辦公室文秘日常工作規(guī)范一、引言辦公室文秘是單位內(nèi)部上傳下達(dá)的樞紐、內(nèi)外溝通的橋梁，其工作質(zhì)量直接影響機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)效率、決策執(zhí)行效果及單位對(duì)外形象。為規(guī)范文秘日常工作流程，提升專業(yè)化水平，根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《機(jī)關(guān)事務(wù)管理?xiàng)l例》等規(guī)定，結(jié)合辦公室工作實(shí)際，制定本規(guī)范。本規(guī)范涵蓋公文處理、會(huì)議管理、事務(wù)性工作、溝通協(xié)調(diào)、保密規(guī)范及自我提升等核心領(lǐng)域，旨在為文秘人員提供可操作的行為準(zhǔn)則。二、公文處理規(guī)范公文是單位履行職能、處理公務(wù)的重要工具，文秘人員需嚴(yán)格遵循“準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、保密”原則，做好收文與發(fā)文全流程管理。（一）收文處理流程1.簽收登記：收到公文（含紙質(zhì)、電子）后，應(yīng)核對(duì)來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)等信息，確認(rèn)無誤后在《收文登記簿》（或電子臺(tái)賬）登記，注明收文日期、簽收人。涉密公文需單獨(dú)標(biāo)注“密級(jí)”“保密期限”，并移交專人保管。2.擬辦審核：根據(jù)公文內(nèi)容與職責(zé)分工，提出具體擬辦意見（如“請(qǐng)人事部門于×月×日前完成員工培訓(xùn)方案修訂，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批”），避免模糊表述（如“請(qǐng)相關(guān)部門辦理”）。擬辦意見經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批示。3.傳閱督辦：按領(lǐng)導(dǎo)批示順序傳閱（一般為“辦公室負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→主要領(lǐng)導(dǎo)→承辦部門”），填寫《公文傳閱單》注明傳閱時(shí)間、閱文人。對(duì)需辦理的公文，應(yīng)建立《督辦臺(tái)賬》，跟蹤辦理進(jìn)度，每周向領(lǐng)導(dǎo)反饋一次，確保在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)（緊急公文需當(dāng)日督辦）。4.歸檔留存：公文辦理完畢后，將原件、擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等資料整理歸檔，按《檔案管理規(guī)范》分類存放（如“黨群類”“行政類”“業(yè)務(wù)類”），電子公文需備份至專用存儲(chǔ)設(shè)備。（二）發(fā)文處理流程1.起草審核：發(fā)文由承辦部門起草，文秘人員需審核內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性（如文種是否恰當(dāng)、格式是否符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確）。涉及多個(gè)部門的公文，需協(xié)調(diào)相關(guān)部門會(huì)簽。2.簽發(fā)印發(fā)：審核后的公文報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后，由文秘人員核對(duì)文號(hào)、標(biāo)題、主送單位等信息，通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)版印發(fā)。涉密公文需標(biāo)注密級(jí)，通過機(jī)要渠道發(fā)送。3.備案歸檔：發(fā)文后，需在《發(fā)文登記簿》登記（含文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、印發(fā)日期、份數(shù)），并將簽發(fā)稿、會(huì)簽稿、印發(fā)稿歸檔留存。三、會(huì)議管理規(guī)范會(huì)議是單位決策、溝通的重要形式，文秘人員需做好“會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后跟進(jìn)”全流程保障，確保會(huì)議高效有序。（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.議題確定：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要，收集會(huì)議議題，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)確定。議題需緊扣工作重點(diǎn)，避免無關(guān)或重復(fù)內(nèi)容（一般不超過5項(xiàng)），并明確“匯報(bào)部門”“匯報(bào)時(shí)間”（如“14:00-14:30財(cái)務(wù)部匯報(bào)季度預(yù)算執(zhí)行情況”）。2.通知發(fā)送：提前1-2天發(fā)送會(huì)議通知，明確“時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、需準(zhǔn)備材料”（如“請(qǐng)攜帶2024年上半年工作總結(jié)紙質(zhì)版10份”）。