公司文件信息保密管理規(guī)范匯編第一章總則1.1目的為加強(qiáng)公司文件信息保密管理，防范涉密信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司核心競(jìng)爭(zhēng)力及商業(yè)秘密，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司及所屬各部門、子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）所有員工（含試用期員工、勞務(wù)派遣人員），以及與公司有合作關(guān)系的第三方機(jī)構(gòu)（如供應(yīng)商、外包服務(wù)商、顧問等）。1.3基本原則1.最小知悉原則：涉密信息的知悉范圍僅限于工作需要的人員，不得擴(kuò)大知悉范圍。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)信息密級(jí)確定管理責(zé)任，密級(jí)越高，管理要求越嚴(yán)格。3.全生命周期管理原則：對(duì)文件信息的生成、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、傳輸、使用、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)實(shí)施全程管控。4.責(zé)任到人原則：明確各崗位保密責(zé)任，確?！罢l生成、誰負(fù)責(zé)，誰管理、誰負(fù)責(zé)，誰使用、誰負(fù)責(zé)”。1.4術(shù)語定義1.涉密文件信息：指涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、戰(zhàn)略決策、重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露可能導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)喪失的文件信息，包括電子文件（如文檔、表格、圖紙、數(shù)據(jù)庫等）和紙質(zhì)文件。2.密級(jí)：根據(jù)涉密信息的重要程度及泄露危害程度，分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)三級(jí)（以下簡(jiǎn)稱“絕密”“機(jī)密”“秘密”）。3.保密期限：涉密文件信息的保密時(shí)長(zhǎng)，期滿后自動(dòng)解密；如需延長(zhǎng)，需重新審批。第二章文件信息分級(jí)分類管理2.1密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)示例絕密涉及公司核心技術(shù)、重大戰(zhàn)略決策或未公開的重大事項(xiàng)，泄露將導(dǎo)致公司特別重大損失核心專利技術(shù)方案、年度戰(zhàn)略規(guī)劃草案、未上市產(chǎn)品研發(fā)數(shù)據(jù)機(jī)密涉及公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息或未公開的經(jīng)營信息，泄露將導(dǎo)致公司重大損失大客戶合同、未公開的財(cái)務(wù)報(bào)表、核心員工薪酬體系秘密涉及公司一般內(nèi)部信息，泄露將導(dǎo)致公司一定損失內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要（非涉密）、部門工作計(jì)劃、普通員工檔案2.2密級(jí)確定與調(diào)整1.密級(jí)確定：文件信息生成時(shí)，由經(jīng)辦人根據(jù)本規(guī)范2.1條款提出密級(jí)建議，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司保密委員會(huì)（或指定機(jī)構(gòu)）審批后確定。2.密級(jí)調(diào)整：涉密文件信息的內(nèi)容或重要程度發(fā)生變化時(shí)，由原生成部門提出調(diào)整建議，按原審批流程辦理；保密期限屆滿后，自動(dòng)解密或根據(jù)需要延長(zhǎng)。2.3標(biāo)識(shí)規(guī)范1.紙質(zhì)文件：在首頁右上角用紅色字體標(biāo)注密級(jí)及保密期限，格式為“密級(jí)★保密期限”（如“絕密★10年”“機(jī)密★5年”“秘密★3年”）。2.電子文件：在文件名前添加密級(jí)標(biāo)識(shí)（如“[絕密]2024年戰(zhàn)略規(guī)劃草案.docx”），并在文件屬性中設(shè)置“保密”標(biāo)簽。3.其他載體：存儲(chǔ)涉密信息的U盤、硬盤等移動(dòng)介質(zhì)，需在載體表面標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)（如“機(jī)密級(jí)載體”）。第三章文件信息全生命周期管理3.1生成與審批1.文件生成：經(jīng)辦人需使用公司指定的模板（如涉密文檔模板）生成文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、密級(jí)標(biāo)注規(guī)范。2.