企業(yè)文件存檔與資料管理制度范本第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范法律風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司各部門（含子公司、分支機構(gòu)，下同）在經(jīng)營管理活動中形成的各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像、實物等）文件資料的存檔與管理，涵蓋行政、財務(wù)、人力資源、業(yè)務(wù)、法務(wù)等各領(lǐng)域文件。1.3術(shù)語定義檔案：指企業(yè)在各項活動中直接形成的，對國家、企業(yè)和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。電子文件：指通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的圖文、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等文件。保管期限：根據(jù)文件的價值和重要性，劃分的檔案保存時間，分為永久、長期（10年以上）、短期（10年及以下）三類。第二章文件分類與編碼管理2.1分類原則文件分類遵循“職能優(yōu)先、兼顧類型、層級清晰、便于管理”的原則，保證分類邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，覆蓋全面，避免重復(fù)或遺漏。2.2分類體系2.2.1一級類目（按部門職能劃分）一級類目代碼類目名稱說明A綜合管理類公司行政、人事、后勤等綜合管理文件B財務(wù)管理類財務(wù)核算、預(yù)算、稅務(wù)、審計等文件C人力資源類招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效、勞動關(guān)系文件D業(yè)務(wù)運營類市場營銷、銷售、合同、客戶管理文件E法務(wù)合規(guī)類合同審核、糾紛處理、資質(zhì)證照、合規(guī)文件F研發(fā)技術(shù)類研發(fā)項目、技術(shù)方案、專利、工藝文件G生產(chǎn)管理類生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗、設(shè)備文件2.2.2二級類目（按文件類型劃分）以一級類目“A綜合管理類”為例，二級類目二級類目代碼類目名稱說明A01行政公文通知、報告、請示、批復(fù)等A02會議文件會議紀(jì)要、議程、發(fā)言材料、會議記錄A03證照資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、許可證等A04后勤保障固定資產(chǎn)、采購合同、維修記錄等2.3編碼規(guī)則文件編碼采用“一級類目代碼+二級類目代碼+年度+流水號”的組合形式，保證唯一性和可檢索性。格式示例：A01-2023-001（表示綜合管理類-行政公文-2023年-第1號文件）流水號規(guī)則：每年從001開始順序編制，跨年重新編號；電子文件與紙質(zhì)文件編碼一致，后綴“-E”區(qū)分（如A01-2023-001-E）。第三章歸檔范圍與保管期限3.1歸檔范圍3.1.1綜合管理類（A類）公司章程、股東會決議、董事會決議等治理文件；行政公文（紅頭文件、通知、通報等）；年度工作計劃、總結(jié)、工作報告；證照資質(zhì)原件及年檢記錄、變更文件；重要會議紀(jì)要、會議記錄、參會人員名單；固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、維修保養(yǎng)記錄。3.1.2財務(wù)管理類（B類）月度、季度、年度財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）；會計憑證、賬簿、銀行對賬單；年度預(yù)算方案、預(yù)算執(zhí)行分析報告；審計報告、稅務(wù)申報表、完稅憑證；成本核算資料、費用報銷單據(jù)。3.1.3人力資源類（C類）員工花名冊、勞動合同、入職登記表；崗位說明書、薪酬體系文件、績效考核制度；培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、員工技能檔案；社保公積金繳納記錄、離職證明、離職交接單。3.1.4業(yè)務(wù)運營類（D類）市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告合同；銷售合同、訂單、客戶檔案（含聯(lián)系方式、交易記錄）；產(chǎn)品報價單、供貨合同、物流單據(jù)；客戶投訴處理記錄、售后服務(wù)報告。3.1.5法務(wù)合規(guī)類（E類）各類業(yè)務(wù)合同（需經(jīng)法務(wù)審核）、補充協(xié)議；糾紛起訴狀、法院判決書、調(diào)解協(xié)議；法律意見書、合規(guī)審查報告、風(fēng)險評估報告；商標(biāo)注冊證、專利證書、著作權(quán)登記文件。3.1.6研發(fā)技術(shù)類（F類）研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告；技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、工藝流程文件；研發(fā)實驗記錄、測試報告、成果鑒定文件；專利申請材料、技術(shù)秘密保護(hù)協(xié)議。3.1.7生產(chǎn)管理類（G類）生產(chǎn)計劃表、生產(chǎn)調(diào)度會議紀(jì)要；生產(chǎn)工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書；質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、不合格品處理記錄；設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄。3.2保管期限劃分保管期限適用文件類型舉例永久公司章程、股東會/董事會決議、年度財務(wù)決算報表、審計報告、土地房產(chǎn)證照、專利證書長期重要合同、年度工作計劃/總結(jié)、員工勞動合同、產(chǎn)品技術(shù)圖紙、生產(chǎn)設(shè)備臺賬短期日常通知、會議紀(jì)要、費用報銷單、客戶投訴記錄、生產(chǎn)日報表3.3不歸檔范圍臨時性、事務(wù)性便條、備忘錄（無保存價值的）；未經(jīng)正式審批的文件草稿、修改稿（最終審批版本除外）；重複文件（已歸檔的復(fù)制件，除特殊用途外）；

