯示如圖7-25所示的“編輯關(guān)系”對話框。

在“編輯關(guān)系”對話框中，選中“實施參照完整性”復(fù)選框，可以設(shè)置兩個表之間的參照引用規(guī)則。以后在刪除或更新表中數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會通過參照引用相關(guān)聯(lián)的另一個表中的數(shù)據(jù)約束對當(dāng)前表的操作，以確保相關(guān)表中記錄的有效性和相容性，防止意外刪除或更改相關(guān)的數(shù)據(jù)。

說明：主表中的連接字段必須是主索引或唯一索引，且兩個連接字段必須具有相同的數(shù)據(jù)類型，否則就不能設(shè)置參照完整性。

在“編輯關(guān)系”對話框中，下方有3個復(fù)選框，如果選擇了“實施參照完整性”復(fù)選框，然后選擇“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框，可以在主表的主關(guān)鍵字值更改時，自動更新相關(guān)表中的對應(yīng)數(shù)值；如果選擇“實施參照完整性”復(fù)選框，然后選擇“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”復(fù)選框，可以在刪除主表中的記錄時，自動刪除相關(guān)表中的相關(guān)信息；如果只選擇了“實施參照完整性”復(fù)選框，相關(guān)表中的相關(guān)記錄發(fā)生變化時，主表中的主關(guān)鍵字不會相應(yīng)變化，而且當(dāng)刪除相關(guān)表中的任何記錄時，也不會更改主表中的記錄。

(5)單擊“實施參照完整性”復(fù)選框，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕。

(6)用同樣方法將“課程”表中的“課程號”拖到“學(xué)生”表中的“課程編號”字段上。

(7)單擊“關(guān)閉”按鈕，這時Access詢問是否保存布局的更改，單擊“是”按鈕。

如果要重新編輯已有的關(guān)系，以便進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能，可進(jìn)行以下操作：首先關(guān)閉所有打開的表，然后單擊工具欄上的“關(guān)系”按鈕，這時屏幕上顯示“關(guān)系”窗口。如果要刪除兩個表之間的關(guān)系，則單擊要刪除關(guān)系的連線，然后按Del鍵；如果要更改兩個表間的關(guān)系,則雙擊要更改關(guān)系的連線,這時出現(xiàn)“編輯關(guān)系”對話框，在該對話框中，可以重新選擇復(fù)選框，然后單擊“創(chuàng)建”按鈕；如果要清除“關(guān)系”窗口，則單擊工具欄上的“清除版面”按鈕，然后單擊“是”按鈕。

7.4.1用向?qū)?chuàng)建查詢

1.選擇查詢

選擇查詢是最常用的查詢類型，顧名思義，它是根據(jù)指定的查詢準(zhǔn)則，從一個或多個表中獲取數(shù)據(jù)并顯示結(jié)果；也可以使用選擇查詢對記錄進(jìn)行分組，并且對記錄進(jìn)行統(tǒng)計、計數(shù)、平均以及其他類型的計算。7.4創(chuàng)建查詢選擇查詢能夠使用戶看到自己所想查看的記錄。執(zhí)行一個選擇查詢時，需要從指定的數(shù)據(jù)庫表中搜索數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫表可以是一個或多個表，也可以是一個查詢。使用“查詢”向?qū)?chuàng)建選擇查詢比較簡單，具體操作如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后雙擊“使用向?qū)?chuàng)建查詢”選項，屏幕上會顯示“簡單查詢向?qū)А钡牡谝粋€對話框，如圖7-26所示。

(2)在“簡單查詢向?qū)А钡谝粋€對話框中，從“表/查詢”下拉列表框中選擇“表：學(xué)生”。這時“可用字段”框中顯示“學(xué)生”表中包含的所有字段。雙擊“姓名”字段，該字段被添加到“選定的字段”框中，用同樣的方法將“性別”、“出生日期”、“系部”等字段添加到“選定的字段”框中。圖7-26“簡單查詢向?qū)А钡牡谝粋€對話框

圖7-27查詢結(jié)果

(3)確定了所選的字段后，單擊“下一步”按鈕，這時屏幕上顯示“簡單查詢向?qū)А钡牡诙€對話框。

(4)在“請為查詢制定標(biāo)題”文本框中輸入查詢名稱，也可以使用默認(rèn)標(biāo)題“學(xué)生查詢”。如果要打開查詢看結(jié)果，則單擊“打開查詢查看信息”按鈕；如果要修改查詢設(shè)計，則單擊“修改查詢設(shè)計”按鈕。這里單擊“打開查詢查看信息”按鈕。

