酒店公司盤點(diǎn)記錄管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在加強(qiáng)酒店公司記錄管理，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和可追溯性，為公司運(yùn)營(yíng)、決策、客戶服務(wù)以及滿足法規(guī)要求提供可靠依據(jù)，同時(shí)助力公司文化傳承與發(fā)展，提升整體管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。2.依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及酒店行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)理念制定本規(guī)定。3.宗旨秉持酒店公司“以客為尊，服務(wù)至上，追求卓越”的經(jīng)營(yíng)理念，通過規(guī)范記錄管理流程，促進(jìn)各部門間的高效協(xié)作與信息共享，強(qiáng)化對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督與控制，在保障客戶權(quán)益的同時(shí)實(shí)現(xiàn)公司社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店公司全體員工以及與公司記錄管理相關(guān)的客戶互動(dòng)環(huán)節(jié)。涵蓋酒店公司各部門、各層級(jí)，包括但不限于前臺(tái)接待、客房服務(wù)、餐飲部門、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域所產(chǎn)生和使用的各類記錄。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.記錄管理委員會(huì)成立以公司高層領(lǐng)導(dǎo)為核心的記錄管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司記錄管理工作，制定和審核記錄管理的方針、政策與制度，協(xié)調(diào)各部門之間在記錄管理方面的重大問題，確保記錄管理工作與公司戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。2.行政部門作為記錄管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善記錄管理的具體操作流程與規(guī)范，組織開展記錄管理培訓(xùn)工作，監(jiān)督各部門記錄管理工作的執(zhí)行情況，定期對(duì)記錄管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估，并負(fù)責(zé)記錄的集中存儲(chǔ)、保管和歸檔工作。3.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中記錄的產(chǎn)生、收集、整理、初步審核和日常保管工作，確保記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。按照公司統(tǒng)一要求，定期將本部門的重要記錄移交行政部門進(jìn)行歸檔保存，并配合行政部門開展記錄管理相關(guān)工作。4.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)公司記錄管理的信息化系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。協(xié)助行政部門和各業(yè)務(wù)部門對(duì)記錄進(jìn)行數(shù)字化處理，提高記錄管理的效率和便捷性，提供信息技術(shù)支持和培訓(xùn)，確保員工能夠熟練運(yùn)用信息化手段進(jìn)行記錄管理。四、管理內(nèi)容與流程1.記錄的分類與編碼-根據(jù)記錄的性質(zhì)、來源、用途等因素，對(duì)公司記錄進(jìn)行詳細(xì)分類，如客戶信息記錄、運(yùn)營(yíng)管理記錄、財(cái)務(wù)管理記錄、人力資源記錄、安全管理記錄等。-為每類記錄編制唯一的編碼規(guī)則，確保編碼的系統(tǒng)性、唯一性和擴(kuò)展性。編碼應(yīng)包含記錄類別、年份、部門等關(guān)鍵信息，以便于識(shí)別、查詢和管理。2.記錄的產(chǎn)生與收集-各業(yè)務(wù)部門員工在日常工作中，按照工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范及時(shí)記錄相關(guān)信息，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。記錄應(yīng)包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、經(jīng)過、結(jié)果等關(guān)鍵要素。-建立定期的記錄收集機(jī)制，各崗位員工將各自產(chǎn)生的記錄定期提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對(duì)記錄進(jìn)行初步審核，確保記錄符合要求后，統(tǒng)一匯總提交給行政部門。3.記錄的整理與歸檔-行政部門收到各業(yè)務(wù)部門提交的記錄后，按照既定的分類和編碼規(guī)則進(jìn)行整理，對(duì)記錄進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等操作，確保記錄的規(guī)范性和系統(tǒng)性。-將整理好的記錄按照不同的類別和保管期限，分別存放在專門的檔案庫或利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行電子歸檔。對(duì)于紙質(zhì)記錄，要確保檔案庫環(huán)境適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作；對(duì)于電子記錄，要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.記錄的檢索與利用-建立完善的記錄檢索系統(tǒng)，無論是紙質(zhì)記錄還是電子記錄，都應(yīng)具備便捷的檢索方式。員工因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程填寫查閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。-行政部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)單的內(nèi)容，及時(shí)為員工提供所需記錄，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。對(duì)于涉及公司機(jī)密的記錄，要嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用方式。5.記錄的保管期限與銷毀-根據(jù)記錄的重要性、法律要求和公司實(shí)際情況，確定各類記錄的保管期限。一般來說，重要的財(cái)務(wù)記錄、合同協(xié)議等保管期限較長(zhǎng)，而一些日常的業(yè)務(wù)報(bào)表、一般性通知等保管期限相對(duì)較短。-對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的記錄，由行政部門定期進(jìn)行清理和銷毀。銷毀記錄應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)記錄管理委員會(huì)審批后，采用合適的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎紙質(zhì)記錄、刪除電子數(shù)據(jù)等，并做好銷毀記錄。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定的流程查閱與工作相關(guān)的記錄，以獲取必要的信息支持工作開展。-對(duì)于記錄管理工作中存在的問題，員工有權(quán)提出建議和意見，公司應(yīng)給予充分重視和合理反饋。-在涉及自身權(quán)益的記錄方面，員工有權(quán)要求公司確保記錄的準(zhǔn)確性和公正性，如有異議可按照規(guī)定程序申請(qǐng)核實(shí)和更正。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照公司規(guī)定的記錄管理流程和規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄工作中的相關(guān)信息，不得偽造、篡改記錄。-在記錄的產(chǎn)生、收集、整理和傳遞過程中，員工應(yīng)妥善保管記錄，防止記錄丟失、損壞或泄露。-配合公司行政部門和其他相關(guān)部門開展記錄管理工作，如提供必要的協(xié)助、參加培訓(xùn)等。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對(duì)員工的記錄工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保記錄符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。-根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理需要，有權(quán)對(duì)記錄進(jìn)行合理的利用和分析，為決策提供依據(jù)。-對(duì)于違反記錄管理規(guī)定的員工，公司有權(quán)按照相關(guān)制度進(jìn)行處理。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)為員工提供必要的記錄管理培訓(xùn)和資源支持，確保員工具備相應(yīng)的記錄管理能力。-保障記錄管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，不斷完善記錄管理的設(shè)施和技術(shù)手段，提高記錄管理水平。-按照法律法規(guī)和公司規(guī)定，妥善保管員工個(gè)人信息記錄等敏感信息，保護(hù)員工和客戶的隱私。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的記錄管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，記錄的整理與歸檔情況，記錄的檢索與利用效率等。-內(nèi)部審計(jì)部門將記錄管理工作納入審計(jì)范圍，定期開展專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)記錄管理的制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性等進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.客戶監(jiān)督-鼓勵(lì)客戶對(duì)公司記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督，如客戶發(fā)現(xiàn)公司在記錄客戶信息等方面存在問題，可通過投訴渠道向公司反饋。公司應(yīng)及時(shí)處理客戶反饋，對(duì)存在的問題進(jìn)行整改，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.績(jī)效考核-將記錄管理工作納入員工績(jī)效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標(biāo)和權(quán)重?？己酥笜?biāo)包括記錄完成情況、記錄質(zhì)量、記錄管理流程執(zhí)行情況等。-根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)在記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予績(jī)效獎(jiǎng)金等；對(duì)未達(dá)到考核要求的員工，進(jìn)行績(jī)效面談，分析原因并制定改進(jìn)計(jì)劃，如仍不能滿足要求，可按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的