第一章總則1.1目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，保障員工合法權(quán)益，防范檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、勞務(wù)派遣員工及退休人員）的人事檔案管理及保密工作。1.3基本原則合法性：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保檔案管理行為合法合規(guī)。完整性：確保檔案材料齊全、準(zhǔn)確，反映員工職業(yè)生涯全過程。保密性：嚴(yán)格保守員工檔案信息秘密，防止泄露。便捷性：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。第二章管理職責(zé)2.1人力資源部（以下簡(jiǎn)稱“HR部”）歸口管理：負(fù)責(zé)員工人事檔案的建立、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)移、銷毀等全流程管理。制度執(zhí)行：制定檔案管理細(xì)則，監(jiān)督各部門檔案材料提交的及時(shí)性和完整性。保密管理：負(fù)責(zé)檔案庫房及電子檔案的安全防護(hù)，落實(shí)保密措施。檢查改進(jìn)：定期檢查檔案管理情況，糾正違規(guī)行為，提出改進(jìn)意見。2.2各部門負(fù)責(zé)人材料提交：及時(shí)向HR部提供本部門員工的考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、調(diào)崗調(diào)薪等檔案材料，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。監(jiān)督配合：督促本部門員工遵守檔案管理規(guī)定，協(xié)助HR部完成檔案核查工作。2.3保密委員會(huì)監(jiān)督檢查：定期檢查檔案管理及保密制度執(zhí)行情況，排查安全隱患。違規(guī)處理：對(duì)檔案泄露事件進(jìn)行調(diào)查，提出處理意見。培訓(xùn)宣傳：組織檔案保密培訓(xùn)，提高員工保密意識(shí)。第三章檔案內(nèi)容與分類3.1檔案內(nèi)容員工人事檔案應(yīng)包含以下材料（均為復(fù)印件或電子掃描件，隱去部分敏感信息）：基本信息類：入職申請(qǐng)表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、體檢報(bào)告、員工照片。勞動(dòng)關(guān)系類：勞動(dòng)合同、試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)崗調(diào)薪通知、離職申請(qǐng)表、離職證明、解除/終止勞動(dòng)合同通知書。考核獎(jiǎng)懲類：月度/季度/年度考核表、獎(jiǎng)懲通知（表揚(yáng)/嘉獎(jiǎng)/警告/記過）、績(jī)效考核反饋表。培訓(xùn)經(jīng)歷類：培訓(xùn)申請(qǐng)表、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)證書。薪酬福利類：薪酬確認(rèn)單、社保/公積金繳納證明、福利發(fā)放記錄（節(jié)日福利、補(bǔ)貼等）。其他類：?jiǎn)T工書面申請(qǐng)（請(qǐng)假、報(bào)銷等）、法律文書（法院判決書、仲裁裁決書等）。3.2檔案分類長(zhǎng)期保管（永久）：勞動(dòng)合同、社保繳納證明、離職證明、解除/終止勞動(dòng)合同通知書等。定期保管（5年）：培訓(xùn)記錄、考核表、獎(jiǎng)懲通知等（到期后經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的，按規(guī)定銷毀）。第四章檔案管理流程4.1檔案建立員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)，HR部收集其基本信息材料，建立個(gè)人檔案。檔案編號(hào)規(guī)則：采用“部門代碼+入職年份+員工編號(hào)”（如“HR-____”），確保唯一性。4.2檔案歸檔歸檔時(shí)間：每月月底前，HR部整理上月新增檔案材料（如考核表、獎(jiǎng)懲通知），歸入員工個(gè)人檔案。歸檔要求：材料需注明“原件已核”字樣，由HR專員簽字確認(rèn)。填寫《檔案歸檔記錄表》（附件1），記錄歸檔材料名稱、數(shù)量、日期及經(jīng)辦人。紙質(zhì)檔案按“一人一檔”裝訂，電子檔案同步上傳至公司內(nèi)部服務(wù)器。4.3檔案查閱4.3.1內(nèi)部查閱申請(qǐng)：部門負(fù)責(zé)人因工作需要查閱檔案的，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（附件2），注明查閱原因、范圍及時(shí)間。審批：經(jīng)HR部負(fù)責(zé)人審核同意后，在HR部指定地點(diǎn)查閱（不得帶出檔案室）。登記：查閱后填寫《檔案查閱登記冊(cè)》（附件3），記錄查閱人、時(shí)間、內(nèi)容及用途。