(5)單擊“完成”按鈕，這時就開始建立查詢，并將查詢結(jié)果顯示在屏幕上，如圖7-27所示。

2.交叉表查詢

交叉表查詢將來源于某個表中的字段進(jìn)行分組，一組列在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，一組列在數(shù)據(jù)表的上部，然后在數(shù)據(jù)表的行與列的交叉處顯示表中某個字段的統(tǒng)計值。交叉表查詢是利用表中的行和列來統(tǒng)計數(shù)據(jù)的。

在創(chuàng)建交叉表查詢時，用戶需要指定三種字段：第一種是放在數(shù)據(jù)表最左端的行標(biāo)題，它把某一字段或相關(guān)的數(shù)據(jù)放入指定的一行中；第二種是放在數(shù)據(jù)表最上面的列標(biāo)題，它對每一列指定的字段或表進(jìn)行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計結(jié)果放入該列中；第三種是放在數(shù)據(jù)表行與列交叉位置上的字段，用戶需要為該字段指定一個總計項，對于交叉表查詢，用戶只能指定一個總計類型的字段。

【例7-9】創(chuàng)建在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)計每班男女生人數(shù)的交叉表。使用“查詢向?qū)А眲?chuàng)建交叉表查詢的具體方法如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后單擊“新建”按鈕，這時屏幕上顯示“新建查詢”對話框，如圖7-28所示。

(2)在該對話框中雙擊“交叉表查詢向?qū)А?，這時屏幕上顯示“交叉表查詢向?qū)А睂υ捒颉?/p>

(3)單選交叉表查詢的數(shù)據(jù)源，可以是表、查詢或兩者都有。

(4)單擊“下一步”按鈕，這時屏幕上顯示“交叉表查詢向?qū)А钡牡诙€對話框，如圖7-29所示。

圖7-28“新建查詢”對話框圖7-29“交叉表查詢向?qū)А钡牡诙€對話框

(5)在該對話框中，確定交叉表的行標(biāo)題。行標(biāo)題最多可以選擇三個字段，為了在交叉表的每一行的前面顯示學(xué)生所在系，這里應(yīng)雙擊“可用字段”框中的“系部”字段，然后單擊“下一步”按鈕，彈出“交叉表查詢向?qū)А钡牡谌齻€對話框，如圖7-30所示。

(6)在該對話框中確定交叉表的列標(biāo)題。列標(biāo)題只能選擇一個字段。為了在交叉表的每一列上顯示性別，這里應(yīng)雙擊“性別”字段，然后單擊“下一步”按鈕，這時屏幕上顯示“交叉表查詢向?qū)А钡牡谒膫€對話框，如圖7-31所示。

圖7-30“交叉表查詢向?qū)А钡牡谌齻€對話框

圖7-31“交叉表查詢向?qū)А钡牡谒膫€對話框

(7)在該對話框中，確定每個行和列的交叉處計算什么數(shù)據(jù)。如果想顯示每班男女生的人數(shù)，應(yīng)該單擊字段框中的“姓名”字段，然后在“函數(shù)”框中單擊“計數(shù)”。若不在交叉表的每行前面顯示總計數(shù)，應(yīng)取消“是，包括各行小計”復(fù)選框，如圖7-31所示。然后單擊“下一步”按鈕，這時屏幕上顯示“交叉表查詢向?qū)А钡淖詈笠粋€對話框。

(8)在該對話框中給出了一個默認(rèn)的查詢名稱“學(xué)生情況查詢_交叉表”，這里在“請指定查詢的名稱”文本框中輸入其他名字，單擊“查看查詢”選項按鈕，然后單擊“完成”按鈕。7.4.2用設(shè)計視圖創(chuàng)建查詢

1.創(chuàng)建選擇查詢

實際應(yīng)用中，可以使用“設(shè)計”視圖建立不帶條件的查詢。具體操作如下：

圖7-32“顯示表”對話框

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后雙擊“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”選項，這時屏幕上顯示查詢“設(shè)計”視圖，并顯示一個“顯示表”對話框，如圖7-32所示。

(2)在“顯示表”對話框中有三個選項卡：“表”、“查詢”和“兩者都有”。如果建立查詢的數(shù)據(jù)源來自表，則單擊“表”選項卡；如果查詢的數(shù)據(jù)源來自建立的查詢，則單擊“查詢”選項卡；如果建立查詢的數(shù)據(jù)源來自表和已建立的查詢，則單擊“兩者都有”選項卡。這里單擊“表”選項卡。

