財務(wù)報銷申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊一、引言為規(guī)范公司財務(wù)報銷流程，提高報銷效率，保證費用支出的合理性、合規(guī)性，降低運營風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊適用于公司所有部門及員工的財務(wù)報銷申請與審批操作，涵蓋日常費用、專項費用等各類報銷場景，旨在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、明確責(zé)任，實現(xiàn)報銷管理標(biāo)準(zhǔn)化、透明化。二、適用場景說明本手冊適用于以下各類費用報銷場景，保證不同類型支出的規(guī)范處理：（一）日常運營費用辦公費用：包括辦公用品采購、印刷費、郵電通訊費、物業(yè)管理費等；差旅費用：員工因公出差的交通費、住宿費、伙食補助、市內(nèi)交通費等；業(yè)務(wù)招待費：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的客戶接待、商務(wù)洽談等餐費、禮品費等；交通費用：員工公務(wù)用車費、市內(nèi)交通費（出租車票、公交卡充值等）。（二）專項業(yè)務(wù)費用項目費用：為特定項目發(fā)生的外包服務(wù)費、材料采購費、會議費等；市場推廣費：廣告宣傳費、活動策劃費、市場調(diào)研費等；培訓(xùn)費用：員工外部培訓(xùn)費、講師費、教材費等。（三）員工福利及補貼福利費用：節(jié)日福利、體檢費、團建活動費等；補貼費用：通訊補貼、交通補貼、駐外補貼等（需符合公司補貼政策）。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程報銷流程遵循“申請-審核-審批-復(fù)核-支付”閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)責(zé)任主體需在規(guī)定時限內(nèi)完成操作，保證流程高效運轉(zhuǎn)。（一）第一步：報銷申請發(fā)起責(zé)任主體：申請人（費用實際發(fā)生人）操作內(nèi)容：準(zhǔn)備報銷材料取得合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號準(zhǔn)確，內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)一致，加蓋發(fā)票專用章；電子發(fā)票需打印并注明“已報銷”及報銷日期）；補充附件材料（如差旅費需附出差審批單、行程單；招待費需附客戶名單及事由說明；采購費需附采購合同或驗收單等）；填寫《費用報銷單》（模板詳見第四章），注明費用歸屬部門、成本項目、預(yù)算編號（如有）等信息。提交申請通過公司OA系統(tǒng)或線下提交《費用報銷單》及附件，保證信息完整、金額準(zhǔn)確；線下提交需將所有材料按“報銷單-發(fā)票-附件”順序整理，左側(cè)裝訂。時限要求：費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交，逾期需在報銷單中說明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任主體：申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核要點：費用發(fā)生的真實性（核查業(yè)務(wù)是否實際發(fā)生、是否符合部門工作計劃）；費用的合理性（支出金額是否與業(yè)務(wù)規(guī)模匹配，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)報銷）；預(yù)算符合性（費用是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算費用需提前提交預(yù)算調(diào)整申請）。操作要求：審核通過后在《費用報銷單》“部門負(fù)責(zé)人”欄簽字確認(rèn)；審核不通過需注明退回原因并退回申請人修改。時限要求：收到報銷申請后2個工作日內(nèi)完成審核。（三）第三步：財務(wù)部初審責(zé)任主體：財務(wù)部指定審核人員審核要點：票據(jù)合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^國家稅務(wù)總局平臺查驗）、抬頭稅號、開具日期、金額、印章等是否符合規(guī)定；附件完整性：是否按要求補充了相關(guān)附件（如差旅審批單、驗收單等），附件內(nèi)容與發(fā)票是否一致；流程完整性：部門負(fù)責(zé)人簽字是否齊全，報銷單信息填寫是否完整（如申請人、部門、日期、費用類型等）；金額準(zhǔn)確性：報銷金額與發(fā)票、附件金額是否一致，計算是否正確（如補助天數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定）。