與企業(yè)經(jīng)營活動無關(guān)的個人信息、私人資料。第四章歸檔流程與管理4.1文件形成與收集4.1.1形成責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人為文件歸檔第一責(zé)任人，需督促本部門人員及時、完整地形成和收集文件；文件經(jīng)辦人*負(fù)責(zé)保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范，簽字或蓋章手續(xù)完備。4.1.2收集要求紙質(zhì)文件：原件歸檔，字跡清晰、用筆規(guī)范（禁止使用鉛筆、純藍(lán)墨水），復(fù)印件需注明“與原件核對無誤”并簽字；電子文件：采用通用格式（PDF、Word、Excel等），掃描件分辨率不低于300DPI，保證可讀性；聲像、實物文件：需標(biāo)注形成時間、事件、參與人員等信息，并附文字說明。4.2文件整理與編目4.2.1整理步驟排序：按文件形成時間順序或邏輯關(guān)系排列；編頁：紙質(zhì)文件編寫頁碼（正面右下角、背面左下角），電子文件插入頁碼標(biāo)識；裝訂：左側(cè)裝訂，不掉頁、不倒頁，加裝封面（含文件名稱、部門、日期、經(jīng)辦人*）；填寫備考表：說明文件特殊情況（如缺失頁、修改記錄），由整理人簽字。4.2.2編目要求每份檔案填寫《檔案目錄》（詳見附錄2），包含文件編號、題名、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注等信息；電子文件需同時建立電子目錄，與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，存儲至指定服務(wù)器或云盤。4.3歸檔移交4.3.1移交時間紙質(zhì)文件：次年3月31日前完成上一年度文件歸檔；電子文件：形成后7個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門；重大項目文件：項目結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔。4.3.2移交流程部門預(yù)審：部門負(fù)責(zé)人審核文件完整性、規(guī)范性，簽署《文件歸檔預(yù)審表》；填寫清單：移交部門填寫《文件歸檔移交清單》（詳見附錄3），一式兩份；交接驗收：檔案管理員*核對文件數(shù)量、質(zhì)量，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份；入庫上架：檔案管理員對合格檔案進(jìn)行分類、編號、入庫，填寫檔案位置索引。4.4電子檔案歸檔4.4.1歸檔要求電子文件需進(jìn)行“三套制”備份（一套在線存儲、一套離線存儲、一套異地備份）；涉密電子文件需加密存儲，訪問權(quán)限嚴(yán)格控制，操作全程留痕。4.4.2管理工具使用公司指定的檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、檔案管理軟件），實現(xiàn)電子文件的在線提交、審核、檢索和借閱；定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺、格式轉(zhuǎn)換（保證長期可讀性），每兩年進(jìn)行一次備份有效性檢測。4.5檔案接收與檢查檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成質(zhì)量檢查，對不符合要求的退回移交部門整改；每季度對已歸檔文件進(jìn)行抽查，檢查內(nèi)容包括完整性、規(guī)范性、安全性，抽查率不低于10%。第五章檔案保管與保護(hù)5.1庫房管理5.1.1環(huán)境要求紙質(zhì)檔案庫房：溫度控制在14-24℃，相對濕度45-60%，每日記錄溫濕度（詳見附錄4《檔案庫房溫濕度記錄表》）；電子檔案存儲：服務(wù)器機房需配備空調(diào)、UPS電源、消防設(shè)備，溫度控制在18-27℃，相對濕度40%-65%。5.1.2設(shè)施配置檔案柜采用密集架，防火、防潮、防塵；庫房內(nèi)配備溫濕度計、滅火器（二氧化碳或七氟丙烷滅火器）、監(jiān)控設(shè)備（24小時錄像）；禁止在庫房內(nèi)吸煙、存放易燃易爆物品，與非檔案區(qū)域隔離。5.2檔案保護(hù)措施防潮：使用除濕機控制濕度，雨季增加通風(fēng)次數(shù)；防蟲：每季度投放防蟲劑（如樟腦丸），定期檢查檔案有無蟲蛀痕跡；防光：檔案柜采用深色遮光簾，避免陽光直射；防盜：庫房門窗安裝防盜鎖，鑰匙由檔案管理員*和行政部負(fù)責(zé)人分別保管，進(jìn)出庫房登記《檔案庫房出入登記表》（詳見附錄5）。5.3檔案統(tǒng)計與清點檔案管理部門每月統(tǒng)計檔案收、支、存數(shù)量，編制《月度檔案統(tǒng)計報表》；每年12月組織全面清點，核對檔案實物與臺賬是否一致，形成《檔案清點報告》，報總經(jīng)理辦公會備案。