(3)雙擊“學(xué)生”表，這時“學(xué)生”字段列表被添加到查詢“設(shè)計”視圖上半部分窗口中，然后分別雙擊“課程”表和“選課”表，將它們也添加到查詢“設(shè)計”視圖上半部分的窗口中，單擊“關(guān)閉”按鈕。

此窗口中的“字段”是指可以在此輸入或添加的字段名；“表”是指字段所在的表或查詢的名稱；“總計”用于確定字段在查詢中的運算方法；“排序”是指用于選擇查詢所采用的排序方法；“顯示”是指利用復(fù)選框來確定字段是否在數(shù)據(jù)表；“準(zhǔn)則”是指使用一個準(zhǔn)則來限定記錄的選擇；“或”是指用于輸入準(zhǔn)則或條件來限定記錄的選擇。

(4)在表的字段列表中選擇字段放在“設(shè)計網(wǎng)格”的字段行上。選擇字段的方法有三種：一是單擊某字段，然后按住鼠標(biāo)左鍵將其拖到“設(shè)計網(wǎng)格”中的字段行上；二是雙擊選中的字段；三是單擊“設(shè)計網(wǎng)格”中字段行上要放置字段的列，然后單擊右側(cè)向下的箭頭按鈕，從下拉列表框中選擇所需的字段。任用一種方法，將“學(xué)生”字段列表中的“學(xué)號”、“姓名”和“系部”字段，“課程”字段列表中的“課程名”字段，“選課”字段列表中的“成績”字段，添加到“字段”行的第1列到第5列上。同時“表”行上顯示了這些字段所在表的名稱，如圖7-33所示。

(5)單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現(xiàn)一個“另存為”對話框，在“查詢名稱”文本框中輸入“學(xué)生選課成績”，然后單擊“確定”按鈕。

(6)單擊工具欄上的“視圖”按鈕，或單擊工具欄上的“運行”按鈕，切換到“數(shù)據(jù)表”視圖。

圖7-33“查詢設(shè)計”視圖中選擇字段后的結(jié)果

2.創(chuàng)建交叉表查詢

【例7-10】使用“設(shè)計”視圖，在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個交叉表查詢，使其顯示每名學(xué)生每門課程的成績。具體操作方法如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后雙擊“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建查詢”選項，這時屏幕上顯示查詢“設(shè)計”視圖，并顯示一個“顯示表”對話框。

(2)在“顯示表”對話框中單擊“表”選項卡，然后分別雙擊“學(xué)生”表、“課程”表和“選課”表，將它們添加到查詢“設(shè)計”視圖上半部分的窗口中，單擊“關(guān)閉”按鈕。

(3)雙擊“學(xué)生”列表中的姓名字段，將其放到“字段”行的第1列，然后分別雙擊“課程”表中的“課程名”字段和“選課”表中的“成績”字段，將它們分別放到“字段”行的第2列和第3列中。圖7-34“查詢設(shè)計”視圖中的交叉表查詢

(4)單擊工具欄上的“查詢類型”按鈕右側(cè)的向下箭頭按鈕，然后從下拉列表中選擇“交叉表查詢”選項。

(5)為了將姓名放到每行的左邊，應(yīng)單擊“姓名”字段的“交叉表”單元格，然后單擊該單元格右側(cè)的向下箭頭按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“行標(biāo)題”；為了將“課程名”放在第一行，單擊“課程名”字段的“交叉表”單元格，然后單擊該單元格右側(cè)的向下箭頭按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“列標(biāo)題”；為了在行和列交叉處顯示成績，應(yīng)單擊“成績”字段的“交叉表”單元格，然后單擊該單元格右側(cè)的向下箭頭按鈕，從彈出的下拉列表中選擇“值”，單擊“成績”字段的“總計”行單元格，然后單擊該單元格右側(cè)的向下箭頭按鈕，從下拉列表中選擇First函數(shù)，如圖7-34所示。

(6)單擊工具欄上的保存按鈕，并將查詢命名，然后單擊“確定”按鈕。

(7)單擊工具欄上的“視圖”按鈕，或單擊工具欄上的“運行”按鈕切換到“數(shù)據(jù)表”視圖。

使用“交叉表查詢向?qū)А苯⒔徊娌樵?，所用的字段必須來源于同一個表或同一個查詢；如果使用的字段不在同一個表或查詢中，最簡單、靈活的辦法是使用“設(shè)計”視圖，它可以由用戶自由地選擇一個或多個表或者選擇一個或多個查詢。7.4.3用其他方式創(chuàng)建查詢