審批流程：涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司保密委員會(huì)審批后方可發(fā)布；絕密級(jí)文件需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.2存儲(chǔ)管理3.2.1電子文件存儲(chǔ)1.絕密級(jí)電子文件：存儲(chǔ)在公司專用加密服務(wù)器（物理隔離），僅授權(quán)的核心人員可訪問，設(shè)置“只讀”權(quán)限。2.機(jī)密級(jí)電子文件：存儲(chǔ)在公司內(nèi)部加密服務(wù)器，使用訪問控制列表（ACL）設(shè)置權(quán)限（如部門負(fù)責(zé)人可修改，普通員工可讀?。?。3.秘密級(jí)電子文件：存儲(chǔ)在公司共享服務(wù)器，限制訪問范圍（如僅部門內(nèi)部員工可訪問）。4.禁止將涉密電子文件存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、手機(jī)或第三方云存儲(chǔ)（如個(gè)人網(wǎng)盤、微信文件傳輸助手）。3.2.2紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.絕密級(jí)紙質(zhì)文件：存放在公司總部保密室（帶密碼鎖、監(jiān)控），由專職保密管理員保管，出入需登記。2.機(jī)密級(jí)紙質(zhì)文件：存放在部門專用帶鎖文件柜，由部門保密員保管，鑰匙專人負(fù)責(zé)。3.秘密級(jí)紙質(zhì)文件：存放在部門普通文件柜，由部門負(fù)責(zé)人指定人員保管。3.3傳輸管理3.3.1內(nèi)部傳輸1.絕密級(jí)文件：僅限當(dāng)面交接或使用公司專用加密傳輸系統(tǒng)（如加密OA系統(tǒng)）。2.機(jī)密級(jí)文件：使用公司加密郵件或OA系統(tǒng)傳輸，禁止使用個(gè)人郵箱、微信等非安全渠道。3.3.2外部傳輸1.需向外部傳輸涉密文件時(shí)，需填寫《涉密文件傳輸審批表》（附件1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、保密管理員審批。2.傳輸方式：使用公司加密U盤（需設(shè)置密碼）或第三方加密工具（如數(shù)字證書加密），禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸。3.接收方需簽訂《保密協(xié)議》（附件2），明確保密責(zé)任。3.4使用與借閱1.使用權(quán)限：?jiǎn)T工需根據(jù)工作需要申請(qǐng)涉密文件使用權(quán)限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由保密管理員開通。2.借閱流程：（1）借閱人填寫《涉密文件借閱申請(qǐng)表》（附件3），注明借閱人、用途、時(shí)間、文件名稱及密級(jí)；（2）部門負(fù)責(zé)人審核；（3）保密管理員登記（包括文件編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間），發(fā)放文件。3.借閱要求：（1）借閱期限一般不超過7天，如需延長(zhǎng)需重新審批；（2）借閱期間不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、摘抄涉密文件；（3）歸還時(shí)，保密管理員需檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后在登記本上簽字。3.5銷毀管理1.銷毀條件：涉密文件信息不再需要或保密期限屆滿且無需延長(zhǎng)時(shí)，需銷毀。2.銷毀流程：（1）經(jīng)辦人填寫《涉密文件銷毀申請(qǐng)表》（附件4），注明文件名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因；（2）部門負(fù)責(zé)人審核；（3）保密管理員確認(rèn)；（4）銷毀（電子文件使用專業(yè)工具徹底刪除，紙質(zhì)文件使用碎紙機(jī)碎至米粒狀或送指定機(jī)構(gòu)銷毀）。3.銷毀記錄：銷毀后填寫《涉密文件銷毀記錄表》（附件5），記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)辦人、文件清單、銷毀方式等，保存期限不少于3年。第四章特殊場(chǎng)景保密管理4.1對(duì)外合作與信息披露1.與外部機(jī)構(gòu)合作時(shí)，需簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方保密責(zé)任、披露范圍及期限。2.需向合作方披露涉密信息時(shí)，需經(jīng)公司保密委員會(huì)審批，限定披露范圍（如僅提供與合作相關(guān)的部分信息）。3.未經(jīng)審批，不得向媒體、投資者或其他第三方披露公司涉密信息。4.2員工離職與信息交接1.員工離職前，需清理所有涉密文件（電子和紙質(zhì)），交回公司；保密管理員需核對(duì)文件清單，確認(rèn)無誤后簽字。2.離職員工需簽訂《離職保密承諾書》（附件6），承諾不泄露公司秘密，期限不少于2年。3.人力資源部需在離職手續(xù)中加入保密審查環(huán)節(jié)，確保離職員工未攜帶涉密信息。