家電公司公證辦理管理規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范本家電公司公證辦理相關(guān)事宜，確保公司在各類經(jīng)營活動中涉及的公證事項(xiàng)能夠依法、有序、高效地進(jìn)行，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.依據(jù)本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國公證法》以及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本家電公司的企業(yè)文化、經(jīng)營理念制定。3.原則公證辦理遵循合法、公正、及時、有效的原則。確保辦理公證的程序和內(nèi)容符合法律規(guī)定，公正對待各方利益，在規(guī)定時間內(nèi)完成公證辦理，以實(shí)現(xiàn)公證事項(xiàng)的有效性。二、適用范圍本規(guī)定適用于家電公司全體員工在執(zhí)行公司業(yè)務(wù)過程中涉及的各類公證事項(xiàng)，以及與公司存在業(yè)務(wù)往來的客戶因特定業(yè)務(wù)需求涉及的公證辦理情況。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.法務(wù)部門-作為公司公證辦理的核心統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定公證辦理的整體策略和流程規(guī)范。-對各類公證事項(xiàng)進(jìn)行初步審核，判斷其必要性和合法性。-與公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，辦理具體的公證手續(xù)，跟進(jìn)公證辦理進(jìn)度。-負(fù)責(zé)整理、保管公證相關(guān)文件和資料，建立公證檔案。2.需求部門-提出公證辦理需求，詳細(xì)說明公證事項(xiàng)的背景、目的、涉及內(nèi)容等信息。-配合法務(wù)部門提供辦理公證所需的各類原始資料和文件，確保資料的真實(shí)性和完整性。-對公證辦理過程中涉及本部門業(yè)務(wù)的相關(guān)問題進(jìn)行解答和確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核公證辦理所需的費(fèi)用預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。-按照公司財(cái)務(wù)制度，及時支付公證辦理費(fèi)用。四、管理內(nèi)容與流程1.需求提出-公司員工或涉及業(yè)務(wù)的客戶在需要辦理公證事項(xiàng)時，填寫《公證辦理申請表》，詳細(xì)說明公證事項(xiàng)的類型（如合同公證、證據(jù)保全公證等）、辦理原因、涉及金額、預(yù)計(jì)辦理時間等信息，提交至所屬部門負(fù)責(zé)人審批。-部門負(fù)責(zé)人根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和實(shí)際需求，對申請進(jìn)行審核，如同意申請，簽字后轉(zhuǎn)法務(wù)部門。2.法務(wù)審核-法務(wù)部門收到申請表后，對申請事項(xiàng)進(jìn)行全面審核。審查事項(xiàng)是否符合公司利益和法律法規(guī)要求，所需資料是否齊全等。-對于復(fù)雜或重大的公證事項(xiàng)，法務(wù)部門組織相關(guān)部門進(jìn)行討論評估，必要時咨詢外部法律專家意見。-審核通過后，法務(wù)部門制定具體的公證辦理計(jì)劃，包括選擇合適的公證機(jī)構(gòu)、確定辦理時間等。3.資料準(zhǔn)備-需求部門按照法務(wù)部門要求，準(zhǔn)備辦理公證所需的各類原始資料，如合同文本、身份證明、相關(guān)業(yè)務(wù)文件等。-法務(wù)部門對準(zhǔn)備好的資料進(jìn)行再次審核，確保資料真實(shí)、有效、完整。如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，及時通知需求部門補(bǔ)充或修正。4.公證辦理-法務(wù)部門與選定的公證機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，預(yù)約辦理時間，并按照公證機(jī)構(gòu)要求提交資料。-在辦理過程中，法務(wù)人員積極配合公證機(jī)構(gòu)的工作，如實(shí)提供信息，解答疑問。對于公證機(jī)構(gòu)提出的補(bǔ)充要求，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門處理。-公證機(jī)構(gòu)完成公證程序后，法務(wù)部門及時領(lǐng)取公證書，并檢查公證書的內(nèi)容和格式是否準(zhǔn)確無誤。5.費(fèi)用支付-財(cái)務(wù)部門收到法務(wù)部門提交的公證費(fèi)用發(fā)票和審批通過的費(fèi)用申請后，按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行費(fèi)用支付。-費(fèi)用支付完成后，財(cái)務(wù)部門將支付憑證反饋給法務(wù)部門，法務(wù)部門將相關(guān)信息記錄到公證檔案中。6.存檔管理-法務(wù)部門負(fù)責(zé)將公證辦理過程中的所有相關(guān)資料，包括申請表、原始資料、公證書副本等進(jìn)行整理歸檔。-建立電子和紙質(zhì)檔案，方便查詢和管理。檔案保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，對于重要的公證檔案，保存期限適當(dāng)延長。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)就公證辦理相關(guān)事宜向法務(wù)部門進(jìn)行咨詢，獲取專業(yè)的法律意見和指導(dǎo)。-對于法務(wù)部門不合理的要求或辦理流程中的問題，員工有權(quán)提出異議，并向更高層級管理人員反映。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)如實(shí)提供辦理公證所需的個人信息和業(yè)務(wù)資料，不得隱瞞或提供虛假信息。-積極配合法務(wù)部門和公證機(jī)構(gòu)的工作，按照要求參與公證辦理過程中的各項(xiàng)程序。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)要求公司就公證辦理事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)說明，了解辦理流程和所需資料。-在公證辦理過程中，客戶對公證機(jī)構(gòu)或公司的行為有疑問或異議時，有權(quán)提出詢問和投訴。4.客戶義務(wù)-客戶應(yīng)按照公司和公證機(jī)構(gòu)的要求，提供真實(shí)、合法、有效的辦理公證所需資料。-配合公司和公證機(jī)構(gòu)完成公證辦理的相關(guān)程序，不得干擾正常辦理秩序。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司審計(jì)部門定期對公證辦理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查辦理流程是否符合規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理，檔案管理是否規(guī)范等。-鼓勵公司員工對公證辦理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對于核實(shí)的違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.客戶監(jiān)督-向客戶公布投訴渠道，接受客戶對公證辦理服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督和投訴。對于客戶投訴，及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.績效考核-將公證辦理工作納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。對在公證辦理過程中表現(xiàn)出色，為公司避免重大風(fēng)險或挽回經(jīng)濟(jì)損失的部門和個人，給予相應(yīng)的績效獎勵。-對于因工作失誤導(dǎo)致公證辦理延誤、出現(xiàn)錯誤或給公司造成損失的部門和個人，按照績效管理制度進(jìn)行扣分和處罰。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，