通知可通過OA系統(tǒng)、短信、電話等方式發(fā)送，重要會(huì)議需確認(rèn)參會(huì)人員是否收到（如“請(qǐng)于×月×日前回復(fù)是否參會(huì)”）。3.材料準(zhǔn)備：根據(jù)議題整理會(huì)議材料（如議程、匯報(bào)材料、背景資料），經(jīng)承辦部門審核、辦公室負(fù)責(zé)人把關(guān)后，提前1天發(fā)放給參會(huì)人員（涉密材料除外）。材料需排版規(guī)范（如標(biāo)題用二號(hào)黑體、正文用三號(hào)仿宋），避免錯(cuò)別字或格式錯(cuò)誤。4.場(chǎng)地布置：檢查會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響、空調(diào)）是否正常，布置桌椅（按“圓桌式”“匯報(bào)式”等形式）、名牌（姓名+職務(wù)，字體統(tǒng)一）、茶水（如礦泉水、茶杯）。大型會(huì)議需提前演練流程（如簽到、發(fā)言順序），確保萬無一失。（二）會(huì)中服務(wù)1.簽到管理：在會(huì)場(chǎng)入口設(shè)置簽到表（或電子簽到系統(tǒng)），核對(duì)參會(huì)人員身份，統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)未到人員原因（如“張三因出差無法參會(huì)，已請(qǐng)假”）。2.記錄與服務(wù)：做好會(huì)議記錄，內(nèi)容需包括“時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)、決議事項(xiàng)”（如“領(lǐng)導(dǎo)要求：銷售部門需于×月×日前完成客戶滿意度調(diào)查”）。會(huì)議期間，需隨時(shí)關(guān)注參會(huì)人員需求（如添加茶水、調(diào)整空調(diào)溫度），保持會(huì)場(chǎng)安靜（如提醒無關(guān)人員不得進(jìn)入）。3.應(yīng)急處理：如遇設(shè)備故障、停電等突發(fā)情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員維修，同時(shí)向參會(huì)人員說明情況（如“因設(shè)備臨時(shí)故障，會(huì)議將延遲10分鐘開始，請(qǐng)大家稍等”）。如需調(diào)整會(huì)議流程，需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后及時(shí)通知參會(huì)人員。（三）會(huì)后跟進(jìn)1.紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，需在24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容需準(zhǔn)確反映會(huì)議決議（如“同意實(shí)施×項(xiàng)目，由工程部負(fù)責(zé)，預(yù)算×萬元”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。2.決議落實(shí)：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，建立《決議落實(shí)臺(tái)賬》，明確“責(zé)任部門、完成時(shí)限、落實(shí)情況”，每周跟蹤進(jìn)度，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋（如“×項(xiàng)目已完成方案制定，待分管領(lǐng)導(dǎo)審批”）。3.資料歸檔：將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、材料、錄音等資料整理歸檔，按《檔案管理規(guī)范》存放，便于后續(xù)查閱。四、事務(wù)性工作規(guī)范事務(wù)性工作是辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，文秘人員需做到“細(xì)致、高效、規(guī)范”，確保各項(xiàng)工作有序開展。（一）日常接待管理1.接待原則：遵循“熱情周到、有禮有節(jié)、務(wù)實(shí)節(jié)儉”原則，根據(jù)來訪對(duì)象（上級(jí)、客戶、媒體）調(diào)整接待方式。2.上級(jí)來訪：提前了解來訪領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)、行程、需求（如“需考察×項(xiàng)目”），安排車輛迎接（如“派商務(wù)車到機(jī)場(chǎng)接站”），布置接待室（如擺放單位簡(jiǎn)介、茶水、水果）。接待時(shí)，主動(dòng)握手、稱呼職務(wù)（如“李局長(zhǎng)，您好！”），及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)來訪情況（如“李局長(zhǎng)已到樓下，正在前往會(huì)議室”）。3.客戶來訪：了解客戶的需求（如“洽談合作項(xiàng)目”），安排相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人接待（如“請(qǐng)市場(chǎng)部王經(jīng)理參加接待”）。