1.使用“查找重復(fù)項查詢向?qū)А?/p>

使用“查找重復(fù)項查詢向?qū)А?，可查詢出一個或多個字段中值相同的記錄。具體操作步驟如下：

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后單擊“新建”按鈕，這時屏幕上顯示“新建查詢”對話框。

(2)在“新建查詢”對話框中選擇“查找重復(fù)項查詢向?qū)А焙?，單擊“確定”按鈕，打開“查找重復(fù)項查詢向?qū)А睂υ捒颉?/p>

(3)選擇“選課”表，單擊“下一步”按鈕，在下一個窗口中確定可能包含重復(fù)信息的字段，然后單擊 圖標(biāo)，將“可用字段”列表框里的字段移到“重復(fù)值字段”列表框。完成后單擊“下一步”按鈕，如圖7-35所示。

圖7-35“查找重復(fù)項查詢向?qū)А睂υ捒虻拇_定重復(fù)值字段

(4)在下一窗口里，需要確定查詢是否顯示除帶有重復(fù)值的字段之外的其他字段。單擊 圖標(biāo)，將“可用字段”列表框里的字段移到“另外查詢字段”列表框。

(5)在下一個窗口里，可以指定查詢的名稱。選中“修改設(shè)計”單選框后，單擊“完成”按鈕。

2.使用“查找不匹配項查詢向?qū)А?/p>

使用“查找不匹配項查詢向?qū)А?，是將一個表中的某個字段和另一表中的某個字段有相同數(shù)據(jù)的記錄刪除，并存儲在另一張表里。要執(zhí)行查找不匹配項查詢向?qū)е辽傩枰獌蓚€表，并且這兩個表必須在同一個數(shù)據(jù)庫里。下面介紹具體操作步驟。

(1)在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫窗口中單擊“查詢”對象，然后單擊“新建”按鈕，這時屏幕上顯示“新建查詢”對話框。

(2)在“新建查詢”對話框中選擇“查找不匹配項查詢向?qū)А焙?，單擊“確定”按鈕，打開“查找不匹配項查詢向?qū)А睂υ捒?。在該對話框中確定在查詢結(jié)果中含有哪張表或查詢中的記錄，單擊“下一步”按鈕。

(3)在下一個窗口里需要確定哪張表或查詢包含相關(guān)記錄，選擇“學(xué)生”表，單擊“下一步”按鈕。

(4)在下一個窗口中，需要確定兩張表中都有的信息，在“‘學(xué)生’中的字段”窗口里選擇某個字段，然后在“‘選課’中的字段”里選擇某個字段。完成后，單擊 按鈕，在匹配字段里將顯示匹配的字段，如圖7-36所示。被設(shè)置為“匹配字段”的兩個字段必須是數(shù)據(jù)類型相同的兩個字段才可以。

(5)在下一個窗口里選擇查詢結(jié)果中所需的字段后，單擊“下一步”按鈕。

(6)在下一個窗口里可以指定查詢名稱。選中“修改設(shè)計”單選框后，單擊“完成”按鈕。

圖7-36“查找不匹配項查詢向?qū)А睂υ捒蛑械钠ヅ渥侄?.4.4添加查詢條件與使用表達(dá)式生成器

1.添加查詢條件

查詢條件是查詢設(shè)計的一個重要選項，反映了用戶對查詢的要求。

在查詢設(shè)計中，查詢條件對應(yīng)一個邏輯表達(dá)式，若表達(dá)式的值為真，則滿足該條件的數(shù)據(jù)就包含在查詢結(jié)果中；否則，這些數(shù)據(jù)就不包含在查詢結(jié)果中。在查詢設(shè)計視圖中，寫在“條件”欄同一行的條件之間是“與”的關(guān)系；寫在不同行的條件之間是“或”的關(guān)系。

2.使用表達(dá)式生成器

1)打開表達(dá)式生成器

Access在“表達(dá)式生成器”中提供了當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中所有表或查詢中的字段、窗體或報表中的各種控件，以及函數(shù)、常量、運算符和通用表達(dá)式，通過選擇需要的數(shù)據(jù)項和運算符，可以很方便地構(gòu)建任何一種表達(dá)式。

2)表達(dá)式生成器的符號與函數(shù)

