公務車輛油費報銷制度及管理流程第一章總則第一條目的為規(guī)范本單位公務車輛油費報銷管理，合理控制行政成本，提高資金使用效益，確保油費支出真實、合法、合規(guī)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《行政單位財務規(guī)則》及本單位《公務車輛管理辦法》等規(guī)定，結合實際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位所有在編公務車輛（含機要通信車輛、應急保障車輛等）的油費報銷及相關管理活動，涉及車輛使用人、部門負責人、財務人員及審計人員等相關主體。第三條基本原則（一）預算控制原則：油費支出應當納入本單位年度財務預算，嚴格按照預算執(zhí)行，超預算支出需履行預算調整程序（具體流程參照本單位《預算管理辦法》）。（二）據(jù)實報銷原則：油費報銷必須以真實發(fā)生的公務活動為依據(jù)，報銷憑證應當真實、完整、有效，不得虛列、多列或偽造支出。（三）責任到人原則：車輛使用人對油費支出的真實性負責，部門負責人對本部門車輛油費的合理性進行審核，財務人員對報銷憑證的合法性進行復核，單位領導對最終報銷事項進行審批。（四）公開透明原則：油費報銷流程及結果應當在單位內部適當范圍（如內部網站、公告欄）公開，接受職工監(jiān)督，確保管理過程陽光化。第二章報銷標準第四條燃油類型規(guī)定公務車輛應當使用與車輛型號匹配的燃油類型（如汽油、柴油等），具體燃油類型由車輛管理部門根據(jù)車輛出廠說明書確定并備案，不得擅自更換燃油類型（因車輛改裝等特殊情況需更換的，需經車輛管理部門審批）。第五條報銷額度規(guī)定（一）里程核算制：對于日常公務出行（如會議、調研、接待等），油費報銷以車輛實際行駛里程為依據(jù)，按照每公里X元的標準計算（具體標準由財務部門根據(jù)市場油價及車輛油耗水平每季度調整并公布）。車輛行駛里程以車輛里程表記錄為準，每月末由車輛管理部門核對里程表讀數(shù)并登記《公務車輛里程臺賬》。（二）定額包干制：對于部分固定線路或高頻次公務活動（如機要通信、日常巡查、定點接送等），經車輛管理部門審批，可實行月度定額包干報銷。定額標準根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實際需求確定（如每月不超過X元），不得超過同類型車輛的平均油耗水平。（三）特殊任務追加：因長途出差（單程超過X公里）、應急保障（如搶險、救災等）等特殊任務需要額外加油的，需提前填寫《公務車輛特殊加油申請表》（附件2），注明任務內容、預計里程、追加額度等信息，經部門負責人及車輛管理部門審批后，可在定額或里程核算基礎上追加報銷。第六條加油卡管理（一）統(tǒng)一辦卡：公務車輛一律使用單位統(tǒng)一辦理的加油卡加油，不得使用現(xiàn)金或個人加油卡報銷。加油卡由車輛管理部門統(tǒng)一管理，實行“一車一卡”制度，卡內信息與車輛號牌、使用人綁定。（二）定點加油：加油卡應當在單位指定的加油站使用（具體加油站名單由車輛管理部門會同財務部門每年度確定并公布）。特殊情況下（如異地出差、加油站維修等）需在非定點加油站加油的，需提供書面說明并經部門負責人審批。（三）卡內資金管理：加油卡內資金由財務部門定期充值，充值額度根據(jù)預算及車輛使用情況確定（如每月充值X元）。車輛使用人不得擅自提取卡內資金或用于非公務用途（如給私人車輛加油）。第三章管理流程第七條加油流程（一）申請：車輛使用人需加油時，應當提前向部門負責人提出申請，填寫《公務車輛加油申請表》（附件1），注明車輛號牌、加油類型、預計金額、公務用途等信息。（二）領卡：部門負責人審批通過后，車輛使用人到車輛管理部門領取加油卡，領取時需簽字確認卡內余額及狀態(tài)（如是否正常使用）。（三）加油：車輛使用人持加油卡到指定加油站加油，加油后應當核對加油量、金額、車牌號及燃油類型等信息，在加油小票上簽字確認，并妥善保存小票（小票需注明加油站名稱、加油時間、車輛號牌）。（四）還卡：加油完成后，車輛使用人應當在1個工作日內將加油卡歸還車輛管理部門，歸還時需核對卡內余額，車輛管理部門登記《公務車輛加油記錄臺賬》（記錄加油時間、金額、里程、使用人等信息）。第八條報銷流程（一）憑證整理：車輛使用人應當在加油后3個工作日內，整理以下憑證：1.加油小票（需為正規(guī)增值稅發(fā)票或加油站專用發(fā)票）；2.《公務車輛加油申請表》（部門負責人簽字）；3.《公務車輛里程臺賬》（里程核算制需提供）；4.《公務車輛特殊加油申請表》（特殊任務需提供）；5.