勞動合同管理操作流程手冊1.總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)勞動合同管理，明確勞動合同訂立、履行、變更、解除/終止等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)，防范勞動用工風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)與員工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國勞動合同法實施條例》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)全體員工（包括全日制勞動合同工、非全日制用工及勞務(wù)派遣工，特殊崗位需另行約定的除外）。1.3管理職責(zé)人力資源部（HR）：負(fù)責(zé)勞動合同全流程管理，包括需求審核、合同起草、簽訂、變更、解除/終止、檔案管理及糾紛協(xié)調(diào)等。用人部門：提報用工需求，參與候選人評估，執(zhí)行勞動合同履行中的崗位管理、績效考核等事項，配合HR完成變更、解除等流程。法務(wù)部：負(fù)責(zé)勞動合同及相關(guān)協(xié)議的法律合規(guī)審查，提供法律意見，參與糾紛處理。2.勞動合同訂立流程2.1前置準(zhǔn)備1.用工需求提報：用人部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《用工需求申請表》，明確崗位名稱、職責(zé)、任職要求、招聘人數(shù)、合同期限等內(nèi)容，提交HR審核。2.招聘條件審核：HR審核用工需求的合理性（如崗位是否必要、任職要求是否符合法律規(guī)定），確認(rèn)后啟動招聘流程。2.2候選人評估與背景調(diào)查1.候選人評估：通過面試、筆試等方式評估候選人的崗位適配性，重點核查其身份信息、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等真實性。2.背景調(diào)查：對擬錄用候選人的工作經(jīng)歷、離職原因、職業(yè)操守等進(jìn)行調(diào)查（需取得候選人書面同意），避免錄用有不良記錄的人員。2.3錄用通知發(fā)放1.offer起草：HR根據(jù)評估結(jié)果，起草《錄用通知書》（以下簡稱“offer”），明確崗位、薪酬、試用期、報到時間、所需材料等內(nèi)容。2.offer發(fā)送與確認(rèn)：通過郵件或書面形式發(fā)送offer，要求候選人在規(guī)定時間內(nèi)簽字確認(rèn)并返回，未確認(rèn)的視為放棄錄用。2.4勞動合同起草1.必備條款：根據(jù)《勞動合同法》第十七條規(guī)定，勞動合同應(yīng)包含以下內(nèi)容：用人單位名稱、住所及法定代表人/主要負(fù)責(zé)人；勞動者姓名、住址及有效身份證件號碼；勞動合同期限；工作內(nèi)容與工作地點；工作時間與休息休假；勞動報酬；社會保險；勞動保護(hù)、勞動條件及職業(yè)危害防護(hù)；法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)納入勞動合同的其他事項。2.約定條款：根據(jù)企業(yè)需求，可約定試用期、培訓(xùn)服務(wù)期、保密協(xié)議、競業(yè)限制、補(bǔ)充保險等條款（需符合法律規(guī)定，如試用期期限不得超過法定上限）。3.條款合法性審查：避免約定違反法律法規(guī)的內(nèi)容（如“不繳納社會保險”“加班不支付加班費”等），確保條款公平合理。2.5合同審核1.HR初審：HR檢查勞動合同條款是否完整、表述是否清晰、與offer內(nèi)容是否一致。2.法務(wù)復(fù)審：法務(wù)審查合同條款的法律合規(guī)性，重點關(guān)注試用期、解除條件、競業(yè)限制等條款，提出修改意見。2.6合同簽訂1.面簽要求：勞動合同需由員工本人當(dāng)面簽訂，不得代簽；核對員工身份證原件，留存復(fù)印件。2.條款講解：向員工詳細(xì)講解合同條款，特別是試用期、勞動報酬、解除條件等重點內(nèi)容，確保員工理解并同意。3.簽字蓋章：員工簽字后，企業(yè)加蓋公章或合同專用章（騎縫章），雙方各執(zhí)一份。4.簽收記錄：要求員工在《勞動合同簽收表》上簽字，確認(rèn)收到合同文本，留存?zhèn)洳椤?.7試用期管理1.試用期期限：根據(jù)《勞動合同法》第十九條規(guī)定，試用期期限不得超過以下標(biāo)準(zhǔn)：勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期≤1個月；1年以上不滿3年的，試用期≤2個月；3年以上固定期限及無固定期限勞動合同，試用期≤6個月。2.試用期工資：試用期工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或勞動合同約定工資的80%，且不得低于用人單位所在地最低工資標(biāo)準(zhǔn)。3.試用期考核：用人部門需制定明確的試用期考核標(biāo)準(zhǔn)（如工作任務(wù)完成情況、團(tuán)隊協(xié)作能力等），在試用期結(jié)束前進(jìn)行考核，考核不合格的可解除勞動合同（需提前通知員工并說明理由）。3.勞動合同履行與變更流程3.1履行規(guī)范1.工資支付：按照勞動合同約定的時間、方式支付勞動報酬，不得克扣或無故拖欠；工資條需明確工資構(gòu)成（如基本工資、績效工資、補(bǔ)貼等），員工簽字確認(rèn)后留存。