4.3第三方服務(wù)與外包管理1.選擇第三方服務(wù)商（如外包公司、顧問）時(shí)，需對(duì)其保密能力進(jìn)行審查（如查看保密制度、過往案例）。2.與第三方簽訂《保密協(xié)議》，明確其對(duì)公司涉密信息的保密責(zé)任，包括存儲(chǔ)、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。3.定期對(duì)第三方進(jìn)行保密檢查，確保其遵守公司保密規(guī)范。第五章責(zé)任與考核5.1崗位責(zé)任1.公司領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)公司保密工作負(fù)總責(zé)，審批重大保密事項(xiàng)。2.部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門保密工作負(fù)總責(zé)，審核本部門涉密文件，監(jiān)督員工遵守保密規(guī)范。3.經(jīng)辦人：對(duì)生成的涉密文件的密級(jí)、內(nèi)容準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保文件處理符合規(guī)范。4.保密管理員：制定保密制度、監(jiān)督執(zhí)行、處理泄密事件、組織培訓(xùn)，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)保密工作。5.員工：遵守保密規(guī)范，不泄露公司秘密，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)報(bào)告。5.2考核機(jī)制1.定期檢查：公司保密委員會(huì)每季度對(duì)各部門保密工作進(jìn)行檢查，內(nèi)容包括文件標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、傳輸、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.指標(biāo)考核：將保密工作納入部門績(jī)效和員工考核，考核指標(biāo)包括：（1）泄密事件發(fā)生率；（2）保密培訓(xùn)參與率；（3）文件管理規(guī)范率。5.3獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)保密工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰（如頒發(fā)“保密先進(jìn)集體”“保密先進(jìn)個(gè)人”證書）和獎(jiǎng)金（如當(dāng)月工資的10%-20%）。2.處罰：（1）違反保密規(guī)范但未造成損失的，給予警告、降薪處分；（2）造成輕微損失的，給予記過、停職處分；（3）造成重大損失或情節(jié)嚴(yán)重的，給予開除處分，并追究法律責(zé)任。第六章應(yīng)急管理6.1泄密事件報(bào)告流程1.當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)泄密事件后，需立即報(bào)告部門負(fù)責(zé)人和保密管理員（報(bào)告時(shí)間不得超過1小時(shí)）。2.保密管理員接到報(bào)告后，需立即向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并啟動(dòng)《泄密事件應(yīng)急預(yù)案》（附件7）。6.2事件處置與整改1.控制擴(kuò)散：采取措施防止泄密信息進(jìn)一步擴(kuò)散（如封鎖相關(guān)系統(tǒng)、回收文件、聯(lián)系第三方刪除信息）。2.調(diào)查原因：成立調(diào)查組（由保密管理員、部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員組成），調(diào)查泄密原因（如通過日志查詢、詢問當(dāng)事人）。3.整改措施：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出整改措施（如完善制度、加強(qiáng)培訓(xùn)、更換設(shè)備），防止類似事件再次發(fā)生。4.報(bào)告結(jié)果：撰寫《泄密事件調(diào)查報(bào)告》，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，必要時(shí)向有關(guān)部門報(bào)告。6.3應(yīng)急預(yù)案與演練1.公司保密委員會(huì)每年至少組織一次泄密事件應(yīng)急預(yù)案演練，提高員工應(yīng)急處理能力。2.演練內(nèi)容包括：報(bào)告流程、控制擴(kuò)散、調(diào)查原因、整改措施等。第七章附則7.1解釋權(quán)本規(guī)范由公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。7.2生效與修訂1.本規(guī)范自發(fā)布之日起生效。2.公司保密委員會(huì)每?jī)赡陮?duì)本規(guī)范進(jìn)行一次評(píng)審，根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整