行政辦公用品采購申請審批流程模板一、適用范圍與場景說明本模板適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工的行政辦公用品（含辦公文具、耗材、設(shè)備配件、勞保用品等）日常采購需求申請與審批管理。具體場景包括：新員工入職需配置基礎(chǔ)辦公用品（如筆、本、文件夾等）；部門日常辦公消耗品（如打印紙、墨盒、訂書機(jī)等）補(bǔ)充；辦公設(shè)備配件損壞需更換（如鍵盤、鼠標(biāo)、電源適配器等）；特定工作場景臨時(shí)性用品需求（如會(huì)議用品、活動(dòng)物料等）。通過規(guī)范流程，保證采購需求合理、審批高效、資源利用合理，避免浪費(fèi)與管理漏洞。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起：申請人提交申請?zhí)顚懮暾埍恚荷暾埲烁鶕?jù)實(shí)際需求，填寫《行政辦公用品采購申請審批表》（詳見第三部分模板），逐項(xiàng)填寫物品名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、單價(jià)、預(yù)估金額、申請理由等信息，保證內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。附件準(zhǔn)備：若涉及設(shè)備配件更換或特殊物品采購，需附上損壞物品照片/說明或技術(shù)參數(shù)要求（如打印機(jī)型號(hào)匹配的墨盒型號(hào)）。提交申請：將填寫完整的申請表及附件提交至部門負(fù)責(zé)人處，發(fā)起審批流程。（二）部門審核：確認(rèn)需求合理性審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人*對申請人提交的物品需求進(jìn)行合理性審核，重點(diǎn)確認(rèn)：物品是否為部門辦公必需；數(shù)量是否滿足實(shí)際工作需求，是否存在過度申領(lǐng)；預(yù)估金額是否符合部門預(yù)算。審核結(jié)果處理：審核通過：在申請表“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部門；審核不通過：注明原因并退回申請人，要求修改后重新提交。（三）行政復(fù)核：審核需求與庫存匹配度庫存核查：行政部門*收到申請后，首先核查公司辦公用品庫存臺(tái)賬，確認(rèn)申請物品是否有庫存（如庫存充足，則直接發(fā)放庫存物品，無需采購）。需求與預(yù)算審核：若庫存不足，審核申請物品的規(guī)格型號(hào)是否符合公司統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)（如優(yōu)先選擇性價(jià)比高、環(huán)保合規(guī)的產(chǎn)品）；核對總預(yù)估金額是否超過行政部月度/季度采購預(yù)算，超預(yù)算需說明額外理由。復(fù)核結(jié)果處理：復(fù)核通過：在“行政部門復(fù)核”欄簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；復(fù)核不通過：注明原因（如規(guī)格不符、預(yù)算超支等）并退回部門，要求調(diào)整后重新提交。（四）財(cái)務(wù)審批：確認(rèn)預(yù)算與合規(guī)性審核內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門*重點(diǎn)審核：申請金額是否在部門可用預(yù)算額度內(nèi)；采購物品是否符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度（如是否為三無產(chǎn)品、是否有正規(guī)采購渠道等）。審批結(jié)果處理：審批通過：在“財(cái)務(wù)部門審批”欄簽字，流轉(zhuǎn)至公司領(lǐng)導(dǎo)；審批不通過：注明原因（如預(yù)算不足、物品不合規(guī)等）并退回行政部門，協(xié)調(diào)調(diào)整。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：最終確認(rèn)與授權(quán)審批權(quán)限：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤500元：行政部負(fù)責(zé)人*審批；500元＜金額≤2000元：分管行政副總*審批；金額＞2000元：總經(jīng)理*審批。審批內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)對采購需求的必要性、金額合理性及流程合規(guī)性進(jìn)行最終確認(rèn)。審批結(jié)果處理：審批通過后，在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字，流程流轉(zhuǎn)至行政部門執(zhí)行采購；審批不通過，退回并說明原因。（六）采購執(zhí)行：按計(jì)劃實(shí)施采購采購方式：行政部門根據(jù)審批通過的申請，選擇合適采購渠道：常規(guī)物品：通過協(xié)議供應(yīng)商（如京東企業(yè)購、晨光文具合作商）進(jìn)行采購；特殊物品：需比價(jià)或招標(biāo)，保證性價(jià)比最優(yōu)。采購要求：嚴(yán)格按照申請表中的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量采購，不得擅自變更；保留采購憑證（發(fā)票、訂單截圖等），便于后續(xù)報(bào)銷與核對。（七）入庫與領(lǐng)用：規(guī)范物品管理入庫登記：物品到貨后，行政部門*與申請人共同核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，更新庫存臺(tái)賬。領(lǐng)用登記：申請人憑審批通過的《采購申請審批表》到行政部門領(lǐng)取物品，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用物品及數(shù)量。三、行政辦公用品采購申請審批表（模板）行政辦公用品采購申請審批表基本信息填寫說明申請人部門員工姓名所屬部門如：行政部、市場部申請日期年月日聯(lián)系電話申請人辦公電話（用于溝通采購細(xì)節(jié)）物品清單序號(hào)物品名稱123合計(jì)金額（大寫）申請理由（簡述采購原因，如“部門打印紙不足，需補(bǔ)充50包A4紙”或“新員工入職，需配置基礎(chǔ)辦公用品”）審批流程審批意見審批人簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核年月日行政部門復(fù)核年月日財(cái)務(wù)部門審批年月日領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)金額填寫對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)意見）年月日備注（如“緊急采購”“需加急處理”等特殊情況說明）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與規(guī)范要求（一）申請?zhí)顚懸?guī)范物品名稱需具體（如“中性筆”需注明“0.5mm黑色中性筆”，而非“筆”），規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息不得涂改，若需修改需在修改處簽字確認(rèn)。預(yù)估金額需參考市場常規(guī)價(jià)格，避免過高或過低，必要時(shí)可提前咨詢行政部門參考價(jià)格。（二）審批時(shí)限要求部門負(fù)責(zé)人審核：需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成；行政部門復(fù)核：需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成；財(cái)務(wù)部門審批：需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)審批權(quán)限，需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購可標(biāo)注“加急”，優(yōu)先處理）。（三）特殊情況處理緊急采購：因臨時(shí)會(huì)議、突發(fā)工作等急需物品，申請人可先電話向行政部門負(fù)責(zé)人*說明情況，同步提交電子版申請表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后先行采購，事后補(bǔ)全紙質(zhì)審批流程。預(yù)算超支：若月度預(yù)算已用完，確需額外采購，需由部門負(fù)責(zé)人提交書面說明，經(jīng)分管副總及總經(jīng)理*審批同意后，方可從預(yù)備金或下月預(yù)算中調(diào)劑。（四）物品使用與管理領(lǐng)用的辦公用品需用于工作相關(guān)用途，嚴(yán)禁挪作私用或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人。行政部每季度對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，對長期閑置、積壓物品進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配或清理，避免資源浪費(fèi)。辦公設(shè)備配件更換時(shí)，需將舊配件交回行政部門登記，便于維修與