2.社保繳納：自用工之日起30日內(nèi)為員工辦理社會保險登記，繳納社會保險費（包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險）；員工個人繳納部分從工資中代扣代繳。3.考勤管理：建立健全考勤制度，記錄員工的出勤情況（如遲到、早退、請假、加班等），考勤記錄需員工簽字確認(rèn)，作為工資支付、績效考核的依據(jù)。3.2變更條件1.協(xié)商一致：勞動合同變更需雙方自愿協(xié)商，達(dá)成一致意見（如員工調(diào)崗、薪酬調(diào)整等）。2.客觀情況變化：因企業(yè)合并、分立、搬遷、技術(shù)革新等客觀情況發(fā)生重大變化，導(dǎo)致勞動合同無法履行的，企業(yè)可提出變更請求。3.3變更程序1.協(xié)商：企業(yè)或員工提出變更意向，雙方就變更內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商（如調(diào)崗需說明理由、新崗位的職責(zé)及薪酬等）。2.書面協(xié)議：協(xié)商一致后，簽訂《勞動合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、生效時間等（如“將原崗位‘銷售代表’變更為‘銷售主管’，薪酬從每月8000元調(diào)整為每月____元”）。3.審核與歸檔：HR審核變更協(xié)議的合法性與完整性，法務(wù)復(fù)審后，雙方簽字蓋章；變更協(xié)議作為勞動合同的附件，與原勞動合同一并歸檔。4.勞動合同解除與終止流程4.1解除類型與條件1.協(xié)商解除：雙方自愿協(xié)商一致，可解除勞動合同（需簽訂《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議》）。2.員工主動解除：提前通知：員工提前30日以書面形式通知企業(yè)（試用期提前3日），可解除勞動合同；即時解除：企業(yè)存在以下情形之一的，員工可即時解除勞動合同（無需提前通知）：未按照勞動合同約定提供勞動保護(hù)或勞動條件；未及時足額支付勞動報酬；未依法為員工繳納社會保險費；規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定，損害員工權(quán)益；以欺詐、脅迫手段或乘人之危，使員工在違背真實意思的情況下訂立勞動合同；法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。3.企業(yè)單方解除：嚴(yán)重違紀(jì)：員工違反企業(yè)規(guī)章制度（需規(guī)章制度合法有效且已告知員工），情節(jié)嚴(yán)重的（如連續(xù)曠工超過規(guī)定天數(shù)、營私舞弊給企業(yè)造成重大損失等），企業(yè)可即時解除勞動合同；不能勝任工作：員工不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或調(diào)崗后仍不能勝任的，企業(yè)可提前30日以書面形式通知員工或支付1個月工資的代通知金后，解除勞動合同；客觀情況變化：因客觀情況發(fā)生重大變化，導(dǎo)致勞動合同無法履行，經(jīng)協(xié)商變更不成的，企業(yè)可提前30日通知或支付代通知金后，解除勞動合同；經(jīng)濟(jì)性裁員：符合《勞動合同法》第四十一條規(guī)定的經(jīng)濟(jì)性裁員條件（如依照企業(yè)破產(chǎn)法規(guī)定進(jìn)行重整的、生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難的等），企業(yè)可裁減人員，但需提前30日向工會或全體職工說明情況，聽取意見后，向勞動行政部門報告。4.2解除程序1.通知：企業(yè)單方解除勞動合同的，需提前30日以書面形式通知員工（或支付代通知金）；員工主動解除的，需提前30日（試用期提前3日）提交書面辭職報告。2.工會備案：企業(yè)單方解除勞動合同的，需事先將理由通知工會（如工會提出異議，企業(yè)需研究答復(fù)），未通知工會的，解除行為可能被認(rèn)定為違法。3.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：根據(jù)《勞動合同法》第四十六條規(guī)定，以下情形企業(yè)需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：協(xié)商解除（企業(yè)提出）；員工即時解除（企業(yè)違法）；企業(yè)單方解除（不能勝任工作、客觀情況變化、經(jīng)濟(jì)性裁員）；勞動合同終止（企業(yè)不續(xù)簽、企業(yè)破產(chǎn)等）。經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償計算標(biāo)準(zhǔn)：按員工在本單位工作年限，每滿1年支付1個月工資（月工資為員工離職前12個月平均工資，不超過當(dāng)?shù)厣夏甓嚷毠ぴ缕骄べY3倍的部分）；6個月以上不滿1年的，按1年計算；不滿6個月的，支付0.5個月工資。4.3終止類型與條件1.合同到期：勞動合同期限屆滿，企業(yè)或員工不續(xù)簽的，勞動合同終止。2.法定終止：員工達(dá)到法定退休年齡、死亡或被宣告死亡、企業(yè)破產(chǎn)、企業(yè)被吊銷營業(yè)執(zhí)照等情形，勞動合同終止。4.4終止程序1.