操作要求：初審?fù)ㄟ^后，在OA系統(tǒng)中提交至下一審批環(huán)節(jié)或轉(zhuǎn)交審批領(lǐng)導(dǎo)；初審不通過，注明退回原因（如“發(fā)票抬頭錯誤”“附件缺失”等）并退回申請人補充修改。時限要求：收到報銷申請后3個工作日內(nèi)完成初審。（四）第四步：分級審批責(zé)任主體：按審批權(quán)限劃分的各級領(lǐng)導(dǎo)（部門負(fù)責(zé)人→分管副總→總經(jīng)理）審批權(quán)限（根據(jù)公司現(xiàn)行制度，示例）：5000元以下：部門負(fù)責(zé)人審批；5000-20000元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；20000元以上：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批要點：費用的必要性（是否符合公司戰(zhàn)略或業(yè)務(wù)需求）；大額支出的合理性（是否通過比價、招標(biāo)等合規(guī)程序）；預(yù)算執(zhí)行情況（是否超預(yù)算，超預(yù)算是否有審批依據(jù)）。操作要求：審批通過后在《費用報銷單》“審批領(lǐng)導(dǎo)”欄簽字（OA系統(tǒng)中“同意”）；審批不通過注明原因并退回申請人（如“超出預(yù)算且無調(diào)整審批”“業(yè)務(wù)必要性不足”等）。時限要求：收到審批申請后1-3個工作日內(nèi)完成（根據(jù)審批層級調(diào)整）。（五）第五步：財務(wù)部復(fù)核責(zé)任主體：財務(wù)部負(fù)責(zé)人或指定復(fù)核人員復(fù)核要點：審批流程是否完整（各環(huán)節(jié)簽字是否齊全，權(quán)限是否符合規(guī)定）；報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司制度（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費限額等）；成本歸集是否準(zhǔn)確（費用歸屬部門、成本項目是否正確）。操作要求：復(fù)核通過后，在OA系統(tǒng)中“報銷支付指令”，交由出納辦理支付；復(fù)核不通過，退回財務(wù)初審人員或申請人整改。時限要求：完成審批后1個工作日內(nèi)完成復(fù)核。（六）第六步：報銷支付責(zé)任主體：出納操作內(nèi)容：核對報銷單與支付指令信息（申請人姓名、銀行賬號、金額等）；通過銀行轉(zhuǎn)賬或備用金方式支付報銷款項；支付完成后在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”，并將報銷單據(jù)歸檔保存。時限要求：復(fù)核通過后2個工作日內(nèi)完成支付（特殊情況需提前告知申請人）。四、報銷申請與審批模板工具（一）模板一：費用報銷單公司名稱：××有限公司報銷單號：××××××日期：××年××月××日申請人：*××所屬部門：*××部門崗位：*××崗位費用歸屬期間：××年××月××日至××年××月××日預(yù)算編號：××××××序號費用類型費用項目發(fā)生日期金額（元）備注（事由/附件名稱）1辦公費用辦公用品采購2023-10-08500.00附件：采購清單、發(fā)票2差旅費用交通費（高鐵）2023-10-10280.00附件：出差審批單、行程單3業(yè)務(wù)招待費客戶餐費2023-10-12350.00附件：客戶名單、發(fā)票合計1,130.00附件共3張報銷金額（大寫）：人民幣壹仟壹佰叁拾元整報銷金額（小寫）：￥1,130.00審批意見申請人簽字：*××日期：××年××月××日部門負(fù)責(zé)人：*××日期：××年××月××日財務(wù)審核：*××日期：××年××月××日審批領(lǐng)導(dǎo)：*××日期：××年××月××日出納：*××日期：××年××月××日備注：1.本報銷單一式三聯(lián)，分別為：申請人留存、財務(wù)記賬、部門備案；2.報銷時需提供原始發(fā)票及附件，電子發(fā)票需注明“已報銷”。|（二）模板二：差旅費報銷明細(xì)表報銷期間：2023年10月10日-2023年10月12日出發(fā)地：××市目的地：××市出差事由：參加××行業(yè)峰會出差人：*××同行人：無日期交通方式出發(fā)地目的地金額（元）住宿費（元）伙食補助（元）市內(nèi)交通費（元）其他費用（元）備注2023-10-10高鐵××市××市280.00----往返2023-10-10----380.00100.0050.00-住宿費發(fā)票、餐補2023-10-11-----100.0030.00-餐補、交通費2023-10-12高鐵××市××市150.00----返程合計---430.00380.00200.0080.000.00報銷金額（大寫）：人民幣壹仟零玖拾元整報銷金額（小寫）：￥1,090.00附件清單：1.出差審批單；2.高鐵票2張；3.住宿費發(fā)票1張；4.會議通知。|