在表達(dá)式中使用的符號有數(shù)學(xué)符號和邏輯符號，也使用函數(shù)，如表7-3和表7-4所示。表7-3表達(dá)式中使用的符號

表7-4常用函數(shù)

窗體可以彌補創(chuàng)建多表時所帶來的不足。通過窗體，用戶可以方便地輸入數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)、顯示和查詢表中的數(shù)據(jù)。與數(shù)據(jù)表不同的是，窗體本身沒有存儲數(shù)據(jù)，也不像表那樣只以行和列的形式顯示數(shù)據(jù)。窗體中的信息主要有兩類：一類是設(shè)計者在設(shè)計窗體時附加的一些信息，另一類是所處理表或查詢的記錄，這些信息往往與所處理記錄的數(shù)據(jù)密切相關(guān)，當(dāng)記錄變化時，這些信息也隨之變化。7.5創(chuàng)建窗體窗體由多部分組成，每個部分稱為一個“節(jié)”。大部分的窗體只有主體節(jié)，如需要，也可以在窗體中包含窗體頁眉、頁面頁眉、頁面頁腳及窗體頁腳等部分。主體節(jié)通常用來顯示記錄數(shù)據(jù)，可以在屏幕或頁面上只顯示一條記錄，也可以顯示多條記錄。窗體頁眉位于窗體頂部位置，一般用于設(shè)置窗體標(biāo)題、窗體使用說明或打開相關(guān)窗體及執(zhí)行其他任務(wù)的命令按鈕。窗體頁腳位于窗體底部，一般用于顯示對所有記錄都要顯示的內(nèi)容、使用命令的操作說明等信息。頁面頁眉一般用來設(shè)置窗體在打印時的頁頭信息。頁面頁腳一般用來設(shè)置窗體在打印時的頁腳信息。窗體的類型有6種，分別是縱欄式窗體、表格式窗體、數(shù)據(jù)表窗體、主/子窗體、圖表窗體和數(shù)據(jù)透視表窗體。創(chuàng)建窗體有兩種方法，分別是自動創(chuàng)建窗體和使用向?qū)?chuàng)建窗體，下面分別介紹這兩種方法。7.5.1自動創(chuàng)建窗體

使用“自動創(chuàng)建窗體”創(chuàng)建一個顯示選定表或查詢中所有字段及記錄的窗體，在建成后的窗體中，每個字段都顯示在一個獨立的行上，并且左邊帶有一個標(biāo)簽。操作步驟如下：

(1)在數(shù)據(jù)庫窗口中，如果數(shù)據(jù)源是表，則單擊“表”對象；如果數(shù)據(jù)源是查詢，則單擊“查詢”對象。這里選擇“學(xué)生”表對象。圖7-37縱欄式自動窗體

(2)單擊工具欄上的“新對象”按鈕右側(cè)的向下箭頭按鈕，從下拉列表中選擇“窗體”選項，顯示“新建窗體”對話框。

(3)在新建窗體對話框中選擇“自動創(chuàng)建窗體：縱欄式”選項，單擊“確定”按鈕，如圖7-37所示。

(4)單擊工具欄上的“保存”按鈕，在“窗體名稱”框內(nèi)輸入窗體名稱，單擊“確定”按鈕，就建立了縱欄式窗體。

圖7-38選定字段對話框7.5.2使用向?qū)?chuàng)建窗體

如果用戶根據(jù)自己的需要選擇字段，就可以使用“窗體向?qū)А眮韯?chuàng)建一個數(shù)據(jù)源來自表或查詢的窗體。具體操作步驟如下：

(1)在“窗體”中雙擊“使用向?qū)?chuàng)建窗體”選項，屏幕顯示“窗體向?qū)А钡牡谝粋€對話框。

(2)單擊“表/查詢”下拉列表框右側(cè)的向下箭頭按鈕，從中選擇“學(xué)生”表。這時左側(cè)“可用字段”列表框中列出了所有可用的字段。

(3)在“可用字段”列表框中選擇需要在新建窗體中顯示的字段，將所選定字段移到“選定的字段”列表框中，如圖7-38所示。

(4)單擊“下一步”按鈕，屏幕顯示“窗體向?qū)А钡牡诙€對話框。在此對話框中，選中“縱欄表”選項，在左邊可以看到所建窗體的布局。

(5)單擊“下一步”按鈕。在對話框右側(cè)的列表中列出了若干窗體的樣式，選中的樣式在對話框的左側(cè)顯示，用戶可選擇喜歡的樣式。

(6)單擊“下一步”按鈕，在“請為窗體指定標(biāo)題”框中輸入“學(xué)生信息”。如果想在完成窗體創(chuàng)建后打開窗體并查看或輸入數(shù)據(jù)，則選中“打開窗體查看或輸入信息”；如果要調(diào)整窗體的設(shè)計，則選中“修改窗體設(shè)計”。

