家電公司涉外合同管理細(xì)則

一、總則1.目的本細(xì)則旨在加強(qiáng)家電公司涉外合同管理，規(guī)范涉外合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權(quán)益，防范涉外合同法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司國際業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。同時(shí)，契合公司“以品質(zhì)為基石，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，服務(wù)全球客戶”的經(jīng)營理念，確保在國際合作中實(shí)現(xiàn)互利共贏。2.制定依據(jù)依據(jù)相關(guān)中華人民共和國法律法規(guī)、國際條約以及公司實(shí)際情況制定本細(xì)則。3.管理原則遵循平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則，堅(jiān)持維護(hù)公司利益與履行社會(huì)責(zé)任并重，注重經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的統(tǒng)一。同時(shí)，結(jié)合公司扁平化管理模式，簡(jiǎn)化流程，提高合同管理效率。二、適用范圍本細(xì)則適用于家電公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在開展涉外業(yè)務(wù)過程中簽訂的各類涉外合同，包括但不限于國際銷售合同、國際采購合同、技術(shù)合作合同、國際租賃合同等。適用于家電公司全體員工，在涉及涉外合同相關(guān)工作時(shí)均需遵守本細(xì)則規(guī)定。對(duì)于與家電公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，在合同簽訂及履行過程中，涉及本細(xì)則相關(guān)規(guī)定的，同樣參照?qǐng)?zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，副總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議公司重大涉外合同，對(duì)合同管理工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策，協(xié)調(diào)各部門之間在合同管理方面的工作關(guān)系，確保合同管理工作符合公司戰(zhàn)略和企業(yè)文化要求。2.法務(wù)部門作為公司涉外合同管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度及流程；對(duì)涉外合同進(jìn)行法律審查，包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等；參與重大涉外合同的談判；處理涉外合同糾紛案件；開展法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理水平。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)涉外合同的前期調(diào)研和洽談，收集客戶信息和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)；起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求；及時(shí)將合同草案提交法務(wù)部門進(jìn)行審查；負(fù)責(zé)合同的履行、跟蹤和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；配合法務(wù)部門處理合同糾紛案件。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)涉外合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、稅務(wù)安排等；監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保公司資金安全；提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)效益。5.其他部門其他部門根據(jù)自身職責(zé)，配合業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門做好涉外合同管理工作。例如，技術(shù)部門提供技術(shù)支持和技術(shù)條款審核，人力資源部門負(fù)責(zé)涉及人員相關(guān)條款的審查等。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前管理-客戶資信調(diào)查：業(yè)務(wù)部門在與境外客戶開展業(yè)務(wù)前，應(yīng)通過多種渠道對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行調(diào)查，包括客戶的注冊(cè)信息、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等。形成客戶資信調(diào)查報(bào)告，作為是否與客戶簽訂合同的重要依據(jù)。-合同談判：業(yè)務(wù)部門牽頭組織相關(guān)部門與境外客戶進(jìn)行合同談判。談判過程中，應(yīng)充分了解對(duì)方需求和利益關(guān)注點(diǎn)，同時(shí)堅(jiān)持公司原則和底線。法務(wù)部門應(yīng)參與重大合同的談判，提供法律專業(yè)意見。談判達(dá)成初步意向后，形成談判紀(jì)要。-合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)包含明確的合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。合同語言應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊和歧義。-合同審查：合同草案起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)依次提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門進(jìn)行審查。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款；財(cái)務(wù)部門審查財(cái)務(wù)條款的合理性和可行性；其他部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行審查。各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋審查意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)反饋意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善。-合同審批：修改后的合同草案經(jīng)各部門審查通過后，提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)合同的重要程度、風(fēng)險(xiǎn)大小等因素進(jìn)行審議，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。對(duì)于重大涉外合同，可能還需提交公司董事會(huì)審議。2.合同簽訂管理-授權(quán)簽字：經(jīng)審批通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽字，確保簽字行為的有效性。-合同蓋章：簽字后的合同，應(yīng)加蓋公司合同專用章。蓋章前，合同管理人員應(yīng)對(duì)合同文本及簽字情況進(jìn)行再次核對(duì)，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。-合同存檔：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料（如談判紀(jì)要、審查意見等）及時(shí)移交公司檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、保管，方便查詢和使用。3.合同履行管理-履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，對(duì)合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)合同履行進(jìn)度，及時(shí)反饋履行過程中出現(xiàn)的問題。-款項(xiàng)收付：財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，負(fù)責(zé)涉外合同款項(xiàng)的收付工作。及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額到賬。對(duì)于逾期未付款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知，并采取相應(yīng)措施追討。-質(zhì)量監(jiān)督：對(duì)于涉及家電產(chǎn)品的涉外合同，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。確保交付的產(chǎn)品符合合同要求，避免因質(zhì)量問題引發(fā)合同糾紛。-變更與轉(zhuǎn)讓：合同履行過程中，如需要變更合同條款或轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明變更或轉(zhuǎn)讓的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。經(jīng)法務(wù)部門審查、合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，與對(duì)方簽訂變更或轉(zhuǎn)讓協(xié)議。4.合同終止管理-自然終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)均已實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，形成總結(jié)報(bào)告，提交公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。-提前終止：如因不可抗力、對(duì)方違約等原因需要提前終止合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并按照合同約定和法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律支持，處理相關(guān)善后事宜。-糾紛處理：合同終止后，如雙方存在爭(zhēng)議或糾紛，法務(wù)部門應(yīng)積極采取措施解決。根據(jù)糾紛的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求境外客戶按照合同約定履行義務(wù)，包括支付貨款、接收貨物、保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。-對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的問題，有權(quán)要求對(duì)方采取措施予以解決或承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任。-在合同糾紛發(fā)生時(shí)，有權(quán)根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，選擇合適的爭(zhēng)議解決方式，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等要求，向境外客戶提供合格的家電產(chǎn)品或服務(wù)。-對(duì)客戶的商業(yè)秘密和個(gè)人信息予以保密，不得泄露給第三方。-積極履行合同約定的其他義務(wù)，確保合同順利履行。3.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解與所負(fù)責(zé)涉外合同相關(guān)的信息，包括客戶情況、合同條款、履行要求等。-對(duì)于合同管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，有權(quán)提出意見和建議。-在處理涉外合同事務(wù)過程中，因工作需要，有權(quán)要求相關(guān)部門和人員提供協(xié)助和支持。4.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司涉外合同管理制度，按照規(guī)定的流程和要求開展工作。-對(duì)所接觸的合同信息和客戶信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。-積極履行工作職責(zé)，確保所負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作順利完成。如因個(gè)人原因?qū)е潞贤霈F(xiàn)問題或糾紛，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公司涉外合同管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效性等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-法務(wù)部門對(duì)合同審查、糾紛處理等工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保合同管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。同時(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)部門的合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。-各部門之間相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)其他部門在合同管理工作中存在問題的，應(yīng)及時(shí)溝通并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.考核機(jī)制-建立涉外合同管理績(jī)效考核制度，將合同管理工作納入員工績(jī)效考核體系?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合同履行的進(jìn)度和質(zhì)量，合同糾紛的處理結(jié)果等。-對(duì)于在涉外合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如合同簽訂過程中成功防范重大法律風(fēng)險(xiǎn)、合同履行過程中為公司節(jié)約成本或創(chuàng)造顯著經(jīng)濟(jì)效益等。-對(duì)于在合同管理工作中存在失誤或違規(guī)行為的部門和員工，根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。如因工作失誤導(dǎo)致合同糾紛給公司