5.4檔案鑒定與銷毀5.4.1鑒定流程到期鑒定：對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組；價值評估：根據(jù)文件歷史價值、法律價值、參考價值確定是否繼續(xù)保存；審批：鑒定結(jié)果報總經(jīng)理審批，填寫《檔案銷毀審批表》（詳見附錄6）。5.4.2銷毀要求銷毀前需登記銷毀清單，由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀；監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀清單》，存檔備查。第六章檔案利用與保密6.1查閱權(quán)限普通查閱：員工因工作需要查閱本部門檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理員*陪同下查閱；跨部門查閱：查閱其他部門檔案，需提交《檔案借閱申請表》（詳見附錄7），經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案：僅限公司高層管理人員或經(jīng)授權(quán)人員查閱，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.2查閱流程提交申請：申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明查閱目的、文件名稱及編號、借閱期限；審批：按權(quán)限逐級審批，審批通過后由檔案管理員*調(diào)取檔案；查閱登記：申請人出示工作證，在《檔案查閱登記簿》上簽字，檔案管理員記錄查閱時間、用途；歸還：查閱完畢當(dāng)場歸還，檔案管理員檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后簽字。6.3復(fù)制與借出規(guī)定檔案原則上不得帶出檔案庫房，確需借出的（如外審、訴訟），需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借出期限不超過3個工作日；復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門同意，復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)印章”，注明“與原件核對無誤”及復(fù)制日期；涉密檔案禁止復(fù)制和借出，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)。6.4保密管理檔案管理員*及查閱人員需簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容；涉密檔案需單獨存放，查閱時全程監(jiān)控，查閱后及時鎖入檔案柜；對外提供檔案信息（如合作方、監(jiān)管部門），需經(jīng)法務(wù)部門審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。第七章責(zé)任追究7.1歸檔責(zé)任未按本制度及時歸檔，導(dǎo)致文件丟失或損壞的，對部門負(fù)責(zé)人處以500-2000元罰款，對經(jīng)辦人*處以200-1000元罰款；歸檔文件不完整、不規(guī)范，影響檔案利用的，責(zé)令限期整改，整改不到位的，對部門負(fù)責(zé)人通報批評。7.2保管責(zé)任因保管不當(dāng)（如庫房環(huán)境不達(dá)標(biāo)、未采取防護(hù)措施）導(dǎo)致檔案霉變、蟲蛀、丟失的，對檔案管理員*處以1000-3000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動合同；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)制、外借檔案的，對責(zé)任人處以2000-5000元罰款，構(gòu)成違法的依法追究法律責(zé)任。7.3泄密責(zé)任泄露檔案機密信息，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或聲譽損害的，視情節(jié)輕重給予降薪、降職、解除勞動合同處分，構(gòu)成犯罪的移送司法機關(guān)處理。第八章附則8.1制度解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門（綜合管理部）負(fù)責(zé)解釋。8.2生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原《企業(yè)文件存檔管理辦法》同時廢止。8.3修訂程序本制度如需修訂，由檔案管理部門提出修訂意見，報總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布施行。附錄附錄1：企業(yè)文件分類表（詳見第二章2.2.1及2.2.2表格內(nèi)容）附錄2：文件歸檔目錄文件編號題名形成部門形成日期頁數(shù)保管期限備注A01-2023-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知行政部2023-12-152短期B01-2023-0052023年度財務(wù)決算報告財務(wù)部2024-01-2050永久附錄3：文件歸檔移交清單移交部門移交人*接收人*移交日期序號文件編號題名頁數(shù)保管期限備注銷售部2024-03-101D01-2023-0122023年第四季度銷售合同120長期2D01-2023-013客戶投訴處理記錄30短期合計2150附錄4：檔案庫房溫濕度記錄表日期時間溫度（℃）濕度（%）記錄人*備注（如超標(biāo)處理措施）2024-03-019:0022552024-03-0114:002560啟動除濕機附錄5：檔案庫房出入登記表日期時間進(jìn)入人員單位/部門事由批準(zhǔn)人離開時間記錄人*2024-03-0510:00趙六財務(wù)部查閱年度審計報告10:30附錄6：檔案銷毀審