信息資源收集與管理規(guī)范操作辦法1總則1.1目的為規(guī)范[組織名稱]（以下簡稱“組織”）信息資源的全生命周期管理，提升信息資源的準(zhǔn)確性、安全性及利用效率，支撐業(yè)務(wù)決策與戰(zhàn)略發(fā)展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部管理制度，制定本辦法。1.2依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《[組織名稱]檔案管理辦法》等文件制定。1.3適用范圍本辦法適用于組織內(nèi)部所有信息資源的收集、存儲、整理、訪問、使用、銷毀及歸檔活動，涵蓋各部門及全體員工。1.4基本原則（1）合法性：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，不得收集、使用或泄露違法信息。（2）準(zhǔn)確性：確保信息真實(shí)反映客觀事實(shí)，避免虛假或錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。（3）完整性：覆蓋業(yè)務(wù)活動所需全部必要信息，無關(guān)鍵內(nèi)容遺漏。（4）保密性：敏感信息嚴(yán)格隔離，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問或泄露。（5）實(shí)用性：圍繞業(yè)務(wù)需求，避免冗余收集，提高資源利用效率。2信息資源定義與分類2.1定義信息資源指組織在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生、獲取或使用的，具有價(jià)值的各類信息，包括：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)庫存儲的表格類數(shù)據(jù)（如訂單、財(cái)務(wù)報(bào)表）；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：無固定格式的文檔、圖片、音頻等；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：XML、JSON等具有部分結(jié)構(gòu)的信息。2.2分類（1）按來源：內(nèi)部生成（業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、員工錄入）、外部獲?。ê献鲉挝毁Y料、公開渠道數(shù)據(jù)）；（2）按性質(zhì)：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（客戶信息、銷售記錄）、管理數(shù)據(jù)（考勤、會議紀(jì)要）、公共數(shù)據(jù)（組織簡介、新聞）；（3）按敏感程度：公開類：可向社會發(fā)布（產(chǎn)品介紹、官網(wǎng)新聞）；內(nèi)部類：僅內(nèi)部員工訪問（部門計(jì)劃、通知）；敏感類：涉及重要利益（客戶聯(lián)系方式、財(cái)務(wù)預(yù)算）；機(jī)密類：核心利益或國家秘密（技術(shù)專利、戰(zhàn)略規(guī)劃）。3信息資源收集規(guī)范3.1責(zé)任主體業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門信息收集，確保及時(shí)、準(zhǔn)確；信息管理部門：統(tǒng)籌收集標(biāo)準(zhǔn)與流程，審核敏感信息申請；員工：配合完成信息錄入與提交。3.2收集范圍遵循“必要且最小”原則，僅收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的信息（如訂單數(shù)據(jù)、市場調(diào)研資料），不得收集無關(guān)內(nèi)容。3.3收集方式內(nèi)部生成：業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動采集（ERP記錄訂單）或人工錄入（報(bào)銷單）；外部獲?。汉献鲉挝惶峁ㄐ韬灐稊?shù)據(jù)提供協(xié)議》）、公開渠道（政府官網(wǎng)、行業(yè)報(bào)告）；個(gè)人信息：需獲得當(dāng)事人知情同意（出具《個(gè)人信息收集告知書》），明確目的與范圍。3.4質(zhì)量要求準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)無誤，如客戶手機(jī)號需驗(yàn)證有效性；完整性：包含必要字段（如客戶信息需有姓名、聯(lián)系方式、地址）；時(shí)效性：訂單數(shù)據(jù)需在生成后24小時(shí)內(nèi)錄入；一致性：格式統(tǒng)一（日期為“YYYY-MM-DD”，金額保留兩位小數(shù)）。3.5審批流程普通信息（公開/內(nèi)部類）：業(yè)務(wù)部門直接收集，記錄日志；敏感信息（敏感/機(jī)密類）：填寫《信息收集審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、信息管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；個(gè)人信息：需當(dāng)事人書面同意，留存同意記錄。4信息資源存儲與整理規(guī)范4.1存儲方式結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：存儲于Oracle、MySQL等關(guān)系數(shù)據(jù)庫；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：文件服務(wù)器或云存儲（阿里云OSS、騰訊云COS）；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)：根據(jù)類型選擇數(shù)據(jù)庫或文件存儲。4.2分類存儲公開類：公共服務(wù)器，允許內(nèi)外訪問；內(nèi)部類：內(nèi)部服務(wù)器，僅組織網(wǎng)絡(luò)訪問；敏感類：專用服務(wù)器，VPN/加密通道訪問；機(jī)密類：隔離服務(wù)器，物理隔離（不連互聯(lián)網(wǎng)），多重身份驗(yàn)證。