接待時(shí)，耐心傾聽客戶意見，及時(shí)解答問題（如“關(guān)于項(xiàng)目預(yù)算，我們會(huì)在明天之前給您回復(fù)”），如需后續(xù)跟進(jìn)，明確責(zé)任人及時(shí)間（如“由張經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)接，聯(lián)系電話×××”）。4.媒體來訪：需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后接待，遵守單位宣傳口徑（如“關(guān)于×事件，我們會(huì)在官方網(wǎng)站發(fā)布聲明”），避免透露敏感信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、未公開的項(xiàng)目）。如需提供材料，需經(jīng)辦公室審核后發(fā)放（如“這是單位2024年上半年工作總結(jié)，可供參考”）。（二）印章與證照管理1.印章管理：?jiǎn)挝还?、?cái)務(wù)章、合同章等需由專人保管（一般為文秘人員或財(cái)務(wù)人員），存放于保險(xiǎn)柜中。使用印章需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明“用章事由、用章單位、用章日期”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人審核后，方可蓋章。嚴(yán)禁私自用章（如為個(gè)人事項(xiàng)蓋章），嚴(yán)禁在空白紙張上蓋章。2.證照管理：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等需由專人保管，存放于保險(xiǎn)柜中。使用證照需填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明“使用事由、使用期限、借閱人”，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，方可借出。借出的證照需按時(shí)歸還，如有遺失，需及時(shí)報(bào)告并補(bǔ)辦。（三）檔案資料管理1.分類歸檔：將文件、會(huì)議資料、合同、報(bào)表等按“年度-類別-文號(hào)”分類（如“2024年-行政類-××號(hào)”），便于查閱。電子檔案需備份至專用存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤、云存儲(chǔ)），防止數(shù)據(jù)丟失。2.查閱借閱：查閱檔案需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明“查閱事由、查閱內(nèi)容、查閱人”，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，方可查閱。借閱檔案需按時(shí)歸還（一般不超過7天），如需復(fù)印，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）辦公用品管理1.采購(gòu)與發(fā)放：根據(jù)單位需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃（如“每月采購(gòu)一次，包括筆、紙、文件夾等”），經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，統(tǒng)一采購(gòu)。發(fā)放辦公用品需填寫《辦公用品發(fā)放登記表》，注明“領(lǐng)取人、領(lǐng)取物品、數(shù)量”，避免浪費(fèi)（如“每人每月限領(lǐng)2支筆”）。2.庫(kù)存管理：建立《辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬》，定期盤點(diǎn)（每月一次），確保庫(kù)存充足（如“筆的庫(kù)存不低于50支”），避免斷貨。五、溝通協(xié)調(diào)規(guī)范溝通協(xié)調(diào)是文秘人員的核心能力，需做到“主動(dòng)、及時(shí)、有效”，確保信息傳遞準(zhǔn)確，工作銜接順暢。（一）內(nèi)部溝通要求1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通：及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展（如“×項(xiàng)目的會(huì)議紀(jì)要已整理完畢，請(qǐng)您審核”），匯報(bào)時(shí)需條理清晰（用“一、二、三”列出重點(diǎn)），避免模糊表述（如“差不多完成了”改為“已完成80%，剩余部分將于×月×日前完成”）。遇到問題時(shí)，需提出解決方案（如“關(guān)于×問題，我建議采取×措施，您看是否可行？”），而非僅匯報(bào)問題。2.與同事溝通：主動(dòng)配合同事工作（如“你需要的會(huì)議材料我已經(jīng)準(zhǔn)備好了，放在你桌上”），態(tài)度友好（如“麻煩你幫我打印一下這份文件，謝謝！”），避免推諉扯皮（如“這不是我的工作”改為“我現(xiàn)在需要處理×事情，等一下幫你處理”）。如需協(xié)調(diào)多個(gè)部門，需明確責(zé)任分工（如“請(qǐng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)×工作，市場(chǎng)部負(fù)責(zé)×工作，于×月×日前完成”）。（二）外部溝通準(zhǔn)則1.與客戶溝通：保持熱情禮貌（如“您好，這里是×單位辦公室，請(qǐng)問有什么可以幫您？”），及時(shí)回應(yīng)客戶需求（如“您的問題我已經(jīng)記錄下來，會(huì)盡快給您回復(fù)”），避免拖延（如“明天給您回復(fù)”改為“下午3點(diǎn)前給您回復(fù)”）。