出差審批單（長途出差需提供）。（二）部門審核：車輛使用人將整理好的憑證提交部門負責人審核，部門負責人應當核對以下內容：1.加油事項是否屬于公務活動（如是否與出差審批單、工作任務單一致）；2.加油額度是否符合規(guī)定（如是否超過里程核算標準或定額包干標準）；3.憑證是否真實、完整（如加油小票是否有簽字、是否注明車輛號牌）。審核通過后，部門負責人在《公務車輛油費報銷單》（附件3）上簽字。（三）財務復核：部門審核通過后，車輛使用人將報銷單及憑證提交財務部門，財務人員應當核對以下內容：1.憑證的合法性（如加油小票是否為正規(guī)發(fā)票、是否加蓋加油站公章、發(fā)票抬頭是否為單位名稱）；2.憑證的真實性（如加油卡消費記錄與小票是否一致、里程記錄與加油量是否匹配）；3.流程的合規(guī)性（如是否有部門負責人簽字、是否有特殊任務審批）。復核通過后，財務人員在報銷單上簽字。（四）領導審批：財務復核通過后，報銷單提交單位領導（如分管財務的領導）審批，領導應當對報銷事項的合理性及合規(guī)性進行最終審查（如是否屬于預算內支出、是否符合單位公務車輛使用規(guī)定），審批通過后簽字。（五）資金支付：領導審批通過后，財務部門按照單位資金支付流程（如國庫集中支付、銀行轉賬），將油費支付至車輛使用人個人賬戶或直接充值至加油卡（具體方式由單位確定）。支付完成后，財務部門應當及時登記《公務車輛油費支出明細賬》，保存報銷憑證（保存期限不少于5年）。第四章監(jiān)督與責任第九條監(jiān)督機制（一）日常核對：車輛管理部門應當每月核對《公務車輛里程臺賬》與《公務車輛加油記錄臺賬》，確保油費與里程匹配（如每公里油耗是否超過車輛出廠標準的10%）；財務部門應當每月核對加油卡充值記錄與《公務車輛油費支出明細賬》，確保資金流向正確。（二）定期審計：內部審計部門應當每季度對公務車輛油費報銷情況進行審計，重點檢查以下內容：1.報銷憑證的真實性（如是否有偽造的加油小票、是否有虛列的公務活動）；2.報銷額度的合規(guī)性（如是否超過規(guī)定標準、是否有未經審批的超預算支出）；3.報銷流程的完整性（如是否有部門審核、財務復核、領導審批）。審計結果應當向單位領導匯報，并在內部網站公布。（三）職工監(jiān)督：單位應當在每月10日前，在內部網站公布上月公務車輛油費報銷情況（包括車輛號牌、使用人、加油金額、公務用途等），接受職工監(jiān)督。職工對可疑事項可以向審計部門或紀檢部門舉報（舉報電話：單位內部舉報電話），舉報事項經查實的，給予舉報人適當獎勵（如獎金X元）。第十條違規(guī)處理（一）虛假報銷：對于偽造、變造加油憑證（如偽造加油小票、篡改里程記錄）、虛列加油事項（如以公務名義給私人車輛加油）等虛假報銷行為，一經查實，應當追回違規(guī)報銷資金，并視情節(jié)輕重給予當事人警告、記過、降職等處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）超標準報銷：對于超過規(guī)定額度（如超過里程核算標準或定額包干標準）或未經審批的超預算加油支出，財務部門應當拒絕報銷；已經報銷的，應當追回超支部分，并由部門負責人承擔連帶責任（如扣減部門年度績效評分）。（三）逾期報銷：對于超過規(guī)定期限（如超過3個工作日）未報銷的油費支出，財務部門應當拒絕報銷；因特殊情況（如出差在外、生病等）逾期的，需提交書面說明并經單位領導審批。第十一條責任追究（一）車輛使用人：對油費支出的真實性、憑證的完整性負責。因個人原因導致虛假報銷或逾期報銷的，承擔直接責任（如追回違規(guī)資金、給予處分）。（二）部門負責人：對本部門車輛油費的合理性、流程的合規(guī)性負責。因審核不嚴導致違規(guī)報銷的，承擔審核責任（如扣減個人年度績效獎金、給予警告處分）。（三）財務人員：對報銷憑證的合法性、數(shù)據(jù)的準確性負責。因復核不嚴導致違規(guī)報銷的，承擔復核責任（如扣減個人年度績效獎金、調整工作崗位）。（四）單位領導：對最終報銷事項的合規(guī)性負責。因審批不嚴導致違規(guī)報銷的，承擔領導責任（如向單位班子會議作出書面檢查、扣減年度績效獎金）。第五章附則第十二條制度解釋本制度由財務部門會同車輛管理部門負責解釋（聯(lián)系電話：財務部門電話、車輛管理部門電話）。第十三條制度修訂本制度根據(jù)實際情況需要修訂時，由財務部門提出修訂意見，經單位領導班子會議審議通過后施行。修訂后的制度應當及時向全體職工公布。第十四條生效日期本制度自202X年X月X日起施行，原《公務車輛油費報銷管理辦法》（XX〔202X〕XX號）同時廢止。