4.3備份與恢復(fù)備份策略：每周全備份（異地存儲）、每日增量備份（本地服務(wù)器）、每月異地備份；恢復(fù)測試：每季度驗(yàn)證備份完整性，記錄《備份恢復(fù)測試報(bào)告》；保留期限：全備份6個(gè)月，增量備份1個(gè)月，異地備份1年。4.4整理規(guī)范元數(shù)據(jù)管理：記錄信息名稱、來源、創(chuàng)建人、分類、保存期限等；格式標(biāo)準(zhǔn)化：文檔為PDF/DOCX，圖片為JPG/PNG，音頻/視頻為MP3/MP4；去重清理：每季度刪除重復(fù)或無效信息（如過期通知、重復(fù)訂單）。5信息資源訪問與使用規(guī)范5.1權(quán)限管理最小權(quán)限原則：根據(jù)角色分配權(quán)限（普通員工僅訪問公開/內(nèi)部類，部門經(jīng)理可訪問敏感類）；權(quán)限審批：超角色訪問需填寫《信息訪問申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、信息管理部門審核；臨時(shí)權(quán)限：有效期不超過7天，過期自動收回。5.2訪問流程登錄驗(yàn)證：統(tǒng)一身份認(rèn)證（AD域），強(qiáng)密碼+二次驗(yàn)證（短信/谷歌驗(yàn)證）；日志記錄：系統(tǒng)自動記錄訪問時(shí)間、用戶、IP、操作類型（查看/修改/刪除），保留6個(gè)月。5.3使用要求使用范圍：僅用于業(yè)務(wù)活動，不得個(gè)人使用或外部分享；修改規(guī)范：需填寫《信息修改申請表》，經(jīng)審批后修改，記錄修改日志；引用規(guī)范：注明信息來源（如“數(shù)據(jù)來源于2023年第三季度銷售報(bào)表”）；禁止行為：篡改、偽造、泄露信息，或用于非法活動。6信息資源安全與保密規(guī)范6.1安全管理物理安全：服務(wù)器機(jī)房門禁、防火、防水、監(jiān)控，溫度18-25℃，濕度40%-60%；網(wǎng)絡(luò)安全：防火墻、SSL/TLS加密傳輸、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）；終端安全：員工電腦安裝殺毒軟件、硬盤加密、鎖屏密碼（≥6位）。6.2保密管理保密協(xié)議：員工入職需簽《信息保密協(xié)議》，明確義務(wù)與責(zé)任；加密處理：敏感/機(jī)密信息存儲（AES-256）、傳輸（SSH/VPN）加密；保密培訓(xùn)：每季度組織，內(nèi)容包括法律法規(guī)、政策、技巧（如識別釣魚郵件）。6.3安全事件處理應(yīng)急預(yù)案：制定《信息安全事件應(yīng)急預(yù)案》，明確流程與責(zé)任；事件報(bào)告：員工發(fā)現(xiàn)安全事件（如數(shù)據(jù)泄露）需立即報(bào)告，信息管理部門1小時(shí)內(nèi)啟動預(yù)案；調(diào)查整改：聯(lián)合IT、法務(wù)部門調(diào)查原因（操作失誤、系統(tǒng)漏洞），采取整改措施（修補(bǔ)漏洞、加強(qiáng)培訓(xùn)），提交《安全事件整改報(bào)告》。7信息資源銷毀與歸檔規(guī)范7.1銷毀規(guī)范銷毀條件：過保存期限（業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)5年、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)10年）、無保留價(jià)值、無法恢復(fù)且無備份；銷毀方式：紙質(zhì)文檔碎紙（≤10mm×10mm）、電子數(shù)據(jù)三次覆蓋擦除（DBAN）、存儲介質(zhì)物理銷毀（粉碎/消磁）；流程：填寫《信息銷毀審批表》→部門負(fù)責(zé)人、信息管理部門審核→實(shí)施銷毀（監(jiān)銷人在場）→記錄《信息銷毀日志》（保留3年）。7.2歸檔規(guī)范歸檔條件：長期保存價(jià)值（戰(zhàn)略規(guī)劃、年度報(bào)告）、符合檔案管理辦法、需留存?zhèn)洳椋ǚ勺C據(jù)）；流程：業(yè)務(wù)部門整理→信息管理部門審核→存入檔案系統(tǒng)→記錄《檔案歸檔日志》；管理：分類存儲（紙質(zhì)/電子）、權(quán)限控制（需審批訪問）、每半年檢查（完整性、可讀性）。8監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督機(jī)制日常檢查：信息管理部門每月檢查收集、存儲、訪問合規(guī)性；內(nèi)部審計(jì)：每季度審計(jì)制度執(zhí)行情況，提交《信息資源管理審計(jì)報(bào)告》；員工舉報(bào)：設(shè)立舉報(bào)郵箱，5個(gè)工作日內(nèi)調(diào)查反饋。8.2考核指標(biāo)收集：及時(shí)率（≥95%）、準(zhǔn)確率（≥98%）、完整性（≥99%）；存儲：備份成功率（≥99%）、恢復(fù)測試通過率（100%）；訪問：權(quán)限合規(guī)率（≥98%）、日志完整率（100%）；安全：事件發(fā)生率（≤1次/年）、處理及時(shí)率（100%）。8.3結(jié)果應(yīng)用績效掛鉤：優(yōu)秀員工（≥90分）獎(jiǎng)勵(lì)，不合格（＜60分）扣績效；部門評價(jià)：優(yōu)秀部門（≥90分）獎(jiǎng)勵(lì)，不合格部門負(fù)責(zé)人檢討；責(zé)任追究：輕微違規(guī)（口頭警告）、一般違規(guī)（書面警告+扣績效）、嚴(yán)重違規(guī)（解除勞動合同+賠償損失，構(gòu)成犯罪移送司法）。9附則9.1生效日期本辦法自[生效日期]起施行，原《[組織名稱]信息資源管理辦法》（[文號]）同時(shí)廢止。9.2修訂流程如需修訂，由信息管理部門提出意見，管理層討論通過后發(fā)布修訂版。9.3解釋權(quán)本辦法解釋權(quán)歸[組織名稱]信息管理部門所有，咨詢電話：[電話號碼]，郵箱：[郵箱地址]。附件清單附件1：《信息收集審批表》附件2：《個(gè)人信息收集告知書》附件3：《備份恢復(fù)測試報(bào)告》附件4：《信息訪問申請表》附件5：《信息修改申請表》附