4.3.2外部查閱外部單位（如法院、勞動(dòng)監(jiān)察部門）需查閱檔案的，需提供相關(guān)法律文書（如調(diào)查令、判決書），填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。審批：經(jīng)HR部負(fù)責(zé)人審核同意后，提供復(fù)印件（注明“僅供XX單位查閱”），不得提供原件。備案：留存外部單位的法律文書及查閱記錄，歸檔備查。4.4檔案轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)移條件：?jiǎn)T工離職后需轉(zhuǎn)移檔案的，由員工填寫《檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》（附件4），注明接收單位信息。辦理流程：HR部核對(duì)檔案內(nèi)容無誤后，在30日內(nèi)完成轉(zhuǎn)移手續(xù)（采用郵寄方式，保留快遞單號(hào)）。填寫《檔案轉(zhuǎn)移登記冊(cè)》（附件5），記錄轉(zhuǎn)移員工姓名、檔案編號(hào)、接收單位、郵寄時(shí)間及經(jīng)辦人。4.5檔案銷毀銷毀條件：定期保管的檔案到期后（如培訓(xùn)記錄、考核表，保管期限5年），經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的，方可銷毀。辦理流程：申請(qǐng)：HR部填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》（附件6），注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、期限及原因。鑒定：成立銷毀小組（HR部負(fù)責(zé)人、保密委員會(huì)成員、部門負(fù)責(zé)人），對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。審批：經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采用粉碎或焚燒方式銷毀（全程監(jiān)督）。登記：填寫《檔案銷毀登記冊(cè)》（附件7），記錄銷毀時(shí)間、數(shù)量、經(jīng)辦人及監(jiān)督人簽字。第四章保密要求4.1保密范圍員工人事檔案信息均屬保密內(nèi)容，包括但不限于：個(gè)人基本信息（身份證號(hào)、住址、聯(lián)系方式等）；勞動(dòng)關(guān)系信息（勞動(dòng)合同期限、工資待遇、社保繳納情況等）；考核獎(jiǎng)懲信息（考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等）；薪酬福利信息（工資結(jié)構(gòu)、福利標(biāo)準(zhǔn)等）；培訓(xùn)經(jīng)歷信息（培訓(xùn)內(nèi)容、費(fèi)用等）。4.2保密責(zé)任HR部工作人員：不得私自查閱、復(fù)制、篡改員工檔案，不得泄露檔案信息；離職時(shí)需辦理檔案交接手續(xù)，簽訂《保密承諾書》（附件8）。各部門員工：不得查閱與自身工作無關(guān)的檔案信息，不得泄露所知悉的檔案內(nèi)容。外部人員：查閱檔案時(shí)需遵守保密規(guī)定，不得泄露獲取的檔案信息。4.3保密措施物理防護(hù)：紙質(zhì)檔案存放在專用檔案室（安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備），由HR部專人保管（鑰匙不得轉(zhuǎn)借）。電子防護(hù)：電子檔案存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器（設(shè)置訪問權(quán)限，僅HR部及相關(guān)負(fù)責(zé)人可訪問），定期備份（每月一次），保留訪問日志（保存6個(gè)月）。第五章責(zé)任追究5.1違規(guī)行為泄露員工檔案信息的；未按規(guī)定辦理檔案建立、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)移、銷毀手續(xù)的；偽造、篡改檔案材料的；擅自將檔案帶出檔案室或提供給無關(guān)人員的。5.2處罰措施情節(jié)較輕的：給予警告處分，扣減當(dāng)月績(jī)效的10%-20%；情節(jié)嚴(yán)重的：給予記過或解除勞動(dòng)合同處分，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任；給公司造成損失的：要求賠償經(jīng)濟(jì)損失（包括直接損失和間接損失）。第六章附則6.1制度修訂本制度由HR部負(fù)責(zé)修訂，經(jīng)保密委員會(huì)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。修訂后應(yīng)及時(shí)向全體員工公示。6.2解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸HR部所有。6.3生效日期本制度自2024年X月X日起生效，原《員工人事檔案管理辦法》同時(shí)廢止。6.4附件附件1：《檔案歸檔記錄表》附件2：《檔案