(7)單擊“完成”按鈕，創(chuàng)建的窗體顯示在屏幕上。7.5.3編輯窗體

利用窗體“向?qū)А彪m然可以方便地創(chuàng)建窗體，但只能滿足一般的顯示需求。對于用戶的一些特殊要求，需要通過Access提供的窗體設(shè)計工具箱中的控件來完成。用戶可以使用該工具箱上的背景圖形。

1.使用工具箱

在窗體“設(shè)計”視圖中單擊“窗體設(shè)計”工具欄上的“工具箱”按鈕，屏幕顯示如圖7-39所示的工具箱。工具箱中各個按鈕的功能如表7-5所示。

圖7-39工具箱

表7-5工具箱中各個按鈕的功能2.使用控件對象

控件是窗體上用于顯示數(shù)據(jù)、執(zhí)行操作、裝飾窗體的對象。在窗體中添加的每一個對象都是控件?？丶念愋涂梢苑譃榻Y(jié)合型、非結(jié)合型與計算型。結(jié)合型控件主要用于顯示、輸入、更新數(shù)據(jù)庫中的字段；非結(jié)合型控件沒有數(shù)據(jù)來源，可以用來顯示信息、線條、矩形或圖像；計算型控件用表達(dá)式作為數(shù)據(jù)源，表達(dá)式可以利用窗體或報表所引用的表或查詢字段中的數(shù)據(jù)，也可以是窗體或報表上的其他控件中的數(shù)據(jù)。

(1)標(biāo)簽控件。標(biāo)簽主要用來在窗體或報表上顯示說明性文本。標(biāo)簽不顯示字段或表達(dá)式的數(shù)值，它沒有數(shù)據(jù)來源。當(dāng)從一條記錄移到另一條記錄時，標(biāo)簽的值不會改變。

(2)文本框控件。文本框主要用來輸入或編輯字段數(shù)據(jù)，它是一種交互式控件。文本框分為結(jié)合型、非結(jié)合型與計算型。結(jié)合型文本框能夠從表、查詢或SQL語言中獲得所需要的內(nèi)容；非結(jié)合型文本框并沒有鏈接到某一字段，一般用來顯示提示信息或接收用戶輸入數(shù)據(jù)；在計算型文本框中，可以顯示表達(dá)式的結(jié)果。

(3)復(fù)選框、切換按鈕、單選按鈕控件。復(fù)選框、切換按鈕、單選按鈕作為單獨的控件來顯示表或查詢中的“是”或“否”的值。

(4)選項組控件。選項組是由一個組框及一組復(fù)選框、單選按鈕或切換按鈕組成的。選項組可以使用戶選擇某一組確定的值變得十分容易。因為只要單擊選項組中所需的值，就可以為字段選定數(shù)據(jù)值。

(5)列表框與組合框控件。在窗體上輸入的數(shù)據(jù)總是取自某一個表或查詢中記錄的數(shù)據(jù)，或者取自某固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)，可以使用組合框或列表框控件來完成。窗體中的列表框可以包含一列或幾列數(shù)據(jù)，用戶只能從列表中選擇值，而不能輸入新值。

(6)命令按鈕控件。在窗體中可以使用命令按鈕來執(zhí)行某項操作或某些操作。

(7)選項卡與圖像控件。當(dāng)窗體中的內(nèi)容較多無法在一頁全部顯示時，可以使用選項卡來進(jìn)行分頁，用戶只需要單擊選項卡上的標(biāo)簽，就可以進(jìn)行頁面切換。7.5.4窗體操作

創(chuàng)建完窗體之后，可以對窗體中的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步操作，如數(shù)據(jù)的查看、添加以及修改、刪除等。除此之外，還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行查找、排序和篩選等。

1.輸入、編輯數(shù)據(jù)

設(shè)計視圖是顯示表、查詢、窗體、宏和數(shù)據(jù)訪問頁等數(shù)據(jù)庫對象的設(shè)計窗口。在設(shè)計視圖中，可以新建數(shù)據(jù)庫對象和修改現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫對象的設(shè)計。雙擊窗體選擇器(在設(shè)計視圖中，窗體左上角中與標(biāo)尺相交的框，用這個框可以執(zhí)行窗