2.與其他單位溝通：遵守公文格式（如“關(guān)于×事項(xiàng)的函”），語言規(guī)范（如“請(qǐng)貴單位協(xié)助辦理×事項(xiàng)”），避免使用口語化表述（如“麻煩你們幫個(gè)忙”改為“請(qǐng)貴單位予以協(xié)助”）。如需聯(lián)系其他單位人員，需先自我介紹（如“您好，我是×單位辦公室的××，請(qǐng)問是××嗎？”），再說明事由。六、保密工作規(guī)范文秘人員接觸大量涉密信息，需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。（一）保密范圍界定1.文件類：涉密公文（標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”的文件）、領(lǐng)導(dǎo)講話稿（未公開部分）、工作計(jì)劃（未實(shí)施部分）等。2.會(huì)議類：涉密會(huì)議內(nèi)容（如“×項(xiàng)目的招標(biāo)方案”）、會(huì)議紀(jì)要（未公開部分）、領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話要點(diǎn)等。3.信息類：領(lǐng)導(dǎo)行程（如“×領(lǐng)導(dǎo)將于×月×日到×地考察”）、單位內(nèi)部數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)）、客戶信息（如聯(lián)系方式、合作協(xié)議）等。（二）保密措施執(zhí)行1.涉密文件管理：涉密文件需存放在保險(xiǎn)柜中，由專人保管（鑰匙由兩人分別保管）。借閱涉密文件需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫《涉密文件借閱登記簿》（注明“借閱時(shí)間、借閱人、用途”），用完后及時(shí)歸還（一般不超過24小時(shí)）。嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密文件（如需復(fù)制，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。2.涉密會(huì)議管理：涉密會(huì)議需在保密場(chǎng)所召開（如單位內(nèi)部會(huì)議室，禁止使用外部場(chǎng)地），禁止無關(guān)人員進(jìn)入。會(huì)議材料需編號(hào)發(fā)放（如“×?xí)h材料-01”），會(huì)后收回（如“請(qǐng)大家將材料交回，謝謝配合”），不得帶出會(huì)場(chǎng)。3.信息傳播管理：不得通過微信、QQ等非保密渠道傳播涉密信息（如“不要把涉密文件發(fā)在微信群里”），不得向無關(guān)人員透露涉密內(nèi)容（如“關(guān)于×項(xiàng)目，我不清楚”）。如需傳遞涉密信息，需使用加密設(shè)備（如加密U盤、加密郵件）。（三）責(zé)任追究機(jī)制違反保密規(guī)定的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、自我提升與職業(yè)素養(yǎng)文秘人員需不斷提升業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)工作需求。（一）業(yè)務(wù)能力提升1.公文寫作學(xué)習(xí)：定期學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》等規(guī)范，關(guān)注上級(jí)單位的公文示例（如“國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于×事項(xiàng)的通知”），提高公文寫作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。2.辦公軟件學(xué)習(xí)：熟練使用Word（如排版、郵件合并）、Excel（如函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表）、PPT（如幻燈片制作、動(dòng)畫效果）等辦公軟件，學(xué)習(xí)常用技巧（如“快速插入頁(yè)碼”“批量修改文件名”），提高工作效率。3.行業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)：了解單位所在行業(yè)的政策法規(guī)（如“×行業(yè)2024年發(fā)展規(guī)劃”）、發(fā)展趨勢(shì)（如“×技術(shù)的應(yīng)用前景”），學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)（如“財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)”“市場(chǎng)推廣知識(shí)”），提高對(duì)工作的理解和把握能力。（二）職業(yè)素養(yǎng)培育1.責(zé)任心：對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)（如“仔細(xì)核對(duì)公文的每一個(gè)字”），細(xì)致周到（如“檢查會(huì)議場(chǎng)地的每一個(gè)設(shè)備”），避免出現(xiàn)差錯(cuò)（如“不要把領(lǐng)導(dǎo)的姓名寫錯(cuò)”）。