審批簽字：申請人××、部門負(fù)責(zé)人××、財務(wù)××、審批領(lǐng)導(dǎo)××|（三）模板三：費用報銷匯總表（多筆費用匯總用）部門：*××部門申請人：*××報銷日期：××年××月××日預(yù)算編號：××××××序號費用類型報銷單號金額（元）———-————–————–—————-1辦公費用BF20231001011,200.002差旅費用CL20231001022,150.003招待費ZD2023100103880.00合計4,230.00備注：本匯總表包含3筆報銷單，詳見附件《費用報銷單》共3份。|

審批意見：部門負(fù)責(zé)人××、財務(wù)××、審批領(lǐng)導(dǎo)*××|五、操作關(guān)鍵注意事項（一）申請人注意事項票據(jù)合規(guī)性：發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭為公司全稱（××有限公司），稅號準(zhǔn)確無誤；發(fā)票內(nèi)容需與實際業(yè)務(wù)一致（如“辦公用品”不得開為“材料費”），不得涂改、偽造；電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版，并在空白處注明“已報銷”及報銷日期，避免重復(fù)報銷。附件完整性：差旅費：必須附《出差審批單》（注明出差事由、時間、地點、同行人）及行程單（如機票、車票）；招待費：需附《客戶接待申請表》（注明客戶單位、接待事由、陪同人員）及消費清單；采購費：需附采購合同、驗收單（需驗收人簽字）及供應(yīng)商報價單。信息準(zhǔn)確性：報銷單填寫需字跡清晰，金額大小寫一致，費用歸屬部門、成本項目不得填錯；銀行賬號信息需準(zhǔn)確（姓名、開戶行、賬號），避免支付失敗。時限要求：費用發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交報銷，跨月報銷（如10月費用11月提交）需在報銷單中說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；緊急費用（如突發(fā)維修）可先通過OA系統(tǒng)提交緊急申請，事后3個工作日內(nèi)補交紙質(zhì)材料。（二）審批人注意事項真實性審核：對費用發(fā)生的真實性負(fù)直接責(zé)任，需核查業(yè)務(wù)憑證（如出差行程、采購合同），杜絕虛假報銷；預(yù)算控制：嚴(yán)格審核費用是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算費用需要求申請人提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并按流程審批；審批時限：收到報銷申請后需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，不得無故拖延，影響報銷進度；退回明確：對不通過的報銷申請，需注明具體退回原因（如“發(fā)票抬頭錯誤”“超標(biāo)準(zhǔn)報銷”），方便申請人整改。（三）財務(wù)部注意事項合規(guī)審核：嚴(yán)格把控發(fā)票合規(guī)性、附件完整性、審批流程合規(guī)性，對不符合規(guī)定的報銷單一律退回；標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：嚴(yán)格執(zhí)行公司費用報銷標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)：部門經(jīng)理以下人員不超過400元/晚，招待費標(biāo)準(zhǔn)：人均不超過300元/人），不得變通執(zhí)行；反饋及時：對退回的報銷單，需在1個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)或電話告知申請人原因，并指導(dǎo)整改；檔案管理：報銷單據(jù)（含電子掃描件）需按月整理歸檔，保存期限不少于5年，以備審計或查詢。（四）特殊情況處理發(fā)票丟失：需提交《發(fā)票丟失說明》（經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字），并登報聲明作廢，憑稅務(wù)代開證明或復(fù)印件（需加蓋銷售方公章）報銷；報銷錯誤：發(fā)覺報銷金額錯誤或附件缺失，需在支付前