通知：勞動合同到期前30日，HR向員工及用人部門發(fā)送《勞動合同到期通知書》，詢問是否續(xù)簽；若不續(xù)簽，需提前通知員工。2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：企業(yè)不續(xù)簽勞動合同的，需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；員工不續(xù)簽的，無需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（但企業(yè)降低勞動合同約定條件的除外）。3.離職手續(xù)：員工離職時，需辦理以下手續(xù)：工作交接：交接工作內(nèi)容、工具、資料等，填寫《離職交接清單》，用人部門、HR簽字確認(rèn)；退還公司財產(chǎn)：退還公司發(fā)放的設(shè)備（如電腦、手機(jī)）、證件（如工作證）等；出具證明：企業(yè)出具《解除/終止勞動合同證明》（以下簡稱“離職證明”），明確勞動合同期限、解除/終止日期、工作崗位、工作年限等內(nèi)容（根據(jù)《勞動合同法實施條例》第二十四條規(guī)定）；社保轉(zhuǎn)移：協(xié)助員工辦理社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)（15日內(nèi)完成）。5.勞動合同檔案管理流程5.1檔案收集收集以下與勞動合同相關(guān)的材料：勞動合同正本及副本；錄用通知書（offer）及確認(rèn)函；員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件；背景調(diào)查記錄；勞動合同變更協(xié)議；解除/終止勞動合同證明；離職交接清單；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償支付憑證；其他相關(guān)材料（如考勤記錄、工資條、績效考核表等）。5.2檔案整理1.分類：按員工編號、部門或勞動合同期限分類整理檔案。2.編號：為每份檔案分配唯一編號（如“部門+員工編號+年份”），便于查找。5.3檔案存儲1.電子檔案：將勞動合同及相關(guān)材料掃描成電子文檔，存儲在加密的服務(wù)器或云盤（如阿里云、騰訊云），定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案：將紙質(zhì)材料裝訂成冊，存放在安全、干燥、防火的檔案室，配備防盜設(shè)施，避免損壞或丟失。5.4檔案查閱1.內(nèi)部查閱：HR部門內(nèi)部查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，登記查閱內(nèi)容、時間、查閱人；用人部門查閱需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批。2.外部查閱：外部單位（如勞動行政部門、法院）查閱檔案需出具相關(guān)證明（如調(diào)查函、判決書），經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批后，登記查閱信息。5.5檔案銷毀1.銷毀期限：根據(jù)《勞動合同法》第五十條規(guī)定，勞動合同檔案需保存至少2年（從員工離職之日起計算）；超過保存期限的，可銷毀。2.銷毀程序：填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，由2人以上共同銷毀；銷毀記錄需留存（包括銷毀時間、地點、銷毀人、監(jiān)銷人等）。6.風(fēng)險防控與糾紛處理6.1法律合規(guī)審查1.定期審查：每年至少1次對勞動合同條款、規(guī)章制度進(jìn)行法律合規(guī)審查，重點關(guān)注以下內(nèi)容：勞動合同條款是否符合最新法律法規(guī)（如《勞動合同法》修訂、社保政策變化）；規(guī)章制度是否違反法律規(guī)定（如考勤制度中的罰款條款是否合法）；試用期、競業(yè)限制、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)葪l款是否符合法定標(biāo)準(zhǔn)。2.及時修訂：對審查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時修訂勞動合同條款或規(guī)章制度，避免違法風(fēng)險。6.2糾紛預(yù)警與處理1.預(yù)警機(jī)制：建立員工投訴渠道（如郵箱、熱線），關(guān)注員工的情緒變化、投訴情況，及時溝通解決；對可能引發(fā)糾紛的問題（如工資拖欠、調(diào)崗爭議），提前介入處理。2.糾紛處理：協(xié)商：發(fā)生糾紛后，首先通過協(xié)商解決，避免激化矛盾；調(diào)解：協(xié)商不成的，可向企業(yè)工會或勞動爭議調(diào)解委員會申請調(diào)解；仲裁/訴訟：調(diào)解不成的，員工可向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁（時效1年），對仲裁裁決不服的，可向法院提起訴訟。證據(jù)留存：處理糾紛時，需留存相關(guān)證據(jù)（如勞動合同、工資條、考勤記錄、解除通知等），作為仲裁/訴訟的依據(jù)。6.3培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)：定期對HR人員、用人部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行勞動合同法培訓(xùn)，提高法律意識，規(guī)范